新奥集团科技档案管理规定修订版.docx
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新奥集团科技档案管理规定修订版
IBMTstandardizationoffice【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】
新奥集团科技档案管理规定修订版
新奥集团科技档案管理制度
1总则
1．1目的
科技档案管理是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，为了建立、健全科技档案管理工作，完整地保存和科学的管理科技档案，根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，结合新奥集团具体情况，特制定本管理制度。
1．2适用范围
本制度适用于集团公司及各成员企业科技档案的管理。
1．3管理职责
1．3．1新奥集团科技档案统一归口管理部门为集团公司技术质量部科技档案室（以下称集团公司科技档案室）。
1．3．2集团公司科技档案管理采用二级管理模式，第一级科技档案管理部门为集团公司科技档案室；第二级科技档案管理部门为各成员企业技术部门。
集团公司和各成员企业科技档案管理人员根据具体情况可设专职人员，也可设兼职人员。
1．3．3第一级科技档案管理部门的基本职责是：
（1）贯彻执行国家和上级部门有关科技档案工作的方针、政策、条例和法规。
（2）负责制定集团公司科技档案管理方面的各项规章、制度。
（3）统一集中管理集团公司各成员企业的重要科技档案，做好科技档案的接收、管理和提供利用工作。
（4）收集各职能部门和各成员企业的科技图书及科技情报资料目录，重要内容登录上网，做到资源共享。
（5）负责监督、检查各成员企业科技档案工作情况，及各项管理制度的实施情况。
1．3．4第二级科技档案管理部门的基本职责是：
（1）贯彻执行国家和上级部门有关科技档案工作的方针、政策、条例和法规，实施集团公司科技档案管理方面的各项规章、制度。
（2）参与本单位科研、生产、基建工程的鉴定、定型、验收等重要活动。
根据本单位科研、生产、基建工程情况制定科技档案工作计划。
（3）监督、检查、协助有关部门、施工单位做好科技文件材料的形成、积累、立卷、归档和归档后的更改、补充工作。
（4）负责本单位科技档案资料的收集、编制、整理、汇总和送交，提供使用服务，并兼管科技图书、情报资料工作。
2归档
2．1各成员企业重要科技档案（科研、生产、建设工程档案），送交集团公司科技档案室统一集中管理，归档范围、保管部门和保管期限见附录A。
2．2部门、单位因工作需要购买的科技图书（见附录A5.1），须到各自科技档案管理部门登记，有档案主管人员签字，财务部门方准予报销。
2．3公派参加会议或参观展览收集的科技情报资料（见附录A5.2），须上交各自科技档案管理部门，登记后，集中管理。
2．4归档时间
（1）科研类文件，应在一个课题、发明、专利等研究告一段落或全部结束后归档。
（2）产品类文件，应在产品、工艺定型后归档。
（3）管道工程类文件，应在单项工程竣工验收合格后归档。
（4）建筑类文件，应在单位工程竣工验收合格后归档。
（5）各二级档案管理部门应于每月1日---3日三天之内，把上月登记的科技图书、科技情报资料目录及内容简短介绍，送交集团公司科技档案室。
2．5科技档案归档应符合下列要求：
（1）卷宗整齐、完整、无破损、污迹等；
（2）档案应做到编制、整理及时，内容完整、项目齐全、数字准确、结论正确，有关方面签证、认证手续齐全，确保档案的真实性、准确性、完整性、系统性。
（3）档案装订幅面一律采用A4幅面；
（4）档案材料可以是软盘、照片、录象带等载体型文件材料。
2．6科技档案归档时应填写归档单，见附录B，经档案管理人员检查后，办理签收手续。
3科技秘级档案管理
3．1科技秘级档案的划分范围：
（1）由我公司产生的属高新技术领域的技术文件；
（2）与国家大地坐标系联网的设计图、资料和数据等；
（3）大型项目的可行性研究报告、技术经济评价及审查报告，重大改造项目技术文件；
（4）技术谈判产生的技术协议等文件；
（5）公司核心技术诀窍，技术专利实施中对专利技术发展和创新的核心内容；
（6）集团公司技术质量发展规划。
3．2集团公司科技档案室为科技秘级档案的归口部门。
其职责是：
（1）指导、审查各成员企业科技秘级档案的界定及归口管理工作；
（2）对集团公司职能部门及各成员企业科技档案保密工作进行检查，协助有关部门查处重大科技档案泄密事件；
（3）开展科技秘级档案保密教育工作。
3．3各成员企业负责本单位科技秘级档案的日常管理工作。
其职责是：
（1）按照集团公司科技秘级档案管理的规定，做好本单位科技秘级档案的收集、整理、送交、保密工作；
（2）界定本单位的科技秘级档案。
3．4科技秘级档案的界定：
（1）公司各职能部门及各成员企业应按照本制度的第十二条规定，界定科技秘级档案，并在界定科技秘级档案的同时，确定保密期限和保密范围。
（2）公司各职能部门及各成员企业应根据本制度的第十二条规定的具体内容，确定界定科技秘级档案的时间，确保不泄密。
3．5科技秘级档案解秘。
（1）超出保密期限，失去保密价值的应及时解秘；
（2）要解秘的科技秘级档案应由有关人员提出建议，报本单位技术主管领导审批后解秘。
3．6集团公司各职能部门和各成员企业确定为秘级的科技档案，应在确定后一周内报集团公司技术质量部备案，在该项目完成后三十日内，送交集团公司科技档案室归档。
4保管与利用
4．1科技档案归档后应登记、编号、造册，并根据实际情况把目录和内容简介在内部登录上网（秘级档案除外）。
4．2科技档案排列存放采用分类存放保管，每类中再按归档先后顺序排放，并应有代号标签，位置索引，以便于查找。
科技秘级档案单独编号，单独保管。
4．3科技档案的保管期限分永久、长期、短期三种。
长期：
等于工程、建筑物、设备的使用寿命
短期：
十五年以下
5处置
5．1技术质量部门领导和档案室管理人员定期（一年一次）对档案资料进行清理鉴定，对过期、无使用价值的档案进行清理，列出清单，报集团公司总工程师审批后，另处保存或报废，并在相关登记上和网上注明或清除。
5．2经审批报废的科技档案应彻底销毁。
6其它
6．1科技档案借阅、查阅见《科技档案借阅、查阅管理制度》。
6．2科技档案库房管理见《科技档案库房管理制度》。
6．3科技档案编号方法见《新奥集团科技档案编号方法》。
6．4本制度实施后，在执行过程中，由集团公司技术质量部负责对制度的贯彻、落实情况进行监督、检查。
附录A
科技档案归档范围、保管部门及保管期限
表科技档案归档范围、保管部门及保管期限
序号
归档范围
保管部门
保管期限
备注
A1
科研类
.01
委托书、协议书（或合同）
KJD
短期
.02
课题任务书
KJD
短期
.03
研究计划、大纲
KJD
短期
.04
制定研究方案
KJD
短期
.05
实验记录
短期
.06
工作日记
短期
.07
设计原图
KJD
短期
.08
计算数据
KJD
短期
.09
阶段小结
短期
.10
实验报告
KJD
短期
.11
科学论文
KJD
短期
.12
专题报告
短期
.13
专题着作
KJD
短期
.14
鉴定推广材料、记录
KJD
短期
.15
专利申报文件及批文
KJD
短期
A2
工业产品类
A2.1
产品技术标准
.01
产品标准
KJD
短期
.02
设计标准
KJD
短期
.03
工艺、工艺装备标准
KJD
短期
.04
检验标准
KJD
短期
.05
原材料标准
KJD
短期
.06
外协件标准
KJD
短期
.07
计量、测试仪器标准
KJD
短期
.08
能源标准
KJD
短期
.09
安全标准
KJD
短期
.10
其它相关标准
KJD
短期
续表1科技档案归档范围、保管单位及保管期限
序号
归档范围
保管单位
保管期限
备注
A2.2
设计类
.01
总装配图
KJD
短期
.02
部件装配图
KJD
短期
.03
全部零件图样
KJD
短期
.04
安装图
KJD
短期
.05
包装图
短期
.06
计算书
短期
.07
产品说明书
短期
A2.3
工艺类
短期
.01
工艺文件目
短期
.02
工艺规程
KJD
短期
.03
工艺装备
短期
.04
生产过程中有关技术、质量方面的原始资料
KJD
短期
A2.4
新产品鉴定类
.01
新产品投产技术大纲
KJD
短期
.02
产品技术标准和标准化审查报告
KJD
短期
.03
新产品试制总结报告（经济效果分析）及单位鉴定结论
KJD
短期
.04
新产品设计和主要工艺技术文件
KJD
短期
.05
国内外同类产品对比及试用单位意见
KJD
短期
.06
新产品检验、测试结果及例行实验报告
KJD
短期
.07
检验用计量器具、检定合格证
KJD
短期
.08
产品使用说明书
KJD
短期
.09
环境保护措施报告
KJD
短期
A3
燃气管道工程类
A3.1
综合类
.01
可行性研究报告
KJD
长期
续表2归档范围、保管部门及保管期限
序号
归档范围
保管部门
保管期限
备注
.02
建设工程设计合同
KJD
长期
.03
建设用地规划许可证
KJD
永久
.04
征地拆迁协议、
KJD
永久
.05
城市建设规划许可证
KJD
永久
.06
规划设计
KJD
永久
.07
项目投资许可证
KJD
长期
.08
上级批文
KJD
长期
.09
工程地质勘察报告
KJD
长期
.10
施工许可证
KJD
长期
.11
施工合同
KJD
长期
.12
工程预算书
KJD
长期
.13
工程质量监督委托书
KJD
长期
A3.2
图纸类
.01
外网燃气管道工程竣工图
KJD
长期
.02
室外燃气管道工程竣工图
KJD
长期
.03
室内燃气管道工程竣工图
KJD
长期
A3.3
施工类
.01
开工申请报告
KJD
长期
.02
管道测量定位记录
KJD
长期
.03
图样会审
KJD
长期
.04
设计变更通知单
KJD
长期
.05
技术交底
KJD
长期
.06
施工组织设计、施工方案
KJD
长期
.07
材料、管道附件、管件、阀门、设备等出厂合格证、质量证明书、化验单、试验报告
KJD
长期
.08
防腐施工记录
KJD
长期
.09
防腐检测记录
KJD
长期
.10
隐蔽工程检查验收记录
KJD
长期
.11
管道吹扫记录
KJD
长期
.12
强度、严密性试验记录
KJD
长期
.13
焊接工艺评定
KJD
长期
.14
焊缝外观质量检验记录
KJD
长期
续表3归档范围、保管部门及保管期限
序号
归档范围
保管部门
保管期限
备注
.15
焊接无损探伤及试验报告
KJD
长期
.16
施工工序质量验收记录
KJD
长期
.17
管线通球记录
KJD
长期
.18
分项工程质量检验评定表
KJD
长期
.19
单位工程质量检验评定表
KJD
长期
.20
监理通知
KJD
长期
.21
质量问题处理报告
KJD
长期
.22
交工验收证明
KJD
长期
.23
施工日记、施工总结
KJD
长期
A3.4
竣工类
.01
竣工报告
KJD
长期
.02
竣工验收签证书
KJD
长期
A4
建筑类
A4.1
综合类
.01
单位工程申请报告
KJD
长期
.02
上级批文
KJD
永久
.03
规划定点图
KJD
永久
.04
土地征用
KJD
永久
.05
建筑设计任务委托书
KJD
长期
.06
工程概算书
KJD
长期
.07
工程地质勘察报告
KJD
永久
.08
施工执照
KJD
长期
.09
建筑工程规划许可证
KJD
永久
.10
建筑防火审核复函
KJD
长期
.11
开工许可证
KJD
长期
.12
迁址意见书
KJD
永久
.13
建设用地规划许可证
KJD
永久
.14
工程勘察设计许可证
KJD
长期
.15
城市建设工程验线证
KJD
永久
A4.2
图纸类（竣工图）
.01
建筑施工图
KJD
长期
.02
结构施工图
KJD
长期
.03
给排水图
KJD
长期
.04
动力与照明电图
KJD
长期
续表4归档范围、保管部门及保管期限
序号
归档范围
保管部门
保管期限
备注
.05
冷暖气及通风空调等图
KJD
长期
.06
总平面图（建筑物的层数和位置
KJD
长期
A4.3
施工类
.01
工程开工报告
KJD
长期
.02
测量定位和打桩记录
KJD
长期
.03
图纸会审记录
KJD
长期
.04
设计变更通知单
KJD
长期
.05
技术核定单
KJD
长期
.06
地基钎探记录
KJD
永久
.07
重要部位技术交底
KJD
长期
.08
计划任务书、协议或合同
KJD
长期
.09
施工组织设计和施工方案
KJD
长期
.10
钢材出厂证明及试验单
KJD
长期
.11
砖试验单及出厂证明
KJD
长期
.12
砂试验单
KJD
长期
.13
石子试验单
KJD
长期
.14
水泥试验单及出厂证明
KJD
长期
.15
沥青试验单
KJD
长期
.16
卷材试验单
KJD
长期
.17
焊接试验单（焊接评定）
KJD
长期
.18
预制构件出厂证明
KJD
长期
.19
马蹄脂配合比通知单
KJD
长期
.20
砼试块配合比通知单
KJD
长期
.21
砼试块强度试验报告
KJD
长期
.22
砂浆配比通知单
KJD
长期
.23
砂浆试块强度试验报告
KJD
长期
.24
土壤试验报告
KJD
永久
.25
结构吊装及结构验收记录
KJD
长期
.26
隐蔽工程记录（包括基础、结构、电气、水暖）
KJD
长期
.27
沉降观测和地基复查记录
KJD
长期
.28
分部分项工程质量评定表
KJD
长期
.29
竣工（中间）验收证明
KJD
长期
续表5归档范围、保管部门及保管期限
序号
归档范围
保管部门
保管期限
备注
.30
单位工程质量评定表
KJD
长期
.31
工程质量事故处理报告及形成材料
KJD
长期
A4.4
竣工类
.01
竣工报告
KJD
长期
.02
竣工决算
KJD
长期
.03
建设工程竣工质量核验证明
KJD
长期
.04
建筑竣工启用通知
KJD
长期
A5
科技图书、情报资料
A5.1
科技图书
.01
专业书籍
永久
.02
工具书
永久
.03
国家标准、行业标准、地方标准
短期
A5.2
科技情报资料
.01
科技会议文件资料
短期
.02
科技展览资料
短期
.03
技术交流资料
短期
注：
①保管部门注明KJD的是必须送交集团公司科技档案室的文件。
②短期保管的文件保管时间根据文件具体内容，由各成员企业科技档案室注明。
科技档案归档单
送交单位归档日期年月日
序号
档案种类
具体名称
档案编号
份数
页数
备注
送交人签字
接收人签字
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