档案管理文书档案归档范围.docx
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档案管理文书档案归档范围
文书档案归档范围、保管期限
一、院党政会议记录。
（永久）
二、学院一年一次编写组织机构，人员配备一览表；大事记；组织沿革；年鉴、院史。
（永久）
三、学院机构建立、撤并、更改院名、启用印章的报告、请示批复、通知等。
（永久）
四、学院干部任免、党支部改选、学院领导班子调整的文件。
（永久）
五、学院教职员工技术职称评审、聘任等登记表、批准书、批复、通知等。
（永久）
六、学院离（退）休人员登记表、审批表、改变干部级别待遇的请示、批复（永久）
七、学院教职员工违纪处分的报告、调查材料、本人认识及上级机关的批复。
（永久）
八、学院人员复查、落实政策的报告、批复、结论材料等（永久）。
九、学院教职员工辞职、退职报告和批复。
（永久）
十、学院教职员工转正定级、调整工资、招工招干、教师培训进修、民办转公等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。
（永久）
十一、学院各种名册。
（永久）
1、职员工花名册
2、共产党员名册
3、教师任职任课情况表
4、民主主党派人员名册
5、颁发各种荣誉证书、光荣证书名册
十二、学院各种统计报表。
（年度、综合性的永久；学期的长期；季度、月度短期）
1、教职员工、班级、学生基本情况统计表
2、党团组织年报表
3、国家干部定期年报表
4、劳动工资年报表
5、工会统计表
6、档案统计表
7、其他统计报表
十三、学院政工干部、工、团及各部门拟订的工作意见、计划、规划总结、目标管理、专题调查材料（党政年度、学期的为永久；各部门的为长期）
十四、学院负责人在全院性会议外的讲话材料。
（重要的永久、一般的长期）
十五、学院制定的各种组织简则、岗位责任制、规章制度、工作条例。
（永久）
十六、同学录、学生通讯录、院庆活动重要材料。
（永久）
十七、学院编辑的并反映院主要职能活动的出版定稿和样本。
（永久）
十八、学院及部门编印的简讯、信息。
（学院的长期，部分的短期）
十九、学院教代会专题材料。
（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、决议纪要、倡议等）。
（永久）
二十、学院教职员工获得各种荣誉称号，如劳模、教坛新手、优秀班主任、为人师表、各项竞赛、比赛、科研获奖等材料（含名册、事迹、登记表、批准文件、奖状、照片等）（地、市县级机关批准的为永久、本院批准的为长期）
二十一、上级机关批准办理的本院人员的补发毕业、肄业证书、文件专业合格证书、荣誉证书等有关材料。
（长期）
二十二、学院党团员组织关系转移介绍信及存根，教职员工调动工作、大中专毕业生分配工作报到证、介绍信及存根。
（长期）
二十三、学院领导代表学院在上级召开会议上的发言、经验交流材料。
（永久）
二十四、学院代上级机关起草被采用的文件最初草稿和印本。
（长期）
二十五、学院领导参加上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。
（短期）
二十六、上级机关领导来院视察、督导、检查工作所形成的题词、讲话等各种材料。
（永久）
二十七、学院教职员工在报刊上发表的文章剪辑、出版书籍和获奖材料。
〔长期（一份归文书档案，一份归人本人业务档案）
二十八、接待外宾等外事活动形成的文字记录。
（重大的永久、一般的长期）
二十九、学院财产、图书清册、财产、物资、档案交接凭证、清册。
（长期）
三十、学院与有关单位签订的各种合同、协议书等材料。
（重要的长期、一般的短期）
三十一、学院教职员工伤亡、抚恤、遗属补助等有关材料。
（长期）
三十二、学院教职员工生活困难补助、病产假、申请领取独生子女证、聘请代课教师等有关材料。
（短期）
三十三、学院上报未批复的各项请示材料。
（短期）
三十四、学院处理的重要来信、来访的有关材料。
（有上级机关或学院领导重要批示和处理结果的长期，其余的短期）
三十五、上级机关的来文凡是针对本院请示的批复、通报、直接与本院有关的干部任免、奖惩等文件。
（重要的长期、一般的短期）
三十六、上级教育行政机关的来文：
1、凡是学院教育工作需要较长时间贯彻执行，要作为政策依据、指导工作文件，如教育体制改革决定、教育工作条例等。
（长期）
2、属学院教育工作需要在短期（15年内）贯彻执行的，有参考用价值的。
了（短期）
三十七、上级教育行政机关、院办企业公司发文，院办厂需要在较长时间执行的政策性、法规性文件，下达给院办厂的生产计划等。
（长期）
三十八、同级机关和非隶属机关颁发的非学院教育工作，但需要执行的法规性文件。
与学院联系、协商工作的有关材料。
（短期）
宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
学院教学类档案管理实施细则及归档范围、保管期限
为了加强教学档案的管理，充分发挥教学档案在教育管理，教学活动，教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家教委颁布的《普通高校档案管理办法》、《高校档案工作规范》，结合我校实际、特制定本办法。
第一条凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
第二条教学档案由校办档案室实行集中统一管理并提供利用。
校档案室对全校的教学档案工作负有检查、监督和指导的责任。
第三条教学档案是教学管理的重要组成部分，教务处、学生处各学院等教学管理部门应加强领导，把教学档案的形成、积累、立卷归档工作纳入教学管理环节中，列入有关人员的职责范围和管理制度之内，做到在布置、检查、总结、验收工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
四条立卷
一、归档范围
1、归档范围主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材等方面，（具体范围见附件）。
2、归档的重点是本校在教学工作及其管理，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
二、立卷的原则及方法
1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。
2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机的联系和便于利用查考的原则进行组卷。
原则上相同内容的文件材料组在一起。
3、在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。
4、卷内内容密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
5、卷内材料一律拆掉会生绣的金属物，根据具体情况可用不锈钢定书针或线装订或不订，对破损的文件材料应进行修补。
6、凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
7、按顺序编排页号，均应安顺序每张纸编写一个页号，页号位置在每张纸正面的右下角，（文书档案如使用新规则侧不编号）。
8、填写卷内目录及备考表，文字准确、简练、清晰。
第五条归档
1、移交档案时交接双方当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、书写是否符合要求，凡不符合规定要求者，接受人应拒绝接收，并限期改正补交。
2、移交时填写移交目录。
移交目录一式两份，双方各执一份。
3、教学行政管理性文件，即教学综合管理文件于次年6月底前归档，其他各类材料按培养周期于次年寒假前一次性归档。
宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
附件
宁海电大教学类档案归档范围和保管期限表
综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级下达的有关教学工作的文件材料
长期
2
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
永久
3
学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结
永久
4
教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
长期
5
非学历教育的培训班、进修班材料
长期
6
统计报表
永久
招生
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关招生工作的文件材料
长期
2
招生计划、规定、生源计划
长期
3
新生录取材料及新生名单
长期
4
招生宣传、招生工作总结
短期
学籍管理
序号
类目名称
保管期限
1
新生入学登记表
永久
2
学生学籍卡片
永久
3
学生成绩总册
永久
4
在校学生名册
永久
5
学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
长期
6
学生奖励材料
长期
7
学生处分材料
长期
课堂教学与教学实践
序号
类目名称
保管期限
1
各专业教学计划、教学大纲
永久
2
课程建设要求及安排，校历表，课表
长期
3
各系、科、专业课程试题库
长期
4
典型教案、重要备课记录
长期
5
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
短期
6
社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
短期
毕业生
序号
类目名称
保管期限
1
毕业生成绩单
永久
2
毕业证档案转递存根
长期
3
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
长期
学院设备档案归档范围、保管期限
学院购置的价值在1000元以上设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文字材料。
（长期）「自制设备形成的文字等材料参考产品档案的归档范围」
一、设备、仪器随机文件、包括维护、使用说明书、合格证、安装图、原理图、易损件图纸、保修卡、装箱单等。
二、进口设备、贵重设备的报批、报关、检验、索赔及有关合同等材料。
三、为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。
四、修理记录。
五、有关部门对设备的年检材料。
宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
会计档案归档范围、保管期限
档案名称
保管
期限
备注
一、会计凭证类
单位预算会计各种原始凭证
和记帐凭证
十五年
涉及外事的记帐凭证
永久
二、会计帐簿类
日记帐
廿五年
总帐
十五年
明细分类、分户或登记簿
十五年
现金出纳帐、银行存款帐
十五年
三、会计报表类
各种行政事业单位决算
永久
单位预算会计月、季报表
五年
所属单位报送的保管二年
四、其他类
会计移交清册
十五年
会计档案保管清册
十五年
会计档案销毁清册
廿五年
宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
学院声像档案归档范围、保管期限
一、反映学院主要职能活动和工作成果。
二、领导人和著名人物参加与学院有关的重大公务活动。
三、组织或参加重要外事活动。
四、获奖奖品、锦旗、证书等。
五、每届毕业生合影。
六、学院建筑、地理环境、历史遗迹。
七、与其他载体有密切联系的声像。
注：
声像档案的保管期限由各院自行确定。
宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
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