办公室管理1.docx

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办公室管理1

办公室管理形成性考核册答案指引（2015、9）

办公室管理作业1（第一、第二章）

一、单选选择题

1、B2、D3、A4、C5、A6、A7、D8、C9、B10、A

二、判断题

1.V2.V3.V4.V5.X6.X7.V8.V9.V10.X

三、简答题

1、简答办公室的主要特点。

P5（说明：

这表示要参考教材第5页的内容，下同）

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

P8

3、简述办公室设备使用规范。

P16

4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

P20

办公室管理作业2（第三、第四章）

一、设计题

调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。

P34

二、案例分析题

***示例分析

　　秘书李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。

每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。

　　秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。

下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。

但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。

　　秘书小刘上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。

自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。

　　***点评：

通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。

一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。

可见，李敏符合要求；小王的工作存有误区；小刘工作不合要求。

　　***工作程序

　　加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。

　　秘书对日常环境的管理包括3个方面的内容，即个人工作区的环境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。

　　1.保持你所参与的公共区域整洁

（1）要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。

（2）正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。

　　（3）对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。

　　（4）注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。

　2.保持你的上司的工作环境的整洁

（1）经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。

（2）每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。

　　（3）经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。

　　（4）对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机;对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。

　　（5）上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。

　　（6）经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理，时刻保持良好的状态。

　　3.整理个人工作环境

　　办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。

有了整齐清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。

（1）办公桌的必备物品及其整理

　　摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。

比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。

　　①电话。

　　②电脑。

　　③参考书。

　　④文具用品盒。

　　⑤文件夹。

　　⑥办公桌抽屉。

（2）整理办公桌的技巧

　　要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5个步骤：

　　①将不常用的东西转移到其他的地方。

　　②清理过期的文件。

　　③注意你的电脑显示器。

　　④充分利用办公空问。

　　⑤清理旧的阅读材料。

办公室管理作业3（第五、第六章）

一、单选选择题

1.A2.C3.C4.C5.C6.B7.D8.D9.C10.C

二、判断题

1.X2.X3.V4.V5.V6.V7.V8.X9.V10.X

三、简答题

1、简要回答公文写作的五部曲。

P105

2、简要回答起草请示的“五步棋”。

P110

3、简述公文校对工作要求。

P127

答：

可答P127倒数第6行的内容；

也可以参考下面的内容：

首先，要看文稿的标题是否准确，如有的将请示、报告混淆，通报、通告混淆等情况；也有时不注意标题中的词语前后颠倒；文件的标题是否缺项（单位加事由加文种）。

第二，查看公文发文字号中的年份是否用六角号〔〕括起来的，因为一般人不太注意这些地方，在实际使用中，这个括号的用法可谓是五花八门，有用方括号的[]，有用这种的【】，也有用圆括号的（）。

这都不对，一定要使用国家标准规定的六角括号，这才是正确的。

第三，在审稿时遇到文稿有序号的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序号的使用有没有问题，要全文检查核对一下，是否前后统一、有无断号、重号。

第四，文稿中数字方面出错比较常见，如有的文稿开头讲说有五个方面，可能后面只讲了四个方面；也有的讲话稿开头说讲“两个问题”实际后面是三个问题；另外有人名字的也要仔细检查核对，是否有差错，人数是否有出入。

第五，文稿中的时间，即年月日，不论是正文中，还是文末落款处，出现这种时间就要认真审核是否有误，特别是每年的年初，这个时段的文稿在年份上最容易出错，一不留神就会弄错，所以一定要记得核对。

第六，注意文中的标点符号。

在公文文稿中，对于常用的标点符号通常情况下也是有统一的规定，按照规范要求，在公文中正确使用标点符号。

常见的错误主要表现为：

有的文件以“为……。

”为开头，这里的句号应该为逗号。

有的在“第一”、“首先”等序号后边该用逗号的用了顿号，有的在序号加括号如

（1）

（2）后边不该再加标点的加了顿号。

还有不注意标点的人一逗到底；也有在修改时只修改文字，没有注意到标点符号。

第七，文稿中的错别字。

在公文文稿中，如果出现错别字，在这种情况下，将会影响公文的严谨性和权威性。

撰写公文文稿要一丝不苟，完稿之后需要进行审核。

在文字输入方面，五笔、拼音应用比较广泛，在用五笔进行输入时，通常情况下容易产生形状相似的错字，而用拼音输入法则容易产生同音别字。

在审稿时要有针对性的进行审核，以提高工作效率。

第八，有的固定语句一般都是观点性的，所以使用必须准确，审稿时要特别留心；另外要看的是文章的首尾是否呼应；标题和结尾用语是否对应，例如请示的结尾要对应“请批复”，报告的结尾要对应“请审示”等等。

第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、专业名词、计量单位、技术术语（遇有不确定的，要请教或咨询有关专业人员）、符号等是否准确。

第十，公文的纸张尺寸、字体字号、字距行距等排版格式是否符合规范要求，在审核过程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合规范的地方。

在有的文稿中，同一级小标题的字体、段落间行距出现不一致的情况，这种情况是复制文件的过程中，没有对文件格式进行调整造成的。

所以说审稿不能急于求成，要静下心来，不厌其烦。

否则一旦疏忽大意，出现差错，便会带来不可挽回的后果。

4、简答电子公文处理过程的五个环节。

P143

办公室管理作业4（第七、第八章）

一、填空题

常用礼貌用语七字诀：

与人相见说“您好”问人姓氏说“贵姓”问人住址说“府上”

　　仰慕已久说“久仰”长期未见说“久违”求人帮忙说“劳驾”

　　向人询问说“请问”请人协助说“费心”请人解答说“请教”

　　求人办事说“拜托”麻烦别人说“打扰”求人方便说“借光”

　　请改文章说“斧正”接受好意说“领情”求人指点说“赐教”

　　得人帮助说“谢谢”祝人健康说“保重”向人祝贺说“恭喜”

　　老人年龄说“高寿”身体不适说“欠安”看望别人说“拜访”

　　请人接受说“笑纳”送人照片说“惠存”欢迎购买说“惠顾”

　　希望照顾说“关照”赞人见解说“高见”归还物品说“奉还”

　　请人赴约说“赏光”对方来信说“惠书”自己住家说“寒舍”

　　需要考虑说“斟酌”无法满足说“抱歉”请人谅解说“包涵”

言行不妥“对不起”慰问他人说“辛苦”迎接客人说“欢迎”

宾客来到说“光临”等候别人说“恭候”没能迎接说“失迎”

　　客人入座说“请坐”陪伴朋友说“奉陪”临分别时说“再见”

　　中途先走说“失陪”请人勿送说“留步”送人远行说“平安”

二、简答题

1、简述公共关系的三大构成要素及其原则。

P167

2、提高会议质量的主要方法和措施。

P148

3、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？

P147

4、简述会务管理的要求。

P156