超详细 文件控制程序.docx

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超详细文件控制程序

文件控制程序

制定日期

22014/3/14

文件编号

-QP-QC-001

生效日期

总版本

编制

审核

批准

修订记录

序

修订日期

修订条款

修订内容

版本变化

修订者

1

2013/8/21

A/3

页眉更正公司名称

A/2-A/3

2

2014-3-14

ALL

修订所有内容

A/3-B/0

文件

名称

文件控制程序

共12页

第2页

总版本

B

修订次

0

修订日期

批准

审核

修订

1.目的

依照ISO9001:

2008之要求及相关法律法规之要求，制定本文件，规范文件的编制、审核、批准、生效、发行、回收、废止等的要求，明确外来文件外发文件管制的方式方法，据以作为建立有效的管理体系之前提。

2.范围

本公司管理体系有关之一﹑二﹑三﹑四阶文件及外来文件皆属之。

3.定义

3.1文件

信息及其承载媒体。

示例：

记录、规范、程序文件、图纸、报告、标准。

媒体可以是纸张、磁盘、电子媒体或计算机光盘，照片或标准样品或它们的组合。

3.2记录

阐明所达到的结果或提供所完成活动的证据的文件。

示例:

记录可用于文件追溯和提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

3.3外部文件

从外部获取或由外部提供,与产品相关的信息、标准、法规安规等的文件，包括与公司体系或公司产品相关的法律法规，国家/国际标准，以及客户/供应商提供的与产品相关的文件等。

3.4管理体系

建立方针和目标，并实现这些目标的体系。

3.5文件溯及力

文件发行后是否具备溯及既往的效力，即文件发行后，新的要求是否对以往的作法具有约束的效力。

除非特别说明，文件发行后不具有溯及既往的效力。

4.0职责：

4.1各部门﹕

文件变更申请﹐外部文件审核，登录申请表。

4.2文件制定单位﹕

文件制订﹐决定分发单位﹐填写文件变更通知，文件的送呈签核。

文件

名称

文件控制程序

共12页

第3页

总版本

B

修订次

0

修订日期

批准

审核

修订

4.3文控中心﹕

文件正本保持、受控副本分发﹐作废副本回收，作废正本的管理等。

4.4外来文件收集：

4.4.1文控中心/ISO专员：

负责收集体系认证评价报告；负责收集管理体系类国家和/或国际标准。

如ISO9001标准

4.4.2品质部：

负责收集客户的验货报告，负责收集监视测量设备的技术数据，负责收集质量检测方面的国家、国际标准。

示例：

ISO2859抽样标准。

4.4.3外贸部：

负责收集海关进出口的各种法规或信息及来自海外客户的质量要求或客户反馈的信息。

4.4.4行政部：

负责收集劳动和卫生部门的法规、信息及消防安全监测、职业健康、环境保护的相关信息。

4.4.5研发部：

负责收集与产品相关的国际或国家标准、安规、法规，及安规认证机构产品安规监测结果、与产品相关的化学物质类含量等的法规要求。

如，GB9254,SJ/T1141,REACH法规，RoHS指令，UL，CE标准。

4.4.6国际物控部：

负责收集来自国内外客户的质量要求或客户反馈的信息及海关进出口的各种法规信息。

示例：

客户提供的Checklist，供应商规范等。

　4.4.7各部门：

负责所购之设备等固定资产的技术资料的收集。

5.0作业程序：

5.1文件编号及版本管制

需加盖受控印章予以分发的文件，编号由文控中心依文件编码规则予以管制。

5.1.1文件编号规则

5.1.1.1一阶文件（质量手册）

公司代码–QM–流水号（示例：

XXX-QM-001）

5.1.1.2二阶文件（程序文件）

公司代码–QP-部门代码-流水号（示例：

XXX-QP-QC-001）

5.1.1.3三阶文件（工程图纸另行编码）

公司代码–WI–文件类别码–部门代码–流水号（示例：

XXX-WI-G-QC-001）

5.1.1.4工程图纸

文件

名称

文件控制程序

共12页

第4页

总版本

B

修订次

0

修订日期

批准

审核

修订

产品名称-零件名称首字母–制图年月–流水号（XXXXXXX306001）

5.1.1.5四阶文件

公司代码–S–部门代码–流水号（示例：

XXX-S-QC-001）

5.1.2代码类别

5.1.2.1三阶文件的类型代码：

类别

代码

类别

代码

作业指导书

G

检验规范/标准

R

设备/仪器/工治具操作规程

P

管理规范/制度

H

其它

T

5.1.2.2部门代码：

总经理

PRE

总经理助理

AGM

业务中心

SC

国际租赁部

ILD

客服部

CSD

国际销售部

ISD

物流部

LOD

生产中心

PD

总装部

PAD

测试部

TD

计划部

PMC

采购部

PCD

仓储部

WD

电子部

ED

结构部

SP

碳纤维

CFP

研发中心

MCD

技术部

ENG

产品部

PD

系统部

SRD

认证部

CD

稽核部

AUD

人事部

HR

行政部

AD

文件

名称

文件控制程序

共12页

第5页

总版本

B

修订次

0

修订日期

批准

审核

修订

品质中心

QC

品控部

QCD

品保部

QA

财务中心

　FCD

出纳

RPM

会计

AC

关务

CUD

5.2版本

5.2.1文件的修改状态则以版本和修改序号来标识，版本号以A、B、。

。

。

-Z排列。

版次由0、1、2------9编排。

同一一文件可修改若干版本,同一版本可修改9次版次，但超过9次修改时应更换版本。

5.2.2质量手册、程序文件、类似于程序文件格式的纯文本描述类作业指导书（示例：

检验作业指导书、生产作业指导书、仓库作业指导书），在同一版本状态的前提下，不适用于多页不同版次修订状态控制的方式，当某一份纯文本描述的作业指导书修订某一页时，所有页次的修订次数均应保持一致，文件有修订记录页的，具体修订项次、内容应记录于文件修订记录页中。

5.3文件编辑

5.3.1制订新文件时,按文件类别保持格式的统一性，字体采用黑体字。

正文为宋体11.5号字体。

5.3.2文件从体系结构上划分为四阶:

一阶文件《质量手册》、二阶文件《程序文件》、三阶文件《作业指导书》、四阶文件《表单/记录》。

5.3.3质量手册和程序文件内页的题头均采用标准格式。

程序文件标准样式如附件1.

5.3.4所有的体系程序文件的正文应包括以下的章节：

1．0目的/2．0适用范围/3．0定义/4．0职责/5．0作业程序/6.0参考文件/7.0表单记录/8.0流程图当以上某一章节不适用或没有时，应在章节号下注明“无”。

5.3.5三阶文件不同类别的可以采用不同类型的格式，但同类型的工作指导性文件必须采用统一的格式。

5.3.6文件电子文件编辑完成后，应在其后缀上加上编辑的年月日全日期，以便于清晰的识别。

5.3.7在制定文件/表格时，应考虑设定日期字段。

文件的制定/审核/批准人应签全名，并附全日期“年/月/日”，以便于追溯。

全日期示例：

2014/03/04

文件

名称

文件控制程序

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总版本

B

修订次

0

修订日期

批准

审核

修订

5.3.8文件的制定/审核/批准/生效日期/受控印章日期的规定文件的制/审/批/生效/受控印章日期应注意它们之间的逻辑顺序，它们之间的合理顺序应该是：

制定日期≦审核日期≦批准日期≦生效日期＝受控印章日期（说明：

以制定日期≦审核日期为例制定日期在前，审核日期在制定日期的同一天或之后，其他类推）

5.3.9文件之间的逻辑关于与冲突之间的解决

公司的管理手册是纲领性文件，具有最高效力，任何文件的制定不得与手册相冲突。

程序文件具有第二效力，相应的作业指导类文件的制定需在其框架内进行。

当高阶文件与低阶文件之间相冲突时，应适用高阶文件的要求，并在此基础上修订低阶文件，响应高阶文件的要求；当同阶文件之间相冲突时，应对冲突文件进行评审讨论，并修订文件，确保要求的一致性。

5.4文件和资料的编写、审核、核准

新制订﹑修改变更的文件及文件修订﹑废止申请单﹐须依以下规定送审查与核准。

5.4.1文件编写权责

5.4.1.1质量手册由管理者代表组织ISO专员及其它单位编写。

5.4.1.2程序文件由过程主导部门负责人或其指定人员编写。

5.4.1.3三阶文件由文件主导部门相关人员编写；

5.4.3文件审查

5.4.3.1质量手册由管理者代表审核。

5.4.3.2凡跨部门或与其它单位权责有关的文件﹐由相关单位或文件中所提及之单位主管审查会签，必要时由文件编制者召集各相关单位进行会议讨论评审。

5.4.3.3非跨部门运作的流程性文件或作业指导书类文件由文件编写部门负责人或及指定人员审核。

5.4.4文件核准

5.4.4.1质量手册由董事长核准。

5.4.4.2程序文件由管理者代表核准。

5.4.4.3仅供本部门使用的文件或与产品作业相关的三阶文件由部门负责人核准，文件管控跨部

文件

名称

文件控制程序

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第7页

总版本

B

修订次

0

修订日期

批准

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修订

门的由管理者代表或以上人员核准。

5.5文件发行、借阅，回收及补发

5.5.1文件发行

5.5.1.1文件应经权责人员核准签字认可后﹐由原制订单位填写《文件分发/回收表》﹐指定分发单位和数量。

文件统一由文控中心发放﹐并登录于《文件一览表》﹐文件变更时其总览表内之内容也相应作动态更新。

5.5.1.2文件发行前应先与文控专员确认文件的版本/版次，格式等是否符合要求。

5.5.1.3文控中心在受控副本文件发行前﹐应加盖“文件数据管制章”，外来文件要加盖“外来文件”章。

5.5.1.4文件数据管制章为红色印章﹐各部的受控文件不得复印。

5.5.1.5各受文部门在接到受控文件时于《文件分发/回收表》上签收。

5.5.2文件借阅

5.5.2.1各部门使用的受控文件不得跨部门借阅。

5.5.2.2需使用者﹐向文控申请借阅文件，由文控专员复制所需文件并加盖“临时文件”印章，借阅人在《资料借阅记录表》上签名并注明用途后方可借给。

对于机密文件归属于限阅范围的，需经管理者代表及以上人员批准方可调阅。

5.5.2.3归还借阅文件时在《资料借阅记录表》上注明归还时间。

文控专员应定期跟进借阅文件的归还。

收回的借阅文件需销毁。

5.5.3文件回收

5.5.3.1当新文件下发而有旧版文件需要回收时，各受文部门的文件管理员需在《文件分发/回收表》中的“回收人”一栏内签字确认；文控文员应确保新版文件的发放与旧版文件的回收在同一天完成以防止使用过时、无效的文件。

5.5.3.2回收旧文件时﹐应将回收状况记录于《作废文件一览表》，并将回收的旧版受控副本文件统一销毁，且定期将回收状况知会各部门。

对未回收回的作废文件，文控中心于每月第一个工作周内与受文部门核对确认，并要求其在《作废文件一览表》签字。

5.5.3.3文控中心需保留作废文件正本，并加盖“保留”印章。

保留的文件需登录于《保留文件一览表》中5.5.4文件补发

5.5.4.1使用单位因文件陈旧破损﹑可使用《内部联络单》书面提出申请以旧换新；

文件

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0

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5.5.4.2使用单位因遗失或其它因素需补发文件时﹐使用《内部联络单》列出需补发文件名称及数量，并写明补发原因及纠正措施，经管理者代表核准后交文控专员进行文件补发。

补发完毕后使用单位于《内部联络单》上签收确认。

补发文件应加盖“文件数据管制章”，其印章日期应为补发文件当天的日期，并在此基础上加盖“补发文件”印章。

5.6文件变更

5.6.1文件变更时可由原制订单位或非制订单位依实际需要提出﹐若要求变更单位为非制订单位时﹐申请人需填写《内部联络单》书面说明变更事项﹐权责单位核准后再依此变更。

5.6.1.1修改变更的文件﹐须由原审查﹑核准单位审查与核准。

5.6.1.2审查﹑核准单位有权调阅有关的背景资料。

5.6.2变更通知

文件变更应填写《文件变更通知单》﹐若与工程变更有关﹐则应填写《工程变更通知单》﹐并依据《工程变更管理程序》执行﹐变更文件同《文件变更通知单》一起发给需使用部门。

5.6.3质量记录的格式需要变更时，申请变更单位需统计现使用空白记录单的现存量，并在《文件变更通知单》的“旧版印刷窗体的截止使用期限”处写明现存量及旧版窗体截止使用日期，以避免新旧窗体的混用。

5.6.4《文件变更通知单》需写明变更日期﹑编号且变更需经权责人员的审查﹑核准。

5.6.4.1《文件变更通知单》编号规则为：

XXX-DCR-事业部/中心代码-部门代码-流水号

5.6.5文件变更之内容应在变更通知单或其附件上详细说明之﹐让使用部门了解变更之所在。

5.6.6采购或对内/对外贸易部在接到《文件变更通知单》时应查核是否有发行该文件至供应商或客户，有则对该文件进行变更作业。

5.7文件的建档及归档

各部门依据工作性质需要﹐将所持有之受控文件与数据依其性质按下列原则分别建档。

5.7.1每一档案夹应于显眼位置标明项目标题﹐以便于归文件﹐调档的使用。

5.7.2每一档案夹内应有《目录页》列有文件名称索引﹐以便迅速找出存盘文件.

5.7.3文控中心应保持《文件一览表》中所列文件的最新版本及修订状态﹐以供使用单位查询及防止使用过期无效的文件。

5.7.4文控中心应每日将新发行/修订的文件登录于《文件一览表》.

文件

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5.7.5各部门的文件管理员﹐应依据文件的性质,并结合易于检索的原则,确定其分类并进行归档.当接收到新文件时,应立即将新接收到的文件登入《目录页》以利查找调档。

5.7.6为便于清晰的辨别已归档的档案文件,应注意在活页夹上采用张贴等方式标识文档类别,这种标识应考虑整体整齐划一

5.8失效文件的处理

5.8.1由文控专员收回的失效受控副本上需加盖红色“作废文件”印章予以识别并销毁。

5.8.2质量记录依《质量记录保存年限表》相关规定保存，各质量记录保管部门每年12月应对保存的记录进行整理，根据实际情况提出申请，填写《内部联络单》由管理者代表审核，总经理核准决定销毁或继续保存

5.8.3如需废除文件，提出单出需填写《内部联络单》交原文件编制/审核/批准人员进行审核批准，交文控专员，文控专员依5.5.3及5.8.1处理。

废除文件时，其编号也随之废除，不再使用。

5.9外来文件的控制

5.9.1外来文件的查询与接收

5.9.1.1各部自行接收外部传真文件

5.9.1.2标准、安规、法规的收集

a.ISO专员负责对体系类标准，品保部负责产品质量检测类标准，技术研发部负责与产品安全相关的标准、安规、法规，关务部负责海关的各种法规，人力资源部负责劳动和卫生部门的法规，以月为单位，每月初自行通过网络查询、与产品检测机构接洽、与标准局签订标准更新协议等方式,进行标准、法规、安规等的收集；

b.各责任部门将收集到的标准、法规、安规等资料及相关信息提交文控中心，由文控中心登录于《外来文件一览表》;对于不便于打印纸质分发管理的电子文件（如文件档案特别大），责任部门提交此类文件电子文件及信息交文控中心，由文控中心存放于文控中心共享资料夹以供查阅，并在《外来文件一览表》中注明路径，便于管理。

5.9.2外来文件的审核与核准

5.9.2.1各单位接收到外部文件后，由各单位主管审核﹐审核的内容包括文件的性质及需分发单位﹐如外来文件注明有多个接收单位时﹐由第一个接收单位审核确认文件的性质及需分发单位。

文件

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5.9.3外来文件的性质分需登录文件与参考文件。

工业标准﹑国际标准﹑客户图面﹑规格﹑质量需求属需登录文件﹐其它文件视为参考文件﹐参考文件需直接在文件上注明﹐由接收单位项目保管。

需登录文件由接收单位审核﹑核准权限划分同内部文件的权限。

5.9.3.1非研发单位在接到外来技术类文件后需及时移交研发部，研发部收到外来文件后进行登记，并将其呈研发部经理审阅，由研发部经理决定该文件是否为需登录文件。

5.9.4需登录文件的编号及版本控制

5.9.4.1需登录文件由接收单位直接在文件每一页的右上角编号。

5.9.4.2外来文件的编号规则：

事业部/中心代码-部门代码-文件类别码-流水号

5.9.4.3文件类别码如下：

与产品有关的标准：

DS客户规格：

CS

与管理体系有关的标准：

TS客户品质要求：

CQ

客户其它要求：

CR

5.9.4.4登录文件版次时﹐依外部文件之版次为该文件之版次;若无版次状态时﹐可由文件接收单位直接为其设定版次加以识别。

版次识别同内部文件。

5.9.5需登录文件经接收单位审核﹑核准后﹐填写分发一览表连同文件送交文控中心﹐其分发与回收同内部文件。

5.9.6经核准分发的外部文件﹐可直接使用﹐不须另转换成内部文件﹐但各单位可依据外部文件内容依需要转换成内部文件﹐其作业流程同此程序。

5.9.7因外部文件﹐是由外部所制订﹐本公司只有文件的使用权﹐当外部文件变更时﹐由各提出登录权责单位负责掌握外部文件的变更讯息﹐以维持外部文件在公司内部使用的适当性﹐即使用处版本合乎工作需求。

5.10外发文件的控制

5.10.1由于特殊用途（如客户、认证机构、供应商需要等）而要外发受控文件时，由与外部联络部门的经理/主管填写《内部联络单》写明所需文件编号、名称、版次等信息进行申请并交管理者代表或其代理人核准.

5.10.2文控专员在文件上加盖“参考文件”印章，然后将文件发放到申请人手中，由申请人转交外

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部单位。

属技术机密的文件须经董事长或及代理人核准，方可对外发放。

6.0参考文件

6.1质量记录控制程序

6.2工程变更控制程序

7.0表单/记录

7.1程序文件标准样式

7.2文件分发/回收表

7.3文件一览表

7.4资料借阅记录表

7.5作废文件一览表

7.6保留文件一览表

7.7内部联络单

7.8文件变更通知单

7.9目录页

7.10质量记录保存年限表

7.11外来文件一览表

8.0流程图

见下页

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