最新上海绿城项目竣工档案管理总结.docx

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最新上海绿城项目竣工档案管理总结

上海绿城项目竣工档案管理总结

上海绿城项目自2002年8月开工至2007年5月竣工，共分一期、二期、三期、会所四个项目进行。

上海绿城项目地理位置属上海市浦东新区所管辖，相对而言，上海市浦东新区城建档案信息中心（以下简称档案馆）对建设工程（项目）竣工档案编制、组卷的质量比其他区域的档案移交要求更高。

本次竣工档案管理总结主要结合《建设工程竣工档案编报实务》的具体要求与上海绿城竣工档案管理中的经验教训而进行的汇总，具体内容如下：

一、建设工程（项目）竣工档案验收、报送程序

建设单位应在建设工程（项目）竣工后6个月内向城建设档案管理部门报送竣工档案。

在6个月内确有困难的可申请办理延期报送手续。

建设单位或个人在规划管理部门申请办理《建设工程规划许可证》时，填报《建设工程竣工档案验收报送登记表》，一份报城建档案管理机构，一份由建设单位或个人留存。

1．城建档案管理机构根据《建设工程竣工档案验收报送登记表》及时与建设单位或个人联系（多数情况是由建设单位自行邀请档案馆进行指导），告知建设工程竣工档案编报要求，对建设单位工程项目档案进行指导，督促建设单位或个人及时收集、整理有关资料。

2．建设单位在组织工程竣工验收备案前，必须提请城建档案管理机构对工程档案进行审核，取得建设工程档案认可文件，作为竣工验收备案的必要条件。

3．建设工程（项目）竣工验收备案后，必须按照要求做好建设工程（项目）竣工档案验收工作。

4．建设工程（项目）竣工档案经验收合格后，由建设单位负责报送并做好移交工作，移交时需填妥“档案交接单”，由移交单位和城建档案管理机构接收人员签收人员签字，盖上双方单位公章，办进移交手续，一式两份，移交单位、接收单位各执一份。

5．项目档案移交接收后，由城建档案管理机构核发《建设工程（项目）竣工档案合格证》，此证是办理规划验收的必要条件。

在规划验收合格后，建设单位应及时将建设工程（项目）规划验收合格证移交城建档案管理机构。

6．建设单位向城建档案管理机构报送一套竣工档案纸质原件，同时报送电子版。

非重大、重点、特殊工程，可向城建档案管理机构提出申请，拍摄微缩胶片。

7．建设工程（项目）竣工档案应包括一套工程照片（建设前原貌，各施工阶段代表性照片、竣工后现状照片，特别是隐蔽工程、质量事故等照片）每张照片需有简要的文字材料能准确说明照片内容。

8．建设工程项目总投资在一亿元以上的和重点工程建设项目必须报送经剪辑、合成后的专业级录像带，录像带内容必须能基本反映建设工程（项目）的全过程，要求图像清楚、声音清晰。

二、建设工程（项目）竣工档案验收内容

1．工程档案完整、齐全、系统。

2．工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。

3．竣工图编制方法、图示等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工章。

4．文件的形成、来源符合实际，要求个人或单位签章的文件，其签章手续完备。

三、建设工程（项目）竣工档案归档要求

1．归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动全过程。

2．归档的文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。

3．勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的工程档案向建设单位移交。

4．勘察、设计、施工单位在收集工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求，对档案的完整、准确、系统情况及案卷质量进行审查，审查合格后向城建档案管理机构提出验收。

5．凡设计、施工、监理单位需向本单位归档的，应按国家有关规定及本实务要求单独组卷。

四、建设工程（项目）竣工档案报送工作流程

五、建设工程（项目）竣工档案归档的质量要求

1．归档的工程文件应为原件。

2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

文件材料、图纸、图表等签章、签字手续必须完备。

做到完整、准确、系统，编制的竣工档案必须真实反映工程（项目）竣工后的实际情况。

3．工程文件必须采用耐久性强的书写材料、如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如彩色笔、红色墨水、铅笔和圆珠笔、复写纸，不得随意涂写，禁止使用修正液。

4．文件材料纸张尺寸统一使用国家标准A4。

5．归档的照片（含底片）要求图像清晰，文字说明准确。

录像片必须经剪辑、配音、制作合成后的专业级录像带，其内容必须反映建设工程（项目）活动中的整体过程。

六、建设工程（项目）竣工档案组卷要求

1．组卷原则

（1）建设工程（项目）竣工档案组卷时，要科学地按照项目建设过程中文件材料形成的普遍规律进行组卷，使文件材料之间既相对独立又相互联系，构成一个前后次序既不可分离又不混淆的有机整体。

（2）文件材料立卷厚度在150-200页左右，且不超过2cm。

（3）案卷内不应有重复文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

2．组卷方法

（1）建设工程（项目）竣工档案要进行科学组卷，一般可按阶段进行分类组卷，一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

（2）建设工程（项目）竣工档案可按建设程序划分为前期文件材料、设计文件材料、监理文件材料、施工文件材料、竣工文件材料、竣工图、声像材料。

（3）前期文件材料、设计文件材料可按建设程序、业务形成单位等组卷。

（4）监理文件材料、施工文件材料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷。

（6）文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后顺序排列。

七、建设工程（项目）竣工档案案卷编制方法

案卷包括封面、卷内目录、文件材料、备考表、封底五个部分。

1．案卷的组卷要求：

（1）卷盒与卷皮：

采用统一的规格尺寸，硬壳卷皮和卷盒尺寸为310*220mm，案卷软卷皮尺寸为297*210mm，卷盒厚度尺寸分别为60mm,40mm,30mm,20mm四种。

（2）卷内文件必须全部使用A4规格纸张，比A4小的纸张必须裱糊成A4大小，文件材料的右边和底边必须与裱糊纸的右边和底边贴齐。

双面裱糊的正面裱糊在右下角，反面裱糊在左下角。

比A4大的纸张要求折叠到A4大小。

（3）竣工图不装订，按“手风琴风箱式”折图法折叠至A4尺寸，折叠后图纸的图签必须外露在右下角，外包软卷皮后装入档案盒内。

2．案卷页号编制方法：

（1）以独立案卷为单位，在有书写内容的页面编写页号，每个案卷统一用阿拉伯数字从1开始用打号机依次编写页码（用黑色油墨）。

（2）页号编写位置：

单面书写的文件材料编张号，编写右下角；双面书写的文件材料编写页号，正面编写在右下角，反面编写在左下角；竣工图纸页号一律编写在右下角。

（3）案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。

3．卷内目录的填写要求：

卷内目录应与卷内文件材料内容相符，必须按规范要求进行打印，并置于卷首，原工程图纸中的专业设计目录不能代替。

卷内目录中各项内容填写要求如下：

（1）顺序号：

按案卷内文件排列先后用阿拉伯数字从1开始依次标注。

（2）文件编号：

填写发文机关的发文号或图纸的原编图号。

（3）责任者：

填写文件材料的直接形成单位或主要责任者。

（4）文件材料题名：

亦称文件标题，即文字材料或图纸名称，无标题的文件，应根据内容拟写标题。

对于设计阶段，施工阶段等到案卷中第一个文件材料的题名前必须加上项目名称和单体名称。

如单独组卷的土建隐蔽工程卷，必须写明“某某厂某某车间土建工程隐蔽验收记录”；建筑竣工图卷内目录中必须写明“某某厂某某车间建筑竣工图图纸目录”。

（5）日期：

填写文件材料形成的年、月、日，如2007.10.15（文字材料为原文件形成的年、月、日，汇总表为汇总日期，竣工图为编制日期）。

（6）页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，每卷最后一份文件填写起止页号。

（7）备注：

填写需要说明的问题。

4．案卷卷皮、卷盒封面的填写要求：

（1）案卷题名：

即案卷的标题，它应简明、完整、准确的揭示卷内文件材料的内容。

案卷题名应由三个部分组成：

第一部分为建设单位名称；第二部分为项目、单体名称；第三部分为卷内文件材料的名称。

如“上海市某某房产公司某某花苑1号房安装工程（建筑给水、排水）施工技术文件材料”，第一部分为上海市某某房产公司；第二部分为某某花苑1号房；第三部分为安装工程（建筑给水、排水）施工技术文件材料。

（2）编制单位：

案卷内文件直接形成单位或主要责任单位。

报送城建档案管理机构的一套档案要填写建设单位名称。

（3）编制日期：

填写案卷内文件材料形成的起止日期或档案编制日期。

（4）保管期限：

建设单位一套保管期限参照集团公司相关文件规定，移交城建档案管理机构的一律为永久。

（5）密级：

由建设单位按照国家保密局有关文件规定填写，移交城建档案管理机构一律为秘密。

（6）档号：

填写档案的分类号和案卷顺序号，报城建档案管理机构的案卷档号由城建档案管理机构统一编制。

（7）档案馆（室）号：

由建设单位填写，报城建档案管理机构一套可不填。

（8）缩微号：

由建设单位填写，报城建档案管理机构的由城建档案管理机构统一编制。

（9）卷盒与卷皮上的内容须按规范打印。

5．案卷装订方法：

案卷装订按：

“一线三洞”装订方法装订，孔洞间距为8cm，文字材料应用蜡线装订成册，订结打在背面。

二、上海绿城项目档案管理的经验及教训

案例一：

理顺总分包关系。

一期在城建档案预验收时，总包对分包的资料监管力量不够，尤其是舜杰、龙元资料员由于自身工作的不足，以致分包单位的资料不闻不问，我方联络后交给他们的资料，原封不动的放在一旁，甚至出现资料遗失的现象，给我们的工作带来了很大的麻烦。

解决办法：

在施工合同签订时理顺总分包系统，尽量签三方合同，理顺总包、分包单位、建设单位各自责任，尽量形成如下的工作局面：

不应形成：

宜建立：

由总包单位督导分包单位形成资料，监理督促总包、分包及时完成施工资料，建设单位采取定期、不定期的检查来提高监理单位、总包单位、分包单位的技术水平、工作责任心。

重点加强总包单位对分包单位的监管力量，监理单位对分包单位的监管力量。

案例二：

竣工资料多头管理。

上海绿城二期E标段13-18＃楼及地库四工程由江苏南通六建建设集团有限公司进行建设，虽仅有6个单体工程，但该单位却有4个小老板单独分包，并且施工资料均由每个小老板单独保管，整个工程的统筹管理力量薄弱。

解决办法：

应督促该单位尽快将土建、安装资料进行汇总，竣工资料应存放于项目部。

加大统筹管理力度，同时应发挥监理力量，督促早日完成归档、组卷工作，协助进行竣工验收。

案例三：

装饰竣工图绘制不及时。

因一期C标段大堂装修分项工程由龙元直接分包，04年9月底该分项工程施工完后，未按时进行竣工图的编制工作，当时虽督促多次，但一直未果。

一期A、B标段的装饰竣工图于04年11月已完成，但C标段直至05年6月份，才开始着手竣工图事宜，严重影响了一期的竣工结算工作。

解决办法：

项目竣工验收前必须尽早提醒各标段的装饰单位，在施工结束后应及时编制竣工图，以免影响二期的竣工结算，给成本管理部门带来不便，影响其结算进度。

案例四：

竣工图缺乏规范性。

1．一期干挂竣工图、消防竣工图出现“阴阳图”。

因干挂竣工图、消防竣工图编制时缺乏相应的修改依据（仅根据签证单进行绘制竣工图，不符合相关档案要求），进行最终结算的图纸与交城建档案的竣工图不一致。

2．一期装饰、门窗、景观、桩基竣工图缺少建设单位负责人审核。

尤其是景观竣工图，因修改量大（超过40%），最终由施工单位、监理单位审核后重新出图，但我单位审核力量不足，最终的结算价格可能会与施工的实际情况出现较大的不符。

解决方法：

竣工图的编制工作，希望相关领导能明确审核人，确保竣工图的准确性、有效性，为成本审核人员把好第一关。

案例五：

报监表格的填写必须谨慎。

在会所质监备案时发现，报监表格填写时将18＃楼14层的建筑，误报监为18层。

在二期质监备案时发现，报监表格填写时将D标段的室外总体报错IC卡。

在一期岗亭报监时发生，报监表格填写时出现多报的W1-5室外总体的情况。

2、Google网站www。

people。

com。

cn解决办法：

工程报监人员应仔细了解现场实际情况，严格按照规划许可证或施工图进行报监。

作为竣工验收、备案人员，在竣工验收前，先与备案部门进行确认，及早发现问题，以不影响竣工验收为前提，尽早取得备案证书。

案例六：

竣工验收移交时间过长

因二期竣工验收是05年9月份，但真正取得档案验收合格证的时间为06年5月份，历时半年多，产生的原因主要是由于在平时未督促施工单位形成资料，较多的竣工资料都是从验收后再补充，而且修改竣工图的时间太长，绘制人员的专业水平参差不齐，给珂绘图纸校对的工作人员带来了较大的困难，也致使资料一拖再拖。

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施工项目竣工验收前，除了必须提前完成竣工资料外，更应加强竣工图的修改情况。

尤其若在竣工验收后施工单位、监理单位都撤场后，将给部分缺少或错误资料的修改带来较大的不便。

因此，在日常中应加强施工单位资料的检查和督促工作，督促施工单位及时做好竣工图纸的编制工作和竣工资料的整理工作。

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案例七：

及时了解竣工验收的动态情况

在二期验收竣工时，我们未及时了解城建档案验收的新要求，据城建档案新要求，自2005年9月1日起取消预预收，那就意味着必须将所有的竣工资料送入城建档案馆后方可进行下一步规划验收。

因我们上海绿城会所、二期工程面积较大，交房时间已近的情况下，是无法完成竣工验收要求的。

万般无奈下只好与城建档案馆沟通，经过多次的商榷后，最终以先竣工、后补资料的方法，让我们度过难关。

“吃一堑、长一智”，我们应与政府部门多沟通，即使尚未组织竣工验收也应先了解各相关要求，为日后工作顺序的开展打下基础。

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手工制作坊2004年3月18日在竣工验收之前，先理清所有竣工验收程序，及时了解政府各部门相关动态要求，使自已处于主动位置，切不可再次发现二期验收的被动局面。

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案例八：

加强监理对资料方面的管理力度。

一期浦惠监理公司资料员自身力量薄弱，加之我们对其资料管理有些疏忽，幸而中天在资料方面稍有些基础，许多时候都是施工单位督促监理公司该做什么，做些什么，监理公司针对施工单位资料混乱的情况不及时与我方沟通，常常让监理、建设单位陷入被动局面。

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通知监理公司，定期加强员工的技术水平，尽量减少项目部中的人员更换情况，毕竟资料员每更换一次，势必会损失部分资料、信息。

监理工作组的总监应定期、不定期的抽查资料员的工作情况以及施工单位的资料是否及时完成等等，建设单位、监理单位、总包单位、分包单位应及时沟通，严格做到发现问题、解决问题，不留尾巴。

建议一：

竣工验收前及时召开动员会议，作好联络工作。

据调查统计在对大学生进行店铺经营风格所考虑的因素问题调查中，发现有50%人选择了价格便宜些，有28%人选择服务热情些，有30%人选择店面装潢有个性，只有14%人选择新颖多样。

如图（1-5）所示在竣工验收前，邀请建设单位项目负责人、监理单位总监、资料员、总包单位负责人、资料员、分包单位项目经理、资料员务必召开竣工动员会议，加强内部沟通、联络工作。

以免在竣工时手忙脚乱，频繁出错。

建议二：

宜邀请专业的档案咨询队伍协助完成竣工档案。

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上海绿城项目因地处浦东新区，事先也做过些了解，浦东新区档案验收相较于其他区县要求是最高的，加上项目面积较大，施工队伍管理薄弱，在权衡利弊后，还是全程邀请专业的档案咨询单位协助完成竣工档案。

事实证明，在关键时刻，有一家专业的咨询单位确实减轻了竣工档案验收急、重、难的问题，能保证竣工验收能更顺利的完成。