总经办秘书基础工作培训、指导.ppt

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总经办秘书基础工作培训、指导总经办秘书基础工作培训、指导总经办秘书基础工作培训、指导总经办秘书基础工作培训、指导2008年7月11日一、文书写作一、文书写作

（一）公文写作要求

（一）公文写作要求语意明确、观点正确语意明确、观点正确观点鲜明无误，无歪理观点鲜明无误，无歪理层次分明、实事求是层次分明、实事求是段落清晰，不赘述，不掩饰，不夸张段落清晰，不赘述，不掩饰，不夸张格式准确、标点规范格式准确、标点规范不同文种用对应的标准格式；正确运用标点，不同文种用对应的标准格式；正确运用标点，杜绝一逗到底杜绝一逗到底|一、文书写作（续）一、文书写作（续）

（二）文书写作程序

（二）文书写作程序明确写作主旨明确写作主旨给写作定位，目的？

写什么？

文种？

怎么写？

给写作定位，目的？

写什么？

文种？

怎么写？

收集信息资料收集信息资料供写作参考，需要哪些？

怎么收集？

如何整理供写作参考，需要哪些？

怎么收集？

如何整理？

拟定结构提纲拟定结构提纲搭写作框架，通盘安排，强化要点，有详有简。

搭写作框架，通盘安排，强化要点，有详有简。

完成正文草稿完成正文草稿填写作内容，按照提纲步步充实内容，加工成填写作内容，按照提纲步步充实内容，加工成章章认真修改检查认真修改检查定写作终稿，反复推敲斟酌，查找错误，直至定写作终稿，反复推敲斟酌，查找错误，直至满意满意|一、文书写作（续）一、文书写作（续）（三）文书格式规范及要求（三）文书格式规范及要求1、文书序码标识、文书序码标识第一层第一层-一、二、三一、二、三第二层第二层-

（一）、

（二）、（三）

（一）、

（二）、（三）第三层第三层-1、2、3第四层第四层-

（1）、（）、

（2）、（）、（3）第五层第五层-、|一、文书写作（续）一、文书写作（续）（三）文书格式规范及要求（三）文书格式规范及要求（续）（续）2、文本格式、文本格式

（1）页面设置：

）页面设置：

页边距：

上下页边距：

上下1.6厘米，左右厘米，左右1.8厘米，厘米，页眉：

页眉：

1.25厘米，苏宁厘米，苏宁Logo,左对齐；页脚：

左对齐；页脚：

1.75厘米，居中插入厘米，居中插入“第第*页页共共*页页”。

只有一页的情况下，不用加注页码。

只有一页的情况下，不用加注页码。

（2）文头设置：

）文头设置：

宋体，五号字标注宋体，五号字标注“保密性保密性”、“时效性时效性”，段前，段前0行、段后行、段后0行，单倍行行，单倍行距，右对齐。

距，右对齐。

“苏宁电器苏宁电器*文件文件”为宋体，一号字、段前为宋体，一号字、段前0.5行、段后行、段后0.5行，单倍行距，行，单倍行距，加粗，分散对齐。

加粗，分散对齐。

文件编号为黑体，五号字，段前文件编号为黑体，五号字，段前0行、段后行、段后0行，单倍行距，右对齐。

行，单倍行距，右对齐。

|一、文书写作（续）一、文书写作（续）（三）文书格式规范及要求（三）文书格式规范及要求（续）（续）（3）正文设置：

）正文设置：

文件标题居中，字体为宋体，字号为小三号、加粗，标题行的标题文件标题居中，字体为宋体，字号为小三号、加粗，标题行的标题段前段前1行，段后行，段后1.5行。

行。

其他文字内容字体为宋体，字号为小四，行间距为多倍行距其他文字内容字体为宋体，字号为小四，行间距为多倍行距1.25倍，倍，段前为段前为0.5，段后，段后0行，首行缩进行，首行缩进2个字符。

个字符。

文件署名：

宋体，小四号字、段前文件署名：

宋体，小四号字、段前0行、段后行、段后0行，行，1.5倍行距，加倍行距，加粗，居日期中间粗，居日期中间日期：

宋体，小四号字、段前日期：

宋体，小四号字、段前0行、段后行、段后0行，行，1.5倍行距，加粗，倍行距，加粗，右对齐。

右对齐。

|一、文书写作（续）一、文书写作（续）错误分析错误分析1、文书格式不规范：

、文书格式不规范：

范例一范例一，版记不规范，整理比例失衡，段落格式随意。

，版记不规范，整理比例失衡，段落格式随意。

正式公文内不随意空行。

正式公文内不随意空行。

范例三范例三，发文字号不规范。

用中括号，（，发文字号不规范。

用中括号，（2008）【2008】文尾版记不规范，部门称谓不统一文尾版记不规范，部门称谓不统一,且拟稿人？

、校对人？

且拟稿人？

、校对人？

|一、文书写作（续）一、文书写作（续）错误分析错误分析2、错别字、语法错误：

、错别字、语法错误：

发文前一定仔细检查一遍，这类错误可以避免。

发文前一定仔细检查一遍，这类错误可以避免。

范例一范例一，精心，精心粗心粗心；内容重复，过于口语化；内容重复，过于口语化|一、文书写作（续）一、文书写作（续）错误分析错误分析3、写作技巧：

、写作技巧：

明确写作的目的和重点，突出条理性便于阅读，这是提高写作能力的根明确写作的目的和重点，突出条理性便于阅读，这是提高写作能力的根本。

本。

以以范例一范例一为例：

这篇公文突出的问题是重点不突出，条理性很差。

为例：

这篇公文突出的问题是重点不突出，条理性很差。

三个核心内容：

强调工作中的问题，通报人员以及重申工作要求。

可三个核心内容：

强调工作中的问题，通报人员以及重申工作要求。

可以参照如下结构：

以参照如下结构：

|一、文书写作（续）一、文书写作（续）错误分析错误分析第一段：

描述时间概要，下面就此次第一段：

描述时间概要，下面就此次3月月12日盘点抽查的发现的问题通报如下：

日盘点抽查的发现的问题通报如下：

1、2、3、第二段：

问题暴露了相关人员在工作中的问题，对相关人员通报如下：

第二段：

问题暴露了相关人员在工作中的问题，对相关人员通报如下：

1、2、3、第三段：

进一步强调工作要求。

第三段：

进一步强调工作要求。

|一、文书写作（续）一、文书写作（续）（四）常用公文类型及写作要点（四）常用公文类型及写作要点1、内部文书内部文书：

（1）会议通知：

）会议通知：

通知的一种，在公司内部使用最频繁，尤其重要。

通知的一种，在公司内部使用最频繁，尤其重要。

常见问题：

常见问题：

会议时间不规范：

会议时间不规范：

范例二范例二，周末例会会议通知，周末例会会议通知具体时间具体时间会议联络人联系方式不明确：

会议联络人联系方式不明确：

范例二范例二，总经办秘书，总经办秘书具体人名、电话具体人名、电话缺少发文字号。

缺少发文字号。

范例四范例四。

缺少会议秘书、会务秘书、签发人等要素。

缺少会议秘书、会务秘书、签发人等要素。

范例四范例四。

明确会议议程和会议要求的区别。

会议议程是会议将要讨论的具体内容，明确会议议程和会议要求的区别。

会议议程是会议将要讨论的具体内容，会议要求对参会细节的具体要求。

会议要求对参会细节的具体要求。

范例四范例四中错将会议议程写成了会议要求。

中错将会议议程写成了会议要求。

会议通知标准模板会议通知标准模板|一、文书写作（续）一、文书写作（续）（四）常用公文类型及写作要点（四）常用公文类型及写作要点

（2）会议纪要）会议纪要会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。

会议纪要不同于会议记录，但是会议纪要需要建立在会议记录的基础上，会议纪要不同于会议记录，但是会议纪要需要建立在会议记录的基础上，同时需要充分理解和领会领导的思想、想要表达的内涵，绝不能有丝毫的偏差，同时需要充分理解和领会领导的思想、想要表达的内涵，绝不能有丝毫的偏差，同时对于重要会议的重要决议，需要各地进行学习和执行，具有较强的时效性同时对于重要会议的重要决议，需要各地进行学习和执行，具有较强的时效性和指导性。

和指导性。

1、内部文书内部文书（续）（续）|一、文书写作（续）一、文书写作（续）（四）常用公文类型及写作要点（四）常用公文类型及写作要点正如前面所言，会议纪要不是会议记录，但是会议纪要的拟定要建立在会正如前面所言，会议纪要不是会议记录，但是会议纪要的拟定要建立在会议记录的基础上，在通读全文，充分理解各项条文和内容的含义后，对一些空议记录的基础上，在通读全文，充分理解各项条文和内容的含义后，对一些空话，套话，废话或者相同的语言、句义进行筛减，对相同意思的语句进行合并话，套话，废话或者相同的语言、句义进行筛减，对相同意思的语句进行合并简化，简单的说，就是对会议纪要进行提炼和整理，形成概要性的文件。

简化，简单的说，就是对会议纪要进行提炼和整理，形成概要性的文件。

通常一个会议纪要主要由：

标题、会议内容（与会人员和发言人汇报的主通常一个会议纪要主要由：

标题、会议内容（与会人员和发言人汇报的主要内容、讨论事宜的决定和结果）和结束语组成，根据实际的情况，会议纪要要内容、讨论事宜的决定和结果）和结束语组成，根据实际的情况，会议纪要结束语可省略。

结束语可省略。

1、标题：

由、标题：

由“会议名称会议名称+会议纪要会议纪要”构成。

构成。

2、会议内容：

会议内容主要是结合会议议题而展开，具有明确的先后顺序，、会议内容：

会议内容主要是结合会议议题而展开，具有明确的先后顺序，如会议议题：

如会议议题：

1、营销通报近期工作；、营销通报近期工作；2、蒋总通报近期连发工作，很自然，会、蒋总通报近期连发工作，很自然，会议纪要的第一部分是金总通报近期营销工作的内容，第二部分是蒋总通报近期议纪要的第一部分是金总通报近期营销工作的内容，第二部分是蒋总通报近期连发工作的主要内容，进而以此类推。

连发工作的主要内容，进而以此类推。

1、内部文书内部文书（续）（续）|一、文书写作（续）一、文书写作（续）（四）常用公文类型及写作要点（四）常用公文类型及写作要点

（2）会议纪要）会议纪要常见问题：

常见问题：

格式不规范。

格式不规范。

如发文日期应该用中文小写。

范例九，2008年1月19日二八年一月十九日会议议题、会议时间、会议主题等标题应该加粗，和其后的具体内容相区会议议题、会议时间、会议主题等标题应该加粗，和其后的具体内容相区别。

范例十不规范。

别。

范例十不规范。

会议内容上面要加分隔线，要写明标题是会议内容上面要加分隔线，要写明标题是“会议内容会议内容”。

范例十不规范。

会议纪要标准模板会议纪要标准模板1、内部文书内部文书（续）（续）|一、文书写作（续）一、文书写作（续）（四）常用公文类型及写作要点（续）（四）常用公文类型及写作要点（续）（3）通知：

）通知：

最常用的公文类型，大概三分之二的公文是通知。

最常用的公文类型，大概三分之二的公文是通知。

它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布制度、批转和转发文件、任它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布制度、批转和转发文件、任免干部等。

免干部等。

对于总裁办而言，发布的通知，多具有一定程度的指导性。

用通知来发布制度、对于总裁办而言，发布的通知，多具有一定程度的指导性。

用通知来发布制度、布置工作、传达指示、转发文件，都在实现着通知的指导功能，要求收文单位对通布置工作、传达指示、转发文件，都在实现着通知的指导功能，要求收文单位对通知的内容认真学习，并在规定的时间内完成通知布置的任务。

知的内容认真学习，并在规定的时间内完成通知布置的任务。

通知还具有较强的时效性。

通知是一种制发比较快捷、运用比较灵便的公文文通知还具有较强的时效性。

通知是一种制发比较快捷、运用比较灵便的公文文种，它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，收文单位要在规定的时间内办理种，它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，收文单位要在规定的时间内办理完成，不得拖延。

完成，不得拖延。

1、内部文书内部文书（续）（续）|一、文书写作（续）一、文书写作（续）（四）常用公文类型及写作要点（续）（四）常用公文类型及写作要点（续）（3）通知：

）通知：

由于通知的功能较多，种类也比较多，彼此之间写法有较大的区别，这里将概由于通知的功能较多，种类也比较多，彼此之间写法有较大的区别，这里将概括介绍一些通知写作的基本方法。

通知的写作无外乎四个部分：

通知缘由、通知事括介绍一些通知写作的基本方法。

通知的写作无外乎四个部分：

通知缘由、通知事项、执行要求和段尾。

项、执行要求和段尾。

1、通知缘由：

发布指示、安排工作、晓谕性的通知，这部分的写法跟决定、通知缘由：

发布指示、安排工作、晓谕性的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。

一般是以指示很接近，主要用来表述有