人事档案管理相关政策及基础知识问答.docx

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人事档案管理相关政策及基础知识问答

人事档案管理相关政策及基础知识问答

-、人事档案管理基础知识

1.什么是人事档案？

答：

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。

它与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。

是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员工作活动中形成的个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况等方面的原始记录。

是记载人生轨迹的重要依据。

2.人事档案分为几大类？

应归档的材料包括哪些方面的内

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答：

人事档案分为十大类。

应归档材料包括：

履历材料；自转材料；考核、考察材料；学历材料、专业技术职务任职资格评审、聘任材料、参加国家统一考试取得的各种资格材料、科研成果、论文论著材料、培训、技能鉴定及技师评定材料；政审材料；党团材料；表彰材料；处分材料；工资、录用、聘任、各种代表会议材料；可供组织参考的材料等。

3.人事档案材料收集归档的基本要求有哪些？

答：

（1）对所形成的个人人事档案材料，凡属收集归档范围

的，都必须存入员工个人人事档案。

（2）收集补充的档案材料必须是办理完毕的正式材料，内容真实，文字清楚，手续完备，严禁将使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝墨水及复写的材料收集归档，凡属手续不完备、不符合归档要求的材料一律退回，限期重新补报。

（3）按照规定，规范制作人事档案材料，建立人事档案材料收集归档机制，在归档时，对照归档的相关规定，将属于归档范围的材料，在形成之日起一个月内，送交人事档案管理部门归档。

（4）不得以任何理由积压或滞留员工个人人事档案材料。

（5）归档材料一般为原件。

证书证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。

4.人事档案查借阅制度包括哪些内容？

答：

（1）查借阅档案，应填写《查（借）阅人事档案审批表》,按规定办理审批手续。

（2）档案管理部门要按照规定确定是否提供相关材料。

（3）查（借）阅单位应派2名以上中共党员且是本单位正式员工到档案管理部门查阅。

（4）档案一般不外借，特殊情况经主管领导批准借出的，

须在半个月内返还，并不得擅自转借他人。

（5）任何个人不得查阅本人及其亲属的档案。

（6）查（借）阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、违犯者，视情节轻重，严肃处理。

（7）查（借）阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄、复制档案内容，确因工作需要从档案中取证的，须经人事档案主管部门允许后才能拍摄复制。

（8）查阅档案时，禁止吸烟、喝水、以免污损档案。

（9）对查（借）阅过的人事档案，要进行检查，看是否有涂改、抽取、调换或擅自塞加档案材料的现象，如发现问题，要及时处理。

5.对档案造假的当事人和直接责任人，如何进行组织处理？

答：

视情节轻重，给予调离岗位、引咎辞职、责令辞退、免职或降职等组织处理；对涉嫌伪造档案骗官情节严重的，应及时免职，待调查清楚后再作进一步处理。

在干部、职工的录用、考核、职务晋升、职称评定等工作中,隐瞒、歪曲事实真相，为本人或者其他人谋取利益的，视情节轻重，给予警告、严重警告、撤销党内职务或留党察看处分；伪造、变造或者买卖、使用伪造的党和国家机关、企业（公司）、事业

单位、人民团体的公文、证件、印章以及学历、文凭的，视情节轻重，给予严重警告、撤销党内职务、留党察看或者开除党籍处分。

二、出生时间

1.认定员工出生日期的主要政策依据是什么？

答：

2019年10月以来，执行中央组织部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字

[2019J41号）。

以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据，凡干部本人要求确定或更改出生日期的，均不再办理。

2.对员工出生日期造假进行纠正和重新认定的基本原则是什么？

公平公正，坚持政策面前人人平等、一视同仁，不让造假者得利，更不能重复得利。

最先最早，严格执行组通字[2019]41号文件规定，即“对个别员工的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据”。

全面取证，对涂改、虚填（填大或填小）等涉嫌造假且难以认定的，组织人事部门须派专人到公安部门调阅原始户籍档案。

取证的原始依据材料须是原件且无涂改，如有涂改应认真甄别，

并视情况送公安部门进行物证鉴定。

严格组织认定程序，全面调查取证后，组织人事部门按照员工管理权限，根据调查核实结果，经集体研究、综合研判，对员工的出生日期作出认定。

未按上述程序认定的，不予承认。

对档案造假的，除要认真纠正外，还要按照有关规定对其相关责任人作出严肃处理。

3.员工人事档案最早材料记载的出生日期与其他材料不一致，且其他材料记载的出生日期一致，能否按照其他材料记载一致的时间进行认定？

答：

按照最先最早原则认定，不能按照其他材料记载一致的时间进行认定。

最早材料须没有涂改、虚填（填大或填小）年龄等造假情况。

4.员工人事档案最早材料记载的出生日期涂改的，如何认定？

答：

组织人事部门派专人到公安部门调查核实，能查找到形成时间更早的原始户籍档案材料的，在不重复得利的前提下，按照户籍档案材料记载认定。

无法查到形成时间更早的原始户籍档案材料的，须调阅员工人事档案早期材料以及员工出生证明、员工近亲属档案等辅助材料进行查核，并视情况将涂改的员工人事档案材料送公安部门进

8.员工人事档案“只有入团材料填大年龄（不含后期故意涂改的）”情况，如何认定出生日期？

答：

员工人事档案中只有入团材料填大年龄（不含后期故意涂改的），且同时符合以下两个条件：

（1）后期的入党、入伍、参加工作等其他材料均按实际年龄填写一致；

（2）能够查找到形成时间更早的真实有效的原始户籍档案材料证明其实际年龄。

组织人事部门按照员工管理权限，根据调查核实结果，经集体研究、综合研判，可认定为员工的实际年龄。

9.对于按照专项审核政策认定的员工出生日期与本人身份证记载日期相差在2个月以内（61天）的，如何处理？

答：

为避免员工产生多个出生日期，在“不重复得利”的原则下，允许按身份证记载的出生日期进行认定。

10.关于员工人事档案中最早材料记载出生日期“小”，组织掌握的出生日期“大”，是否允许更正为“小”？

答：

根据组通字［2019141号文件精神，执行员工出生日期管理政策的总体要求是“原则上不改、造假的纠正”。

针对此类问题，应按以下办法处理：

查阅员工人事档案中的其他材料，如果其他材料记载的员工出生日期均一致，且与本人身份证记载的出生日期也一致，可以不按人事档案最早材料的记载更改出生日期，继续按组织掌握的“大”的出生日期进行认定。

如确需修改

为“小”的出生日期的，需组织调查核实员工原始户籍档案后，在“不重复得利”的前提下，可以更正为“小”的出生日期。

三、参加工作时间

1.关于参加工作时间与工龄计算的关系？

答：

参加工作后由于脱产学习、工作调转等原因中断了工龄的人员，参加工作时间仍然按照首次参加工作的时间认定，工龄应按扣除上学等中断工作年限后的时间确定。

2.对于《吸收录用员工审批表》与《转正定级审批表》记载的参加工作时间不一致，应当以哪个为准？

答：

一般以《转正定级审批表》记载的参加工作时间为准，也就是按实际到岗时间认定参加工作时间。

对于先工作、地方劳动部门劳动指标批复在后的，参加工作时间从批复之日起算。

3.大学毕业前在单位实习期间直接参加工作的，如何认定参加工作时间？

答：

若毕业前实习期间单位为其缴纳了社会保险，可以视同参加工作，按照最早缴纳社会保险记录确定其参加工作时间；否则，参加工作时间从毕业后起算。

4•原下乡知识青年插队期间工龄如何计算？

答：

凡由国家统一组织下乡插队的知识青年，参加工作后，

下乡在农村参加劳动的时间，可以与参加工作后的时间合并计算为连续工龄。

但返程后等待分配的时间不计算工龄。

5.上山下乡经历缺少相关审批材料或真实有效的证明材料，其他材料中有这段经历记载，可以认定这段经历吗？

答：

不可以，上山下乡的经历一定要查找相关审批材料，也可以查找真实有效的证明材料，如到县级档案馆查找当时革委会下发的下乡知识青年名单，到上山下乡的原公社查找相关证明。

不能用个人填写的履历表记载、现单位证明作为上山下乡的依据。

另外，下乡知识青年一定是城镇青年，农村青年只能叫回家务农，不是下乡插队。

6.未满18周岁参军入伍的，如何认定其参加工作时间？

答：

按照《兵役法》规定：

“军人服现役年限计算为工龄”；未满18周岁参军入伍的人员，工作时间应以批准其参军入伍时间算起；认定依据为应征入伍登记表。

7.参加工作时是工人的，如何认定其参加工作时间？

答:

1992年7月22日前，以初次参加工作时县级以上劳动人事部门审批时间作为认定依据；1992年7月23日至2019年12月31日，以首次签订劳动合同之日或企业办理录用手续之日作为认定依据；2019年1月1日以后，以用工之日作为认定依

据。

8.符合在城镇安置就业的退役士兵，其待分配时间和工龄如何计算？

答：

凡符合在城镇安置就业的退役士兵，待分配时间从报到之日起原则上不超过一年，因组织造成的原因和其他特殊情况导致的分配时间延长，经当地安置部门出具证明，待分配时间可适当延长，最长不超过三年。

其军龄连同待分配期一并计算为连续工龄。

9.不符合《安置条例》规定条件安排工作的农村籍退伍军人，再就业后工龄如何计算？

答：

不符合《安置条例》规定条件安排工作的农村籍退伍军人，退伍回乡参加农业生产，后由劳动部门安置就业或自行找到工作列入正式编制的，其军龄亦应于参加工作后的工龄合并计算为连续工龄。

退伍后至参加工作前从事农业生产期间不计算工龄。

四、学历学位

1.学历学位如何进行认证？

答：

国内学历由教育部全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心认证（**高等教育学生信息网：

http：

//www.chsi.com.cn）；国内学位由教育部学位与研究生教

10育发展中心认证（衬学位与研究生教育信息网：

http：

//www.cdgdc.edu.cn）；国（境）外学历学位由教育部留学服务中心认证（**留学网：

）。

需要认证的，可向相应认证机构申请认证，由认证机构出具相应的认证报告。

2.员工参加工作之后取得的学历学位，是否属于全日制教育？

答：

员工参加工作后通过参加全国普通高校招生考试入学，达到录取分数线，经省级招办录取，全脱产学习，并与原单位脱离工作与工资关系，毕业后重新派遣分配的属全日制教育。

3.研究生课程进修班是否能作为学历进行认定，理由是什么？

答：

不能作为学历进行认定，因为研究生进修班是为在职人员提髙业务水平、更新知识的一种非学历教学形式，对课程学习成绩合格者，只能颁发“研究生课程进修班结业证书”，不得冠以“硕士学位”、“毕业”等名称。

五、入党时间和党员身份

1.对于员工人事档案中入党志愿书缺失或手续不完备的情

况，如何补办？

答：

按以下方法办理：

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（1）核实员工的党员身份是否真实有效。

首先需要本人对入党情况做出说明，由组织派专人前往其入党所在地调查核实，查找入党介绍人、入党时所在党支部负责人，并由其出具相关证明材料；搜集相关原始证明材料，证实员工党员身份真实有效，主要包括入党时所在党支部、基层党委讨论接收其为预备党员、预备党员转正的决议或会议记录（复印件或摘抄件），入党当年的党员花名册，调出入党单位时的组织关系介绍信存根，给予接转单位的党组织关系介绍信（复印件）等。

（2）在核实员工党员身份无误的前提下，由所在单位党组织为其补办入党志愿书。

关于补填入党志愿书，本人要如实填写入党时的情况，注明补填时间；召开支部大会，作出同意补办入党志愿书的决议，并将决议写入入党志愿书中，决议的标题应明确“同意XXX同志补办入党志愿书的决议”。

决议中要写明党龄从何年何月何日算起，支部书记应签名；党委会作出同意补办入党志愿书的决议，“党委审批意见”栏中，由党委书记签名，并加盖公章。

（3）对于实行入党志愿书编号管理的地方或部门，重新填写所需的入党志愿书，需要由现所在党组织向省级党委组织部门申请补发。

六、其他

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1.人事档案材料记载的员工姓名前后不一致，如何处理？

答：

需要员工本人进行说明，明确曾经使用过的姓名；组织人事部门根据情况说明进行调查核实，收集相关证明材料，如户籍部门姓名更改记录、学历证、结婚证、获奖证书等；根据调查核实结果，确定干部使用的姓名，对其姓名填写不一致情况进行说明，员工本人、初审人、复审人分别签字确认，并加盖组织人事部门公章。

2.关于人事档案材料审批印章缺失，如何处理？

答：

联系原印章管理单位，在确保材料真实性的基础上，可以加盖原印章，但是需要经办人签字，并注明补盖印章的时间。

若原单位公章已不存在，需现业务主管部门（或现印章管理单位）进行调查核实并说明。

3.员工人事档案中原有组织认定材料，如“人事信息审定表”等，如何处理？

答：

一般情况下，员工人事档案中原有的组织认定材料，不能从人事档案中撤出。

对于原认定信息，需要根据相关的依据性材料进行判断，不符合专项审核政策的，需要重新认定。

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