供方管理控制程序.docx

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供方管理控制程序

批准

XXX

XXX有限公司

文件编号

Q/XXX-JS010-2016

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XXX

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A/0

拟定

XXX

供应商管理控制程序

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1

目的

对供方进行评定和选择，以保证供方能长期、稳定地提供质优物料。

2范围

适用于给本公司提供生产所需材料或服务的供方评定。

3职责

3.1采购部职责

3.1.1负责供方资源搜寻，新增供方初选、综合能力考察与评价。

3.1.2负责供方供货业绩考核、综合能力复评。

3.1.3负责供方定点、零部件（原材料）价格核算与管理。

3.1.4负责采购计划下达、零部件（原材料）接收。

3.1.5负责新增供方推荐及相关技术文件提供。

3.1.6负责汇总、反馈供方质量响应、服务质量及交货期跟踪等信息。

3.1.7负责供方档案管理。

3.2质控部职责

3.2.1负责供方质量控制、分析及改进，提出整改措施，并督促落实。

3.2.2负责样件验证与进货检验，监督抽查零部件（原材料）并汇总供方月度送检合格率。

3.2.3负责供方重大质量事故的调查、分析与处理。

3.3技术部职责

3.3.1负责供方技术工艺的指导与支持。

3.3.2负责零部件制造模具验证。

3.3.3负责供方供货零部件（原材料）技术问题的分析，提出整改措施，并督促落实。

3.4生产部职责

负责零部件新增、改进试制验证。

4工作程序

4.1供方开发

4.1.1新增供方时机

4.1.1.1因新产品开发、产品或工艺更改，现有供方不能满足需求。

4.1.1.2现有供方因出现以下情况，产品原材料、零部件供应发生困难或存在潜在危机：

a）发生重大产品质量事故；

b）生产能力无法满足公司采购计划；

c）现有生产工艺不能满足公司工艺要求；d）供货价格明显失去竞争优势。

4.1.2选择原则

4.1.2.1供方选择遵循高质量、低价格、重合同、守信用、管理好、就近选点的原则。

4.1.2.2备选供方产品价格、综合能力须具有一定竞争优势或同等价格质量优势。

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4.1.2.3除公司另有规定以外，已批量生产的产品原材料、零部件，原则上须选择两家或两家以上合格供方同时供货，以保证稳定供货和技术创新。

4.1.2.4优先从为公司提供类似零部件或产品的现有供方，挑选具有生产能力的战略合作供方或优秀供方。

4.1.3选择程序

4.1.3.1供方初选

a）采购部根据生产、实际采购需要提出新增供方需求，并按待采购物料质量和工艺特性要求填写《供方开发需求表》，经生产经理审核，常务副总经理批准。

生产采购部通过调查、咨询、行业目录、展示展览等途径寻找并收集具备开发潜力的供方信息，向有合作意向供方发放《供方基本情况调查表》，并要求其提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户银行许可证、质量（或环境）管理体系认证证书、特种设备设计或制造许可证、国家规定纳入强制认证产品的认证证书及其它相关资质或证书（有毒、危险品）等材料复印件（加盖企业公章）。

b）采购部根据收回的《供方基本情况调查表》及提供的相关资料，在2个工作日内完成初步筛选，并形成初选供方名单。

c）初选供方一般须满足以下条件：

①通过ISO9001质量管理体系认证或具有较强质量保证能力；

②产品工艺技术先进，生产、检测与试验设备齐全；

③在行业内具有一定竞争优势；

④企业生产经营及财务状况良好，并具备发展潜力；

⑤产品价格合理；

⑥售后服务良好。

4.1.3.2针对制造厂商的代理或分销贸易商，采购部须组织相关人员评审其代理或分销等级、销售业绩管理能力及售后服务等关键信息，并填写《贸易商评审表》。

4.1.3.3供方评审

a）采购部负责组织质控部、技术部、生产部等相关部门有关人员组成供方调查评审组针对构成本公司产品所需物资的范围内对供方进行现场考察，并根据供方考察实际情况填写填写《供方评鉴报告》。

只有当评审结果在60（含60）分以上者，方可列入合格备选供方，但对评审过程中发现的相关问题点，必须要求供方在规定期限内进行改善（一般应在一个月内，特殊情况由质控部与供方协商）。

由采购部组织相关部门重新进行评审。

b）客户指定供方：

与客户签订买卖合同时，事先申明责任，明确客户指定供方的价格、质量、交期服务、质量改善、技术支持、信息互动等方面的责任范围，并在合同里注明”一旦客户指定的供方出现问题，客户需要承担责任”的条款。

同时，在与供方签订合作合同与协议时，要求客户一起参加，作为见证

c）对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方作为备选供方。

4.1.3.4样件确认

a）供方现场评审结果合格的若需试样，由采购部按技术质量资料通知供方送样，供方须按要求提供样品。

若需开发新模具，则由技术部资料，专人与供方签订《模具加工协议》，模具验证按《工装模具管理控制程序》执行。

、

、

。

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b）

样件送交采购部后，采购部填写《样件鉴定记录表》在2个工作日内送检，质控部在3个工作日内完成检测，填写《首模检验记录单》，检测结果合格的，由生产部在3个工作日内组织技术试用，同时填写《样件鉴定记录表》反馈采购部，由采购部在2个工作日内通知备选供方。

c）确认结果合格的须留存样件三件，贴上“样件”标签后，质控部留存二件作为检验依据、标准样件及出现质量争议时的判定依据，另外一件返还供方作为生产依据。

d）备选供方送样样品评定结论为不合格时，须按公司要求整改，重新组织送样，再评价。

但同一产品提供样品连续三次评价不合格者，取消备选资格。

e）需小批量试用物料，由采购部组织供方小批量送样。

供方提交样件后，生产采购部填写《小批量试制（验证）产品跟踪单》送生产部试装验证。

生产部试装完毕后，填写试装意见并将《小批量试制（验证）产品跟踪单》返还采购部，由采购部在3个工作日内将结果通知供方。

4.1.3.5合格供方确定

a）样品评定结果为合格，由采购部与供方开展供货价格、周期及质量保证能力等事宜的商务谈判，并在双方达成一致意见的前提下，采购部将《供方基本情况调查表》或《贸易商评审表》、《供方评价表》、

《样件鉴定记录表》及《小批量试制（验证）产品跟踪单》等相关资料报常务副总经理认定审核。

b）供方资格认定后，由采购部与供方签订采购合同及相关协议（若供方使用模具是由公司提供，须与供方签署模具使用协议）。

签约后供方即成为合格供方，列入《合格供方名录》，应由采购部定期更新。

4.1.3.6技术文件管理

a）采购部向供方发放新图纸、技术、质量文件并登记。

负责回收旧资料。

b）技术部更改图样及技术文件资料，应及时向采购部出具书面通知《更改通知单》，由采购部组织供方按规定更改。

4.2供方管理

4.2.1日常管理

4.2.1.1因设计（图样、选材、模具更改或代用等）原因产生的质量争议及不明原因的质量问题，由质控部反馈技术部。

由技术部展开原因分析，提出改进措施，填写《供方限期整改单》，通知供方按整改意见限期整改，并组织跟踪验证。

4.2.1.2新产品开发（现有合格供方新增业务时）、技术改进的样件验证（须委外加工模具的由生产采购部与供方签署《模具加工协议》）由采购部组织供方送样，填写《样件鉴定记录表》，交质控部检测，检测结果合格的，交生产部试用。

若需要小批量试用物料或样机生产，则由采购部组织供方小批量送样，并填写《小批量试制（验证）产品跟踪单》试装验证。

4.2.2对于批量供应的辅助物资，质控部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由总经理或常务副总经理批准后，即可列入《合格供方名录》准选名单，带现场评价做出最终结论，对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。

4.2.3供方产品如出现严重质量问题，采购部应向供方发出《供方限期整改单》，如两次发出整改单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。

4.2.4公司每年年终和体系换版时，对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占40%，交货及时率评分占30%，配合度评分占30%，评定总分低于60分应取消其合格供方资格，如因特殊情况留用，应报常务副总经理批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行4.2.3条款，连续第二次评分仍不及格应取消其供货资格。

4.3供方月绩效考核

3

，

，

4

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流程图（见附录A）

6相关文件

采购控制程序

不合格品控制程序持续改进控制程序

工装模具管理控制程序

7记录

①新产品零部件供方加工沟通联络表

②供方开发需求表

③供方基本情况调查表

④贸易商评审表

⑤供方评鉴报告

⑥合格供方名录

⑦月度供方业绩评定表

⑧年度供方业绩评定表

⑨首模检验记录单

⑩样件鉴定记录表

⑪小批量试制（验证）产品跟踪单

⑫供方限期整改单

⑬供方业务终止审批单

⑭供方检讨报告

5

附录A

（规范性附录）

供应商管理控制流程图

供方管理控制

供方管理控制

相关部门

操作说明

No

开始

供方开发申请

审批

Yes

供方初选

供方评价、现场考察

组织送样

签订采购合同

建立档案

收集考核依据

月度、年度业绩考核

评定

Yes

资料归档、正常供货

检验

Yes

结束

No

No

Yes

No

首件鉴定

供方限期整改

验证

Yes

No

No

小批验证

Yes

•采购部根据新产品开发、产品工艺更改情况，优先选择已合作的合格供方进行沟通联络，若已合作的合格供方无法满足需求，或原材料、零部件供应存在困难，提出《供方开发需求表》

•总经理或常务副总经理审批

•审批通过后，采购部通过调查、咨询、网站等途径搜寻潜在供方，向其发放《供方基本情况调查表》，并根据回收调查表及其他资料，在2个工作日内完成筛选，形成初选供方名单。

针对制造厂商的代理或分销贸易商，采购部须组织相关人员评审，填写《贸易商评审表》

•采购部根据采购物资技术标准和生产需要，组织调查评价小组现场评审供方，填写《供方评鉴报告》

•采购部组织评审通过的供方送样，质控部进行首检，通过首检后，生产部进行小批量验证

•经书面调查、送样验证、现场评审均合格后，由采购部上报总经理或常务副总经理批准，采购员正式将此供方登入《合格供方名录》，并签订采购合同

•采购部建立供方档案

•采购部每月整理、收集考核数据，包括品质、交货及时率、配合度、采购计划完成率，对供方进行考核

1、每月10日前，整理完成《月度业绩评定表》，并将考核结果通知供方

2、每年1月10日前，整理完成上年《年度业绩评定表》，并将考核结果通知供方

1、采购部通过每月的《月度业绩评定表》对供方进行评定，按评定等级，评定为B级，由采购部下发《供方限期整改单》进行及时整改，连续3个月评定B级或直接评定C级，采购部提出《供方业务终止申请表》

2、采购部通过每年的《年度业绩评定表》对供方进行评定，按评定等级，评定为合格，由采购部下发《供方限期整改单》进行及时整改；年度评定总分低于60分，采购部提出《供方业务终止申请表》

1、评定为A级的供方，正常供货，采购将评审记录等资料归档

2、供方经及时整改，品质部对整改后原材料、零部件进行验证，验证通过后，正常供货；验证不合格，采购部再次下发《供方限期整改单》进行及时整改，若两次均未整改通过，采购部提出《供方业务终止申请表》

•质控部按要求进行检验，不合格时，按《不合格品控制程序》执行，并收集品质考核数据，提供采购部进行汇总考核

附件一

XXX有限公司

新产品零部件加工沟通联络表

修订码：

00

表号：

XXX-CG-19

物料名称

型号规格

要求供货时间

备注

对供方的特殊要求

技术员：

供方技术员意见：

评价意见

供方负责人意见：

常务副总经理意见：

总经理意见

注：

请附技术资料（图纸、技术标准等）

附件二

需求单位：

XXX有限公司

供方开发需求表

修订码：

00

表号：

XXX-CG-08

物料名称

型号规格

年需求量

需求原因

要求供货时间

备注

对供方的特殊要求

审批流程

需求提出人（采购主管）：

公司负责人供方选择意见：

注：

请附技术资料（图纸、技术标准等）

附件三

一、企业简介

XXX有限公司

供方基本情况调查表

修订码：

00

表号：

XXX-CG-09

企业名称（盖章）

成立时间

法人代表

所有制性质

详细地址

邮政编码

税号

传真机号

公司网址

E-mail

公司占地面积（平方

米）

厂房面积（平方米）

厂房属性（自有或租

赁）

固定资产总额

（万元）

企业主要经营业务

主要客户

质量体系

认证机构

认证有效期

固定资产（万元）

去年销售总额（万元）

主要产品情况

名称

日产量

月供货量

质量方面主要衡量指标

一次校检合格率□PPM□

列出主要产品质量水平

主要产品名称

PPM（或不合格率）

供方主要外协零部件（材料）厂家明细

序

号

零部件/材料名

供方名称

供货年限

质量状况

地址

联系人

电话

二、企业人员状况

企业主要负责人状况

职务

姓名

年龄

任职时间

学历

职称

联系电话

企业总人数人，其中本科以上人，专科以上人；其中技术人员人，质检人员人；

企业质量负责人及质检员状况

职务

姓名

年龄

任职时间

学历

职称

联系电话

企业技术负责人及技术员状况

职务

姓名

年龄

任职时间

学历

职称

联系电话

三、企业设备状况

主要检测设备

设备名称

规格型号

检测项目

检定周期

最后检定时间

检定单位

关键生产设备

设备名称

规格型号

数量

用途

备注：

1、该表采用电脑填写，不得手工填写，填写的项目必须详细，不允许缺项，否则视为无效资料。

2、供方必须对填写内容的真实性负责，并在一周内将加盖单位公章的纸质版交雷顿采购部。

附：

1、企业法人营业执照复印件（扫描件）2、企业税务登记证复印件（扫描件）

3、组织机构代码证复印件（扫描件）

4、质量认证复印件（扫描件）

附件四

XXX有限公司

贸易商评审表

修订码：

00

表号：

XXX-CG-10

贸易商名称

成立时间

营业地址

邮编

负责人

电话/传真

E-mail

营业执照

注册资本

税务登记证

开户许可证

员工总数

其中：

管理：

人；销售人

场地面积

近三年经营业绩

20年销售额

20年销售额

20年销售额

主要经销产品

生产厂家

品牌

客户名称

销售额

经销时间

物流配送方式

□自行配送□第三方物流

运输时间

□24小时□48小时□24小时□一

周

库存情况

□有专用仓□无专用仓库

库存天数

□10天□30天□60天□90

天

经销等级

□全国代理□地区代理□省级代理□市级代理□县级代理□零售店

售后服务

服务方式：

□生产厂家上门服务□经销商上门服务

服务响应时间：

□一周□72小时□48小时□24小时

样品验证情况

采购部意见

质控部意见

技术部意见

总经理或常务副总经理意见

注：

请提供以下文件和资料的复印件：

营业执照、税务登记证、银行客户许可证、代理授权书。

填表时间：

年月日

附件五

XXX有限公司

供方评鉴报告

修订码：

00

表号：

XXX-CG-12

供应商名称：

供应商地址：

审核结论：

A级（

≥90分）

□

B级（

≥75分）

□

C级（

≥60分）

□

D级（

＜60分）

□

审核覆盖产品：

是否关键重要件：

□审核日期：

审核组长：

审核组成员：

供应商代表：

审核/日期：

是

□否

批准/日期：

评价项目

评价内容

差

一般

合格

优秀

得分

0

1

2

3

一、质量管理体系

1、是否通过了ISO9001及其它质量体系或产品

认证，是否有认证计划？

2、组织机构和职责是否明确，是否有组织架构

图及岗位说明书？

3、是否有独立于生产的质量管理部门，是否有

专职的检验人员？

4、公司是否制定了质量方针和质量目标并进行

宣贯，员工是否理解？

二、设计和开发

1、是否已具有顾客对产品的要求？

图纸、标准

2、是否已计划/已具备项目开展所需的人员与

技术的必要条件？

人员素质、开发工具、设备仪器

3、是否有程序规范新产品开发、设计评审及试产的总结？

4、是否已具备各阶段所要求的认可证明？

如样品检验、试生产、工装设备的认可

5、产品和工艺设计变更是否经过批准？

6、是否具有开发产品所需的性能、可靠性、耐

久性试验方面的能力？

相关试验设备

三、文件控制

1、是否有明确的技术资料管理流程，确保技术

性文件得到有效控制？

2、有无图纸资料、工艺文件的更改规定及实施

的相关记录？

3、文件管理是否规范，文件资料在需要时是否

易于得到？

四、人员培训

1、是否有培训计划，实施情况如何？

相关记录

2、新员工或换岗员工是否经过培训？

3、特殊岗位的操作人员是否得到适当的培训？

是否有相关培训记录？

五、原材料控制

1、是否有进料检验流程、检验指导书及检验记录？

2、原材料标识是否具有可追溯性，防止混装，

先进先出？

3、仓库物料是否整洁，标识清楚，帐物卡相符？

4、是否有不合格物料控制程序，对来料不合格

是否有处理记录？

5、是否有合适的储存原材料的地方，防止原材

料的破坏？

6、是否有标识来标明产品的状态，能有效区分

合格品、可疑物料及不合格品？

评价项目

评价内容

差

一般

合格

优秀

得分

0

1

2

3

六、过程控制

1、是否制定有产品制造流程图和作业指导书？

操作员理解指导书的内容吗？

2、生产过程是否开展首检、末检、巡检，有否有相关检验记录和检测标准？

3、返修/返工的产品是否有进行复检、并有记录报告？

4、在生产现场目视化和定置管理是否得到有效实施？

目视化看板、6S定置管理

5、区域标识（待检料、合格品、不合格品）

是否清楚？

是否有合适的标识和隔离措施，确保不合格品不与合格品混淆？

6、工装、工具是否适当保存，现场使用状态完好？

检验设备是否在有效期内？

7、产品的包装、搬运和处置能否避免产品受损？

8、有否按相关技术文件要求对产品实施可靠性实验及相关的试验？

9、是否有成品检验标准，成品是否进行了检验并保存了记录？

七、设备管理

1、是否编制设备维修保养计划并实施？

2、关键设备是否进行常规点检并保存记录？

3、关键设备出现异常时，是否有应急措施？

4、是否建立了设备履历档案？

设备台账、维

修记录

5、关键设备是否有制定有安全操作及维护保养规程？

八、计量器具管理

1、是否建立了计量器具和试验设备的履历档

案？

2、检验、量测及测试设备是否有定期校验并

有做标识？

是否有检定记录？

3、关键、重要检测设备是否制定了操作及维

护保养规程？

是否有相关保养