系统需求调研核查问卷.docx
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系统需求调研核查问卷
红塔仁恒纸业有限公司
系统需求调研核查问卷
广州电脑软件有限公司
1、公司概况（公司领导）3
2、信息系统（信息）5
3、销售（销售部）8
4、财务（财务部）11
5、成本（财务部）14
6、设备（设备部）15
7、供应（供应部）18
8、生产计划（调度长、生产部）22
9、生产调度（总调度室）25
10、研发（技术部）27
11、工艺管理（技术部）29
12、质量管理32
1、公司概况（公司领导）
系统需求调研核查问卷——IFS
资料准备
1．公司及部门组织结构图
见‘1、公司及部门组织结构’
2．ISO9000管理文件和相关制度
同12.质量管理‘资料准备1’
3．公司和各部门的量化目标
1）红仁字2001（02）号《关于下发2001年公司生产、经营、质量考核指标的通知》
2）红仁字2001（08）号《关于实行工资奖励系数与生产三耗、三率挂钩的决定》
3）红仁字2001（09）号《关于实行11项成本项目定额考核的决定》
4．高层浏览和审批的主要报表和单据
4．1报表
1）调度记录（总调室）
2）生产快报（生产部）
3）生产周报（生产部）
4）生产月报（生产部）
5）生产年报（生产部）
6）月生产计划及完成情况（生产部）
7）质量日报（技术部）
8）质量周报（技术部）
9）质量月报（技术部）
10）会计报表（财务部）
11）成本报表（财务部）
12）成品出入库月报（销售部）
13）#1机木浆原料收发结存月报表（供应部）
14）#2机木浆原料收发结存月报表（供应部）
15）木浆原料收发结存月报汇总表（供应部）
16）#1机化工原料收发结存月报表（供应部）
17）#2机化工原料收发结存月报表（供应部）
18）化工原料、木浆出库及库存各月对照图（供应部）
19）#1机纸机易耗品收发结存月报表（供应部）
20）#2机纸机易耗品收发结存月报表（供应部）
21）#1机、#2机包装材料收发结存月报表（供应部）
4．2单据
1）付款审批单
2）旅差费报销单据
3）报销单据封面
4）采购物资计划申请表
5）外商投资企业进口物资申请表
6）拱北海关加工贸易合同登记备案审批作业表
7）拱北海关加工贸易合同延期审批表
8）拱北海关加工贸易合同（协议）变更申请表
9）拱北海关加工贸易（异地报关、深加工结转）分册申请表
10）中华人民共和国海关进口货物报关单
11）中华人民共和国海关出口货物报关单
12）进出口货物免税申请表
13）内销补税联系单
讨论内容
1．主要负责人对信息管理系统的了解。
高层管理人员对ERP的支持和了解非常重要，关系到项目的成败。
2．对信息管理系统投入的设想。
合理项目的预算是项目成功的保证。
3．对上系统希望解决哪些目的有无量化的目标（多选）
●引入国外造纸同行的经验
●整理企业内部流程
●解决企业面临一些困惑或不足
●整合企业信息
●控制成本
●其它
4．主要解决哪些问题评价系统实施成功/失败的标准是什么
如果高层对这些有清楚的认识，才能保证有的放矢。
5．现在的信息系统MIS在哪些方面不能满足公司
如何避免选择一个与原来相差不多的系统和明确自己的需求
6．对造纸业信息系统同其他系统的差别
现在很多信息信息系统针对离散制造，而红塔的流程制造可能不支持，这样影响解决方案
7．是否需要从办事处直接访问系统
对项目日后的营运费用进行评估
8．公司未来一两年内，公司的战略、经营和架构
对以后系统的发展和解决方案的接口会有很大的影响。
例如电子商务、人力资源，新厂房。
新架构…
9．对实施信息管理系统的方式
●BigBang
●分布实施
前者讲求“一步到位”，属于变革，后者讲求“StepbyStep”，更倾向于改善。
10．对于国内外软件系统的优缺点
从功能、价格和国情等各方面各有优势
11．对现在很多企业实施ERP等管理系统的成败看法
对风险的看法和如何规避风险
12．现在希望信息化管理覆盖对哪些部分（多选）
●财务
●分销（库存、采购、销售）
●计划和排产
●设备管理（维护、控制配件等维护成本、DCS）
●质量（QCS）
●其它
13．如何看待在实施过程中，相应的组织和职能的冲突和调整
不可避免，同以往的工作方式是有区别，那么如何调整和何种支持原则决定实施方式。
2、信息系统（信息部）
系统需求调研核查问卷——IFS
资料准备
1.岗位/部门职责说明
详见“信息部职位描述”。
2.《部门工作流程表》
详见“信息部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，请按目前实际情
况进行项目的删减和添加，并准备相应的业务流程程序说明和流程图。
3．现有MIS系统介绍
4．现有系统形成的需求记录
5．所有需要信息管理系统管理的表格和单据
讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
1.公司现有的硬件配置情况（服务器、工作站、网络设备等）。
了解现在的系统能否满足未来的发展和预计的投资，中和考虑价格和系统稳定性。
2.目前现有的系统有哪些（数据库系统、应用系统等），分别实现什么功能目前使用状况如何希望以后的系统软（前台、后台）硬件怎样
通过对原来使用系统的了解，可以掌握现在企业的水准和人员的水准。
3.对公司将来的应用系统的安全管理估计最大用户数有多少个使用各个模块的用户
a）外部：
防火墙等
b）内部：
权限管理采用方法等（多选）
c）按人员设定（SecurityByPerson）
d）按职位设定（SecurityByPosition）
e）上级主管可以就其本身权限范围内之功能，自行授权予下属
f）提供权限复制及对调
g）提供对使用者或程序设定权限功能
4.造纸行业、红塔的特点和信息管理系统的控制特点
收集和了解企业的特点。
例如：
i.配方稳定而且单一，配方结构简单；相当于一个X型的物料清单。
ii.产品在卷料阶段是以吨（或公斤）作为计量单位的，而板装的最终成品却以令为计量单位，在工序中间就存在一个单位转换的问题。
5.信息部门保留现在各部门的实际业务流程和认为可改进的流程如何收集各职能部门的实际需求，做了哪些修改记录请描述各业务部门对系统的主要需求
通过现在的MIS系统了解企业，会事半功倍。
6.现在企业物料分类及分类码﹑物料编码规则﹑产品清单﹑BOM类型﹑BOM的编制方法等是否有完整、系统的定义和管理方法。
是否需要优化如何解决替代件的查询
通过初步的了解，现在红塔仁恒的物料编码同国外的造纸同行有较大的差别，是否能接受国外的方法
7.物料的计量单位（采购单位﹑库存单位﹑销售单位）﹑计量单位的转换﹑物料的生产/采购提前期﹑物料损耗﹑订购批量﹑计划方法是否有完整的定义和现成的数据
如有这些基础数据将减少实施的风险和缩短实施时间。
8.目前现有业务流程中存在什么问题对现有的业务过程希望有什么改善如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题
好的IT管理者应该有很多想法。
9.文件档案备份作业管理要求（多选）
●可设定各档案之保留时间，可分别以年、月、日作为单位来设定
●提供历史数据库，与业务数据库共享一套
10.打印管理，是否需要（多选）
●打印文件可以透过打印管理工具，直接E-mail及FAX
●打印管理控制，每个用户仅能查询自己所产生之报表
●待打印文件可选择输出至MicrosoftExcel及Word
●用户可选择每一报表之打印份数
●可设定各使用者存于系统中之报表数目
●报表可视状况而决定马上执行、批次执行或利用ReportServer执行
●用户可自定报表之表尾格式
11.报表执行
●可分散在多台计算机上同时执行
●批次作业可以
●可预作排程
12.批次作业管理
●设定特定日期（Date）或特定周日（Day）执行
●可查询每一批次作业之实际激活时间、实际结束时间及执行状况
13.是否要从外部系统转入数据何种格式例如
●客户订单以XML转入
●采购及外包单以XML转出
14.原来的MIS系统中的数据与以后系统的数据导入
过去企业的数据不能丢掉，但如何导入到新系统中，省力/省钱的平衡
3、销售（销售部）
系统需求调研核查问卷——IFS
资料准备
1.岗位/部门职责说明
详见“销售部职位描述”。
2.《部门工作流程表》
详见“销售部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应的业务流程程序说明和流程图。
3.业务单证、报表样张
详见“销售部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
4.相关制度、规范文件
详见“销售部相关制度、规范文件”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应文件。
讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
1.产品的种类和规格以及包装方法
例如：
公司
克重
质量
包装规格
单位
等级
合格品
红塔仁恒
高档涂布白卡纸
250g/m2,300g/m2
（暂不知道）
A,B,C,等外
A,B,C,
板装
正度
令
大度
特度
非标
350g/m2，400g/m2，（暂不知道）
一级、二级、等外
一级
二级
卷筒
公斤
2.是否有处理外币销售业务
3.是否希望评价客户的信用额度是否根据信用额度来决定放帐额及是否接单
4.是否每月有给客户发出对帐单/催款通知
5.对于各个办事处或销售网点的库存管理如何
6.对于产品的交货运输时间如何管理
好的系统能支持企业在不同运输手段的时间和费用管理，为准时交货提供方便
7.在销售过程（售前、售后）中，是否需要向客户提供服务服务包括哪些内容服务的流程是如何实现的
8.销售预测是如何进行的一般预测的期间有多长，预测与实际销售是否接近
9.销售与生产、采购等部门是如何衔接的，业务沟通的形式有哪些（单据、口头等），目前的沟通是否存在问题（准确性、及时性、可追溯性）
10.产品的价格策略是如何制定的依据是什么在销售过程中如何执行控制的手段有哪些
对报价进行控制，例如定义最低报价如何调整产品的报价能否批量调整产品报价
11.是否对销售情况进行分析
例如：
哪种产品被哪个客户订购了多少哪种产品销售收入最多哪种产品获利润最大哪种产品哪个地区购买的最多哪种产品哪类客户购买的最多哪个业务员签订的订单额最大每个销售员收回的货款情况如何某个客户、分公司的订单、销售情况如何
12.是否做到对每一个地区的每一个业务员的订单、回款、佣金进行集中集成管理如果把有关的政策制定好，能否根据销售和回款自动的计算佣金
13.客户、业务员的销售业绩奖励的策略有什么内容（折扣、返还、佣金等）如何执行
14.是否有对每个客户进行利润分析如何做
15.确定是否接单的依据是什么（如根据生产能力及库存来决定等）
如何根据生产能力及库存来决定是否接单
16.销售订单的供货模式有多少种（存货、直接生产、研发生产、转运等）
17.是否有随时跟踪每张销售合同/订单的执行情况（交货量，收款额，投诉等）如何跟踪
18.是否有对退货及客户投诉进行分析
19.是否需要记录每一个客户的特殊要求，记录的方式是什么在生产及以后的销售等后续环节中是否需要查询这些记录
20.是否自动为销售订单分配库存
21.怎样使销售发票直接生成财务凭证
4、财务（财务部）
系统需求调研核查问卷——IFS
资料准备
1.岗位/部门职责说明
详见“财务部职位描述”。
2.部门工作流程
暂无资料
3.业务单证、报表样张
详见“财务部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
4．《会计科目表》
5．相关制度、规范文件
暂无资料
讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
1．是否有外销业务
对多币种的帐务处理
●多币别销售、采购、外包
●外币自动重估
●冲账时自动使用原始汇率
●自动产生未实现汇兑损益明细表
●其它
2．是否存在和需要多层次利润、成本、费用中心管理（多选）
●事业部或部门利润中心
●产品线或次产品线利润中心
●多层次利润中心
●多域贸易之销售可自成一利润中心
●其他
3．请描述产成本/半成品核算流程（如何归集和分摊，成本计算对象有哪些……）目前产品成本分析主要有哪些内容主要有哪些分析报告
4．是否有确立成本中心对成本中心是否有相关考核标准
5．产品成本核算采用什么方法（实际成本/计划成本）产品成本计算采用什么方法（分步/分批）是否需要应用作业成本法
现在国外很多纸业公司已经使用作业成本法（ABC基于活动的成本计算成本法）来管理和控制成本，更准确
●自定义CostDriver应分摊金额或比例
●支持ABC标准成本计算
●支持ABC实际成本计算（制造费用依何基准分摊）
●其它
6．产品成本核算/分析目前已细化到哪一级（按大类、品种、批次、项目）
7．请描述客户收款/付款的流程
8．如有客户信贷管理如何进行是否有设置信贷分析员岗位负责审查客户信贷情况
控制货款的回收，是企业重要的活动，如何谋求销售和财务的平衡，并且可以控制采购等活动
9．应收帐帐龄分析如何帐龄分析是根据放帐期只根据发票日期或者其它
10．对欠款的客户和到期未收回的应收款有何相应措施
可以自动给那些欠款客户和管理人员发出催款通知
11．请描述供应商付款的流程是否有进行现金流量分析或预测，多长时间进行一次如何进行
12．是否要知道收入和欠款在各时间段的分布情况如何并预算估计在今后的一段时间内将会收到多少货款
13．为鼓励按时收款，是否对销售付款有折扣和折让如有哪些款项的折扣期限快到了，并提醒客户
国外这种现象非常普遍，所以在内容上更详细，那么能更好的处理客户关系。
14．会计科目可否和产品编码,客户编码等挂钩
15．是否支持迅速查到过去的凭证或帐目
16．是否对各部门形成成本中心，并进行控制
知道各部门的费用支出情况，是否超出预算
17．对一些定期需结转的科目能否实现自动转帐
18．是否要求不按日历年度和月份来实现财务核算
19．是否实现与销售业务过帐自动化
20．总帐与各分类帐如何联系,是否需要自动调整
21．现在财务报表完成的时间和遇到的主要的问题
22．现在金蝶财务系统的使用情况，是否一定要摆脱现在的金蝶系统
如果习惯国内的系统，而且功能完全能满足的话，可以采取保留金蝶总帐的方式
23．如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题对现有的业务过程希望有什么改善目前现有业务流程中存在什么问题
24．能否对某个客户进行价钱/利润分析是否需要对价格进行控制
财务人员对价格的监管和控制
25．造纸行业的特点对财务的影响
例如：
物料是一个连续投入的过程，是以满足工序内的技术参数为前提的一种投入，所以只有经过一段时间才知道用了多少物料。
5、成本（财务部）
系统需求调研核查问卷——IFS
资料准备
同“财务”
讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
成本
1.请描述产成本/半成品核算流程（如何归集和分摊，成本计算对象有哪些……）
2.产品成本核算采用什么方法（实际成本/计划成本）
3.产品成本计算采用什么方法（分步/分批）
4.产品成本核算/分析目前已细化到哪一级（按大类、品种、批次、项目）
5.目前产品成本分析主要有哪些内容主要有哪些分析报告
6.是否有确立成本中心对成本中心是否有相关考核标准
7.目前现有业务流程中存在什么问题对现有的业务过程希望有什么改善
8.如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题
6、设备（设备部）
系统需求调研核查问卷——IFS
资料准备
1.岗位/部门职责说明
详见“设备部职位描述”。
2.《部门工作流程表》
详见“设备部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应业务流程程序说明及流程图。
3.业务单证、报表样张
详见“设备部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
4.相关制度、规范文件
详见“设备部相关制度、规范文件”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应文件。
讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
设备维修
1.生产上有哪些关键设备，这些设备是采用何种维护模式的
●计划预修
●预防维修
2.目前各种设备的维修计划是如何编制的请简述编制流程
3.在设备维修管理中，请着重描述以下方面的业务流程：
●维修工单管理
●设备文档管理
●维修记录管理
4.上述业务是否已采用计算信息系统进行管理
5.目前设备的运转状况如何
●维修部门每月的总费用；
●单位产品的维修费用；
●紧急抢修次数对总修理次数的比值；
●维修停机工时与总工时的比值；
●设备实际停机时间与总可利用时间的比值；
●每月发生的预测维修次数；
●每月通过预测维修对设备加以改善的次数；
●每种预测维修技术的累计经济效益；
●企业设备适于预测维修的百分比；
●每月电能利用率；
6.设备使用的数据是如何收集的（手工或自动），这些数据是否已能很好地被利用
7.如果要引入新的管理系统，对改善设备管理的期望有哪些
备件管理
1.请描述公司的备件采购业务流程，业务流程由哪几部分构成
如：
请购、询价、合同、订货、验收、退货、入库、发票、付款、统计、分析等
2.请描述公司备件领用的业务流程
3.备件库存占总库存的比例是多少
4.各种备件库存是如何确定的
维护人员
1.归属设备管理的人员有多少有哪些种类
2.设备维修专业人员是如何管理的，是否对种岗位有明确的考核指标
7、供应（供应部）
系统需求调研核查问卷——IFS
资料准备
1.岗位/部门职责说明
详见“供应部职位描述”。
2.部门工作流程
详见“供应部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应的业务流程程序说明和流程图。
3.业务单证、报表样张
详见“供应部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
4.相关制度、规范文件
详见“供应部相关制度、规范文件”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应的文件。
讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
材料采购
3.请描述公司的采购业务流程，业务流程由哪几部分构成
如：
请购、询价、合同、订货、验收、退货、入库、发票、付款、统计、分析等
4.材料分类，是否有对不同材料进行分类
例如：
材料类别
类别内容
A类
浆板、原煤、包装物、普通生产用化工料（涂布用化工料除外的其他化工料）
B类
涂布制备专用化工料（含颜料、胶粘剂、分散剂、润滑剂、保水剂、抗水剂、增白剂及其他辅助剂等）
C类物资
造纸网、造纸毯、机械五金、电器、高温高压器件、低值易耗品、办公用品等
哪些是国外采购，采购提前期是多少，负责采购的部门。
5.采购供应商的管理程序查询与某供应商有关的采购情况
采购合同生效的方式开发新的供应商，考察现有供应商在交付日期、质量、数量和价格等方面的表现并淘汰；
6.因为造纸业及红塔仁恒的行业特点，导致采购业务中哪些是非常有特点处
例如原煤因为含有水分，导致入库，出库的核算
7.如何制定采购计划是否完全根据MRP来确定采购计划的跨度有多长目前采购计划与实际采购是否一致采购计划制定的依据是什么
8.对采购价格的管理办法对权限的控制
在国外，对超过一定金额和价格发生变化（设置事件）时，系统会通过电子邮件和短信息等方式通知相关管理部门，从而保证价格在受控的状态。
9.是否需要对采购单进行跟踪例如跟踪交货情况、付款情况。
可以做到像DHL快运公司，跟踪物料的移动状态，采购订单中哪些已完成哪些未完成哪些采购单已过交货期尚未全部到货哪些供应商的物料检验后被拒收,拒收了多少及时发现缺料等情况。
查询某种物料的可用库存量及已分配库存量查询某种物料的已分配库存量的详细分配情况
10.如何处理进口采购业务他们的特点是什么如何控制批量
11.是否有供应商托管材料
12.目前现有业务流程中存在什么问题对现有的业务过程希望有什么改善如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题
仓库管理
1.描述收货，库存管理，出货业务流程如：
验收、验收入库、验收送检、重检等。
对不同的材料是否有不同的收货流程
如何实现先入先出，如何控制合格的原材料等
2.收货是否按采购订单进行，如果收货数量与采购订单不一致时如何处理
3.物料是否需要进行批次/序列号跟踪是否有有效期控制是否有/需要仓库中哪些物料在什么时候需要重新检验
管理系统会自动检查，并提醒相关人员
4.收货时，物料是否会按卡板（pallet）进行计量
5.同一种物品，采购计量单位与生产领用计量单位不一致怎么办
流程行业中存在单位转换的问题
6.怎样知道哪些物品的周转率高哪些物品处在积压状态呆滞物品怎么发现在软件中如何处理是否分析各物品占用库存资金的情况是否用到条形码
7.某物料的总储量是多少在仓库各货位上分别是多少
8.是否需要仓库中某物料每日、每月、每年的收入、发出和结存分别是多少
9.如何进行批次跟踪是否有对特殊的物品进行单件管理（按序列号）批号或序列号是如何生成的
10.库存操作业务怎样过帐,直接生成财务凭证
11.是否有安全库存的自动警报,及如何得知
系统可以材料在低于某个数量后，自动报警，通知相关人员采取对策。
12.是否存在库存过高的压力，如果有主要是因为什么原因
原材料的周转天数，同业中
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