项目四前期筹备工作的组织与实施.ppt

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会展实务会展实务作者：

张金祥作者：

张金祥重庆大学出版社重庆大学出版社（教学支持资源教学支持资源-电子教案电子教案）作者：

张金祥重庆大学出版社第四章第四章前期筹备工作的组织与实施前期筹备工作的组织与实施第一节第一节确定合作办展机构与邀请函确定合作办展机构与邀请函第二节第二节展览会标识设计展览会标识设计第三节第三节展出场馆的落实与展区划分展出场馆的落实与展区划分第四节第四节宣传推广计划宣传推广计划第五节第五节展览会配套活动策划展览会配套活动策划作者：

张金祥重庆大学出版社第一节第一节确定合作办展机构与邀请函确定合作办展机构与邀请函从目前国内外会展业的发展状况来看，如果想把一个展览会做从目前国内外会展业的发展状况来看，如果想把一个展览会做成一个具有影响力的名牌展览会，仅仅依靠一个单位的力量是远成一个具有影响力的名牌展览会，仅仅依靠一个单位的力量是远远不够的，必须依靠几个或者多个部门的大力支持与合作。

其实，远不够的，必须依靠几个或者多个部门的大力支持与合作。

其实，邀请和确定展览会举办机构的过程也是一个整合资源的过程。

通邀请和确定展览会举办机构的过程也是一个整合资源的过程。

通过各合作机构的通力合作与配合，使要举办的展览会的各项筹备过各合作机构的通力合作与配合，使要举办的展览会的各项筹备工作能够顺利进行，并能够达到预期的展出效果。

工作能够顺利进行，并能够达到预期的展出效果。

作者：

张金祥重庆大学出版社一、合作办展机构的确定原则一、合作办展机构的确定原则大家知道，展览会的举办机构有主办单位、承办单位、协办大家知道，展览会的举办机构有主办单位、承办单位、协办单位和支持单位之分，这些办展机构的多少要以该展览会项目发单位和支持单位之分，这些办展机构的多少要以该展览会项目发起单位的社会资源而定，协办和支持单位可以缺少，但主办和承起单位的社会资源而定，协办和支持单位可以缺少，但主办和承办单位不能没有。

从单位性质来分，办展合作机构可以是政府机办单位不能没有。

从单位性质来分，办展合作机构可以是政府机构、行业协会、新闻媒体、大型有影响力的企业集团等。

总之不构、行业协会、新闻媒体、大型有影响力的企业集团等。

总之不论合作办展机构的性质如何，一般来说，一个展览会合作机构的论合作办展机构的性质如何，一般来说，一个展览会合作机构的确定应遵循以下几项原则：

确定应遵循以下几项原则：

1、坚持提高展览会影响力的原则、坚持提高展览会影响力的原则2、坚持增强展览会权威性原则、坚持增强展览会权威性原则3、坚持方便展览会宣传推广的原则、坚持方便展览会宣传推广的原则4、坚持有利于展览会招商招展的原则、坚持有利于展览会招商招展的原则5、坚持点面结合的原则、坚持点面结合的原则作者：

张金祥重庆大学出版社1、坚持提高影响力的原则、坚持提高影响力的原则目前，在我们国内举办一个展览会，在条件允许的情况下，通目前，在我们国内举办一个展览会，在条件允许的情况下，通常会邀请国家或举办地政府主管部门来作为展览会的主办或支持常会邀请国家或举办地政府主管部门来作为展览会的主办或支持单位。

这主要是利用政府主管部门的管理职能来提高展览会的影单位。

这主要是利用政府主管部门的管理职能来提高展览会的影响力，增强企业参展的信心和积极性。

做到这一点，主要以该展响力，增强企业参展的信心和积极性。

做到这一点，主要以该展览会的定位和展览会发起单位所占有的社会资源而定。

览会的定位和展览会发起单位所占有的社会资源而定。

作者：

张金祥重庆大学出版社2、坚持增强权威性原则、坚持增强权威性原则我们都知道，一个高水平的专业展览会往往代表着一个国家或我们都知道，一个高水平的专业展览会往往代表着一个国家或地区展览会相关产业的发展状况和趋势。

所以，我们在确定展览地区展览会相关产业的发展状况和趋势。

所以，我们在确定展览会的举办机构时必须要充分认识到这一点，就要想办法邀请该展会的举办机构时必须要充分认识到这一点，就要想办法邀请该展览会所涉及产业的行业协会作为展览会的合作机构。

在市场经济览会所涉及产业的行业协会作为展览会的合作机构。

在市场经济条件下，行业协会在该产业内的作用和地位是很多其他部门不能条件下，行业协会在该产业内的作用和地位是很多其他部门不能相比的。

邀请行业协会来共同举办该展览会不仅可以提高该展览相比的。

邀请行业协会来共同举办该展览会不仅可以提高该展览会的行业号召力和影响力，还有利于组织企业参展和组织专业人会的行业号召力和影响力，还有利于组织企业参展和组织专业人员入场参观洽谈，进一步提高展览会的展出水平与效果。

员入场参观洽谈，进一步提高展览会的展出水平与效果。

作者：

张金祥重庆大学出版社3、坚持方便宣传推广的原则、坚持方便宣传推广的原则在现代社会的各个领域，人们都能感受到传媒的力量以及它对在现代社会的各个领域，人们都能感受到传媒的力量以及它对行业的各种影响，无论是广告的传播作用还是新闻报道的舆论导行业的各种影响，无论是广告的传播作用还是新闻报道的舆论导向作用，都在或多或少的影响着人们的生活，甚至影响着一些商向作用，都在或多或少的影响着人们的生活，甚至影响着一些商业决策的进行。

目前对于展览会而言，拥有传播话语权以及丰富业决策的进行。

目前对于展览会而言，拥有传播话语权以及丰富广告资源的传媒是一个不可或缺的合作伙伴，不论是媒体的广告广告资源的传媒是一个不可或缺的合作伙伴，不论是媒体的广告支持还是新闻报道，都对展览会的成功与否有着重要的决定性作支持还是新闻报道，都对展览会的成功与否有着重要的决定性作用。

与此同时，现代媒体也开始越来越看重展览会这个现场交用。

与此同时，现代媒体也开始越来越看重展览会这个现场交流平台以及通过展览会所集聚起的优质客户群体。

所以，我们在流平台以及通过展览会所集聚起的优质客户群体。

所以，我们在选择媒体作为展览会合作办展机构时，在可能的情况下，最好是选择媒体作为展览会合作办展机构时，在可能的情况下，最好是专业媒体与大众媒体相结合、国家级媒体与地方媒体相结合、现专业媒体与大众媒体相结合、国家级媒体与地方媒体相结合、现代媒体与传统媒体相结合。

这样，可以加快展览会信息的有效传代媒体与传统媒体相结合。

这样，可以加快展览会信息的有效传递，扩大展览会的影响力，能有效地形成展览会项目的品牌效应，递，扩大展览会的影响力，能有效地形成展览会项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略。

最终实现可持续发展战略。

作者：

张金祥重庆大学出版社4、坚持有利于招商招展的原则、坚持有利于招商招展的原则招商和招展是关系到一个展览会成败的关键性工作，也是展览招商和招展是关系到一个展览会成败的关键性工作，也是展览会能否成功举办的基础。

我们大家都知道，如果招展工作做的不会能否成功举办的基础。

我们大家都知道，如果招展工作做的不好，这个展览会不仅得不到理想的经济效益，而且很可能会负债，好，这个展览会不仅得不到理想的经济效益，而且很可能会负债，其社会效益也不会好，甚至可能会影响到办展机构的声誉。

如果其社会效益也不会好，甚至可能会影响到办展机构的声誉。

如果招商工作没有做好，只有参展企业展出而没有观众参观洽谈的展招商工作没有做好，只有参展企业展出而没有观众参观洽谈的展览会也不能称之为完整的展览会。

所以，不论是办展合作单位和览会也不能称之为完整的展览会。

所以，不论是办展合作单位和展出城市，还是制订展览会的各种计划方案都必须要充分考虑到展出城市，还是制订展览会的各种计划方案都必须要充分考虑到各个办展合作机构对展览会招商招展工作的作用与影响力。

必须各个办展合作机构对展览会招商招展工作的作用与影响力。

必须要善于利用资源、优势互补，加快资源整合，最大限度挖掘新客要善于利用资源、优势互补，加快资源整合，最大限度挖掘新客户，不断扩大企业参展的数量，最大限度地降低招展成本，这样户，不断扩大企业参展的数量，最大限度地降低招展成本，这样才能取得社会效益与经济效益双丰收。

才能取得社会效益与经济效益双丰收。

作者：

张金祥重庆大学出版社5、坚持点面结合的原则、坚持点面结合的原则点面结合就是在社会资源允许的情况下，展览会的主办机构要点面结合就是在社会资源允许的情况下，展览会的主办机构要做到国家政府部门与地方政府部门相结合；如果是国际性展览会，做到国家政府部门与地方政府部门相结合；如果是国际性展览会，最好是国外机构与国内机构相结合；选择媒体时，要坚持国家级最好是国外机构与国内机构相结合；选择媒体时，要坚持国家级媒体与地方性媒体相结合，专业媒体与大众媒体相结合，现代媒媒体与地方性媒体相结合，专业媒体与大众媒体相结合，现代媒体与传统媒体相结合。

这样才能有利于展览会品牌的传播，增强体与传统媒体相结合。

这样才能有利于展览会品牌的传播，增强展览会的影响力和竞争力，提高展览会的档次、规格和权威性，展览会的影响力和竞争力，提高展览会的档次、规格和权威性，促进展览会项目的快速发展。

促进展览会项目的快速发展。

作者：

张金祥重庆大学出版社二、邀请函的制作二、邀请函的制作展览会邀请函通常又称招展函，它是办展机构向目标参展企业展览会邀请函通常又称招展函，它是办展机构向目标参展企业传递展览会信息的第一份主要核心资料。

邀请函的主要作用是向传递展览会信息的第一份主要核心资料。

邀请函的主要作用是向目标参展商说明展览会的有关情况，并引起他们对展览会的关注目标参展商说明展览会的有关情况，并引起他们对展览会的关注和参展的兴趣。

邀请函也是进行展览会产品营销的重要资料，并和参展的兴趣。

邀请函也是进行展览会产品营销的重要资料，并且是目标参展商最初了解展会情况的主要信息来源。

在很多时候，且是目标参展商最初了解展会情况的主要信息来源。

在很多时候，许多目标参展商对展览会的第一印象主要来自展览会邀请函。

可许多目标参展商对展览会的第一印象主要来自展览会邀请函。

可见，展览会邀请函的策划和编印工作在展览会各种文案策划和展见，展览会邀请函的策划和编印工作在展览会各种文案策划和展位营销工作中占有何等重要的地位。

为了能使目标参展商对展览位营销工作中占有何等重要的地位。

为了能使目标参展商对展览会有足够的了解，并对展览会做出基本的判断，展览会邀请函的会有足够的了解，并对展览会做出基本的判断，展览会邀请函的内容必须简单、明了、准确、全面。

内容必须简单、明了、准确、全面。

作者：

张金祥重庆大学出版社1、邀请函的编制原则、邀请函的编制原则展览会邀请函的内容较多，也较繁杂，在编制邀请函时一定要展览会邀请函的内容较多，也较繁杂，在编制邀请函时一定要对其内容、图片和版面做合理的规划和安排，使邀请函在展览会对其内容、图片和版面做合理的规划和安排，使邀请函在展览会营销过程中发挥其应有的作用。

一般的说来，在编制邀请函时要营销过程中发挥其应有的作用。

一般的说来，在编制邀请函时要遵循以下原则：

遵循以下原则：

内容要全面准确内容要全面准确内容要简单实用内容要简单实用排版格式要美观大方排版格式要美观大方规格要便于邮寄和携带规格要便于邮寄和携带作者：

张金祥重庆大学出版社2、展览会邀请函的内容结构、展览会邀请函的内容结构通常情况下，展览会邀请函主要包括以下几个方面的内容：

通常情况下，展览会邀请函主要包括以下几个方面的内容：

展会的基本内容：

展览会名称、举办时间和地点、办展机构、办展会的基本内容：

展览会名称、举办时间和地点、办展机构、办展起因和办展目标、展览会特色、展出范围、收费标准展起因和办展目标、展览会特色、展出范围、收费标准市场状况介绍：

产业状况和地区的市场状况市场状况介绍：

产业状况和地区的市场状况招商和宣传推广计划：

招商计划、宣传推广计划、配套活动招商和宣传推广计划：

招商计划、宣传推广计划、配套活动参展办法参展办法付款方式付款方式服务项目服务项目联系办法联系办法展位平面图展位平面图参展申请表参展申请表各种图案各种图案作者：

张金祥重庆大学出版社第二节第二节展览会标识设计展览会标识设计一、展览会标识的定义一、展览会标识的定义二、展览会标识设计的原则二、展览会标识设计的原则三、展览会标识设计的表现方法三、展览