01物资采购管理制度.docx
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01物资采购管理制度
编号：
HTCG-CG-01
二级,第0次修改
物资采购管理制度（试行）
下发日期：
2011-08-01
执行日期：
2011-08-01
1.目的
为了规范物资采购管理，降低采购成本，建立健全物资采购管理制度，结合公司实际情况，特制定本制度。
2.适用范围
适用于山东海科化工集团总部层面集中采购管理的物资（原料油除外）计划的提报、审计、采购、合同履行等环节。
3.物资采购计划管理
集团对集中采购范围的采购实行计划及相应资金预算管理，并配套以合理库存量和合理采购周期管理。
3.1年度整体采购计划
各公司计划提报部门在每年年末制定下年物资采购数量，提报集团采购部编制年度整体采购计划，由集团采购部编制年度采购预算，集团财务中心审核汇总年度预算，并作为采购部编制月度采购实施计划的主要依据。
审批后的年度整体采购计划转招标办、财务中心、审计部、管理部和相应的提报部门/生产公司备案。
3.2月度采购实施计划
根据年度整体采购计划及各部门各公司月度具体需求（包括未包含在年度整体采购计划范围的采购需求），由集团采购部编制月度采购实施计划。
月度采购实施计划作为月度采购资金需求和实施月度批量采购/定期采购及原材料采购的主要依据。
审批后的月度采购实施计划转招标办、财务中心、审计部、管理部和相应的提报部门、生产公司备案。
3.3合理库存量
集团总部层面实行集中采购管理范围的物质，需按照合理库存、降低库存占用资金，设定分类库存上下限标准。
由集团管理部牵头进行测算（集团物质仓储部门和生产公司<生产设备物资部门>协助）、管理部提出合理库存量建议、报招标与采购委员会审议决定。
3.4采购方式及采购周期
集团集中采购的设备和备品备件物资实行批量采购、定期采购和应急采购三种方式。
，年末调整、下年执行。
，相应的实行分类物资采购周期管理，采购周期由集团采购部提出意见商集团管理部、生产公司（生产设备部门）后、由采购部报招标与采购委员会审议确定。
，应急采购随时提出随时办理手续。
每家生产公司只有一位公司级负责人有权签发应急采购需求。
非生产及安全需求不能采取应急采购方式提请采购，确需时可追加采购。
，集团采购部不予统一采购。
3.5物资超市
范围：
低值易耗品类，由集团采购部根据与供应商洽谈确定类别。
物资超市由采购部承办，仓库协助办理领用清点核对、库存管理，由采购部采用招标或比价方式确定合格供应商，签定一年期合同，半年结算一次，半年复核价格一次，财务部门根据采购部提供单据、与仓库复核数量进行结算。
3.6限价采购
范围：
未推行物资超市时的低值易耗品类、常用办公用品类，由采购部提出类别范围，招标办审核。
由集团采购部调研市场价格，列出最高限价与执行周期，招标办审核确定后执行，集团采购部可对范围内物资在限价内采购，超出限价将严格处理。
4.采购计划提报
各部门、各公司应针对所需物资使用时间要求，提前统计物资数量，制定物资采购需求计划提交集团采购部。
集团采购部负责汇总采购需求计划、编制集中采购需求计划、技术参数核准、购进验收的协调等工作。
4.1年度整体采购计划的提报
每年的12月12日，各部门各公司提报下一年年度采购需求计划。
4.2月度采购实施计划的提报
各公司生产主管部门每月20日前将下月计划经分管领导、总经理审批后报至集团采购部，经采购部分管领导审批后实施采购。
各公司归口管理部门每月12日前将下月计划提报至集团采购部，提报的计划必须写明规格型号，具体使用部门和用料时间，每个公司由归口管理部门统一提报材料计划。
采购部根据各公司提报的材料计划，在4个工作日内完成汇总审批。
对于非招标采购的物资，在一周内完成订货；对于进行招标的采购物资招标办在两周内完成招标。
归口管理部门划分见下表：
类别
范围
归口管理部门
说明
原料、辅料、生产用辅材
各公司
各公司生产部
设备、备品备件、建材类
各公司
各公司归口管理部门
集团授权
微机耗材
各公司
各公司信息归口管理部门--集团管理部
集团部门
集团管理部
劳保用品
各公司
各公司安全管理部门--集团管理部
集团部门
集团管理部
办公设施
各公司
各公司办公室
集团部门
集团办公室
，由其部门负责人审核，报分管领导审批上报至指定归口管理部门审核汇总
各公司归口管理部门进行采购计划汇总提报，各公司仓库管理员核实数量，经分管领导、总经理审批。
计算机设备和劳保用品，须经管理部审核，办公用品，须经集团办公室审核，其它物资直接到集团采购部汇总。
，经提报人分管领导审批，集团归口管理部门审核转集团采购部汇总。
具体流程如下：
（归口管理部门：
办公用品为办公室，劳保用品和计算机网络设备为管理部）
4.3非正常材料采购物资计划的提报
，由集团采购部实施采购。
对于公司应急材料，经提报部门分管领导同意后可直接通知集团采购部实施采购，但必须在48小时内完成采购计划的审批。
具体审批流程如下：
（各公司指定需要生产部门人员（生产科/技术设备科）负责提报需求计划，并指定应急签发人员（经理层人员））。
4.4物资采购计划追加
，经仓库管理员、各公司归口管理部门核实，各公司总经理审批，计算机设备和劳保用品，经管理部审核，办公用品，经集团办公室审核，其它物资直接到集团采购部，经采购部分管领导审批后实施采购。
具体流程如下：
，经物资需求部门分管领导审批，归口管理部门审核，到集团采购部实施采购，具体流程如下：
（归口管理部门（办公用品为办公室，劳保用品及计算机设备为管理部）
4.5对于检修及技改项目材料计划的提报，应根据材料供货周期提前进行计划提报。
4.6对于有特定技术要求的设备及材料，计划提报部门应将详细、完整、明确的技术数据及相关标准在材料计划中注明。
4.7各部门所提报的材料计划必须按照物资类别分类提报，不同类物资不得相互混淆。
4.8集团采购部月度采购需求上报。
集团采购部把月度采购计划汇总整理，经集团招标办，集团采购部分管领导审批，集团采购部实施采购。
5.采购实施
由集团采购部负责涉及采购的供应商联络、商务洽谈、合同签订、合同履行；
5.1采购部在接到经签批的采购计划后在规定的采购周期内，完成相应采购，以交货为时限。
5.2采购部根据相关制度规定的合理限价，实施采购，最大限度的降低采购成本。
5.3单件物资在20000元以上或批量在50000元以上的，需签订供货合同，详细见《经济合同管理规定》。
5.4对于符合招标管理规定的物资采购，由集团招标办按《招标管理规定》采取公开招标的方式实施采购。
对于不符合招标管理规定的物资采购，使用比价的方式实施采购。
由业务员提出比价申请，经集团采购部部长审核，到集团招标办市场管理员核对价格。
比价金额大于5万的经集团招标办主任审核后经集团采购分管领导审批，实施采购；小于等于5万的经集团招标办主任审批后直接实施采购。
5.5采购部负责协助联系供应商提供售后相关服务。
5.6原材料采购：
由采购部提供市场行情和具体采购时间数量经生产公司总经理审批后，采购部实施具体采购。
采购部应建立市场信息日报表，每日上午11点前通过OA发布，为各公司总经理及相关科室提供决策帮助。
6、合格供方的确定
详细见《供应商管理制度》。
7、价格管理
由采购部拟定区分物资类别，报经招标与采购委员会审批后分类执行不同的价格管理策略。
7.1招标物资
7.1.1纯商务标：
最低价中标。
7.1.2适用技术标的招标：
按技术标、商务标的一定权重计算加权分数，以作为中标依据。
7.2非招标物资：
至少由两名采购员发出报价邀请，只接受书面形式报价，开启前严格保密，书面报价须由招标办和采购部共同开启，根据书面报价内容确定供应商。
审计监察部门可抽查或现场监督。
超出市场价格范围的非正常报价由招标办组织二次谈判。
7.3原材料价格：
招标办提出原材料基准指导价即额定范围报招标与采购委员会审议决定。
招标办对原材料采购价格实行基准指导价额定范围控制，超出的报集团高层分管领导审批。
7.4集团内部各公司间原材料物资互供：
首先保证内部资源供给与使用，由采购部调剂用量与结算，互供价格由招标办提出建议报招标与采购委员会审议后决定。
8.材料物资入库、验收
8.1采购部牵头组织发起验收流程，并组织各公司明确验收部门与验收标准，经管理部审核备案执行。
8.2购入的物资，严格按照仓库管理部门的接收程序办理入库，按本公司规定程序办理验收，相关公司必须在2日内（需外委检验的除外）办理完以上手续交采购部。
8.3试用材料物资，采购部与供应商谈定价格，由试用部门签订试用协议，在试用期满后，由试用部门及相关管理部门出具试用报告单，经试用合格后，办理入库手续；检验不合格由采购部退货或按照合同约定的方式处理。
9.发票验证
采购部在收到发票后附入库手续、验收手续及时统一办理发票的报销及入账手续。
10.款项办理
采购物资开具的发票入帐后，资金预算的上报由采购部负责。
完成审批后的预算计划由集团财务中心按计划支付款项。
11.奖惩
具有下列违纪情况的，做如下处理：
11.1对于材料计划的提报、物资的检验，不按本制度执行的，对责任部门、单位及责任人扣款100元/次。
11.2由于材料计划部门提供的规格型号、技术参数等相关数据不全或者不准确造成错买给公司造成损失的，按损失总额的10%对责任部门、单位及责任人进行扣款。
出现质量问题的给予相关责任人处以连带责任。
11.3未经批准越权采购的：
追认确实需求的补办手续，扣款200元/次；追认实际不需求的，扣款1000元/次，责令相关责任人退货。
11.4由于提报材料数量不准确而造成的仓库物资积压的，按积压物资总额的10%对计划提报部门或责任人进行扣款。
属采购部采购错误造成积压的,由采购部相关责任人承担10%，新采购造成积压物资由采购部联系退货。
11.5采购计划未按物资类别进行统一分类的给予100元/次扣款。
11.6在合同约定的时间内，所需采购物资未能及时到位，给公司生产经营活动造成影响的，提出计划部门\归口管理部门均有权提出处罚，给予200/次扣款;给公司生产经营活动造成影响的，视情况对责任人处以不低于1000元/次扣款。
11.7对应急采购计划，每公司设定一名专职人员上报计划，发生追加物资的采购计划，每月由采购部统计汇总进行考核，每个公司及集团各部门每月有2次追加机会，超出追加次数扣提报部门100元/次。
12.本制度由采购部制定、监督实施并负责解释。
13.本制度自下发之日起执行。
山东海科化工集团有限公司
二○一一年八月一日
附：
流程图
流程一：
各公司月度原料采购计划审批流程
流程说明：
各公司生产主管部门每月20日前将下月计划经分管领导、总经理审批后报至集团采购部，经采购部分管领导审批后实施采购
流程二：
各公司月度物资采购需求汇总到归口管理部门流程
流程说明：
各公司提报的材料计划，由其部门负责人审核，报分管领导审批上报至指定归口管理部门审核汇总
流程三：
各公司归口管理部门月度物资采购需求汇总到集团采购部流程
各公司归口管理部门经办人填写表单
仓库管理员
归口管理部门负责人
归口管理部门分管领导
各公司总经理
集团归口管理部门
集团采购部部长
采购部门业务员
归档
流程说明：
各公司归口管理部门进行采购计划汇总提报，各公司仓库管理员核实数量，经分管领导、总经理审批。
计算机设备和劳保用品，须经管理部审核，办公用品，须经集团办公室审核，其它物资直接到集团采购部汇总。
流程四：
集团部门月度物资采购需求提报到采购部流程
业务部门人员填写表单
直接上级
业务部门负责人
业务部门分管领导
集团归口管理部门
集团采购部长
集团采购部汇总
归档
流程说明：
集团部门月度物资采购需求，经提报部门分管领导审批，集团归口管理部门审核转集团采购部汇总。
（归口管理部门：
办公用品为办公室，劳保用品和计算机网络设备为管理部）
流程五：
各公司生产应急采购提报审批流程
流程说明：
各公司生产应急采购由各公司应急签发人审批，由集团采购部实施采购。
对于公司应急材料，经提报部门分管领导同意后可直接通知集团采购部实施采购，但必须在48小时内完成采购计划的审批。
各公司指定需要生产部门人员（生产科/技术设备科）负责提报需求计划，并指定应急签发人员（经理层人员）
流程六：
各公司物资采购需求追加审批流程
流程说明：
各公司出现物资采购追加需求，经仓库管理员、各公司归口管理部门核实，各公司总经理审批，计算机设备和劳保用品，经管理部审核，办公用品，经集团办公室审核，其它物资直接到集团采购部，经采购部分管领导审批后实施采购
流程七：
集团部门物资采购需求追加审批流程
流程说明：
集团部门物资采购需求，经物资需求部门分管领导审批，归口管理部门审核，到集团采购部实施采购。
归口管理部门：
办公用品为办公室，劳保用品及计算机设备为管理部
流程八：
集团采购部月度采购需求提报到分管领导审批流程
流程说明：
集团采购部月度采购需求上报。
集团采购部把月度采购计划汇总整理，经集团招标办审批，集团采购部实施采购。
流程九：
集团采购比价审批流程
流程说明：
采购部业务员汇总完材料计划，对于同一类型的物资进行比价，由业务员提出比价申请，经集团采购部部长审核，到集团招标办市场管理员核对价格。
比价金额大于5万元的经集团招标办主任审核后经集团采购分管领导审批，实施采购；小于等于5万源的经集团招标办主任审批后直接实施采购。
材料入库验收单
材料名称
规格型号
出厂日期
产品编号
生产厂家
批次
仓
库
验收意见：
签字：
年月日
管
理
/
使
用
部
门
验收意见：
部门：
签字：
年月日
物资验收标准
物资类别
验收标准
验收部门
钢材工艺管件
1、产品合格证、材质单、检验报告等资料
2、产品标识和外形是否规范（钢印及颜色标识）
3、抽检规格尺寸（直径及厚度等）及数量检查
4、外观表面质量检查（经验目测）
5、内部质量（特殊材质的如有必要需聘请外部检验单位打光谱或超声）
归口管理部门使用部门仓库
设备及配件
1、产品合格证、竣工图、材质检验报告、试压报告、使用说明书等随机资料齐全性
2、合同及技术协议内容核实
3、设备本体及附属安全、仪表配件的检查
4、随机备品配件、随机工具核实
归口管理部门使用部门仓库
工程建筑材料
1、产品合格证、材质检验报告、试验报告等随机资料
2、产品数量及重量
3、抽检几何尺寸检查（直径、椭圆度及厚度等）
4、外观表面质量检查（经验目测）
5、保质期
归口管理部门使用部门仓库
化验仪器
检查到货清单的物资名称、规格型号、数量是否与合同清单一致；到货的物资名称、规格型号、数量是否与到货清单一致；到货物资的技术资料、合格证是否齐全、有效、合法；到货物资是否符合相应的质量标准。
仪器在进行初步验收后，由供应商专业技术人员和质监科技术员进行现场调试，调试合格的按规定进行出库；不合格的由供应商负责更换；更换后仍不合格的退货。
质检部门
化学试剂
是否符合提报要求，观察外观（颜色、状态、所标浓度及纯度）是否符合药品使用要求；按使用标准使用，在使用过程中经检验发现不合格的退货或终止其进货权利。
质检部门
消防器材
1、标示粘贴良好、2、本体容器无破损、3、安全插销的铅封密封良好、4、压把无损坏、5、皮管无老化现象、6、喷嘴无破损、7、压力指示针无损坏，且压力显示不得低于绿色标记、8、挂钩无损坏、9、车轮运转良好、10、其他
归口管理部门
劳保类
毛巾、洗衣粉、肥皂、牙膏、洗洁净、香皂、洗发膏等
1、毛巾表面无破损，无勾刮现象，整洁；2、包装良好，无破损，有质量检验合格标志
归口管理部门
电器类
熔断器
1、产品外观受否完好；2、熔断器接触点正常；3、产品规格与所提规格是否匹配；4、熔断器是否正常使用
归口管理部门
刀开关
1、产品外观是否完好；2、接触点正常；3、刀闸到位正常；4、产品规格与所提产品规格相同；5、各部件完整。
转化开关
1、产品外观正常；2、产品规格与所提产品规格匹配；3、各触点通断正常；4、产品使用正常。
行程开关
1、产品外观正常；2、产品规格与所提产品规格匹配；3、各部件正常；4、产品能够正常使用。
防爆开关
1、产品外观正常；2、产品规格与所提产品规格匹配；3、各触点正常；4、产品能够正常使用；5、达到防爆要求
空气开关
1、产品外观正常；2、产品规格与所提产品规格匹配；3、各触点接触正常；4、产品能够正常使用；5、通断正常
断路器
1、产品外观正常；2、产品规格与所提产品规格匹配；3、通断正常；4、触点接触正常。
变频器、软启动
1、产品外观正常；2、产品规格与所提规格匹配；3、产品说明书与产品一致；4、产品检验说明说完整
电器类
电缆、护套线、铜芯线、双股绞线
1、产品外皮无破损；2、产品规格与所提规格匹配；3、产品绝缘正常；4、产品中间无断点。
归口管理部门
交流接触器
1、产品外观无损坏；2、产品规格与所提规格匹配；3、各触点接触正常；4、触电通断正常；5、接触器吸合正常
时间继电器、热继电器
1、产品外观无破损；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、各触点接触正常；4、调节范围合适
电流继电器电磁继电器
1、产品外观无皮损；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、各触电通断正常；
电压继电器
1、产品外观无皮损；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、各触电通断正常；4、产品吸合正常。
高压电缆接头电缆中间接头
1、产品外观无明显损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、产品附加部件完整；
电压互感器电流互感器
1、产品外观无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、产品铭牌清晰
端子排
1、产品外观无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、端子之间的导通正常；4、端子排间无断裂。
电流表、电压表
1、产品外观无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、指示准确；4、尺寸合适
多功能保护器
1、产品外观无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、参数设置负荷使用要求；4、尺寸合适
显示仪表
1、产品外观无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、显示准确；4、尺寸合适
防爆灯具
1、产品外观无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、各配件正常；4、防爆等级符合要求。
普通灯具
1、产品外观无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、各配件正常
灯泡
1、产品无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、灯泡接触点良好
插座
1、产品无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、防爆插座等级符合要求；4、插座接触点正常
风扇
1、产品无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、风扇运转正常；4、各配套设施齐全。
配电柜
1、产品无损坏；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、产品各配套设施齐全；4、产品各辅助设备正常；5、产品线路整洁清晰；6、线路标号清楚。
电机
1、产品外表无损伤；2、产品规格与所需产品规格相匹配；3、各配套设施齐全；4、铭牌清晰；5、电机盘车轻松
仪表类
1、包装验收：
检查仪表包装是否符合仪器仪表运输防护标准，是否能起到保护仪表不受振动、磕碰所引起仪表损伤；
归口管理部门
2、外表验收：
检查仪表本体是否存在因运输过程造成仪表有明显损伤；仪表本体是否有明显产品缺陷；仪表相应配件是否齐全，是否符合使用方数量要求。
3、选型参数验收：
检查仪表本体是否存在因运输过程造成仪表有明显损伤；仪表本体是否有明显产品缺陷；仪表相应配件是否齐全，是否符合使用方数量要求。
检查仪表是否具有供货清单（或装箱清单）产品合格证，是否具有校验记录证明，是否具有产品使用说明书，是否具有仪表计算书、若是进口产品是否有原产地证明或报关单（或复印件）。
检查仪表铭牌所标选型、参数是否符合国标或使用方要求；检查仪表各连接口尺寸规格是否符合使用方要求；检查仪表配件规格参数是否符合国标或使用方要求；
4、内在质量检验：
内在质量检验是对货物的内容进行检验，包括物理结构、化学成分、使用功能等进行检验。
内在质量检验由专业技术检验单位进行，经检验后出具检验报告说明货物质量。
我公司只需检查是否存在正规的仪表校验书即可，在仪表安装投用后通过调校、使用观察可作为内在质量的参考。
对于计量仪表如计量流量计、热电偶、压力表等入库前要进行校验检查，若经生产科批准情况下，可只需对部分重点部位计量仪表进行外出校验。
5、入库货物检验的程度：
入库货物检验程度是指对入库货物实施数量和质量检验的数量。
分为全查和抽查，小批量、易损坏的应采用全查的方式。
对于大批量、同包装、同规格，较难损坏的货物，质量较高、可信赖的采用抽查的方式检验。
但是在抽查中发现不符合要求超过1%时，要扩大抽查范围至10%，不合格数增超过时，应作不合格货物处理，不予入库。
办公用品
打印纸、传真纸
1、包装箱、袋是否有破损；2、品牌是否正规，有无出厂合格证；3、纸张的规格、数量是否符合标准；4、包装盒内纸张是否有破损；
归口管理部门使用部门
电话机、空调
1、外包装是否破损或有打开过的痕迹；2、品牌是否正规，包装内是否有合格证、说明书、保修卡等；3、配件是否齐全；4、是否有办公室要求的特殊功能（如：
录音、传真等功能）；
归口管理部门使用部门
打印机、复印机、传真机等
1、外包装是否破损或有打开过的痕迹；2、品牌是否正规，包装内是否有合格证、说明书、保修卡等；3、配件是否齐全；4、是否有办公室要求的特殊功能（如：
录音、传真等功能）；
归口管理部门使用部门
办公家具
1、外包装是否符合要求；2、是否是正规厂家生产；3、合格证、国家检验证等是否齐全；4、配件等是否齐全；5、家具有无破损情况；
办公室使用部门
微机类
1、确定购买的微机或耗材与计划提报的品牌、型号、数量相符；2、货品的包装完好；配套光盘等介质完整，保修证书及使用说明齐全；3、计算机或耗材外观良好，无明显划痕；4、计算机开机检测，确定各配件运转良好，无不正常噪音。
系统检测计算机配置、型号与计划提报相符。
归口管理部门使用部门
阀门类
1、检查有无合格证或其它出厂资料，检查与所提报材料计划是否相符；2、外观检测：
油漆干净整洁，无瑕疵；3、表面缺陷检查：
有无砂眼等缺陷；4、水压试漏：
用水试压，看有无渗漏或内漏情况，如有泄漏，立即通知厂家返回。
归口管理部门
升级会员 