河北省高速公路建设项目立卷归档整理规范.docx

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河北省高速公路建设项目立卷归档整理规范

现将《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》，印发给你们，请认真贯彻执行。

二〇一〇年六月三日

主题词：

印发档案规范通知

编制说明

一、起因

高速公路在建项目建设档案是省厅档案管理的一个重要组成部分。

随着我省高速公路建设项目开工数量的增加和国家对工程建设档案提出的新要求，制定《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》已很有必要。

二、依据

根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规定》（DA/T28—2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号）和《交通档案管理办法》（交办发[2005]431号）等有关规定，结合我省实际制定本规范。

三、主要内容

一是对工程档案的归档范围和收集要求进行了详细阐述。

二是对各种文件材料和载体编制成档案的过程的方法。

三是加强了档案质量要求。

四是详细说明了项目法人对档案的排列顺序，使档案便于查找和利用。

四、起草和征求意见

一是自2009年下半年，在反复调研的基础上进行起草。

二是召开全省在建项目档案人员培训班，并征求意见。

三是征求省高管局、厅基建处、质检站和省监理部门的意见。

四是征求部档案馆、省档案局的意见。

经半年的沟通、修改形成初稿。

最后，经与省档案局沟通，同意联合行文。

高速公路在建工程项目档案是交通运输厅档案工作的一项重点内容，对全省高速公路建设档案规范，更加符合国家、省档案局管理的要求，使我厅的档案管理工作再上一个新台阶。

河北省高速公路建设项目

文件材料立卷归档整理规范

第一章总则

第一条为规范我省高速公路建设项目文件材料的立卷归档工作，确保工程建设项目档案的质量，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规定》（DA/T28—2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号）和《交通档案管理办法》（交办发[2005]431号）等有关规定，结合我省实际制定本规范。

第二条本规范适用于全省新建、改建和扩建高速公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。

其它公路建设项目，大、中修工程可参照执行。

第三条高速公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料的总称，对建成后工程管理、维护、改建、扩建具有保存、查考利用价值的各种不同载体形式的历史记录。

第四条本规范所称高速公路建设项目档案，是指经系统化整理并归档的公路建设项目文件材料。

本办法所称项目法人，指负责管理高速公路建设项目的省高速公路管理局（集团）和各设区市交通运输局有关单位。

项目管理执行机构，是指代表项目法人实施高速公路项目建设的管理部门。

第二章文件材料的收集

第五条高速公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（施交公路发[2010]65号）公路建设项目文件材料归档范围的有关规定执行。

高速公路建设项目文件材料排列按照本规范附件1执行。

第六条各有关单位要按照收集归档责任分工，建立健全建设项目文件材料平时收集归档制度和预立卷制度。

第七条各参建单位按照高速公路建设项目不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。

其中，合同段应按施工准备、单位（分部、分项）工程施工工序及交工验收文件材料的自然形成过程，分门别类，做好同步收集归档和预立卷工作。

第八条高速公路建设项目文件材料收集要求

（一）原始性。

收集归档的高速公路建设项目文件材料是一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，应为原件。

其中，项目立项审批等文件材料，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件材料为复印件的，复印件上须加盖销售单位印章并注明原件存放处，则可归档保存；热敏纸传真件，需复印保存，复印件应清晰。

（二）完整性。

收集归档的高速公路建设项目文件材料要能全面、准确地反映工程建设的实际过程。

收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。

（三）真实性。

现场记录，同步进行。

勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存。

（四）准确性。

施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。

表单填写内容规范，使用部位标注清楚。

（五）规范性。

实验检测表格填写内容规范，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，书写工整，字迹、线条清晰，修改规范，纸张优良，规格基本统一，禁止使用不耐久字迹材料（如圆珠笔和铅笔等）书写、签批。

第九条数码照片在记录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片，填写详细说明一并归档。

电子文件和数字化档案应使用不可擦写光盘保存。

第十条项目管理执行机构需配备必要的计算机等设备，建立和完善适合高速公路建设项目档案管理工作的档案管理系统。

已使用电子文件系统操作的单位，电子文件和纸质文件要同步归档；如无条件形成电子文件的，可采取图像扫描方式，形成数字化档案。

第十一条预立卷方法。

（一）项目管理执行机构形成的文件材料预立卷方法。

立项和准备阶段按照审批事项的内在联系和相关手续办理过程分别收集；项目管理执行机构施工阶段管理性文件可按质量控制、安全管理、进度控制、费用控制、会议文件等分别收集，按照问题结合时间进行预立卷。

（二）设计阶段文件材料预立卷方法。

设计阶段按照设计的不同阶段，结合设计文件的具体内容，按照时间顺序分别收集，进行预立卷；

（三）各合同段施工文件材料收集及预立卷方法。

综合性文件：

合同段的总体开工报告、施工组织设计、施工方案、图纸会审及技术交底、设计变更、施工日志、工程定位（水准点、基准点、控制点）的测量及复核，交工验收及工程总结可以合同段为单位集中收集，并按工作程序，结合问题进行预立卷；

原材料及产品合格证明文件：

如是同一单位工程共用的，可按单位工程集中收集，按照产品种类分别进行预立卷；如果是某一分部工程专用的，应归入相应部位，按产品种类分别进行预立卷；

以该合同段为单位、分部及分项工程质量评定表可按照程序结合问题，分别集中预立卷；

标准试验及工艺试验可按单位工程集中组卷；抽样试验应按分部或分项分别收集预立卷；

变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总预立卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档案档号对照一览表（见附件2）；

单位工程交工验收文件及工程总结按合同段集中收集，按单位工程分别预立卷。

（四）施工原始记录文件的收集方法。

依据分项（工序）分部、单位工程划分情况确定预立卷类目，并依此分别设立预立卷文件夹，将同一类目下施工过程产生的文件材料归入相应文件夹内，进行施工原始文件材料收集和预立卷。

（五）施工单位与项目执行机构、监理往来文件收集及预立卷方法。

应按问题所针对的相关单位、分部和分项工程分别归档；如属监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令，以及施工单位就整改要求落实情况的回复，应归入相关工序，连同该工序其它施工过程原始记录文件一并收集预立卷。

第三章竣工图的编制

第十二条竣工图由施工单位负责编制。

编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可。

竣工图规格为A3纸（420mm×297mm）装订,图纸允许加长，但不准加宽；模湖不清的图纸应重新绘制，全部合格后再装订（竣工图封面样式和竣工图样式见附件3）。

如项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，要明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。

第十三条竣工图应全面、准确、清晰地反映工程竣工时的实际情况，图物相符。

其内容应与施工图、设计变更、材料变更、施工及质检记录相一致。

竣工图编制说明须包括承包工程主要建设内容，完成工程量、执行的规范标准、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况。

第十四条竣工图在设计文件的基础上编制，施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；

第十五条凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。

利用施工图更改必须注明更改依据和更改日期；并把图号的第一拼音字母S（原代表施工图）改为J（代表竣工图）。

凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。

第十六条竣工图的更改方法

（一）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制；利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号；无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。

（二）更改应用黑色墨水或碳素墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔书绘。

（三）重复使用的标准图、通用图，可不编入竣工图，但必须在图纸目录中列出图号，标明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。

原设计采用通用图的构造物，在实施过程中，由于某种原因或经监理工程师同意，未采用该通用图或对通用图作了必要修改的，则竣工图纸必须重新绘制。

第十七条竣工图中必须增列设计与竣工工程数量对照表，表中竣工数量必须与计量支付相符。

第十八条设计变更一览表中，应包括变更文件所在卷号与相应变更后的竣工图所在的卷号。

变更图纸应排列在竣工图表的前面。

一张更改通知单涉及多张图纸的，或图纸不在同一卷内的，应在备考表加以说明。

第十九条竣工图所用图例和图幅应与原设计图一致。

竣工图表中的字体，总目录、总说明各种字体均采用激光打印机打印。

第二十条竣工图章的使用

（一）竣工图章尺寸为80mm×60mm，内容有：

编制单位、编制人、技术负责人、编制日期和监理单位、监理人组成（竣工图章样式见附件7）。

（二）竣工图章签字要求本人手写签名，填写齐全，不得代签。

（三）竣工图应逐张加盖竣工图章。

竣工图章应使用不褪色红印泥，盖在右下方的空白处。

如竣工图正面无空白处，可盖在图的背面左下角。

第四章文件材料的整理

第二十一条建设项目文件材料归档前，应由文件材料收集归档单位在文件材料预立卷的基础上，按照项目档案整理有关规范要求，遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，编目规范，便于保管和查找利用。

第二十二条对预立卷中相关文件，进行系统化整理，以保持该类目中相关文件的有机联系。

收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。

第二十三条隐蔽工程及重要施工活动，应同时形成声像材料。

第二十四条附属设施形成的文件材料也要进行收集整理后统一归档。

第二十五条卷内文件材料按以下要求进行排列：

（一）立项审批文件批复在前，请示在后，相关审查及专家评审文件材料按照重要程度依次排列。

（二）设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查及专家评审文件材料依次排列。

（三）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。

（四）项目管理执行机构及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映的问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

（五）施工质量控制文件

1、合同段施工准备文件材料按照合同段开工申请及批准文件（含施工组织设计方案）、交接桩记录、控制点复测成果和控制点加密导线点成果文件、技术交底、图纸会审文件、测量设备检验证书及工地实验室资质证书文件等依次进行排列。

2、原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。

3、按专业结合时间依次进行排列。

4、变更文件按照文号顺序依次进行排列。

5、各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。

6、按照单位（分部、分项）工程分别整理组卷的文件材料，依照单位（分部、分项）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。

7、合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、各项工程总结依次进行排列。

8、竣工图按照单位工程结合图号依次进行排列。

9、设备安装及调试文件按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。

（六）监理文件

1、监理管理文件按照文件材料所反映的问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

2、监理旁站记录和平行检验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。

3、监理日志按照监理工程师和日志形成时间依次进行排列。

（七）计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。

（八）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序，次进行排列。

第二十六条案卷页号的编写

经系统化排列的卷内文件材料，以有效内容的页面为一页，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号，可在备注中注明总页数。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

第二十七条案卷的构成

（一）案卷，指由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。

案卷由案卷卷盒、内封面（牛皮纸）、卷内目录、文件材料、卷内备考表组成。

文件材料幅面原则为A4（210mm×297mm）。

打印文字材料原则采用4号仿宋体，表头标题原则采用小二号黑体，表格文字、数据原则采用5号标准宋体。

（二）内封皮由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号（样式见附件4）。

案卷题名——应简明、准确地揭示卷内文件内容。

主要包括项目的名称、起讫里程、单位（分部、分项）工程名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。

项目名称以初步设计的批复为准。

立卷单位——指案卷的组卷单位或部门。

起止日期——填写案卷形成的起止日期。

保管期限——文件材料的保管期限分为永久、长期、短期三种。

密级——依据国家及部有关保密规定确定并填写。

档号——由项目代码、档案分类号及案卷顺序号组成。

案卷内封皮宜采用与卷内文件材料相同尺寸，150g以上牛皮纸打印。

（三）卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题目、日期、页号、备注等项组成（样式见附件5）。

序号——按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。

文件编号——填写文件材料的原始编号或图号。

责任者——填写文件材料的形成单位或主要形成单位.属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位或监理单位。

文件题目——填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题并加中括号。

案卷内每份独立成件及单独办理报验收和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。

日期——指文件材料形成日期。

用8位阿拉伯数字填写，不够8位，用零补充。

如：

2009年1月1日，写成20090101。

页号——应填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份标注起止页号；如属已装订成册的材料，在卷内文件目录页次中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。

（四）卷内备考表包括互见号、立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间等（备考表样式见附件6）。

立卷说明——标明卷内文件材料的总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人——由责任立卷人签名，即谁立卷谁签名。

检查人——由案卷形成单位负责人签名。

日期——填写审核后日期。

互见号——填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

（五）案卷的装订

工程档案采用整卷装订。

装订成卷的顺序为：

内封皮、卷内目录、文件材料、备考表。

文件装订前取掉金属物，采用三孔一线方法，用白色档案专用线左侧装订，孔距80㎜，装订线距左纸边10㎜。

每卷装订厚度一般为20mm、30mm、40mm、50mm为宜，如同类文件数量较多，将每卷控制在50mm以下，可分成几卷，但每卷要有各自的目录和备考表，并在卷盒的案卷题名中揭示具体内容。

装订时靠装订边和下边取齐，不得使用浆糊、普通胶水和金属丝等其它方式。

对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件材料应适当粘贴或折叠。

图纸及其他成册的文件材料可不装订，但每份图纸或文件材料右上角需加盖档号章（档号章样式见附件7）。

没有与文件材料装订成卷的卷内文件目录和卷内备考表，均须填写档号。

外文资料应附在译文之后，随译文资料进行组卷。

（六）卷盒

卷盒是案卷的装具。

按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）规范执行（式样见附件9）。

卷盒正面只填写案卷的档号。

卷脊填写案卷的档号和案卷题名。

卷脊的档号需分成两行，案卷号放入第二行。

案卷题名用与卷盒相同颜色的纸打印，贴在案卷题名处。

使用小4号宋体字，自右至左竖写，首字前空两格。

档号的填写需用印章，使用红色印泥盖在卷盒档号位置。

第二十八条案卷的编制单位应按工程进展的自然过程，对已经整理好的案卷进行系统化排列，并用铅笔在封面及卷脊编写案卷流水号。

施工单位应对本合同段形成的案卷，按照施工准备阶段、施工阶段及交工验收阶段顺序，进行系统化排列，其中，施工阶段的案卷依路线进行方向，按照单位工程排列顺序依次进行排列；监理单位按照监理工程程序，以合同段为单位，对形成的案卷进行系统化排列。

第二十九条编制案卷目录（样式见附件8）。

每册目录装订厚度为1-5cm，每册目录装订顺序为封皮、目录内容和封底。

封皮内容为：

项目全称、起讫里程、单位（分部、分项）工程名称、起止案卷号、起止时间。

第三十条案卷目录、卷内文件目录、卷内备考表宜采用70g以上白色书写纸，上边、左边距25mm，下边、右边距均为15mm，一律使用激光打印机打印。

第三十一条档号编制方法

项目管理执行机构统一按项目档案的分类方法进行排序，编制案卷流水号。

档号要求简单明了，查询方便。

（一）档号编制顺序为：

项目代号、分类号、案卷流水号。

示例：

××·A—Z

××：

项目名称代码；

A：

本办法第四十一条的分类号；

Z：

案卷流水号。

（二）施工文件档案号编制顺序为：

项目代号、分类号、二级分类号、案卷流水号。

示例：

××·4·Y—Z

××：

项目名称代码；

4：

本办法第四十一条的分类号；

Y：

二级分类号（如路基，路面和附属设施等）；

Z：

案卷流水号。

第五章其它载体档案的编制

第三十二条反映高速公路工程建设初期到竣工验收全过程的声像材料和其它与该工程建设有密切联系的声像材料。

第三十三条对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。

主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。

第三十四条照片档案要求冲印6寸照片装册，与定期刻录的光盘一一对应一并保存。

冲印的照片档案以张为单位保管，每张须填写文字说明。

包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等内容进行著录。

第三十五条录音、录像、电子光盘档案每盒（盘）的外套上要有文字说明（包括事由、主要人物、形成日期、片长、编号、型号和保管期限）。

第三十六条对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。

一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明。

第三十七条管理过程照片档案按照事由的时间顺序或重要程序排列。

施工过程中的照片按单位工程结合路线走向、施工工序顺序排列，反映同一事由的一组照片，按其形成时间顺序排列，编制顺序号，装在照片档案装具内，用铅笔填写案卷号。

第三十八条项目管理执行机构汇总后，统一编制档号，打印档案案卷目录。

其它载体档案要与纸质档案互见，在备考表中填写互见号。

第三十九条数字化档案要求线条清楚，图样清晰，扫描分辨率应不低于300dpi。

第六章汇总整理与移交

第四十条高速公路建设项目承包单位要在合同段交工验收前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录），按照合同中明确规定的档案套数，经监理和项目业主审查合格后，移交项目管理执行机构，并办理档案移交手续。

第四十一条项目管理执行机构负责对接收的全部项目档案，连同自身形成的项目档案进行系统化整理和排列。

案卷按照立项审批、设计、工程准备、施工、监理、竣工等不同阶段，依次进行系统化整理和排列。

其中，施工阶段案卷按照项目业主、施工单位及监理单位形成的案卷分别进行汇总、整理和排列，施工单位和监理单位形成的案卷，依路线进行方向，以合同段为单位依次进行排列。

招投标、合同及计量支付、计划进度报表类档案可单独整理和编目。

第四十二条项目档案共分为九部分编制。

第一部分：

项目前期文件；第二部分：

设计文件；第三部分：

工程管理文件；第四部分：

施工文件；第五部分：

监理文件；第六部分：

竣工验收文件；第七部分：

资金管理文件；第八部分：

科研文件材料；第九部分：

其它载体档案。

第四十三条项目业主负责对系统化排列的档案统一编制档号，并对排列完成的所有案卷编制案卷目录一式二份（含电子版）及项目档案整理情况说明。

项目档案整理说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷质量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的问题。

第四十四条项目管理执行机构须在项目通过竣工验收后按照规定向有关单位办理项目档案移交手续。

第七章附则

第四十五条收尾工程和后评价形成的文件按照本办法有关规定整理归档。

第四十六条本办法由省交通运输厅、省档案局负责解释。

第四十七条本办法自发布之日起施行。

附件：

1、高速公路建设项目文件材料归档目录

2、设计变更文件与竣工图档号对照一览表

3、竣工图封面、竣工图标题栏

4、内封面样式

5、卷内目录样式

6、卷内备考表样式

7、案卷目录样式

8、档号章、竣工图章样式

9、卷盒样式

附件1

高速公路建设项目文件材料归档目录

序号

归档文件材料

归档单位

第一部分项目前期文件

1、项目建议书及审批文件；

2、可行性研究报告及审批（核准）文件；

3、环境影响评价报告书及批准文件；

4、项目用地批复文件；

5、水土保持批准文件；

6、文物调查、保护等文件；

7、行洪评价及批准文件；

8、地质灾害评价及批准文件；

9、地震评价及批准文件；

10、铁路部门意见；

11、安全评价及批准文件；

12、其它文件材料。

项目管理

执行机构

第二部分设计文件

1、地质勘察报告、初步设计文件及审批文件；

2、施工图设计文件及审批文件；

3、双院制审查文件；

3、工程勘测资料；

4、设计变更文件及批准文件；

5、设计中重大技术问题往来文件、会议纪要等。

项目管理执行机构

和

设计单位

第三部分工程管理文件

一

工程准备

1、建设用地选址意见及红线图；

2、建设用地申请及批复；

3、占地图及土地使用证；

4、征地拆迁批文、合同、协议、登记表、拆迁数量一览表；

5、与电力、电讯、管道等相关部门的迁改协议；

6、施工许可批准文件；

7、质量监督申请书及通知书；

8、建设前原始地形、地貌状况图、照片；

9、防雷、消防、取水等许可性文件；

10、其它相关资料。

项目管理执行机构

二

工程招投标及合同文件

1、资格预审文件阶段的相关文件；

2、招标、投标阶段的相关文件；

3、合同书、协议书、技术文件及补充文件；

4、其它文件。