亚运志愿者宣誓动员大会策划书.docx
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亚运志愿者宣誓动员大会策划书
广东外语外贸大学亚运志愿者宣誓动员大会策划书
一、活动名称
“相约奥运，志愿有我”———广东外语外贸大学运志愿者宣誓动员大会
二、活动目的
大会将会回顾和总结我校已开展的亚运志愿者招募培训工作及相关活动，同时对我校5000多名亚运志愿者进行赛前动员，以表广外志愿者蓄势待发之决心。
当晚志愿者会庄严许诺为广州亚运会提供热情，高效，优质的志愿服务。
三、活动时间
2010年10月28号（星期四）晚上8:
00——9:
30
四、活动地点
大学城广东外语外贸大学体育馆
五、出席人员
1、学校领导，相关部处领导，各学院学生工作负责人
2、广东外语外贸大学南校区3000名志愿者
六、流程设计
（一）总体流程
1、准备工作（28日）
13：
30—14：
30会场外布置
14：
30—15：
30搬运大会所需设备（音响，麦克风，盆花，展示板等）
会场内布置
完成座位工作（包括但不限于将活动椅布置好等）
15：
30—16：
30调试音响、灯光、幻灯片等设备
16：
30—17：
30彩排
17：
30—17：
50准备工作餐、和工作人员所需矿泉水
17：
50－18：
30吃饭
18：
30－19：
00会前对大会所用设备及卫生清洁等方面做最后检查
19：
00—20：
00观众进场，搬运流程单到场，并分派给每个班负责人
2．大会流程
20：
00—20：
05集体欢唱亚运会歌
20：
07—20：
12主持人进场，宣布大会开始及介绍嘉宾
20：
14—20：
25嘉宾致辞
20：
27—20：
32志愿者代表讲话
20：
35—20：
45纪念品的展示及简要说明
20：
47—20：
57用视频及PPT回顾总结我校亚运志愿者招募及培训工作，展望亚运工作
20：
58—21：
08教在场志愿者用不同语言一起说“一起来，更精彩”
21：
10—21：
20全体志愿者学用流程纸折出心形
21：
20—21：
35用指定哪一排的方式选出60名志愿者上台将心形纸贴于舞台的展示板上，其余志愿者互赠，相互祝愿
21：
35—21：
40在代表的领誓下，全体志愿者宣誓
21：
41—22：
00宣布大会结束，再次响起会歌，嘉宾及志愿者离场
（二）流程说明
1、广州亚运会会歌《重逢》MV（长度5分钟）
2、广外大亚运志愿者工作回顾视频
A.视频内容
合适的背景音乐，回顾及总结我校开展的亚运志愿者招募及培训工作，还会展望志愿者在亚运会时将扮演的重要角色，长度10分钟。
B.准备工作
a）活动资料的收集整理，应包含以下要素（时间、地点、我校志愿者人数、岗位数、服务区间、服务总时数、服务效果、官员评价和感动瞬间图片或视频）
b）近亚运会志愿者招募的图片拍摄和存档工作
3、创新节目
1、教观众折心形纸视频
A.视频内容
真人示范折心形纸，要求视频清晰，过程详细，节奏缓慢，使得观众能跟上视频步骤，在视频结束时能折好心形。
（视频里加文字说明，并伴语音指导）
B.准备工作
a）掌握简单心形的折法，选择合适的场所，用高清DV将折法步骤录下。
b）对视频进行处理，加入文字说明和音频指导。
2贴心形纸
A,方案简介
a）主持人请贴心形纸志愿者代表排成两列到舞台中间展板前（伴音乐）
b）志愿者代表按顺序贴纸，同时主持人发动台下其余志愿者互赠心形纸
c）贴纸完毕，志愿者代表有序回座位，同时主持人阐述贴心形纸的意义
B,准备工作
a）贴心形纸志愿者代表要预先选好
b）展板上要预先画上一个心形（尽可能大），并在心形区域内粘满胶
七、宣传方案
1.前期宣传
贴海报
拉横幅
QQ群轰炸
新闻网活动预告
2.后期推广
活动视频上网
对外发布新闻稿
摆摊展示大会的心形纸贴板
八、会场布置方案（具体见布置方案）
南校体育馆外场（插彩旗，拉横幅，门口放篮花,.指示牌）
南校体育馆场内（拉会标横幅）
观众席（标识）
舞台（演讲台，盆花，嘉宾坐席）
九、时间推进表
组别
工作内容
完成时间
工作人员
文字材料组
修改方案等待敲定
10.15
2人
撰写主持人稿、嘉宾致辞稿并送审
10.15
1人
申请广东外语外贸大学南校区体育馆（加桌椅等）
10.18
1人
发100字以内的宣传稿介绍给广播台
10.25
1人
编写流程纸（内容包括大会名称、时间、地点、流程以及写上对亚运会和志愿者的祝愿）
10.21
3人
准备座位表
10.24
1人
给各学院的大会通知书
10.24
1人
纪念品的简介以及誓词
10.24
1人
联络组织组
确定主持人
10.18
1人
落实被邀请领导，用邮件信纸形式发邀请函
10.25
1人
通知、落实志愿者出席人数，并告知入场方式及座位安排
10.25
1人
开会彩排走流程，查漏补缺
10.28
全体
联系并安排咖啡屋工作人员预订工作人员所需工作餐及嘉宾和工作人员的矿泉水
10.27
1人
新闻宣传组
大会海报、邀请函、横幅、流程纸、展示板的设计
10.20
全组
宣传方案、会场布置的设计，申请横幅、海报的粘贴
10.18
全组
新闻网预约
10.21
1人
后期新闻挂网宣传工作
10.29
3人
准备会歌《重逢》音频及PPT1
10.26
1人
纪念品PPT2（内容：
文字与图片结合，展示纪念品+背景音乐）
10.26
1人
视频及PPT3（内容：
回顾及总结我校志愿者招募及培训工作，展望亚运工作+背景音乐）
10.26
2人
PPT4（教语言时作背景。
内容：
亚洲不同国家人民微笑的照片+背景音乐）
10.26
1人
PPT5（内容：
教折心形+背景音乐）
10.26
1人
进、退场时关于大会主题的PPT6
10.26
1人
现场会务组
准备场外布置物资（进场指示牌、50支彩旗）
10.26
牌：
1人
彩旗：
5人
搬运场内大型设备（椅子、主席台、演讲台、音响）
10.28
椅子、桌子：
2人
音响：
3人
准备场内布置物资：
麦克风（3个。
其中一个为座麦）、展示板、横幅（一条）、彩带（三卷）、气球（1袋）、幕布（1条）、红桌布（1条）、红地毯（2个）和盆花（12盆）
10.28
麦克风：
1人
彩带、气球：
3人
横幅、幕布、展示板：
2人
花篮：
2人
红桌布：
2人
红地毯：
1人
准备嘉宾和工作人员所需工作餐、工作服和矿泉水
10.27
工作服：
1人
工作餐、矿泉水：
2人
设计灯光、道具、幕布开合的详细方案、活动现场测试（麦克风音量、效果，投影效果等）
10.28
音响：
2人
麦克风：
2人
灯光：
2人
投影控制：
2人
布置时所需的物品：
透明胶（4圈）、笔（5支）、电脑（4台）、红绳子（2卷）、插板（3个）、电池、剪刀（4把）、应急灯（8台）
10.27
电脑：
2人
透明胶、绳子、剪刀、笔：
1人
应急灯、插板、电池：
1人
现场DV
10.28
1人
十、现场舞台安排
步骤
PPT（单位：
分钟）
灯光
音乐
MIC
道具
备注
集体合唱会歌（改播放会歌MV）
无
座位位置全灯
主席台,中央舞台无灯
无
无
两边放视频
不用PPT，直接用MV
主持人进场，开场白
2分钟
主席台幕灯
观众席保留一些灯
无
座麦*1
两边投影
后台电脑调节音乐音量，不影响主持人的发言
主持人宣布大会开始及介绍嘉宾
5分钟
主席台幕灯
观众席保留一些灯
大会开始播放5秒钟的音乐，介绍嘉宾不用音乐
座麦*1
两边投影
嘉宾致辞
13分钟
主席台幕灯
观众席保留一些灯
无
座麦*1
两边投影
主持人串词
2
主席台幕灯
观众席保留一些灯
无
座麦*1
两边投影
志愿者代表讲话
5
主席台幕灯
观众席保留一些灯
无
座麦*1
两边投影
主持人串词
3
主席台幕灯
观众席保留一些灯
无
座麦*1
两边投影
纪念品展示
10
主席台幕灯
准备另外的射灯对准纪念品
有
准备另外一个麦
两边投影
用视频
主持人串词
2
主席台幕灯
观众席保留一些灯
无
座麦*1
两边投影
志愿者工作回顾及展望
10
全场无灯
有
无
两边投影
用视频
主持人串词
1
主席台幕灯
观众席保留一些灯
无
座麦*1
两边投影
用不同语言教学
10
主席台幕灯
观众席保留一些灯
无
无
两边投影
PPT需有不同语言“一起来，更精彩”配音，
主持人串词
2
主席台幕灯
观众席保留一些灯
无
座麦*1
两边投影
折纸，贴心形纸，互赠
15
ppt
主席台幕灯
观众席全灯
有
无
两边投影
背景音乐应柔和，视频要清晰
主持人串词
2
主席台幕灯
观众席保留一些灯
无
座麦*1
两边投影
宣誓仪式
3
全场开灯
无
座麦*1
两边投影
中间大屏幕放宣誓词
投影内容皆为宣誓词，要调节好字体到合适
大会结束
9
全场开灯
有
座麦*1
两边放视频
内容可为会歌
十一、当天工作推进表
工作
工作详细
完成时间
工作人员（人）
负责人（人）
会场外布置工作
插彩旗（50支）
13：
30—14：
30
2
3
门口盆花
2
贴路标
2
横幅
2
停车位布置
2
放指示牌
2
会场内布置工作
搬运大会所需物资：
音响，麦克风（3个，其中一个为座麦），展示板，透明胶（4圈），笔（5支），电脑（4台），红绳子（2卷），插板（3个），电池，剪刀（4把），应急灯（8台），工作服，矿泉水（3箱），横幅（一条），彩带（三卷），气球（1袋），幕布（1条），红桌布（1条），红地毯（3条）和盆花（12盆）
14：
30－15：
30
4
3
将主席台和演讲台搬上台，将10张椅子搬到主席台，10张搬往后台
3
主席台、演讲台摆盆花
3
铺红地毯
3
挂横幅
2
打彩带和充气球，并用气球装饰入口处及台面
4
主席台席位上（姓名牌，台布，水，流程单）
2
摆好音响设备
3
幻灯片控制：
设备调试和试练
15：
30－16：
30
2
1
舞台总调度：
设计灯光、道具、幕布开合的详细方案、活动现场测试（麦克风音量、效果，投影效果等）
3
彩排
16：
30—17：
30
所有人
3
准备工作餐、和工作人员所需矿泉水
17：
30—17：
50
4
1
吃饭
17：
50－18：
30
所有人
1
会前对大会所用设备及卫生清洁等方面做最后检查
18：
30－19：
00
5
1
搬运流程单到场，并分派给每个班负责人
19：
00－19：
30
4
1
进场安排
大堂签到、接待嘉宾
19：
30－20：
00
4
1
观众进场：
BCD三个入口分别安排三个工作人员，其中两个站两边分发流程纸，另一个维持秩序
19：
00—20：
00
9
2
ABCD四个区各三位工作人员指导志愿者到指定位置就座
保留每入口一位工作人员为晚到的志愿者带到指定位置
12
2
ABCD四个区各两位工作人员查看是否有志愿者未找到座位或未拿到流程纸，或为有需要上厕所的志愿者带路，并且及时清理会场垃圾，保持会场清洁卫生
8
2
志愿者进场完毕后，由四位工作人员带领当天到来的嘉宾到主席台就座
4
2
活动流程
现场准备DV机拍摄
20：
00开始后
备注：
①安保工作由保卫处安排以应对突发情况
②舞台灯光、音响及视频播放等安排4位工作人员协助专业技术人员，并协助处理设备故障（4）
③每区安排1位工作人员负责秩序维持及带路等（4）
④安排2位工作人员为嘉宾准备茶水
（2）
⑤志愿者代表及领誓人将由1位工作人员带上台
（1）
⑥纪念品展示时安排3位工作人员将纪念品陈列出来（3）
⑦安排2位工作人员带领语言专业的同学教“一起来，更精彩”
（2）
⑧安排工作人员到席间教志愿者折心形（10）
⑨贴心形时，4位工作人员在台上教志愿者怎么贴，4位在台下安排上台的人数及顺序，各区或各方块工作人员协助，志愿者贴完后，同样由这些工作人员安排就座。
赠送心形时，各区或各方块工作人员注意维持秩序。
（8）
⑩安排2位工作人员负责给记者等工作者服务
（2）
安排工作人员成立小组负责处理意外及紧急事故（6）
1
集体欢唱亚运会歌
20：
00—20：
05
主持人宣布大会开始及介绍嘉宾
20：
07—20：
12
嘉宾致辞
20:
12—20:
27
志愿者代表讲话
20：
27—20：
32
纪念品的展示及简要说明
20：
35—20：
45
用视频及PPT回顾总结我校亚运志愿者招募及培训工作，展望亚运工作
20：
47—20：
57
教在场志愿者用不同语言一起说“一起来，更精彩”
20：
58—21：
08
全体志愿者学用流程纸折出心形
21：
10—21：
20
用指定哪一排的方式选出60名志愿者上台将心形纸贴于舞台的展示板上，其余志愿者互赠，相互祝愿
21：
20—21：
35
在代表的领誓下，全体志愿者宣誓
21：
35—21：
40
宣布大会结束，再次响起会歌，嘉宾及志愿者离场
21：
41—22：
00
会后安排
组织与会领导、嘉宾有序退场
3
1
组织志愿者有序退场
12（每个入口2人）
4
收起进场指示牌、来宾姓氏牌
1
3
将主席台和演讲台、椅子搬回原处
3
将彩带、气球和横幅卸下并整理掉
2
卷起红地毯
2
打扫地上垃圾和饮用水等垃圾负责收起麦克风
3
将音响等搬回原位
3
十二、注意事项：
1、各项活动在准备及举办的过程中应当突出“xxx”的主题
2、要注意加大宣传力度，提高活动的影响力和知名度
3、全体工作人员应佩戴工作证，举止文明，注意维护现场秩序。
4、一开场时就播放《重逢》及派发歌词、流程纸
5、话筒电池准备充足，防止话筒问题，话筒声音不要调最大，防止产生噪音；节目开始前音响效果要检查
6、主持人要时刻注意现场情况的变化，如领导嘉宾的到场情况等
7、在青年志愿者代表讲话之前叫他们做好上台准备
8、电脑和灯光必须有专人控制，及时跟进节目进度
9、大屏幕作为背景，必须及时切换成与当前活动有关的主题，避免当前活动与背景不一致造成的尴尬局面
10、侧面解说注意方位，防止大屏幕上出现解说人员投影
11、现场教用不同语言时工作人员要维持好秩序，防止起哄
12、现场折纸时要把握好时间，用温馨的音乐协调好在场气氛；志愿者上台贴板时工作人员要做好安排及维持秩序工作，
13.工作人员应保持畅通的联系方式
十三、应急处理：
1、若启动仪式现场停电或音响设备损坏，则使用事先准备好的扩音器；音响喇叭临时故障，马上找场内工作人员检查检修，派队员到办公室借备用设备
2、事先准备好相关物品的备份，例如海报、横幅等，防止现场物品因悬挂不善而掉落等意外情况。
3、原请嘉宾因故缺席，马上有礼貌请其他来场嘉宾代替，实在无法，当机立断取消该环节
4、时间超出安排预设，适当删减或增加节目，迅速进行调整安排。
5、上场志愿者人数过多，台下工作人员监督放行，反之则进行现场宣传，上场控制在60左右
十四、经费预算
项目
计算
总计
花篮
演讲台+入口：
100元x7盆=700元；主席台：
50元x5盆=250元
950元
流程纸
0.15元x3000张
450元
矿泉水
35元x3箱
105元
横幅
80元x1条
80元
海报
20元x2幅
40元
来宾姓氏牌+入口指示牌
20元
20元
气球
25元
25元
电池
10元
10元
黑笔，透明胶，双面胶，彩带，红绳子
40元
40元
共计
1725元
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