内控体系文件管理规定.docx

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内控体系文件管理规定

公司制度文件

内控体系文件管理规定

文件编号

内控体系文件管理规定

版本

1.2

页次

1/9

生效日期

主管部门

内部控制部

1.目的

为对集团所有内部控制体系的文件得以有效控制，确保文件下发及时到位，文件保存完好，使有关部门能够得到并使用文件的有效版本，特制订本管理规定。

2.适用范围

本规定适用于集团公司及下属分（子）公司的所有内控体系的文件管理。

不包括集团行政公文的管理。

3.主要职责

3.1内部控制部是集团内控体系文件的归口管理部门，负责本规定的制定与维护，负责文件的规范性与边界审核。

3.2内部控制部文控专员负责文件的统一编号、发放、原件保管、版本控制等管理。

3.3集团公司各职能部门负责本部门内控体系文件的策划、拟定，组织评审与审批，文件发布后组织培训与导入，跟进文件的执行情况。

3.4各分（子）公司应参照本规定制定本公司的文件管理规定，或依本规定执行，负责本公司的内控体系文件的策划、拟定，组织评审与审批，文件发布后组织培训与导入，督导体系文件的有效落实。

还应设置专职岗位负责文件管理工作。

3.5各分（子）公司文控员负责本公司的文件编号、发放、原件保管、版本控制等管理；将内控体系文件报集团内部控制部文控专员备案，并接受文控专员的监督与指导。

4.流程文件管理规范的内容

4.1文件范围与管理责任

4.1.1内部控制体系文件范围和结构

文件级别

业务流程

制度

一级

流程手册，流程规划，流程地图

制度框架，风险矩阵

二级

主业务流程

管理制度

三级

主业务流程的分支流程或子流程

管理办法，管理规定

四级

具有操作指引性的操作标准，作业规范，表格，报告等模板文件

注：

细化的制度，如细则等，以及支持制度执行的表格，融合到业务流程中，不单独成文。

内部控制体系文件包括全集团范围内（包括分子公司）所有文件化的业务流程和管理制度及其他文件。

按其结构构成可分为四级，具体内容如下：

4.1.2内部控制体系文件的管理是指：

对所有的文件统一编号，统一模版，对内控体系文件的编制、审批、

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主管部门

内部控制部

发放、使用、更改、报废、保存等各项活动进行控制，确保相关文件的有效性与完整性。

4.1.3分（子）公司在集团内控体系的框架下，制定内部的内控体系制度，内容不得与集团内控体系制度有冲突，并报集团内部控制部备案；分（子）公司的文件控制应由专职文控员负责管理，可以参照本规定制定内部的文件管理办法，或依照本规定要求执行，并接受内部控制部的监督与指导。

4.1.4内部控制体系文件的审批权限分配

文件类型

编制

初审

审核

审批

一级文件

流程手册

业务域流程负责人

分管领导

内部控制部经理

内控建设领导小组

CEO

流程制度结构

流程地图

内部控制部经理

分管领导

内控建设领导小组

CEO

风险矩阵

内部控制部经理

分管领导

内控建设领导小组

CEO

二级文件

管理制度

主管部门经理

分管领导

内部控制部经理

内控建设领导小组

CEO

集团主流程

流程负责人

内部控制部经理

中心负责人

分管领导

分（子）公司主流程

流程负责人

主管部门经理或副总

分（子）公司领导

三级文件

集团管理规定

主管部门负责人

内部控制部经理

中心负责人

分管领导

分（子）公司管理规定

主管部门负责人

主管部门经理或副总

分（子）公司领导

集团子流程

业务主办

流程负责人

内部控制部经理

中心负责人

分（子）公司子流程

业务主办

流程负责人

分（子）公司领导

说明：

1、内控体系文件在编写时，要与相关负责人充分沟通讨论，执行人员也应参与。

2、集团总部的所有内控体系文件，都要抄送内控建设领导小组。

4.2内控体系文件分级标准

集团的内部控制体系遵循结构化管理模式，将内控体系文件按照级别进行划分，配套组织结构和职

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主管部门

内部控制部

能体系进行分类分级管理。

4.2.1流程类文件的分级标准

集团的业务流程结构，按业务流程性质和边界分为三大类：

战略流程、核心流程和支持流程；同时，将各级流程按其价值链模型（如下图）逐级分解，将流程细分为五个层级：

价值链（Level0）、业务域（Level1）、主流程（Level2）、子流程（Level3）、流程模板（Level4）。

4.2.1.1业务流程的分类

集团业务流程按照业务性质和边界分为三类：

战略流程，核心流程、支持流程。

u战略流程：

包括战略管理、公司治理、风险管理、投资融资等体现企业整体战略层面的流程；

u核心流程：

包括市场营销、粮食贸易、饲料加工、生猪养殖、肉类加工、交付与服务等，体现企业价值链运营中的核心业务流程；

u支持流程：

包括财务管理、人力资源管理、质量管理、产品研发、行政后勤、内部审计、品牌管理、IT信息管理、公共关系管理等为企业核心流程提供支持的业务流程。

4.2.1.2流程分级

集团业务流程按价值链逐级细化，分为五个层级：

u零级流程：

价值链，展示全集团的价值创造过程，反映商业模式；

u一级流程：

业务域，包含流程手册，流程地图，流程清单，战略地图；

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主管部门

内部控制部

u二级流程：

主流程，包含主业务流程；

u三级流程：

子流程，主流程的分支流程；

u四级流程：

流程模板，包含操作规范，表格，报表，报告。

4.2.2制度类文件分类分级标准

集团制度分类分级标准采用业务域分类和三级分级标准：

◆一级制度：

制度框架、风险矩阵，呈现集团整体风险管理与集团管控框架，和制度覆盖范围。

◆二级制度：

管理制度，是集团管控与风险管理的系统性、指导性文件，一般不会有大的变动；

◆三级级制度：

管理办法、管理规定，是具体业务的规范性、约束性文件，可以随业务的运行进行调整。

4.3内控体系文件的描述规则

流程名称

流程名称由流程责任部门拟定，拟定时避免与已有的流程名称重复

流程目的

流程存在的意义，即流程带来的价值或能够解决的问题

适用范围

流程所涉及的部门或业务

定义

对流程内容描述中的相关专有名词进行解释

主要职责

流程责任部门和执行部门在整个流程过程中的主要工作内容

流程图

用微软VISIO制作的表示流程活动的图形

流程标准说明

主要通过流程环节、流程参与岗位、相关记录（流程中输入或输出文档）、工作要求和准则（各个环节对应岗位工作内容描述）等几个方面对流程工作流进行描述

流程控制点

流程中的重要环节，其工作质量的好坏直接影响整个流程的输出成果

补充说明

对流程描述未尽事宜进行补充