浅议水电工程项目施工物资采购管理.doc

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浅议水电工程项目施工物资采购管理

罗勤

摘要：

水电工程施工项目物资采购管理是工程项目管理的一个组成部分，与水电工程项目建设全过程有着密切的联系，是工程项目建设的物质基础。

本文重点阐述了水电工程施工项目物资采购管理中供应商的选择和对供应商的管理，并对项目采购管理中降低成本的问题进行了探讨。

关键词：

水电工程物资采购管理供应商的选择和管理降低采购成本

1、引言

水电工程施工项目物资采购管理是工程项目管理的一个组成部分，与水电工程项目施工全过程有着密切的联系，是工程项目建设的物质基础。

离开了这些物质资源，再高明的项目经理也不可能按要求完成项目的任务。

在市场经济条件下，这些物资和设备是通过采购活动来实现的。

而这些资源的获取又是需要花费一定的项目资金，如何合理而有效的使用这些项目资金？

如何使一笔有限的资金发挥其最大的效用？

是项目物资采购管理中所应该关注的问题之一。

根据国内外众多工程项目总承包合同价款内容的分析，设备、材料的采购所占的比重为总承包合同价款的一半以上，而且类别品种多、技术性强、涉及面广、工作量大，同时对其质量、价格和进度都有着严格的要求，并具有较大的风险性。

稍有失误，不仅会影响工程的质量、进度和成本，甚至会导致总承包单位的亏损。

因此，提高对采购管理工作重要性的认识，加强对采购工作的管理，对水电工程建设项目的顺利实施有着重要的意义。

物资采购工作一般包含以下基本程序：

编制采购计划及采购进度计划；初选合格供货厂商；招标文件的编制；投标文件的评审；中标厂商的确定；中标厂商的协调会；签定订货合同；催交、检验和运输；现场交接及供应商的管理。

本文就物资采购管理运作中供应商的确定和管理及降低采购成本谈谈自己的一些认识。

2、物资设备的采购方式

　选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购，四种不同的采购方式按其特点来说分为招标采购和非招标采购。

笔者认为，在项目采购中采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的设备或货物；同时多种采购方式的合理组合使用，也有助于提高采购效率和质量，有利于控制采购成本。

3、供应商的选择和确定

　　供应商的选择是项目物资采购管理中的一个重要组成部分，项目采购时应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的厂商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高采购项目实施的质量。

在满足物资采购招标文件要求的前提下，确定供应商不能只看哪家的投标价低就确定哪家中标。

供应商的投标价并非越低越好，合理的价格才能得到合适的产品。

俗话说：

“一分钱一分货”。

在市场经济的形势下，决定了厂商必然要注重经济效益，作为供货商不能无利可图，绝不会做赔本买卖，物资采购方要有这一基本的认识。

以设备采购为例，有些投标单位为了中标，尽量压低标价。

一旦中标后，则在实施过程中想方设法追加设备款或在其他方面想办法得以补偿，形成钩鱼工程。

虽然我们可以通过加强现场监理来保证产品质量，但往往会拖延工期，致使设备不能按期交货，不能投入正常使用，发挥不了效益。

表面上看似节省了设备投资，实际上得不偿失。

因此，对供应商的选择和确定原则上应考虑以下因素：

1）投标厂商的实力及履约能力；2）根据对厂商的资金和信誉度的调查，选择可靠的供货商；3）产品质量可靠；4）产品价格合理；5）有无其他优惠条件；6）售后服务等。

总之，要进行综合分析比较选择确定供应商，以达到规避风险、质优、价优、保障供应之目的。

另外，水利水电工程中大宗物资（如钢筋、钢材、水泥、粉煤灰、木材、油料及火工材料等）的采购，对工程进度和工程成本影响很大，因此，为了保险起见，大宗物资的采购要考虑供应商份额的分担问题，要避免单一货源，寻求多家供应，一般来说，某一种大宗设备材料的采购，选择供应商的数量以不超过2～3家为宜，来规避采购风险。

这种做法的好处是：

从采购方来说，寻求多家供应，保证了所选供应商承担的供应份额充足，减少了项目资源供应的风险，有利于对供应商进行压价，提高了采购成本控制的力度；从供应商来说，稳定的批量供货由于数量上的优势，可以给采购方以商业折扣，减少货款的支付和采购附加费用。

4、供应商的管理

　物资运抵施工现场检验交接后，并不意味着采购管理工作的完成，笔者认为，物资采购后期的管理工作，除落实供应商的售后服务，同时还要把对供应商的管理纳入项目采购管理的一个部分。

通过对供应商的管理，一方面可以通过长期的合作来获得可靠的货源供应和质量保证，另一方面又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势，对降低项目采购中的成本有很大的好处。

有以下几点值得注意：

（1）、与供应商的合作关系。

　　对于采购方来说，一旦确定了可以长期合作的供应商，应该与供应商之间建立直接的战略伙伴关系。

双方本着“利益共享、风险共担”的原则，建立一种双赢的合作关系，使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势，也使供应商拥有长期稳定的大客户，以保证其产出规模的稳定性。

这种战略伙伴关系的确立，能给采购方带来长期而有效的成本控制利益。

（2）、供应商行为的绩效管理。

　　在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理，以评价供应商在合作过程中供货行为的优劣。

例如：

建立供应商绩效管理的信息系统，对供应商进行评级，建立量化的供应商行为绩效指标等等，并利用绩效管理的结果衡量与供应商的后续合作：

增大或减少供应份额、延长或缩短合作时间等，对供应商以激励和奖惩。

这样能促使供应商持续改善供货行为，保证优质优价及时的供货。

（3）、货款的支付的影响

在水利水电工程施工中，由于各种原因往往会造成业主对工程款的滞后支付，这样就会影响到项目部流动资金的紧张，拖欠供货商货款的情况也会时有发生，若短时间拖欠货款，可以通过协商解决；若长时间拖欠货款，采购方应该采取积极应对措施，根据资金情况按轻重缓急尽快解决货款支付，否则，采购方的信誉度将大大降低，材料的及时、低价采购以及赊欠的能力也随之降低，给工程项目的运作将会带来极大的不便。

这也是在对供货商管理的过程中值得注意的问题。

5、对降低采购成本的几点看法

（1）、充分认识采购环境的影响

大型水利水电工程一般工期较长，因此，物资采购的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响。

外部环境包括国内和国际环境，在全球化的大趋势下，国际采购环境的变化，例如，钢材、有色金属、水泥、油料等价格的波动，对国内原材料的价格将产生影响；国内外部环境的影响包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的变化、国家财政金融政策的调整、市场利率及汇率的波动、通货膨胀的存在等各种因素。

因此，物资采购策略的制定和采购计划的实施，必须充分考虑国内外采购环境对价格的影响，并作出正确的评价和预测。

在满足现场施工进度计划物资供应的前提下，一个好的项目采购策略应当充分利用外部市场环境为项目整体带来利益。

充分利用采购环境的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情、了解熟悉国内设备物资的供求信息，建立有关的市场信息机制，并根据项目的资金情况视外部采购环境和内部场地、道路、码头等收料条件，确定采购策略和采购计划，以达到有效利用采购环境来降低采购成本之目的。

另外，目前的国内市场物资采购环境一般来说多为买方市场，充分利用买方市场的优势运筹帷幄，利用供应商之间激烈竞争组织供应，这种供应方式可以达到货源充足、稳定，价格理想，预付款可以不支付或少支付，货款可延后支付，服务良好等优越条件，来科学组织物资供应，有效降低采购成本。

（2）、建立市场信息机制

　工程项目部物机管理部门要建立良好的市场信息机制，做到在项目采购中“知己知彼”，并对采购环境有充分的了解和把握，这使得采购方能处于供需双方的有力地位，获得价格上的优势。

否则，如果缺乏了对相关信息的熟悉，会造成采购工作的延误，采购预算的超支，失去成本控制的优势。

采购方建立市场信息机制应考虑以下几个方面：

1）、建立重要设备、物资和材料供应商信息的数据库，以便在需要时候能随时找到相应的供应商，以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。

　　2）、建立同一类物资的价格目录，以便采购方能进行比较和选择，充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。

3）、建立供应商绩效、信誉度考核记录，为物资采购过程中的优胜劣汰提供依据。

　　4）、对市场情况进行分析和研究，作出市场变化的预测，使采购方在制定采购计划、决定采取何种采购方式时，能有可靠而有效的依据作为参考。

（3）、根据施工进度计划对物资的需求备料

工程项目施工现场物资采购必须满足工程分阶段施工进度计划对物资的需求，并且要有一定裕度的备料，以保障工程施工的顺利实施。

同时，根据现场施工情况科学地筹划采购库存，做到既不能影响工程施工，又要考虑采购成本，防止设备物资压库造成项目资金积压。

　（4）、预测市场价格的变化备料

工程项目施工现场的备料，除根据施工进度计划对物资的需求备料以外，还应根据项目资金情况预测市场价格的变化备料，以降低采购成本。

例如，水利水电工程钢筋、钢材和油料系大宗材料采购，对工程造价影响较大，这就要求我们根据市场价格浮动的趋势和工程项目施工计划，同时还要考虑周转资金的有效利用和利率等情况，选择合适的进货时间和批量，以避免受外部环境的影响，材料价格背离正常水平，造成采购成本的增加。

6、结束语

由于设备、材料的费用在整个项目造价中所占的比重很大，项目采购管理中供应商的选择和供应商的管理是搞好采购工作的重要环节，笔者希望在在探讨中提高管理水平。

在探讨项目采购管理中降低成本的问题时，应该确立采购全流程成本的概念，获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。

同时，要科学地筹划采购库存，库存的多少要通过采购成本的测算来确定，以达到对整个项目采购管理总成本的控制和降低。

作者简介：

罗勤（1971－），男，四川邛崃人，毕业于武汉水利电力大学起重运输及工程机械专业，助理工程师，现从事水电工程施工设备物资管理工作。

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