第7章报表的设计与应用【Access2010数据库】.ppt

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第七章报表第一节报表概述一、报表的概念一、报表的概念报报表表主主要要用用于于对对数数据据库库的的数数据据进进行行分分组组、计计算算、汇汇总总和和打打印印输输出出，它它将将根根据据指指定定规规则则打打印印输输出出格格式化的数据信息。

式化的数据信息。

Access的报表提供了以下功能：

的报表提供了以下功能：

可以对数据进行分组、汇总可以对数据进行分组、汇总可以包含子窗体、子报表可以包含子窗体、子报表可以按特殊设计版面可以按特殊设计版面可以输出图表和图形可以输出图表和图形能打印所有表达式能打印所有表达式二、报表的类型二、报表的类型纵栏式报表纵栏式报表以以垂垂直直方方式式在在每每一一页页中中主主体体节节区区显显示示一一条条或或多多条条记记录录。

用用来来记记录录数数据据的的字字段段标标题题信信息息与与字字段段记记录录数数据据一一起起被被安安排排在在每每页页的的主主体体节节区区域域内内同同时显示。

时显示。

纵纵栏栏式式报报表表可可以以安安排排显显示示一一条条记记录录的的区区域域，也也可可同同时时显显示示一一对对多多关关系系的的“多多”端端的的多多条条记记录录的区域，甚至包括合计。

的区域，甚至包括合计。

纵栏式报表纵栏式报表表格式报表表格式报表以以整整齐齐的的行行、列列形形式式显显示示记记录录数数据据。

通通常常一行显示一条记录、一页显示多行记录。

一行显示一条记录、一页显示多行记录。

表表格格式式报报表表的的记记录录数数据据的的字字段段信信息息不不是是被被安安排排在在每每页页的的主主体体节节，而而是是安安排排在在页页面面页页眉眉的的区区域域内内显示（即各记录共用一个字段标题）。

显示（即各记录共用一个字段标题）。

表格式报表表格式报表图表报表图表报表数据以图表的形式直观地打印出来。

数据以图表的形式直观地打印出来。

标签报表标签报表是是一一种种特特殊殊类类型型的的报报表表。

主主要要用用于于打打印印书书签、名片、信封、邀请函等特殊用途。

签、名片、信封、邀请函等特殊用途。

图表报表图表报表标签报表标签报表三、报表的组成三、报表的组成报表报表主要主要由以下七部分组成：

由以下七部分组成：

报表页眉报表页眉页面页眉页面页眉主体主体页面页脚页面页脚报表页脚报表页脚组页眉组页眉组页脚组页脚每每一一个个部部分分称称为为“节节”。

其其中中的的主主体体节节是是必必须须具具有有的的，其其余余各各节节可可以以根根据据需需要要随随时时增增删（点击鼠标右键方法）。

删（点击鼠标右键方法）。

1、报表页眉报表页眉这这是是整整个个报报表表的的页页眉眉，用用于于显显示示整整个个报报表表的的标标题题、说说明明性性文文字字、图图形形、制制作作时时间间或或制制作作单单位位等信息。

等信息。

每每个个报报表表只只有有一一个个页页眉眉，它它的的内内容容打打印印在在报报表的首页上。

表的首页上。

2、页面页眉页面页眉页页面面页页眉眉的的内内容容打打印印在在每每页页的的顶顶端端（即即每每页页均打印一次）。

均打印一次）。

如如果果报报表表页页眉眉和和页页面面页页眉眉共共同同存存在在于于首首页页，则页面页眉的内容在报表页眉的下方。

则页面页眉的内容在报表页眉的下方。

3、主体主体报报表表的的主主体体用用于于处处理理每每一一条条记记录录（即即每每条条记记录均打印一次），其中的每个值都要被打印。

录均打印一次），其中的每个值都要被打印。

主主体体是是报报表表内内容容的的主主体体区区域域，通通常常含含有有计计算算字段。

字段。

4、页面页脚页面页脚页页面面页页脚脚打打印印在在每每页页的的底底部部，用用于于显显示示本本页页的汇总说明。

的汇总说明。

页页面面页页脚脚通通常常包包含含页页码码，通通过过一一个个文文本本框框控控件件显显示示页页码码，文文本本框框的的ControlSource属属性性值值为为一个表达式，即：

一个表达式，即：

=第第&Page&页页Page为页码变量。

为页码变量。

5、报表页脚报表页脚报报表表页页脚脚用用于于打打印印报报表表末末端端，通通常常使使用用它它显显示整个报表的计算汇总、日期和说明性文本等。

示整个报表的计算汇总、日期和说明性文本等。

6、组页眉、组页眉分分组组后后在在报报表表每每组组头头部部打打印印输输出出，同同一一组组的的记记录录都都会会在在主主体体节节中中显显示示，它它主主要要定定义义分分组组报报表表，输出每一组的标题。

输出每一组的标题。

7、组、组页脚页脚分分组组后后在在报报表表的的每每页页底底部部打打印印输输出出，主主要要用用来输出每一组的统计计算标题。

来输出每一组的统计计算标题。

当当需需要要在在报报表表中中进进行行分分类类汇汇总总统统计计时时，即即需需要要设设置置组组页页眉和组页脚，这是分组汇总的依据。

眉和组页脚，这是分组汇总的依据。

组组页页眉眉每每组组打打印印一一次次，且且打打印印在在每每组组数数据据的的开开始始端端；组组页脚打印在每组数据的末端。

页脚打印在每组数据的末端。

四、报表的视图四、报表的视图设计视图设计视图用于创建和编辑报表的结构。

用于创建和编辑报表的结构。

布局布局视图视图报表报表视图视图用用于于查查看看报报表表的的字字体体、字字号号和和常常规规布布局局等等版版面面设置设置打印预览视图打印预览视图用于查看报表和每一页上显示的数据。

用于查看报表和每一页上显示的数据。

报表的各个视图之间可以互相切换。

报表的各个视图之间可以互相切换。

五、窗体与报表的比较五、窗体与报表的比较相同点相同点两两者者均均可可以以有有其其数数据据源源，其其数数据据源源可可以以是是表表、查查询或询或SQL语句，数据源均存储于本地数据库中。

语句，数据源均存储于本地数据库中。

两者的结构、创建方法均有相似之处。

两者的结构、创建方法均有相似之处。

不同点不同点窗窗体体的的主主要要作作用用是是建建立立用用户户与与系系统统交交互互的的界界面面，对对数数据据库库中中的的数数据据进进行行访访问问时时除除可可以以显显示示数数据据外外，还可以输入数据、修改数据、删除数据等操作。

还可以输入数据、修改数据、删除数据等操作。

报报表表主主要要用用于于数数据据库库数数据据的的打打印印输输出出，并并且且可可以以对数据库中的数据进行分组、计算、汇总等操作。

对数据库中的数据进行分组、计算、汇总等操作。

第二节创建报表（使用自动、向导）在在Access中，可以使用中，可以使用4种方法创建报表：

种方法创建报表：

自动创建报表自动创建报表创建空报表创建空报表利用报表利用报表向导创建报表向导创建报表使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表一、使用一、使用“自动创建报表自动创建报表”创建报表创建报表使使用用“自自动动创创建建报报表表”，可可以以选选择择记记录录源源和和报报表表格格式式（包包括括纵纵栏栏式式或或表表格格式式）来来创创建建报报表表。

该报表能够显示表中的所有字段和记录。

该报表能够显示表中的所有字段和记录。

【例例1】使使用用“自自动动创创建建报报表表”创创建建一一个个能能够够输输出学生信息的报表。

出学生信息的报表。

操作步骤：

操作步骤：

选中选中“学生表学生表”点点击击【创创建建】选选项项卡卡/【报报表表】组组/【报报表表】按按钮钮二、创建空报表二、创建空报表创创建建空空报报表表是是指指创创建建一一个个空空白白报报表表，然然后后将将选选定的数据字段添加到报表中所创建的报表。

定的数据字段添加到报表中所创建的报表。

注意：

数据源只能是表。

注意：

数据源只能是表。

【例例2】使使用用“空空报报表表”创创建建一一个个能能够够输输出出学学生生信信息息的报表。

的报表。

操作步骤：

操作步骤：

点点击击【创创建建】选选项项卡卡/【报报表表】组组/【空空报报表表】按按钮钮【报报表表布布局局工工具具】【设设计计】/【工工具具】/【添添加加现现有有字段字段】，出现字段列表，把字段拖放在空报表上。

，出现字段列表，把字段拖放在空报表上。

三、使用报表向导创建报表三、使用报表向导创建报表在在使使用用报报表表向向导导创创建建报报表表时时，需需要要选选择择在在报报表表中中出出现现的的信信息息（包包括括报报表表标标题题、显显示示字字段段等等），并并从多种格式中选择一种格式以确定报表的外观。

从多种格式中选择一种格式以确定报表的外观。

【例例3】使使用用报报表表向向导导创创建建一一个个能能输输出出学学生生的的学学号号、姓名、课程名称和成绩的学生成绩报表。

姓名、课程名称和成绩的学生成绩报表。

操作步骤：

操作步骤：

使用向导创建新报表使用向导创建新报表设置数据源及输出字段（数据源允许多表）设置数据源及输出字段（数据源允许多表）确定查看数据的方式（多表时的设置）确定查看数据的方式（多表时的设置）设置分组依据、排序依据和汇总选项设置分组依据、排序依据和汇总选项确定报表的布局和样式确定报表的布局和样式确定报表的标题（亦即报表名称）确定报表的标题（亦即报表名称）四、使用四、使用“标签向导标签向导”创建报表创建报表利用标签向导可以快捷地创建标签。

利用标签向导可以快捷地创建标签。

【例例4】使使用用“标标签签向向导导”创创建建一一个个学学生生的的标标签签，要求输出：

学号和姓名。

要求输出：

学号和姓名。

操作步骤：

操作步骤：

使用使用“标签向导标签向导”创建标签创建标签设置数据源（设置数据源（数据源仅允许单表数据源仅允许单表）按向导提示进行各项设置按向导提示进行各项设置五、创建图表报表五、创建图表报表图图表表报报表表没没有有向向导导方方法法，只只能能使使用用图图表表控控件件向向导导创建。

创建。

【例例5】使使用用“图图表表控控件件向向导导”创创建建一一个个各各院院系系不同职称的人数图表。

不同职称的人数图表。

操作步骤：

操作步骤：

点点击击【创创建建】选选项项卡卡/【报报表表】组组/【空空报报表表】按钮或者按钮或者【报表设计报表设计】按钮按钮控件组中添加图表控件控件组中添加图表控件设置数据源（设置数据源（数据源仅允许单表数据源仅允许单表）按向导提示进行各项设置按向导提示进行各项设置第三节在设计视图中创建报表有有些些报报表表是是无无法法通通过过报报表表向向导导来来创创建建的的，必必须使用报表设计视图来完成。

须使用报表设计视图来完成。

1.创创建建一一个个新新报报表表或或打打开开一一个个报报表表，打打开开设设计计视图视图2.添加数据源添加数据源3.添加控件添加控件4.设置控件的属性设置控件的属性5.保存报表并预览保存报表并预览1、使用报表设计视图创建报表、使用报表设计视图创建报表【例例6】使使用用报报表表设设计计视视图图创创建建“学学生生基基本本信信息息报报表表”。

操作步骤：

操作步骤：

使用报表的设计视图新建报表使用报表的设计视图新建报表设置报表的数据源（设置报表的数据源（RecordSource属性）属性）利利用用【报报表表设设计计工工具具】【设设计计】/【控控件件】组组，在在报报表表的的各各个个节节内内添添加加控控件件，并并设设置置它它们们的的属属性性和和调调整它们的位置。

整它们的位置。

报表的数据源可以是单个的表或查询。

报表的数据源可以是单个的表或查询。

如果报表的数据源涉及到多表，则必须查询。

如果报表的数据源涉及到多表，则必须查询。

一、创建简单报表一、创建简单报表2、为报表添加页码、为报表添加页码P228操作步骤：

操作步骤：

打开报表的设计视图打开报表的设计视图【报报表表设设计计工工具具】【设设计计】/【页页眉眉/页页脚脚】/【页码页码】在在【页页码码】对对话话框框中中作作相相应应的的选选择择（格格式式、位位置、对齐方式等）置、对齐方式等）也也可可以以在在报报表表中中添添加加一一个个文文本本框框之之后后设设置置文文本本框的控件来源框的控件来源ControlSource属性。

属性。

Page是页码变量，是页码变量，Pages是页数变量。

是页数变量。

表表达达式式结结果果=Page1=Page&PagePage1=第第&Page&页页第第1页页=Page&Page&of&PagesPage1of3=第第&Page&页页&,共共&Page