北京金福地物业财务部工作手册.docx

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北京金福地物业财务部工作手册

二零零八年八月

质量体系文件名目

序号

文件编号

文件名称

文件性质

FD-CW-001

备用金治理制度

FD-CW-002

代收备用金治理制度

FD-CW-003

财务报表作业

FD-CW-004

催缴作业

FD-CW-005

发票收据治理制度

FD-CW-006

资产治理制度

FD-CW-007

收款作业流程

FD-CW-008

请款及付款治理制度

FD-CW-009

工程物品采购制度

FD-CW-010

押金申请申退作业流程

FD-CW-011

预算作业

FD-CW-012

紧急采购作业

FD-CW-013

交通费使用标准

FD-CW-014

招待费使用标准

FD-CW-015

职务代理人作业

FD-CW-016

工程物品采购流程

FD-CW-017

工程物品验收制度

FD-CW-018

请采购流程

质量记录表格名目

序号

表格编号

名称

备注

FD-H-001

备用金申请表

FD-H-002

备用金保管收据

FD-H-003

备用金报销单

FD-H-004

个人备用金报销明细表

FD-H-005

备用金报销明细表

FD-H-006

代收备用金申请单

FD-H-007

代收备用金报销明细表

FD-H-008

代收备用金保管收据

FD-H-009

资产负债表

FD-H-010

损益表

FD-H-011

预算对比表

FD-H-012

收支表

FD-H-013

固定资产明细表

FD-H-014

应收账款明细表

FD-H-015

应对账款明细表

FD-H-016

预收账款明细表

FD-H-017

其他应收款明细表

FD-H-018

其他应对款明细表

FD-H-019

预提费用明细表

FD-H-020

待摊费用明细表

FD-H-021

低值易耗品明细表

FD-H-022

治理费收款明细表

FD-H-023

应交税金明细表

FD-H-024

治理费催缴明细表

FD-H-025

催缴通知单

FD-H-026

寄发律师函明细表

FD-H-027

提请诉讼申请表

FD-H-028

发票、收据申请单

FD-H-029

发票记录本

FD-H-030

资产登记卡

FD-H-031

资产转移申请单

FD-H-032

资产遗失申报单

FD-H-033

资产报废申报单

FD-H-034

资产清册

FD-H-035

资产盘点清册

FD-H-036

付款通知单

FD-H-037

收款日报表

FD-H-038

车位治理费等收款清单

FD-H-039

物业治理费收款清单

FD-H-040

其他收入收款清单

FD-H-041

代收项目收款清单〔一〕

FD-H-042

代收项目收款清单〔二〕

FD-H-043

押金收款清单

FD-H-044

费用申请单

FD-H-045

物料请购单

FD-H-046

物料采购单

FD-H-047

物料验收单

FD-H-048

付款明细表

FD-H-049

支票付款记录

FD-H-050

付款日报表

FD-H-051

工程物品请购单

FD-H-052

工程物品采购单

FD-H-053

工程物品验收单

FD-H-054

厨房用品请购单

FD-H-055

押金收取申退收据

FD-H-056

押金收据遗失证明

FD-H-057

押金退款签收单

FD-H-058

启动预算表

FD-H-059

年度预算表

FD-H-060

紧急采购报告单〔一〕

FD-H-061

紧急采购报告单〔二〕

FD-H-062

市内交通费报销单

FD-H-063

招待费预先申请单

FD-H-064

招待费报销单

FD-H-065

月度报销单

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-001

财务部备用金治理制度

版本：

修改状态：

签发人：

第1页共2页

签发日期

编制

一．备用金额度

依据每个项目规格经公司物业部与财务部审核后依照标准存放一定金额的备用金。

二．备用金保管人

各项目出纳

三．备用金使用范畴

1、使用上限以10000元为限。

2、使用项目为邮资、日常用品、职员车费〔仅限于各项目一样职员〕及一样小额杂项。

3、零用金每月补发一次，物业总经理必须于额度内加强控管使用。

四．备用金使用程序

负责执行人员

使用表单

说明

时点

备用金设置

物业总经理

◆备用金申请表

依各驻点现场情形提报总部。

驻点成立或设置必要时

备用金发放

驻点出纳

◆备用金保管收据

1）.由出纳人员保管并签署备用金保管收据。

2）.保管人员应设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。

备用金投入时

使用申请

使用人

◆备用金报销单

◆个人备用金报销明细表

备用金申请人填写〝备用金报销单〞及〝个人备用金报销明细表〞，并附发票。

每周一

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-001

财务部备用金治理制度

版本：

修改状态：

签发人：

第2页共2页

签发日期

编制

主管签核

物业总经理

1）.物业总经理审核支出的必要性及数据实际购入的品目，数量，金额是否准确。

每周一

支付备用金

项目出纳

1）.出纳人员核对凭证及签署权限。

2）.支付备用金并要求领款签章。

每周一

备用金拨补手续

项目出纳

◆备用金报销明细表

1）.出纳人员依照当月所有支出编制〝备用金报销明细表〞。

2）.由物业总经理依据请款程序申请补发，并由总部物业经理、财务部审核。

备用金不足时

备用金拨补入帐

公司出纳/项目出纳

1）.由总部出纳拨发备用金。

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-002

财务部代收备用金治理制度

版本：

修改状态：

签发人：

第1页共2页

签发日期

编制

一、前言

为配合项目现场申退各项押金及代付款项而设置一定金额的〝代收备用金〝

二、代收备用金额度设置

依据项目实际状况，由物业总经理申报，并财务部主管核准确认后，存放一定金额与现场。

三、代收备用金保管人

项目出纳保管备用金，但物业总经理需承担监督保管责任。

四、代收备用金使用范畴

申退各项押金

1.出入证押金

2.车位证押金

3.装修押金

4.其他押金

五、相关规定

1、代付项目如可评估或明确应对项目金额，应采纳月结方式申请，以支票或现金支付。

2、代收备用金每月补发一次，物业总经理应于额度内控管使用。

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-002

财务部代收备用金治理制度

版本：

修改状态：

签发人：

第2页共2页

签发日期

编制

六、代收备用金治理程序

负责执行人员

使用表单

说明

时点

申请

物业总经理

财务部主管

代收备用金申请单

1）.由物业总经理依据现场实际状况提出申请。

2）.经总公司总经理及财务部主管审核。

设置发放

出纳，物业总经理

*代收备用金保管收据

1）.由出纳人员及物业经理签

署代收备用金收据。

设置备用金时

代收备用金使用

出纳

*收据

*押金收据遗失证明单

1）.依据〝押金收取/申退作业〝执行退款。

申退当日

代收备用金补发手续

出纳

*代收备用金报销明细表

1）.出纳人员依照当月所有申

退及付款编制〝代收备用

金报销明细表〝。

2）.应依据报销程序申请补

发，并由物业部主管，财

务部主管签核。

备用金不足时

代收备用金补登入帐

公司出纳

1）.由公司补发出纳补发代收

备用金。

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-003

财务部财务报表作业

版本：

修改状态：

签发人：

第1页共2页

签发日期

编制

一、项目

1.月财务报表制作

提报每月各项财务分析表至主管及业主委员会/进展商

2.年度财务报表制作

提报年度各项财务分析表至会计事务所

二、制作程序

负责执行人员

使用表单

说明

报表编制

项目会计

月报表

1.资产负债表

2.损益表

3.预算对比表

4.收支表

5.固定资产明细表

6.应收物业治理费明细表

7.应对账款明细表

8.预收账款明细表

9.其他应收款明细表

10.其他应对款明细表

11.预提费用明细表

12.待摊费用明细表

13.低值易耗品明细表

14.治理费收款明细表

15.应交税金明细表

月报表：

1）收入项目结至30日/31日

2）支出项目结至30日/31日

3）会计人员依当月收入支出情形，编制报表

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-003

财务部财务报表作业

版本：

修改状态：

签发人：

第2页共2页

签发日期

编制

年度报表：

1.资产负债表

2.损益表

3.现金流量表

年度报表：

1）所有账目结至12月31日

每年1月31日

财报复核

公司财务经理

同上

以备提报会计事项查账

月报表

1）将各项财报送交公司财务经理复核。

2）送公司物业部主管签核。

年度财报

1）将年度财报送公司财务经理复核

2）送公司物业部主管签核。

每月6日

每月8日

每年2月1日

业主委员会/进展商审核

物业总经理/项目会计

同上

月报表

1）业要紧求情形，应将财报提报业主委员会/进展商参阅。

年度财报

1）原那么上须呈报业主委员会/进展商

每月10日

公告及存档

物业总经理/项目会计

1）物业治理处收支费用表

2）物业治理处治理费收缴情形

1）视业主委员会要求可将财报公布于该治理中心

2）审核之财务报表正本应存公司财务部，副本应存治理中心以便查阅。

每月15日

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-004

财务部催缴作业

版本：

修改状态：

签发人：

第1页共2页

签发日期

编制

为爱护项目正常运作,对逾期未缴物业治理费之用户需按以下流程于不同时期实施不同催缴作业，唯及口头催缴在任何时期都应连续进行。

负责执行人员

使用表单

说明

时点

亲自拜望

催款

物业总经理/客服人员

1）.物业总经理及客户服务人员应主动以或登门拜望方式提醒业主催缴物业治理费。

逾缴费通知单上之缴费期限

制作催缴单

物业总经理/会计/客服人员

1）治理费催缴明细表

2〕催缴通知单

1）依据未缴款资料等制作〝催缴明细表〞。

2）依据〝催缴明细表〞依次制作催缴通知单

第一次催缴通知单

第二次催缴通知单

第三次催缴通知单

逾缴费通知单上之缴费期限〔如治理有约定，那么依照治理合约约定的日期催缴〕

年收

第1月15日

第2月15日

第3月15日

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-004

财务部催缴作业

版本：

修改状态：

签发人：

第2页共2页

签发日期

编制

催缴通知单之寄发

客服人员

催缴通知单记录表

1）由物业总经理统筹寄发

2）邮寄应以挂号方式寄出

3）物业总经理将处理情形记录于住户催缴明细表，并附于财务报表上。

4）〔催缴通知单影本〕，邮寄挂号信证明单，连同本次催缴明细表应一并存档。

寄发律师函

物业部物业经理/物业总经理

1）寄发律师函明细表

2）律师函

3）邮寄记录表

1）物业总经理应对多次催缴仍不缴纳者，申请寄发律师函

2）.编制寄律师函明细表，经物业部物业经理签发。

3）.并应提报业主委员会/进展商同意寄发

4）.律师函内容由律师出具。

5）.邮寄挂号信证明，寄发律师函明细表连同律师函影印本应一并存档。

视治理合约之规定催缴期限

提请法院诉讼

物业部物业经理/物业总经理

提请诉讼申请表

诉讼函

1）物业总经理应就恶意不缴纳者提报业主委员会经业主大会〔业主代表大会，进展商〕决议同意授权后执行。

〔首次决议〕

2）所有诉讼函资料应留底存档。

3）.申请法院就债务人财产

甲、冻结财产

乙、拍卖财产，以便清算

欠缴治理费满半年者

依法院判决程序

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-005

财务部发票收据治理制度

版本：

修改状态：

签发人：

第1页共2页

签发日期

编制

一、发票

1、发票使用范畴

一样有以下各项收入时必须开具发票：

物业治理费收入，车位治理费收入，清洁收入〔有偿服务部份〕及其他必须缴纳税收的各项收入。

2、发票领用

1）项目设置发票治理员，负责领用，保管，使用发票。

2）项目所开具的发票均需向总公司领用，并统一加盖公司发票章，不得私自购买发票使用。

3）如需向总部申请领用发票时，应提早二天以书面形式向总部申请。

〔见附表〕

3、发票填写

1）物业治理处应在收讫业主缴纳的现金，支票或其他收款凭证后向业主开具发票。

2）发票填写时，应做到按号码顺序开具。

3）发票三联一次填写，内容需完全一致。

必须填写的内容包括：

业主名称及单元号，开具日期，收费项目，金额〔大小写金额需保持一致〕，开票人。

收取物业治理费时，开具的发票上应明确是收取物业治理费的日期。

4）发票不得随意涂改，如发觉开错现象，应三联同时复写〝作废〞字样，重新开具正确发票。

并在发票封面上填写作废张数。

4、开具红字发票

1）发票核销后，或隔月发觉发票开具错误，需重新开具发票时，必须先收回原发票，开具红字发票以抵消开具错误的发票。

红字发票的填写项目应与原开具发票所有项目一致。

2）各项目出纳在开具红字发票时必须向项目会计或总部会计申请备案，不得随意开具。

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-005

财务部发票收据治理制度

版本：

修改状态：

签发人：

第2页共2页

签发日期

编制

5、发票的核销

1）项目应备有发票记录，核销本。

〔见附件〕

2）发票记录本上应明确填写发票号，每张发票所开具的内容等项目，每本发票使用终止后应及时上缴公司总部以换取新发票，并请公司总部会计核销，签字确认。

二、收据

1、收据的使用范畴

税务局统一印制的收据一样使用于各代收代付项目，收取出入证押金

外购收据一样用于修理费，复印费等小额收费。

注：

收据的使用，填写，红字收据的开具，收据的核销均与发票相同。

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-006

财务部资产治理制度

版本：

修改状态：

签发人：

第1页共3页

签发日期

编制

一、前言

固定资产是物业运作的基础。

为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及设备。

其项目繁多，故应通过公司行政部治理及使用单位妥善治理，才能更好发挥资产之效能。

二、固定资产的定义

固定资产于财务上与行政上有不同之定义：

财务上：

固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。

并按照税法规定于假设干年期间内提列折旧。

行政上：

1.上述帐上资产

2.帐上已尽折旧之资产，但事实上仍连续使用之资产。

3.金额未达一定标准（2,000），但可供长期使用，尽管于帐务上未列作资产，仍应治理记录。

4.业主移交或受赠而来，虽无成本记录，仍需使用保管者。

三、固定资产的分类

1.办公设备：

电脑软硬件、复印机、机、影印机、装订器、打卡钟、运算器等。

2.办公家具：

办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。

3.电器设备：

冰箱、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、录影机等。

4.通讯设备：

机组、无线电机组、对讲机等。

5.保安设备：

电机棒、手电筒、巡逻钟等。

6.机电设备：

仪器设备、机电工具等。

7.其他设备：

未列入上述分类之各项设备、器具、工具。

四、资产治理权责的划分

财务部：

负责资产成本的记录，折旧的摊提，依据税务规定编制资产清单。

行政部：

负责资产之购置、分类编号、登录造册、使用分配、变动登记、实地盘点、报废拍卖等。

为资产之广泛治理者。

使用部门：

物业总经理应为业主委员会资产负最高的治理责任，须妥善保管使用。

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-006

财务部资产治理制度

版本：

修改状态：

签发人：

第2页共3页

签发日期

编制

五、固定资产购置程序

作业流程

负责执行人员

使用报表

说明

提出需求

需求单位

请购单

请依照〝请购作业程序〞执行

清查资产可否移转使用

行政部门

资产移转申请单

评估作业后依采购作业办理采购

行政部门

采购单

1.请依照〝采购作业程序〞执行2.电脑设备应由公司IT人员协助购买

验收

使用单位或工程主管或采购人员

验收单

请依照〝验收作业程序〞

行政部门

资产登记卡

资产清册

提列折旧

财务部

固定资产清单

记录成本、利息于帐上。

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-006

财务部资产治理制度

版本：

修改状态：

签发人：

第3页共3页

签发日期

编制

六、资产转移

由移出单位填写〝资产移转申报单〞经移入单位确认后并签收，送交行政部门于资产登记卡上做更换记录、移转保管责任。

资产如未经核准，不得外借他用。

不同业主之转移须取得业主同意的书面文件，才可执行转移。

七、资产遗失

由资产使用人〔保管人〕填写〝资产遗失申报单〞送交行政部门签核，并由行政部门至现场查明缘故，对疏失之使用人〔保管人〕追究其责任，申报单位经部门核准后。

由财务部报销资金，并送财务部依税法规定办理。

八、资产报废

资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失，不堪使用。

应由资产使用人填写〝资产报废申报单〞，经部门主管核准后，由行政部门及财务部门依规定报废。

关于仍有部分功能或仍具剩余价值者，应由行政部门得以集中进行拍卖、出售。

九、资产之保养作业

资产使用人〔保管人〕应善尽资产保管爱护之责任。

如有重大损坏，需回报行政部门，提出修缮申请。

经行政部门主管同意后进行修缮。

十、资产折旧之提列

财务部门依税法规定逐年提列折旧，并应于每年税务申报后，将上年度折旧提列清单送交行政部门，以便行政部门更新资产登记卡资料。

十一、资产盘点

行政部门应定期〔每年至少一次〕，依据资产清册进行实地盘点，以把握资产之实际状况并关于变动项目，作资料之更新。

编制〝资产盘点清册〞，记录数量的变动，关于变动数量，查明缘故后会同财务部门依规定办理。

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-007

财务部收款作业流程

版本：

修改状态：

签发人：

第1页共2页

签发日期

编制

一.收款项目

1.物业治理费

2.车位治理费

3.各项租金收入

4.各项修理收入

5.有偿清洁费收入

6.其他业务收入

二.收款流程

负责执行人员

使用表单

说明

时点

编制付款通知单

物业总经理，客户服务人员，出纳

治理费分摊表

车位爱护分摊表

其他相关资料

付款通知单

1〕应随时更新各项分摊表，以确保付款通知单的准确性。

2〕付款通知单应一式二联。

3〕各项费用分摊表应每月提供给财务部以便帐务治理及查对。

每上一收款期的25日往常

发送

付款通知单

客户服务人员

付款通知单

1）.应在付款通知单上加盖物业治理处印章。

2）.将正联邮寄或发送至住户处。

3）.副联应妥善保管以便查核，并储存至收到款项为止。

每期25日

程序文件

文件名称

编号：

FD-CW-007

财务部收款作业流程

版本：

修改状态：

签发人：

第2页共2页

签发日期

编制

收取款项并开动身票

〔收据〕

出纳

发票，收据

1）.住户缴款方式：

*现金

*电汇

*支票

2）.处各项治理费收入以外应包含现场提供的各项服务收入。

3）.经办人应于发票或收据〝开票人〞处签名，以便核查。

收款时

填写收款清单

出纳

*物业治理费收

款清单

*车位治理费收

款清单

*其他收款清单

*，复印服

务收费登记表

1）.应于收款当日填写各项收款清单以便日后查核。

2）.〝现金解款单〝至财务部。

收款当日

现金管控

帐务冲销

出纳

会计

公司会计主管

收款日报表

1）.将每日收取的

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