《行政制度》.docx

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《行政制度》

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西安寰宇商贸有限公司行政管理制度

为提高寰宇商贸有限公司各项工作高效完成，完善行政部门现行管理规范，特制定此制度，通过小步快跑试错迭代，实现组织及个人共同成长。

1、早晨上班，与同事第一次相见应主动招呼“早上好”或“早”，下班互道“再见”、“走了”等用语。

2、公司内不许大声喧哗，不得影响他人工作，上班时间不得放音乐。

3、爱护公司配置的电脑、打印机、复印机、办公桌椅，设备出现问题及时告知行政部。

4、为了维护整体环境的整洁，公司内的墙面不可乱写、乱贴。

5、每个员工都要树立服务意识，尊重他人的工作、生活。

进他人办公室要先敲门，未经人许可，任何人不得随意翻阅或取走他人文件、资料。

6、注意防火、防盗，发现事故隐患或异常情况立即报行政部处理，消除隐患，外出时随手关闭电脑，相关电器等。

一、档案管理制度

1.1各类规章制度、办法、人事、工资资料、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由行政负责归档建档。

标记档案编号固定位置保存，专人保管，专人领取。

11.2各类承包合同、商务合同、协议的原件由行政部归档，复印件由销售人员负责，签订合同后一个月内交由行政归档。

合同丢失，责任人承担相关补办费用，如出现经济事故承担相关费用。

1.3档案资料借用需履行oa系统登记、重要资料借阅需先请部门主管及行政经理签字同意。

二、印章及证照使用管理制度

2.1印章的使用。

任何部门在启用印章前，均需与公司行政部办理oa领取手续。

印章丢失，如出现经济事故需承担相关费用，补办费用由相关责任人承担，

2.1.1公章。

公章由公司行政办公室统一保管。

各部门有需盖公章的文件、通知等，须在oa系统里做相应的手续。

2.1.2合同章。

合同章由财务部保管。

主要用于公司签订各类合同使用专用章，须在oa系统里做相应的手续。

2.1.3法人私章。

法人私章由公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。

2.1.4财务章。

由公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。

2.2证照审验，包括营业执照年检（每年1月-6月）、食品经营许可证年检（5年换证），逾期年检产生的滞纳金由责任人承担。

22.3证照的使用。

有需要使用证照原件的，需在oa系统做相关的手续，证照丢失，如出现经济事故需承担相关费用，补照的费用由保管员承担。

2.4证照使用流程图

三、会议管理制度

3.1月例会的参加人员为公司领导、行政、销售、财务相关人员或总经理指定的人员参加。

3.2会议会以oa形式通知，如因未能参会，请在oa会议系统请假。

行政请假由采购代为办理。

3.3会议要求：

3.3.1月会

3.3.1.1每月第一个周六，各部门需对本部门上月的工作情况进行回顾总结，对需要在月例会上讨论解决的问题以书面形式传到oa系统.3.3.1.2各业务部门的工作报告除上述内容外，还需汇报下月销售、回款任务、经营管理及下月工作计划等方面的重要问题，并以书面报告形式于会前上传oa。

3.3.2周会

33.3.2.1周例会每周一下午17。

00召开，周例会着重就上周工作、工作内容、工作进度、出现问题，提出解决方案，同时对下周工作进行安排。

3.3.2.2周会必须按时召开，如负责人未在，可通过微信会议，网络不行由行政代为主持。

3.4会议期间不许交头接耳，不要玩手机，认真聆听，不要随意走动，有事打报告。

3.6行政人员在会后提交会议纪要到oa系统。

3.7临时会议。

临时通知，所通知部门及个人，按时参加。

四、办公用品、公司财产及促销品管理规定4.1采购及印刷品：

4.1.1公司日常所用办公用品，低值易耗品由行政负责统一采购。

各部门通过oa提交需求。

三日内办理。

4.1.2各部门所用的印刷品，由各部门提出要求提交oa系统由行政办公室办理。

七日内办理。

4.2领用：

4.2.1办公用品先由行政录入oa系统然后在领用。

4.2.2各部门领用必须填写oa“领用单”，由部门负责人核签，行政复核，在行政部领取。

4.2.3印刷品需要部门提交需求和时间要求，行政当天回复办理时间，以销售在oa提交后为考核依据。

未提交责任划归销售部门。

44.2.4电子设备（充气机，电脑，打印机，验钞机等）需要各部门填写领用单，挂到各部门及个人名下。

4.2.5未划归及设备新购或者新同事，请在10工作日由行政通过oa系统划归部门及个人名下。

4.3保管：

4.3.1办公用品，在办公室分类放置统一保管。

办公用品做好区分，标记，7天内完成录入。

4.3.2行政人员应认真维护和保管好所存物品，办公用品、促销品、工具等做好防潮、锈、蛀、霉等。

4.3.3电脑，打印机，工具等相关设备，保管人员认真爱护，用完归位。

借与他人需要登记，丢失需要责任人自行赔偿，人为损坏由责任人自行承担。

4.3.4办公用品，电脑，打印机，桌椅板凳，文具，工具等出现问题及时通过oa系统申报。

4.3.5行政需要每月15-20日进行电脑设备清洁。

4.3.6行政在月会上汇报低值易耗品的使用情况。

4.3.7行政在月会上汇报办公维修申请及维修情况及费用。

4.4办公用品流程领用图

54.5公司财产管理

4.5.1公司财产需要录入手工台账，同时所有领取类办公品录入oa。

4.5.2固定资产的领用也在oa，领用后划归部门，具体到个人妥善保管，损坏追责。

4.5.3人员离职后办理交接手续，同时转移离职人员领取的固定资产，办理oa移交手续。

移交行政办理，在离职人员和同事交接时，办理完成。

并通知财务部备案。

五、车辆管理制度

5.1公司车辆由行政（由潘建华代管）统一管理，仅限于公司配送及紧急公务用车。

5.2车辆使用按“先满足送货需求”的原则进行安排。

上班时间内配送人员未被派出车的，应随时在办公室等候。

有事需离开时，要告知去向和所需时间，经批准后方可离开，出车回公司，应立即到行政（由潘建华代管）报到。

5.3外单位及私人借车，需经总经理批准后方可安排。

需要填写责任承担书，后方可借用车辆。

（附件1）

5.4驾驶员出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。

对自己所开车辆的各种证件的有效性应进行检查，出车时确保证件齐全。

车辆问题或证照缺失应及时通知行政部备案或换车。

5.5车辆在上下班后或节假日必须停放无碍位置，检查车门车窗是否

6关闭上锁。

5.6车辆实行定点维修，维修前需要oa做维修申请单，维修点确定维修项目后维修。

取车时带回维修单清单，行政留存月统计后付款。

5.7驾驶员应做到合理用车，节约用油。

5.8驾驶员出车遇特殊情况不能按时返回的，应及时通知行政部，并说明原因，经同意后第二天及时归还。

5.9行政应对公司所有车辆建立车辆档案，按时办好车辆保险等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。

5.10公司指派非本职工作发生的停车费，微信截图或者小票报销。

公共停车位小票不再报销。

请用微信支付（西安停车）公众号，目前7折。

报销发截图，以oa系统走网络报销流程。

5.11在配送过程或者公司公派情况下，运输超重及二环内货运车辆被查导致的罚款，由公司承担罚款。

5.12违规与事故处理

5.12.1驾驶人员应严格遵守交通法规和车辆安全操作规程及公司各项管理规章制度，如出现下列情况，所造成的罚款或经济损失由驾驶人员承担：

5.12.1.1无照驾驶；

5.12.1.2未经许可将车借予他人使用；

5.12.1.3违反交通规则引起的交通肇事。

5.12.2意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。

75.12.3发生行车事故，根据责任事故损失，对方责任对方维修；我方责任，对方车辆维修由驾驶人承担，公司车辆维修公司代为垫付，保险理赔扣除部分剩余按50%赔付，公司承担理赔外50%，事故情节严重者，经总经理研究确定如何进一步处罚。

5.12.4驾驶员或车辆使用人将车辆私自交由他人驾驶，或擅自出车发生事故由驾驶员或车辆使用人承担所有责任。

5.12.5酒后驾车发生事故，驾驶员或车辆使用人承担全部责任。

5.12.6驾驶人员私自将油料外流，一经发现，给予解聘处理。

5.12.7驾驶人员虚假开票报销油费，已经发现，给予解聘处理。

5.12.8车辆证照及车辆问题，因未通知行政部导致违规罚款或者行车事故，由驾驶人员承担相关罚款及车辆维修费用。

5.12.9凡违反交通法规受到交警部门处罚，由车辆使用人当月处理、承担所有费用。

当月未处理，公司通过第三方代为处理，一次违章代理费用为30元。

5.13日常管理

5.13.1货运车辆，配送人员需要货运资格证，没有证照需要配送工作的同事，请尽快办理相关证照，公司承担费用及工时派遣学习货运资格证，同时签订服务期合同。

（附件2）5.13.2配送司机需要相应的行驶证并自行年检。

5.13.3车辆钥匙每天下班时放置到钥匙盒，并告知行政人员（潘建华代管）。

85.13.4驾驶人员必须oa登记出车记录，如实记录行车日期、时间、里程数、发生费用等事项，行政每天检查，及检及惩，每月统计。

月会行政汇总汇报。

5.13.5用车流程图

5.13.6所有车辆保险、年审、等由行政部负责办理，相关人员听从调度，配合年检保险维修等工作。

5.13.7工作日驾驶员通讯必须保持畅通，驾驶员应服从调度、随叫随到，未经批准不准擅自出车。

5.13.8驾驶人员在驾驶前须对车辆外观及内部进行检查，以便于界定责任。

5.13.9发生任何事故必须第一时间报告行政人员并积极处理。

先拍照，要名字，留电话，不慌乱，不暴躁，多沟通。

行政给予协助，保险或者维修等。

5.13.10每年4-10月，一周洗一次车，冬天11-3月，一月洗一次车。

5.13.11车辆检查由行政人员在每月15-20日检查（卫生，外观登记，公里数，有无维修亮灯）20日前发检查报告。

95.13.12维护管理

车辆卫生清洁，由司机进行清洁，做到车内干净整洁，物品摆放整齐、无废纸、无烂纸盒，无私人用品，无空瓶子，无未送客情等。

5.13.13油料管理

车辆定点加油，所有车辆只允许在中石化、中国石油、延炼石油，其他加油站加油不予报销。

5.14公司车辆维修保养费用按月支付，行政对账后启动报销程序，财务审核，（项目，次数，金额、合计等）采取银行转账的方式结算；

5.15车辆保险按保险到期前日完成续保工作，行政办理，索要发票。

交强险过期导致的罚款及违约金行政经办人承担责任。

5.16车辆年检到期前找托办理，年检业务行政联系，安排车辆前往办理。

年检过期导致的罚款及违约金行政经办人承担责任。

六、办公管理规定

6.1员工出门前，随手关闭显示器。

6.2下班最后一个走的，检查门窗、灯、电脑、显示器、打印机、空调是否关闭。

6.3所有业务和出纳黑板上填写上周销售和回款。

6.4系统oa写日报，每周日写周一计划。

6.5环境卫生管理的范围为公司各部门办公室、走廊、水房的卫生。

106.6办公范围内的室内、外环境卫生保持干净整洁，如：

办公桌椅、照明灯、电风扇、空调、门窗、四壁、书橱、档案柜等物品，要求物品摆放整齐，室内外环境卫生清洁干净、无蛛网、无灰尘，各类座套干净整洁；电脑、打印机等设备保养良好，厕所墙面、地面、便池清洁干净无杂物、无异味。

6.7卫生清洁实行部门责任制，每日环境卫生以值日表为准，各部门负责人为责任人。

各自办公桌的卫生，由各自自行负责。

公共区域卫生实行区域划分并责任到人。

6.8各部门认真对待清洁卫生，积极主动地搞好卫生清洁，不得因卫生清洁而影响各部门整体考核。

6.9网上销售单

6.9.1京东到家，库管和行政共同关注，配送接单后找库管办理，备货机器出单，对方签字。

库管拿小票找行政，行政当天办理销售单（张灿暂代）。

6.9.2网销订单先出销售单，并标明各品种选择的快递公司和包装要求，在库管员将货品交给网售员时，网售员（张灿暂代）须同时把销售单交付给库管员。

6.9.3网络销售及时在系统做单，网络单时间和系统单时间一致，摘要处写明该单的订单编号，一个网络单对应一个系统单，系统金额以网络单上提交的金额入账。

网络单退货时应及时在系统做单，退货单上注明订单编号，以便日后对账。

116.9.4次月15日前，会计核对网络销售的收入、扣款项目（佣金、手续费、信用卡服务费、优惠劵等）。

6.9.5出纳按销售下账。

七、检查

7.1每周至少完成一次清理杂物，做到干净整洁，周末行政检查。

7.2每天上午清洁仓库外环境卫生10米范围，行政随时抽查。

7.3每月检查系统客户资料建立情况，需要客户名称，单位名称，联系电话，次月月会汇报。

7.4业务对账单据需要全部保留，存放专用保管单，分类目保管。

丢失单据导致无法对账，需赔偿单据金额。

隐瞒不报一经发现开除处理。

（行政领取专用保管架）每月30前和行政人员复核单据数量。

7.5店面在oa系统填写客户资料、客户名称、联系电话。

每月30日前行政检查当月资料完善情况。

7.6查看网络各系统产品库存是否有货，行政每周随时抽查一次。

八、会议制度8.1周会：

8.1.1临时发生问题，汇总处理意见，其他部门回复及完成时间。

8.1.2行政工作汇报。

8.1.3有无人事工作汇报。

8.1.4行政采购费用及明细。

8.1.5数据要求准确无误。

8.1.6网销情况汇总

8.1.7周重点工作需要填写黑板，上周已完成任务擦掉。

128.2月会：

8.2.2车辆检查情况，车辆公里数汇总。

8.2.3车辆违章情况，及处理情况。

8.2.4人事变动情况。

8.2.5考勤情况汇总，迟到，早退，请假，加班，倒休。

8.2.6行政费用汇总。

8.2.7卫生检查情况汇总。

8.2.8维修费用汇总，车辆，办公用品。

8.2.9客户系统检查情况汇总。

8.2.10制度微调汇总。

8.2.11绩效汇总。

8.2.12奖励汇总。

8.2.13数据要求准确无误。

8.1.14网销情况汇总。

8.1.15福利发放情况合计

8.3年会

8.3.1车辆汇总、各里数、保养费用、维修费用、加油费用、同比全年，违章情况汇总，各车个人。

8.3.2人事汇总，入职人数，离职人数，比例。

8.3.3考勤汇总，全年部门及个人迟到、未打卡、请假、加班。

8.3.4卫生汇总、检查次数、绩效扣款、部门及个人。

8.3.5办公用品汇总，全年合计、逐月合计，各部领取合计。

8.3.6客户资料汇总，部门及个人，绩效扣款。

8.3.7福利汇总，各部合计，总合计。

8.3.8固定资产新增及报废汇总8.3.9绩效汇总，各部及个人

138.3.10证照汇总，使用汇总、审验情况汇总

8.4新年底计划

8.4.1组建离职员工群，新品品鉴、饮料福利等。

8.4.2完成低值易耗和固定资产oa的录入。

8.4.3完善oa各项表格，配合制度，规范管理，并且大家使用oa。

8.4.4建立oa使用规范。

8.4.5树立制度权威性，严抓绩效问题，不怕得罪人，建立公司文化。

8.4.6建立各项工作流程图，不断完善暂行制度。

8.4.7行政费用、研究如何降低各项费用，降低5%。

8.4.8人力资源，学习招聘技巧，建立面试机制、考题、心理、回访等措施，甄别优秀员工，降低重复招人费用。

九、绩效考核

9.1此制度为暂行制度，后期随时添加，不会删减，特殊情况可以稍微做调整。

9.5上述每一条请自觉遵守，如未按要求完成，一次减绩效20元9.3领导交办的工作，未按时完成绩效减20元。

9.4领导交办的工作，应付了事的绩效减40元。

9.5领导交办的工作未完成却谎报完成，一经查实绩效减80元。

9.6严格遵守国家各项法律法规，因个人原因违反法律法规而造成公司损失的，个人承担全部责任。

内容仅供参考