供应链管理事业部信息技术管理暂行办法试行.docx

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供应链管理事业部信息技术管理暂行办法试行

QB

中国物流有限公司供应链管理事业部质量管理体系文件

信息技术管理暂行办法

（试行）

QB/LZCT-ZYXXX—2014

编写：

审核：

批准：

受控状态：

□受控□非受控

版次：

C版

分发号：

2014年7月01日发布2015年2月6日修订

中国物流有限公司供应链管理事业部发布

中国物流有限公司供应链管理事业部

信息技术管理暂行办法（试行）

第1章总则

一、为确保中国物流供应链管理事业部信息系统安全、有效、规范的运行，促进公司管理信息系统工作持续健康的发展，满足公司长远战略发展的需要，根据公司信息技术发展方向与原则，结合各所属业务操作、运营、管理的实际情况特制定本办法。

二、凡属中国物流供应链管理事业部所运营的业务项目，都必须使用物流系统进行业务流程的操作（质押监管业务操作质押监管系统）。

如有特殊情况不进行物流系统操作的业务项目，需由部门通过OA系统向事业部分管领导和总经理提报申请，获批同意后方可不使用物流系统。

第2章公司OA系统和老窖物流平台系统

一、OA系统由中国物流总部信息部进行维护管理，事业部信息管理员负责与其对接联络。

二、信息管理员负责对员工的OA帐号进行分配，建立帐号管理台帐进行管理，员工离职时需系统管理员取消OA帐号。

3、信息管理员负责事业部日常OA的使用、培训、维护，以及OA使用问题的处理。

4、关于老窖物流平台由信息管理员负责与老窖信息管理人员进行联络，确定我司使用人员的帐号，并建立帐号管理台帐进行登记，员工离职或调职时需变更或取消系统帐号。

5、帐号管理全部实施“谁使用、谁负责”原则，事业部信息管理人员编制帐号安全使用责任书经批准后与各帐号人员进行签署，并交行政管理部门存档。

6、所有系统账号严禁借于他人（特别是公司外人员）使用，特殊情况必须经OA报批同意方可，并办理帐号交接手续。

第3章信息系统需求调研

一、信息系统开发需求调研由信息组负责组织，协助软件开发公司进行，需求分为现有系统优化需求和系统新增功能开发需求。

二、信息管理人员编制需求调研计划，包括日期安排、调研内容、配合部门和人员等内容，调研计划经过批准后进行实施。

三、信息系统需求调研结束后形成书面需求说明书，需求说明书经过由业务开发、运营、财务等相应职能部门组成的评审会议评审通过后，作为信息系统功能设计开发的依据材料。

第4章信息系统功能设计、进度跟进

一、信息系统功能开发由签约软件开发公司负责。

二、软件开发公司按周向我司信息组反馈开发进度。

三、软件开发公司在功能开发过程中遇到的问题或需要协助支持的以函件公文形式传递，我司信息管理人员接受后会审评估，审核报批同意后给予相应的回复支持。

四、我司信息管理人员按项目开发进度跟踪每一个节点进度，如果进度未达到预定进度，以函件催告或根据合同约定予以处罚警示。

五、功能设计过程中交流函件和公文件都由信息组专案存档，作为相应验收的参考依据。

第五章信息系统导入实施、验收

一、信息系统功能开发完成后，由软件开发公司与我司信息管理人员沟通，确定系统导入实施时间安排，编制信息系统导入实施计划。

二、由信息管理人员组织实施会议，明确实施任务、实施目标、责任人员、实施计划。

三、由信息管理人员组织相应的实施操作培训，相应实施部门派员参与。

四、各部门操作人员按系统实施计划进行系统操作实施，信息管理人员按周总结操作情况，形成《系统实施工作周报》，向公司领导反馈信息系统实施情况。

五、信息系统在实施过程中遇到较大的影响业务运作的问题由部门操作人员第一时间反馈信息管理人员处理，如果有必要由信息管理人员组织讨论会议，寻找解决措施。

六、信息系统实施操作完成后，根据开发合同规定及验收程序（如果合同未约定验收程序，则由信息管理人员和软件开公司共同制定出验收程序，双方公司确认后作为验收依据），进行功能标准验收，形成验收报告。

七、如果验收报告合格，则报经公司领导批准后，由信息管理人员负责办理系统移交。

第6章信息系统使用、维护与监督

v系统使用

一、信息系统管理是指对公司信息系统运行过程进行数据处理、监督、规范；收集、传送、加工、处理、储存和管理各个环节，使信息系统运行于标准化、合理化、规范化环境。

从而提高工作效率和建立科学化、现代化的运营体制，强化公司市场竞争力。

二、公司管理信息系统的工作目标是，整合资源，规范工作流程，提高工作效率，提供准确数据，逐步实现全信息化功能的管理信息系统。

三、公司信息组负责信息系统的管理工作

（1）事业部信息组负责物流系统的培训、日常维护、技术联络以及物流系统的运行管理工作。

（2）下属各分公司系统管理员具体负责物流系统基础数据和规则的录入、修改、调整、维护以及权限分配工作。

（3）研究制定管理信息系统的发展规划，并组织实施；

（4）制定信息系统的规章制度，组织制定信息系统作业标准、规范，并组织实施；

（5）建立公司管理信息系统的技术支持工作，负责解答各种信息系统相关的技术服务和技术问题。

（6）制定各模块业务流程的操作步骤、操作方法、以及操作注意事项，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，做好常见问题解答，并在使用过程做好管理信息系统的完善工作。

四、公司其它所属部门负责物流信息系统的操作使用

（1）物流信息系统的用户包括公司管理人员及具体业务操作人员。

（2）操作人员应根据公司各项规定、标准和规范来开展本部门的信息系统实施工作。

（3）如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，避免错误扩大化并及时给予纠正处理。

（4）如发现系统问题应及时上报本部门负责人、信息组；由信息组协助进行处理。

（5）各部门主管或部门主管指定人员可结合本部门情况及系统操作手册提交调整本模块操作规范需求，以需求变更申请形式报送到信息组，信息组与部门共同完成流程调整及修订。

上报至公司领导审批后制定最终流程、规定及办法。

五、管理系统信息化是公司管理工作的发展方向和重点

（1）各部门应充分重视信息系统工作，把它当做加强企业内部管理的一项重要工作来抓，为决策者、管理者、客户提供高质量的信息服务。

（2）信息管理部门要重点做好教育训练工作，使操作人员了解和掌握信息系统操作。

（3）管理信息系统是一项管理的系统工程，具有紧密的上下级的关联性，管理信息系统各岗位人员都是上层数据的使用者，同时又是下层数据的提供者。

对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据纠正；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。

所有人员发现错误不能知错不报、将错就错，不能使问题扩散化。

v权限及密码管理

公司物流信息系统作为资源管理系统，必须有其安全性和职责权限管理。

一、用户帐号:

帐号相当于身份标识，用户帐号采用人员姓名的全拼或由公司信息组统一分发，规则如下：

（1）一般采用姓名的全拼字母。

如：

袁勇（yuanyong）为用户名。

如果出现用户帐号重名的情况，出现的第一个重名的情况在用户帐号后面增加流水号“1”，出现第二个重名的用户帐号，在重名的用户帐号后面增加流水号“2”，以此类推。

（2）用户新增\变更流程：

（2.1）由用户本人通过OA系统提出申请，申请人所属部门负责人核准；

（2.2）信息组根据《信息系统用户新增\变更\注销申请表》在系统中进行权限设置并维护用户及权限清单；并通知申请人及其部门负责人；

（3）用户注销流程：

当用户由于工作变动、调动或离职等原因需要对用户的访问权限进行修改或注销时：

（3.1）用户填写《信息系统用户新增\变更\注销申请表》并提交本部门负责人处，部门负责人进行签批；

（3.2）信息组根据《信息系统用户新增\变更\注销申请表》进行用户的注销，维护用户清单和权限列表，并通知综合管理部；

（3.3）综合管理部有信息组签字表明用户权限已经注销，才能办理离岗或转岗的手续。

二、密码设置：

（1）第一次登录系统时，用户必须改变事先由管理员分配的初始密码；

（2）为避免帐号被盗用，密码长度不小于六位，建议数字与字母结合使用；

（3）建议每30天或更短时间内重新设定密码；

（4）对于用户忘记密码的情况，需要按照新用户申请流程处理。

（5）密码不可告知他人，用户帐号不可转借他人使用；

（6）如果操作用户临时不在岗，部门负责人需要向信息组提出锁定权限处理，操作用户回岗时，部门负责人需要向信息组提出解除锁定权限处理；

三、责任承担：

账号是每一位系统使用人员在物流系统里对应的唯一身份标识，账号的使用操作记录即代表为账号对应人员的使用操作行为。

帐号的注册所有者应对该帐号在系统中所做的操作结果负全部责任。

v基础数据维护

一、流程描述

保证基础数据进入系统管理达到数据准确性、唯一性，同时可以规范标准化管理。

二、基础数据：

基础数据分系统基础数据，业务基础数据，系统基础数据包括组织信息，用户信息，角色信息等；业务基础数据包括结算方信息，物料信息，仓库信息，物流路线信息等；以上信息统一由业务部门按照《数据新增修改维护申请单》提供数据后交由信息组负责维护。

三、流程管理

（1）新上线业务项目的基础数据应由业务运营负责人填制“《项目上线基础数据申请表》”，并将已签订合同扫描件作为附件在OA系统中向财务部、分管领导和信息管理人员发起协同，由财务部审核“项目上线基础数据表”中结算规则是否和合同约定条款一致。

分管领导审批后由信息组将业务基础数据导入系统。

（2）已经上线的业务项目基础数据需要进行修改调整的，需由需求部门在OA系统中发起“《数据新增修改维护申请单》”协同。

申请中应注明需要修改的原数据（规则）和拟修改的新数据（规则），并说明或附上修改调整的原因或依据，经企管部、财务部、分管领导和总经理审核批准后，系统管理员根据申请和审批内容对相应数据进行修改调整，并在OA系统中反馈。

（3）因业务停止等特殊原因已上线的业务项目数据需要部分下线或者全部下线的，项目负责人提交《数据新增修改维护申请单》。

但如是项目数据整体全部下线的，申请提交时间最晚不得晚于业务实际操作停止后的48小时。

（4）系统管理员严禁私自对业务基础数据进行录入、修改、删除等操作。

v客户订单操作

一、订单新增

（1）操作人员应在自接受客户订单后第一时间将订单导入系统；

（2）制单组应注意区分订单物料数量：

包装数和散装数，对小数包装数，应把不足1件的部分换算为散装数量；

（3）订单导入过程中，应注意区分订单类型，运输方式，物流类型等信息；

（4）操作人员应在订单录入后及时告知后续操作人员开始操作订单接受以及分解;

注：

相关操作需确保物流系统操作数据与实际情况一致无误。

二、指示订单相关操作

（1）对一般订单，指示订单通过接收并生成指示订单直接生成，一般由制单组操作，并有接单窗口指定库房并确认指示订单；

（2）对多点装、卸货或由多家承运商承运的订单，由接单窗口（多点装货）或计调组（多家承运商承运）进行接收并分解，通过分解生成指示订单并确认指示订单；

三、出入库相关操作

（1）生产线入库

账务人员应在次日12点前根据质检单完成前一日的生产入库操作；

注：

1）入库日期应选为货物实物入库日期；

2）应在操作入库过程中，录入生产日期；

（2）出入库操作

（2.1）库管员应在起运1小时内完成备货、出库确认操作；

（2.2）库管员应在入库指示订单确认后次日上午10点之前做完入库确认操作；

（3）移库操作

对货物状态（货物位置、货物属性）的变更，库管员需及时在系统中完成相应操作；

（4）仓储损耗台帐

对货物冻结操作之后，库管员需及时完成仓储损耗台帐的录入，并由主管进行确认；

四、运输相关操作

（1）由计调员完成运单做成操作，运单做成的基本原则是同一天从同一出发地到同一收货地（区级别）的订单方可做成一张运单。

（2）计调员将运单保存提交后由承运商完成运单的确认以及调度信息的准确录入。

（3）车辆到达状或仓库后由接单窗口录入派车信息，实际车辆起运后由接单窗口录入起运信息，在途信息由承运商每隔4小时录入。

（4）由客服组完成运输完成以及到货异常信息的录入；

（5）由单证员完成运输回单的系统操作；

（6）保险理赔员完成到货异常信息的修正操作；

五、增扣款相关操作：

（1）运输相关的增扣款：

a、对承运商延迟起运的订单，由计调组根据合同录入增扣款信息；

b、对运输产生的货损货差由保险理赔组在接到运输回单后，根据合同和实际情况，录入保险理赔信息；

c、对于运输回单延时返回的，由财务部根据合同录入增扣款信息；

（2）装卸过程中的增扣款（储运部操作）；

六、保险理赔管理

（1）若运输实施中存在“保险理赔”情况，保险理赔员需录入保险理赔信息并跟踪案件进度；

七、装卸管理

（1）库管员应在每天10点前应完成前一天的装卸操作（需按照合同约定内容指定装卸班组及作业内容）；

（2）仓管员在入出库确认时需录入入出库人信息以及复核人信息；

（3）在实绩确认装卸内容时，要录入装卸的实际开始时间及实际完成时间以及纸质装卸作业单号；

v结算操作

一、物流系统结算操作应遵循公司财务结算管理的相应原则。

二、财务操作人员应及时规范地进行系统操作，包括结算数据的准确性验证以及系统结算流程节点的及时闭合操作。

三、凡是已上线的项目，所有涉及到的费用结算都应该有相应的系统依据，未有系统数据依据的结算项目财务将不予结算。

v系统安全与保密

一、系统安全

所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司管理的规定。

（1）用户必须遵守国家法律、单位规章制度，不得参加任何非法组织和发布任何反动言论；严守单位机密，不得对外散布、传播本系统内部信息；不得有诋毁、诽谤、破坏本系统声誉的行为。

（2）用户必须按“物流系统操作手册”对系统进行操作，尽量做到专人、专机运行使用本系统，并避免使用公共场所（如网吧）的计算机使用本物流系统。

（3）用户应在运行本系统的计算机上安装杀毒软件、防火墙，定期杀毒；禁止在运行本系统的计算机上安装、运行含有病毒、恶意代码、木马的程序，不得运行黑客程序及进行黑客操作。

（4）物流系统的所有用户不得利用物流系统从事危害国家、公司、集体和他人利益的活动，不得故意在系统中录入虚假信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

v应急处理

一、系统出现故障，导致无法在系统中进行正常操作的，应及时通知系统管理员，由系统管理员尽快组织有关单位查明原因，排除故障。

在故障排除期间，相关的业务操作应以可追溯的纸质文档等进行暂时性替代或记录。

二、系统运行中遇到的问题应及时向系统管理员进行反馈。

v处罚

一、企管人员会不定期的按照本管理办法要求的相关内容对各部门规范使用情况进行检查，并将检查结果在公司OA系统里做全司奖惩通报。

二、如因违规操作系统对公司造成直接经济损失的，责任人按公司商务事故处理办法承担相应的经济赔偿责任。

三、对于违反管理办法要求的情况，视情节轻重对责任人给予警告、通报批评等处罚，情节严重者给予停撤职或退回综合管理部的处罚。

第七章物流技术研究与运用

1、公司物流技术运用研究由信息技术管理人员负责组织实施，其他对应部门参与研究与实验。

2、物流技术研究范围：

仓储管理货架技术、扫描技术、托盘技术、转运技术、运输包装技术、分拣货技术、仓储运输定位技术、视频监控技术、叉车转运技术、供应链方案解决技术、物流金融方案设计技术等领域

3、物流技术研究需求提出：

根据管理需求由使用部门或公司均可提出，以立项申请表形式上报信息技术管理人员。

4、信息技术管理人员接到物流技术研究需求申请后进行初步审核确认可行和必要时，进行立项报批，并申请研究经费预算。

5、信息技术根据技术研究方案，组织参与人员进行技术研究攻关和实验，根据实施情况阶段性的提报实施进展情况。

6、物流技术实验成功后，由信息管理人员组织验收评审，合格投入推广。

7、公司根据技术推广价值对参与研究的团队人员进行相应奖励与表彰。

第八章附则

一、各项系统使用手册另行编制。

二、本办法自发布之日起试行。

三、本办法最终解释权归中国物流有限公司供应链管理事业部。