采购部工作手册11.docx

采购部工作手册11.docx

《采购部工作手册11.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购部工作手册11.docx（31页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

采购部工作手册11

采购部

工

作

手

册

目录…………………………………………………………………………………………1

1.采购部组织结构…………………………………………………………………………2

2.采购管理办法…………………………………………………………………………3

3.采购部工作职责…………………………………………………………………………5

4.采购部工作职责…………………………………………………………………………5

4.1作业层面的职责……………………………………………………………………5

4.2采购经理工作职责…………………………………………………………………5

4.3采购员岗位职责……………………………………………………………………6

4.4采购岗位说明………………………………………………………………………6

5.采购部门工作职能……………………………………………………………………8

6.采购工作流程…………………………………………………………………………9

7.采购询价流程…………………………………………………………………………12

8.供应商管理制度………………………………………………………………………13

9.采购工作考核制度……………………………………………………………………14

10.采购工作奖惩制度……………………………………………………………………15

附件1：

部门表单…………………………………………………………………………17

附件2：

工作流程图………………………………………………………………………25

采购部组织结构

一、采购部门在企业中的隶属关系

1．采购部门隶属于生产副总经理（主要职责是协助生产工作顺利运行）

2．采购部门隶属于行政副总经理（主要职责是获得较佳的价格和付款方式，以达到财务上的目标）

3．采购部门直接隶属于总经理（发挥降低成本的作用，使得采购部门成为企业创造利润的另一种来源）

4．采购部门隶属于资材部副总经理（主要职责是配合生产部门和仓储部门，达成物料整体补给作业）

二、采购部门与其他部门的关系

1．采购与销售部门的关系：

相互反映

2．采购与生产管理部门的关系：

信息互动、互相协作

3．采购与仓储管理部门的关系：

相互合作

4．采购与财务部门的关系：

应付账款、计划和预算方面相互作用

采购管理办法

总则：

采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？

以下引用“5R”原则，其目的指导公司在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处采回适量的所需商品。

一、适价：

1.多渠道获得报价：

这不仅要求有渠道供应商报价，还应要求一些新供应商报价。

公司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。

获得多渠道的报价后，就会对该商品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。

2.比价：

俗话说“货比三家”，由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同，故采购时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。

3.议价：

经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价环节。

随着进一步的深入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”。

但是，如果采购的商品为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。

4．定价：

经过上述三个环节后，双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。

.

二、适质

1.一个不重视品质的公司在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足。

采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定商品品质。

2.若因来商品质不良，往往导致公司会花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的管理费用。

3.若因来商品质不良而导致销售计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向顾客交货，会降低客户对公司的信任度。

4.若因来商品质不良引起顾客退货，有可能令公司蒙受余种损失。

三、适时

1.若公司已接到销售订单，供应商却不能如期达到，这样会引起客户强烈不满。

2.若公司提前太多时间采回来放在仓库里等着销售，又会造成库存过多，大量积压采购资金，这是很忌讳的事情。

四、适量

批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。

五、适地

1．天时不如地利，公司在选择供应商时最好选择近距离供应商来合作。

近距离供货不仅使得双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低物流成本。

2．越来越多的公司甚至在建厂之初就考虑到选择供应商的“群聚效应”，即在周边地区能否找到所需的大部分供应商，对公司长期的发展有着不可估量的作用。

在实际的采购工作中若仅将上述“5R”中的一个方面考虑到时，就要牺牲其他方面。

例如，若过分强调品质，供应商就不能以市场最低价供货，因为供应商在品质控制上投入了很多精力，它必然会把这方面的部分成本转嫁到它的客户身上。

因此，采购人员必须纵观全局，准确地把握企业对所购物品各方面的要求，以便在与供应商谈判时提出合理要求，从而争取有更多机会获得供应商合理报价。

采购部工作职责

一、作业层面的职责

品质

1．能够明确说明规格

2．提供客户的验收标准给供应商

3．参与品质问题的解决

4．协助供应商建立品质管理制度

5．尊重供应商的专业技术

交货

1．给供应商正确能够达到的交货期

2．提供长期的需求计划给供应商

3．使供应商同意包装及运输方式

4．协助供应商处理交货问题

价格

1．给供应商公平的价格

2．让供应商分享共同推行价值分析的成果

3．尽快付款

其他

1．对供应商的问题及抱怨尽快回复

2．提供技术和测试仪器，使供应商生产更佳的商品

3．使供应商尽早参与产品的设计

二、采购经理工作职责

●拟定采购部门的方针与目标

●编制年度采购计划与预算

●采购制度的建立与改善

●主持或参与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作

●制定采购谈判的策略和方案并加以实施

●采购合约与订单的起草，签发以及管理

●制定采购计划，审核采购需求，决定合适的采购方式

●撰写部门周报与月报

●主持采购人员的教育训练

●对公司采购和供应管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议

●开发并提高采购与供应系统以及库存管理系统中的技术含量

●分配，选择和维护潜在供应资源，对具有优势的投标进行评估，建立与供应商良好的伙伴关系

●根据需要采取相应的应急行动或进行后续跟踪

●解决与供应商在合约上产生的分歧以及支付条款问题（处理质量问题，包括建立质量的测评标准，设立目标，提供质量问题的解决方案）

●负责并确保所采取的采购行为符合有关政策，法规和道德规范

三、采购员岗位职责

1．以搞好“采购供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解公司及下属各企业的物资需求及市场供应情况，掌握有关财务规定以及对物资采购成本、费用资金控制的要求，熟悉各种物资采购计划。

2．熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。

3．按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量；

4．及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求，严格执行酒店采购管理制度，采购均以“物资申购单”为依据。

5．严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。

共同把好质量、数量关。

6．服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。

四、采购岗位说明

1．采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。

2．与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。

3．采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要灵活,不知道尽量告诉对方,等清楚后再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己的工作,白天的时间是很忙碌的,要懂得善用时间.

4．采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品（如有都交给上级做处理）,这样对你对公司都不好,到时会害了自己.

5．同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的.

6．采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料,或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定要有客户的正式订单方可作业.

7．所有的供货商都要有《供货商调查表》传真来后,采购自填写《供货商评定表》给上级批合格后,方可采购原料.然后再登记《合格供货商记录》

8．仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向.

9．后勤在发给《供货商进料不良通知》时,采购了解情况后,（如有挑选所耗工时及损坏的材料都要写清楚由供货商承担一切费用）.传真给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资料给财务扣除货款.

10．采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失.

11．供货商提供的样品,采购员要先记录在《样品登记明细表》上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。

12．供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流.才了解材料最低价.

13．采购没有权力备原材料,需要备原料或安排库存,一定要有业务的备料通知单方可,而且要把备料给上司知道.

14．供货商在报价时,有三种方式:

（1）报可以转厂价，

（2）开增值税票（注明是含多少点）。

（3）不用转厂也不用开税票（普通收据）。

以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议.

15．采购过程是一个很紧张的过程,有时会一边执行一边做文件,因为这是对外工作,切记要将文件做得清楚,否则会损坏公司的利益.

16．若因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄客户时，采购员一定要获得上司的批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。

17．由供应商直接寄客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中，并要求供应商写速递单时一定要写我司的名字和电话

18．对于利润过低的销售报价，采购员一定要给上司审核方可报给业务，以保持公司的利润空间。

采购部门工作职能

一、严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。

二、确保每月的发票正常收回。

三、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。

四、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。

五、采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。

六、密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。

七、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。

八、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。

九、综合调配公司库存资源，订货时必须要了解当前库存情况，在有库存的情况下要以先出库为主。

十、负责门市产品选型、市场导向、宣传资料。

十一、组织本部门员工业务培训。

十二、树立尖端公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。

采购工作流程

制作采购单、内部报批、采购单跟踪、原材料检验与原材料进仓。

（一）制作《采购订单》

申购人员在制作采购订单时应注意以下要点：

1.审查《采购申请单》。

采购员在审查《采购申请单》时应着重以下内容：

（1）适当的申购人。

采购所需的内容，只有需用部门最为清楚，由需要用部门提出采购申请。

（2）以书面方式提出物品的采购。

（3）确定物品要求的内容。

包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等。

（4）以型号规格表明采购的标准。

2．熟悉采购的原材料。

3．价格确认。

采购员应对采购原材料的最终价格负责，跟单员有权利向其他供应商了解并寻找最佳供应商，以维护企业最大利益。

4．确认质量标准。

5．确认原材料采购量。

对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核，如发现错误，跟单员应及时提出并进行弥补工作。

6．制定采购订单。

采购单主要内容有：

原材料名称、确认的价格及付款条件、确认的质量标准、确认的采购量、确认的交货地点等，另附有必要的图纸、技术规范、标准等。

另外在采购单的背面，多会有附加条款的规定，亦构成采购单的一部分，其主要内容包括：

（1）交货方式。

（2）验收方式。

（3）处罚条款。

（4）履约保证。

（5）品质保证（保修或保修期限，无偿或有偿换修等规定）。

（6）仲裁或诉讼。

（7）其他。

7．发出采购订单。

（二）采购订单跟踪

采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行采购单跟踪。

但对一些重要或紧急的原材料的采购单，跟单员则应全力跟踪。

1．跟踪原材料供应商的生产加工工艺。

2．跟踪原材料。

跟单员必须提醒供应商及时准备原材料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。

3．跟踪加工过程。

不同原材料的生产加工过程是有区别的，为了保证货期、质量，跟单员需要对加工过程进行监控。

4．跟踪包装人库。

对重要的原材料、零部件跟单员应去供应商的仓库查看。

（三）原材料（零部件）检验

1．确定检验日期

跟单员应与供应商商定检验日期及地点，以保证较高的检验效率。

2．通知检验人员

跟单员应主动联系质量检验专业人员一同前往检验地点进行原材料、零部件的检验。

安排检验要注意原材料、零部件的轻重缓急，对紧急原材料、零部件要优先检验。

3．进行原材料检验

对一般原材料，采用正常的检验程序；对重要原材料，或供应商在此原材料供应上存在质量不稳定问题的，则要严加检验；对不重要的原材料，或者供应商在此原材料供应上质量稳定性一直保持较好的，则可放宽检验。

原材料检验的结果分为两种情况：

合格材料、不合格材料。

不合格材料的缺陷种类有：

致命缺陷、严重缺陷、轻微缺陷。

检验的结果应以数据检测以及相关记录描述为准。

4．处理质量检验问题。

针对原材料缺陷程度的不同，跟单员可以采取相应的措施，如要求供应商换货，以及包括扣款、质量整改、降级使用、取消供应商资格等。

（四）原材料（零部件）进仓

1．协调送货

送货时间需要跟单员与供应商沟通协调确定，如果供应商在没有得到采购方许可的情况下送货跟单员在没有和供应商协调确定的情况下，都会引起混乱。

2．协调接收

在供应商送货前，跟单员一定要协调好仓库部门的接收工作，否则会出现供应商送货人员及运输车辆需要等待较长时间的情况，甚至会出现原材料被拉回供应商所在地的情况。

3．通知进货

跟单员在经过以上两项工作后，即可通知供应商送货，供应商在得到送货通知后，应立即组织专职人员进行处理，将原材料送至指定仓库。

4．原材料（零部件）人库

原材料的库房接收过程有：

（1）检查即将送达的货物清单信息是否完整（包括原材料的采购单、型号、数量等）；

（2）接收原材料，对应采购单进行核查；（3）检查送货单据及装箱单据；（4）检查包装与外观，注意原材料检验合格后才能卸货；（5）卸货；（6）清点原材料；（7）搬运人库；（8）填写“原材料人库单据”，注意原材料检验合格后才能填写原材料人库单；（9）将原材料人库信息录人存储信息系统中。

5．处理原材料（零部件）接收问题

由于供应商或者跟单员方面的原因，原材料（零部件）在接收环节上可能会出现以下问题：

（1）原材料（零部件）型号与采购单中的要求不一致；

（2）未按照采购单中指定的原材料数量送货；（3）交货日期不对；（4）原材料的包装质量不符合要求等。

此类问题跟单员需与有关领导一同协调解决，处理方法要现实。

填写《采购申请单》

比价采购

使用部门检验

仓库

是否合格？

N

Y

由需求部门填写，经总经理签批后采购

注

（1）：

采购申请单由我公司需用部门申报，由仓库部门确认是否有库存，之后请部门领导批准递交采购部执行采购程序。

采购询价流程

一、最大程度地公开询价信息。

参照公开招标做法，金额较大或技术复杂的询价项目，其采购信息也应在省级、中央级媒体上发布，最起码应当在地级市的党报、采购网、电视台发布，扩大询价信息的知晓率，信息发布要保证时效性，让供应商有足够的响应时间，询价结果也应及时公布。

通过公开信息从源头上减少“消息迟滞型”“不速之客”现象的出现.

二、更多地邀请符合条件的供应商参加询价。

被询价对象确定要由询价小组集体确定。

询价小组应根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单确定不少于三家的供应商，被询价对象的数量不能仅满足三家的要求，力求让更多的符合条件的供应商参加到询价活动中来，以增加询价竞争的激烈程度。

推行网上询价、传真报价、电话询价等多种询价方式，让路途较远不便亲来现场的供应商也能参加询价。

三、实质响应的供应商并非要拘泥于“三家以上”。

政府采购法规定，只要发出询价邀请的供应商达三家以上即可，前来参加并对询价文件作实质响应的供应商并非要人为硬性地达到三家，但是起码要达到两家以上，询价采购由于项目一般较小往往让大牌供应商提不起兴趣，如果非得要达三家，询价极可能陷入“僵局”，重要的是要形成竞争，而非在供应商数量上斤斤计较。

四、不得定牌采购。

指定品牌询价是询价采购中的最大弊病，并由此带来操控市场价格和货源等一系列连锁反应，在询价采购中定项目定配置定质量定服务而不定品牌，真正引入品牌竞争，将沉重打击陪询串标行为，让“木偶型”“不速之客”绝迹于询价采购活动，让采购人真正享用到政府采购带来的质优价廉的好东西。

五、不单纯以价格取舍供应商。

法律规定“采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商”，这是询价采购成交供应商确定的基本原则，但是不少人片面地认为既然是询价嘛，那么谁价格低谁“中标”，供应商在恶性的“价格战”中获利无几，忽视产品的质量和售后服务。

过低的价格是以牺牲可靠的产品质量和良好的售后服务为条件的，无论是采购人还是供应商都应理性地对待价格问题。

不可否认，价格是询价中的关键因素，但绝非惟一因素，在成交供应商确定上要综合评审比较价格、技术性指标和售后服务等，在此基础上依法确定。

供应商管理制度

一、合格供应商初选程序

1、采购员以公司需要的原辅材料、主要备品件为依据，收集有关信息资料，初步确定几个生产管理好、质量可靠、服务信誉好的生产厂家作为候选商。

2、采购员向上述厂家索取样品并谈价。

3、质检员及相关使用部门对采购员提供的样品进行验证，做好记录，并将验证结果填入《原材料检验报告单》。

4、采购员分析验证结果和质量、价格情况，初选合格供方，填入《合格供方名录》，交采购部经理审批。

5、对比较重要的原辅材料、备品备件商的初选，采购部经理可以组织质检科、研发部、监察部等有关人员进行实地考察，并写出考察报告，经合议审核后，由采购部列入初选名单。

二、评价供应商的准则

1、质量水平。

包括：

（1）物料来件的优良品率

（2）质量保证体系（3）样品质量

（4）对质量问题的处理。

（5）设备的优良性。

2、交货能力。

包括：

（1）交货的及时性

（2）扩大供货的弹性（3）出样的及时性

（4）增、减订货的反应能力。

3、价格水平。

包括：

（1）优惠程度

（2）消化涨价的能力（3）成本下降空间。

4、技术能力。

包括：

（1）工艺技术的先进性

（2）后续研发能力（3）产品设计能力

（4）技术问题的反应能力。

5、后援能力。

包括：

（1）零星订货保证

（2）配套售后服务能力

6、人力资源。

包括：

（1）经营团队

（2）员工素质。

7、信用状况。

包括：

（1）合同履约率

（2）年均供货额和所占比例（3）合作期限

（4）合作融洽关系，（5）经济状况；

8、须经审核的供应商。

包括：

（1）生产许可证

（2）卫生合格证（3）营业执照副本（4）质检报告单。

三、供应商考评与淘汰

1、供应商考评每月进行一次，由采购部负责具体实施。

一旦发现严重问题，应及早采取应对措施，并及时上报采购部，必要时公司采购部应将供应商情况内容通报各分公司采购部，以引起重视。

2、质检科会同采购部依据供应商业绩情况，对成绩偏后的供方进行不定期辅导。

3、采购部对连续三次评核成绩不合格的供应商，有权终止采购合同。

在协商解决遗留问题后，四个月时间将供方余款全部结清。

4、采购部根据考评结果和各种情况反映，及时分析研究，按A、B、C三类对供应商重新排序打印，及时分发各分公司采购部。

采购工作考核制度

1．供应商管理，开发和维护供应商，每个原料供应商始终保持2-3家，稳定供货三个月以上厂家则奖1分。

2．成本控制，根据生产需要，在同等质量情况下，降低采购成本或与供应商延长货款时间则奖1分。

3．库存管理，按月材料需求合理控制库存，入库量与库存量的比例不得大于120%，增加1%则扣1分。

4．质量管理，根据采购规范质量要求组织采购，质量问题造成产品严重不合格或批量不合格则扣1分。

5．工作品质，要求没有遗漏、延期和误购，若犯相应一项则扣1分。

6．团队管理，部门员工警告一次以上处分扣0.5分，记过一次扣1分，记大过一次扣1.5分。

无过错可拿到相应分值。

7．部门协同，迟到一次扣0.5分，无故缺席扣2分，相关部门投诉一次扣1分。

采购工作奖惩制度

一、奖励

采购员在采购工作中为提高公司经营效益、挽回公司损失等方面有突出业绩、贡献或表现出众的（具体如下），视贡献大小和业绩情况给予XXX的现金奖励，并在公司范围内通报表扬：

1、在物料紧缺、原材料供应紧张的情况下，能提前完成采购任务，为公司解决困难，贡献突出的；

2、对公司采购业务方面的工作能提出合理化且有价值的建议，经审核评定确能给公司带来效益且被采纳的；

3、为维护公司利益，在对外经济活动中能一次性为公司节约资金XXX元以上或挽回经济损失XXX元以上，经核实的；

4、为维护公司形象和声誉作出突出贡献的；

5、对一贯忠于职守，积极负责，廉洁奉公，事迹突出的。

二、处罚

1、所有采购人员不得向供应商泄露公司信息或机密，不得将物资的底价或竞争方的信息透露，一经发现，对责任人处以XXX元的罚款。

2、对于多购或误购的，造成经济损失在5000元以下的，处以XX元的罚款，5000-10000元的，处以XX元的罚款，超过10000元的，作无薪开除处理。

另主管领导管理不善，负连带责任，处以双倍处罚。

3、凡是因采购数量不足或未按要求完成采购的给生产上造成重大待料情况的，且已超过一天以上，处以责任人XX元的罚款，另