南阳中学档案管理制度汇编2xin.docx
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南阳中学档案管理制度汇编2xin
阳山县南阳中学
档案综合管理晋升省特级的实施方案
为了进一步贯彻实施《档案法》，使档案信息资料更好地适应学校教学管理工作的需要，以提高我校档案的科学管理水平，更有效地为教育教学工作服务为目的。
根据清远市教育局清市教[2010]64号文对档案工作的要求，计划从今年9月份开始至明年5月底将我校的档案管理晋升为省特级。
现结合我校实际情况特制定方案如下：
一、指导思想
为了使我校档案工作顺利晋升为省特级综合档案室，必须把我校日常工作中形成的有保存价值的全部档案资料，包括党政工团、上级教育的本单位各种文件资料、图表、数字、文书档案、基建档案、会计档案（账簿、报表、凭证）、教育教学档案（计划、总结、规章制度、学习成绩等资料）、声像档案（图片、相底、录音带、录像带、电脑磁盘软件）列为综合档案室统一管理。
把我校档案工作提高到省级的先进水平，使档案文件资料更好地为学校教育教学管理工作服务。
二、组织机构及综合网络
成立档案综合管理升级领导小组和档案鉴定小组。
经研究决定由黄新强校长为组长，郑中洪、成有威、李记林、陈玉成为副组长，各处室的负责人和一名教师为成员。
在档案晋升实施方案期间，认真落实各项具体工作，解决资金及档案室的设施设备问题，组织档案管理人员到本县已晋升省特级的单位进行参观学习、取经，并邀请市、县档案管理专业人士来校指导。
按时按质完成档案升级的工作任务。
特此健全档案综合管理网络如下：
1、学校综合档案室指定3人为专职档案管理员，还从其它处室抽一名教师协助做好文书、基建、会计、教育教学、声像、实物档案资料的收集工作。
2、学校划出两间面积为150㎡的教师办公室制定为综合档案室，设有档案库房、办公室、阅览室、荣誉室。
3、综合档案室配备有空调机2台，电脑2台，抽湿机1台，吸尘器1台，复印机1台，温湿度计及消防器材，同时配备足够用的档案密集柜、目录柜及档案用的工具。
三、具体步骤
根据机关档案综合管理升级考评细则规定，采取缺什么补什么的办法，具体步骤如下：
（一）分类整理。
把档案资料分为文书、基建、会计、教育教学、声像、实物档案，按评分要求分类立卷（件）归档。
（二）建立健全各项档案管理规定制度。
按省特级标准要求建立《阳山县南阳中学综合档案室职责》、《阳山县南阳中学档案员岗位责任及考核办法》、《阳山县南阳中学档案管理保管制度》、《阳山县南阳中学综合档案安全保密制度》、《阳山县南阳中学综合档案借阅利用制度》、《阳山县南阳中学综合档案鉴定销毁制度》、《阳山县南阳中学文书档案立卷归档制度》、《阳山县南阳中学基建档案立卷归档制度》、《阳山县南阳中学会计档案立卷归档制度》、《阳山县南阳中学声像档案立卷归档制度》、《阳山县南阳中学教育教学档案立卷归档制度》、《阳山县南阳中学实物档案立卷归档制度》等。
（三）晋升的验收阶段。
各类档案立卷（件）归档后，对照机关档案综合管理升省特级的要求及评分标准，对照考核内容，做到逐项达标。
达标以后邀请市、县档案局、教育局等有关领导，档案专家初步评审，发现不符合要求应及时采取应急措施和纠正的办法。
不断完善，经初审考评认为达标后，向省、市档案局写出书面申请，正式申请验收。
四、时间安排
（一）2010年9月，组织学习有关文件精神并到档案管理已经升为升级的有关单位参观学习取经，以及邀请市、县档案局、教育局的有关档案管理方面的专家来我校指导工作。
（二）2010年10月至2011年4月底搞好硬件建设，完成综合档案室的设备设施、用具的配套和建立健全有关各项规章制度，完成档案分类整理、归档工作。
（三）2011年5月初步进行自查初审、邀请市、县档案局有关领导、专家考评。
（四）2011年5月底写出书面验收申请报告，报省档案局验收。
阳山县南阳中学
二0一0年八月二十八日
关于成立阳山县南阳中学综合档案室的通知
各处室、科组：
为加强我校档案的保管、保护工作，逐步实现档案工作规范化、制度化，提高档案的科学管理水平，更有效地为我校工作服务，为国家积累档案史料，学校决定成立阳山县南阳中学综合档案室，隶属于办公室。
综合档案室负责全校文书档案、基建档案、会计档案、声像档案、教育教学档案及实物档案的立卷和统一管理工作，收齐、管好、用活各门类档案，并协助、指导、检查、监督本校各职能部门做好文件、图表、数据、资料的收集、积累、整理工作。
本校档案工作由黄新强校长分管，由陈玉成主任主管，综合档案室档案员为，为更有效地开展工作，学校成立档案工作领导小组（附件一），各职能部门配备兼职档案员（附件二）。
同时，成立学校档案鉴定小组（附件三），负责各门类档案的立卷检查和到期档案的鉴定清理工作。
各部门要提高对档案工作的认识，在综合档案室的指导下，做好本部门的档案工作。
附件一：
阳山县南阳中学档案工作领导小组名单
附件二：
阳山县南阳中学档案人员名单
附件三：
阳山县南阳中学档案室综合管理网络图
附件四：
阳山县南阳中学档案鉴定小组名单
阳山县南阳中学
二○一○年八月二十八日
附件一：
阳山县南阳中学档案工作领导小组名单
组长：
黄新强（校长）
副组长：
郑中洪（副校长）
成有威（副校长）
李记林（副校长）
陈玉成（办公室主任）
组员：
朱玉莲（教导处主任）
黄爱民（政教处主任）
黄尚记（总务处主任）
附件二：
阳山县南阳中学档案工作人员名单
姓名
政治面貌
年龄
学历
职称
所属部门
分管档案
黄新强
党员
本科
中高
分管档案工作
陈玉成
党员
本科
中一
主管档案工作
党员
大专
中二
办公室
专职文书
群众
大专
中一
综合档案室
专职综合
群众
本科
小一
综合档案室
专职综合
党员
大专
中二
党支部
兼职档案员
党务工作资料
党员
本科
中高
办公室
兼职档案员
文书
党员
本科
中高
政教处
兼职档案员
文书、德育工作资料
群众
大专
高级工
政务处
兼职档案员
德育工作资料
党员
本科
中高
教导处
兼职档案员
文书、教学工作资料
群众
大专
职员
教务处
兼职档案员
学籍及教学工作资料
党员
本科
中一
教研室
兼职档案员
教研及科研课题资料
党员
本科
中一
工会
兼职档案员
工会、基建资料
党员
本科
中高
总务处
兼职档案员
文书
群众
大专
中二
总务处
兼职档案员
会计
党员
本科
中一
团委
兼职档案员
团委工作资料、声像
党员
本科
中一
电教组
兼职档案员
声像
附件三：
阳山县南阳中学档案综合管理网络图
档案工作领导小组
组长：
黄新强（校长）
副组长：
郑中洪成有威李记林（均为副校长）陈玉成（办公室主任）
综合档案室档案员：
党
支
部
办
公
室
政教处
教导处
教研室
总务处
工
会
团委
电教
兼
职
档
案
员
冯
带
娣
兼
职
档
案
员
陈黄
玉志
成勇
兼
职
档
案
员
黄李爱惠民芳
兼
职
档
案
员
朱李玉桂莲芬
兼
职
档
案
员
冯少华
兼
职
档
案
员
黄黄尚惠记冰
兼
职
档
案
员
郑陈中玉洪成
兼
职
档
案
员
唐古伟汉坚锋
附件四：
阳山县南阳中学档案鉴定小组名单
组长：
黄新强（校长）
副组长：
郑中洪（副校长）
李记林（副校长）
陈玉成（办公室主任）
组员：
黄爱民（政教处主任）
朱玉莲（教导处主任）
黄尚记（总务处主任）
郭建华（党组纪检委员）
黄惠冰（会计）
（档案员）
档案综合管理实施细则
为了加强档案的科学管理，更好地发挥档案在我单位各项工作中的作用，根据《档案法》、《档案法实施办法》和《广东省机关档案工作业务建设实施细则》的精神，特制定本细则。
一、总则
⒈本单位档案工作是在各项工作活动中直接形成的有保存价值的历史记录，是提高本单位工作效率和工作质量的必要条件，本单位档案工作是本单位工作的组成部分，是维护我单位历史真实面貌的一项重要工作。
⒉本单位档案工作要坚持集中统一管理的原则，设立综合档案室，对本校形成的各种门类和载体的档案实行综合管理。
二、综合档案室的工作任务
⒈贯彻实施《档案法》、《档案实施办法》和《广东省档案管理规定》及上级有关档案工作的方针、政策和规定。
⒉制定本单位档案工作计划和规章制度。
⒊对本单位各部门形成的各种文件材料的收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
⒋对本单位的全部档案及有关资料实行综合管理，认真做好本校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作，并积极提供利用，为本校各项工作服务。
⒌对本单位属各职能部门的档案工作进行监督和指导。
⒍严格执行国家《保密法》和有关的保密、保卫制度，确保档案和档案机密和安全。
⒎收集、整理、保管与本单位档案有关的资料，配合档案提供利用。
⒏办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
三、档案综合管理范围
⒈党政、工、青、妇文书档案。
⒉基建档案。
⒊财务会计档案。
⒋声像档案。
用摄、录方式记载下来的反映本校活动的照片、录像带、录音带、电子计算机磁盘、光碟等。
⒌教育教学专业档案。
⒍实物档案，各种奖状、奖旗、奖匾、奖杯、各种捐赠品、礼品、纪念品、有关建筑物或产品模型等。
四、档案的整理和归档
（一）编制分类大纲。
根据本单位形成的全部档案为一个全宗，全宗内的档案应按门类（载体）分成若干个大类的规定，结合本单位的实际，编制分类大纲。
（二）本全宗内的各门类档案要根据其不同特点进行分类整理。
方法是：
1.文书档案——按年度、保管期限分类整理。
2.基建档案——按工程建筑项目设置分类整理。
3.会计档案按年度、种类（即按报表、帐薄、凭证）分类整理。
4.声像档案按照片、录音带、录像带、磁盘、光碟分类整理。
5.教育教学档案——按学年度、保管期限分类整理。
6.实物档案按可折叠和不可折叠分类整理。
（三）案卷排列，遵循以全宗为单位，按不同门类、载体分别排列的规定，保持排列方法统一，前后一致。
1.文书档案按年度、保管期限分类排列；
2.基建档案按工程竣工时间排列；
3.会计档案按年度、种类（报表、帐薄、凭证）排列；
4.声像档案按不同载体排列；
5.教育教学专业档案按学年度、保管期限排列；
6.实物档案按可折叠和不可折叠分类排列，每类按时间先后顺序排列。
（四）档案的归档，不同门类的档案采取不同的归档方式。
1.文书档案，在工作中形成的有保存价值的文件材料，各部门及有关人员要在每年的二月份将上一年应归档的材料向综合档案室移交。
2.基建档案，建档案在任务完成后三个月的时间内组卷归档。
工程竣工验收后即交竣工蓝图和全部文件材料。
三个月内交完整、准确、系统的底图。
基建档案可在计财基建科保管三年后向综合档案室移交。
3.声像档案，由摄录人员在完成后协同档案员一起立好卷及时交综合档案室归档。
4.会计档案，由财务部门立好卷保存一年后向综合档案室移交。
5.教育教学档案，由各部门在每一学期开学初向综合档案室移交。
6.荣誉实物档案，可随时向综合档案室移交归档。
五、档案的鉴定
（一）根据档案管理机关和专业主管部门的规定，进行本单位各门类档案的鉴定工作。
（二）档案的鉴定，由本单位档案鉴定小组依据档案保管期限表进行鉴定。
（三）档案的鉴定，以案卷为单位进行，凡经鉴定失去保存价值的档案，由鉴定小组写出销毁报告，造具清册，经主管领导批准，指定两个监销员，并在销毁清册上签字。
六、档案的保管
（一）综合档案室设置专用库房，加强档案的保护。
库房要坚固、安全，并有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫鼠咬等设施。
库房温温度要达到国家标准（温度控制在14℃-24℃，相对湿度45%-60%）。
（二）综合档案室要定期对档案保管状况进行全面检查，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施保护档案的安全。
（三）应用电子计算机管理档案，并把档案管理的现代化作为单位办公自动化的一个组成部分，不断提高档案科学管理水平，提高管理自动化的程度。
（四）本单位应建立全宗卷，即将本全宗活动过程中形成的、能够说明本全宗历史情况的各种文件材料，如立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、档案工作安排总结、检查记录等组合成案卷。
七、档案的统计
（一）综合档案室要加强档案的统计工作，对档案的接收、移交、销毁、利用等情况进行及时登记统计。
（二）及时向县档案局提供本单位档案工作情况统计报表。
八、档案的编研和利用
（一）综合档案室应积极开发档案信息资源，做好档案提供利用工作。
（二）根据工作需要，编制各种档案检索工具、卡片、索引。
（三）编写大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题资料和文件汇编。
（四）利用档案要办理利用手续，填写利用登记表，并及时收集利用效果。
九、档案的接收、移交
（一）综合档案室要按规定及时接收各部门形成的各门类、各种载体档案。
（二）按国家规定，定期向上级档案部门移交本单位永久、长期保存的档案。
（三）档案工作人员调离，必须办理档案交接手续。
（四）收集有保存价值的各种资料。
十、建立健全档案管理制度
1.本单位档案综合管理实施细则，包括档案管理体制、机构、职责和对本机关各门类、载体档案管理。
2.立卷归档制度，包括归档范围、归档份数、归档要求和归档手续。
3.档案保管制度，包括档案的安全保护、库房管理。
4.档案保密制度，包括档案的保密措施和对档案人员的要求。
5.档案借阅、利用制度，包括借阅利用范围、方式、要求、批准手续、效果登记和档案利用的检查。
6、档案鉴定、销毁制度。
7.档案人员岗位责任制，包括人员职责、权限、任务和奖惩要求。
阳山县南阳中学档案管理暂行规定
第一章总则
第一条为进一步加强档案工作的科学管理，更好地为学校工作服务，实现档案管理规范化，根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》，结合本单位实际，特制订本规定。
第二条档案工作是本校工作的组成部分，是提高学校工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。
第三条凡在工作活动中或开展各项有益的活动中形成的、具有凭证查考价值的文字、图表、声像等各种载体的原始记录材料均由档案室统一管理，统一提供利用，其目的是充分发挥档案工作的职能作用。
第二章档案管理体制、职能
第四条学校设立档案室，集中统一管理全部档案。
档案室在学校办公室领导下开展工作，业务上受上级有关部门和当地档案局指导、监督和检查。
第五条配备专职档案员，负责对本校各部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，负责管理本校的文书、基建、声像、教育教学档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。
第三章文件材料的形成与归档
第六条要遵循文件处理的程序进行文件的积累、整理、立卷和归档工作。
第七条文件材料归档制度
（一）归档范围
凡在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，办理完毕后应由各部门及时整理统一交档案室立卷归档。
（二）归档要求
应属归档的文件材料包括定稿与正本，正件与附件，转发文与原件，以及领导同志的重要批示。
底稿要用黑色水笔起草，禁止使用园珠笔起草、签发归档材料。
归档文件材料必须齐全与完整，必须准确反映本单位在各项工作和活动中的真实性，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
（三）归档时间
1、各部门要将在工作中形成的文书档案材料进行初步整理，于次年2月底前向档案室移交应立卷归档的材料。
2、声像图片档案应在该活动后一年内归档并应以文字标出摄像、录音、图片中的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
3、基建档案在任务完成后三个月的时间内组卷归档。
4、会计档案按有关规定组卷归档。
第四章档案的管理和提供利用
第八条档案保管
（一）在工作活动中形成的全部档案，应按照一定的要求进行分类、加工整理和保管。
对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，集中管理，任何人不得占为己有。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
（二）根据档案资料保存的数量，设置必有的档案专用库房和柜架，配备防高温、潮湿设备，保护档案的安全。
（三）定期对档案保管的状况进行检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极措施，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
（四）根据国家有关规定，档案保管期限为永久、30年、10年三种。
保管期限的基本原则是：
1、凡对本单位有长远利用价值的档案应永久保管。
2、凡在较长时期内有查考利用价值的档案列为30年保管。
3、凡在较短时期内有参考价值的档案列为10年保管。
（五）在条件成熟的情况下，本校档案管理现代化可纳入机关办公自动化、系统化的同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。
第九条档案鉴定和销毁
（一）档案的鉴定
应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。
鉴定档案必须在分管档案负责人和办公室主任的主持下，由档案部门和有关职能部门组成鉴定小组共同进行。
鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经学校领导批准后销毁。
（二）档案的销毁
必须由鉴定小组提出意见，登记造册，经分管负责人批准后，由两人在指定地点监销，防止档案遗失和泄密。
监销人要在销毁清册上签字。
第十条档案的利用
（一）应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务。
（二）建立档案的借阅制度。
档案部门保管的档案，主要供本校和上级主管机关使用，对外提供利用需经领导批准。
借用档案应按照有关规定办理手续，填写《档案借阅登记薄》。
第五章附则
第十一条会计档案管理按照有关规定执行。
第十二条人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。
第十三条本规定适用本单位档案管理，由学校办公室负责解释。
阳山县南阳中学文书档案立卷归档制度
一、归档范围
（一）综合类
1、上级机关颁发的文件材料（对本校业务作指导并要贯彻执行的重要文件及普发性文件）。
2、直属上级机关和有关机关召开的会议文件材料。
3、直属上级机关转发本校的文件。
4、上级教育主管部门颁发的有关业务工作的决定、决议、指示、批复、通知等材料。
5、上级教育主管部门召开的会议材料。
6、上级教育主管部门领导视察、检查本地区、本校工作时的题词、讲话、记录等材料。
7、本校党组和行政会议的记录、讨论通过的文件。
8、本校召开的工作会议文件材料。
（1）请示、批复、通知、开幕词、闭幕词、报告、总结、领导讲话、日程安排、代表名单；
（2）会议简报、讨论文件、典型材料、经验介绍、参考材料等。
9、本校各科室召开的专业会议所形成的文件材料（通知、纪要、决议、决定、总结、领导讲话、报告）。
10、本校有关业务问题的请示与上级部门的批复文件，下级机关的请示与本校的批复文件。
11、本校及各科室工作活动中形成的工作计划、规划、总结、报告及制发的批示、意见、通知、规定、办法、条例、方案、章程、制度等文件材料。
12、本校代上级机关起草并被采用的文件。
13、本校与其他机关的联合发文。
14、本校检查工作、调查研究形成的文件材料。
15、本校业务活动的发文电。
16、本校的组织沿革、大事记、年鉴等。
17、答复人大、政协会议提案的处理意见。
18、本校编辑的期刊，包括南阳新苑等。
19、内容重要的群众来信、来访材料，领导的批示和处理结果。
（二）党、团、工会工作类
20、本校党委（支部）、团委（支部）、工会成立所形成的文件材料。
包括请示、批复、领导班子成员名单。
21、本校的预备党员转正、党员党籍问题的审批文件。
22、本校党、团员、工会成员名册。
23、党团先进集体、个人事迹材料、表彰决定、违法乱纪处分决定等材料。
24、党团学习、宣传工作的文件材料。
（三）组织人事工作类
25、本校组织机构的成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、人员定编等文件材料。
26、干部任免的文件材料（上级机关或本机关批准的）。
27、本校干部、职工名册及奖励处分决定材料。
28、本校干部、职工的录用、转正、定级调资的文件材料。
39、本校干部、职工的离退休、退职的文件材料。
30、干部评定职称的审批文件。
31、干部、职工出国审批材料。
32、劳动模范、先进工作者的文件材料。
二、不归档的文件、材料范围
1、上级机关普发的供参考、不需办理的文件材料。
2、上级机关征求意见未定稿的文件。
3、本校的重份文件。
4、无查考利用价值的事务性、临时性文件。
5、未经会议讨论、未给领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿。
6、学校内部互相抄送的文件材料。
7、用作参考的从各方面搜集的文件材料。
8、询问一般性问题、一般性表态、提出一般性建议和意见的群众来信。
9、参加非主管部门或同级机关召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。
10、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料。
11、下级机关送来的不需抄报或不必备案的文件材料。
12、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。
三、归档时间
本校在工作活动中形成的具有保存价值的文书材料，处理完毕后由各科室进行分类、整理、立卷，翌年四月份前向本校综合档案室移交。
四、归档要求
1、坚持集中统一管理原则，需要归档的各种文件材料，应收集齐全，任何部门和个人不得私自截留，应及时整理、立卷归档。
2、各科室负责本部门主办的文件材料的立卷归档工作。
3、两个部门合办的文件，由主办部门负责。
4、本校与外单位合办的文件，属本校主办的，由本校负责；外单位主办的，本校以副本立卷；本校代上级机关草拟的文件及定稿，由上级发文机关立卷，草稿和副本由本校立卷。
5、归档的文件材料，按机构——年度分类整理立卷。
6、归档文件材料的种类、分数、页数均应齐全。
7、归档文件中，应将每份文件的底稿征文、正件和附件、转发件和原件、请示和批、多种文字形成的同一文件分别立卷在一起，不得分开，文电应合一立卷。
8、不同年度的文件一般不应放在一起立卷，但跨年度的请示批复放在复文年立卷；跨年度的计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议材料放在会议开幕年立卷；协议、合同等文件等放在签字年度立卷；纪检案件材料放在结案年度立卷。
9、卷内文件材料应区别区别不同情况进行排列。
密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；法规性文件的其他重要文件定稿在前，历次稿在后；纪检案件文件，结论性文件在前，依据性材料在后。
10、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
11、立卷归档的文件材料，要去掉金属物，对破损的文件材料进行修补叠齐，打印归档文件目录，采用不锈钢订书钉或三孔一线的方法装订。
12、每年立卷完毕后要编制档案目录。
档案目录由立卷说明、归档文件目录两部分组成，档案目录一式三份，一份留各科室备查，一份存综合档案室，一份移交县档案馆。
13
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