合同管理办法〔2010〕3号.doc

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重庆建工集团濛阳镇新城区灾后重建项目管理部

重建濛管发[2010]3号

合同管理办法

第一章总 则

第1.0.1条为加强彭州濛阳项目的管理，保护集团公司的合法权益，杜绝损失，确保国有资产保值增值，根据《中华人民共和国合同法》，为更好适应社会主义市场经济体制的需要，结合濛阳项目生产经营工作的实际情况，制定本管理办法。

第1.0.2条本办法适用于以重庆建工集团及濛阳XXX公司（指集团公司下属的成都分公司和子公司）名义对外签订的一切合同。

第1.0.3条合同是效益的中心，是企业管理的中心环节，项目管理部和项目部必须切实加强合同的管理，做到科学化，规范化地管理合同，向合同管理要效益。

第二章合同的归口及分级管理

第2.0.1条合同实行分级与归口管理相结合的原则。

项目管理部是指重庆建工集团在彭州市濛阳镇成立为濛阳基础设施建设投资建设实施管理的部门。

项目部是指重庆建工集团下属子公司或分公司为实施濛阳基础设施项目的施工在濛阳镇成立的项目管理部门。

第2.0.2条合同的分级管理。

1.项目管理部负责该项目以集团名义签订合同的合同管理，在集团公司领导下，由项目管理部分管领导主持，经营部门、造价部门和工程技术部门等参加合同评审，并由集团公司负责统一管理。

2.项目部（除成都分公司直属项目部，以下简称直属项目部）负责该项目以分公司名义签订合同的合同管理，由相应主管项目的子公司分管领导主持，相应部门参加对合同进行评审，并由相应主管项目的子公司负责统一管理。

3.直属项目部的合同以成都分公司名义签订合同，由成都分公司负责项目的合同管理，现由直属项目部负责人主持，直属项目部相应部门参加对合同进行评审，评审通过后再由成都分公司分管领导主持，经营部门、造价部门和工程技术部门等参加合同评审，并由成都分公司经营部门负责统一管理。

4.项目部（除直属项目部）签订的合同副本复印件（含：

补充合同或协议复印件）签订之日起5日内送项目管理部合约部备案，直属项目部订的合同正本原件（含：

补充合同或协议原件）签订之日起5日内送项目管理部合约部管理。

第三章合同签订的基本原则和要求

第3.0.1条项目部签订合同必须遵守国家及地方的现行法律、法规和政策，应遵循平等互利、等价有偿、协商一致的原则。

第3.0.2条项目部签订的合同应以XXX公司的名义对外签订合同。

第3.0.3条实行权限分解、相互制约制度。

即实行签订合同的洽谈权、审查权、批准权相互独立、互相制约的制度，承担项目相应子公司或子公司授权合同负责人对其该项目施工过程中以本子公司名义签订所有经营合同进行洽谈、审查和批准。

承担项目成都分公司直属项目部负责人对其该项目施工过程中以成都分公司公司名义签订所有经营合同进行洽谈、初步审查和批准，由成都分公司进行再次审查和批准。

具体是指：

1.洽谈权：

在授权范围及权限内对外合同的洽谈和拟定合同文本，洽谈人对合同的可行性和真实性负责；

2.审查权：

在授权范围及权限内对已洽谈的合同文本进行审查，提出修改意见，并对合同的合法性及严密性负责；

3.批准权：

以XXX公司名义签订的合同是由法定代表人或“授权委托”的各项目部负责人在授权范围及权限内负责合同的批准生效。

批准人对合同的风险和经济效益负责。

第3.0.5条实行合同专用章制度。

各项目部（除直属项目部）签订合同，必须使用项目部所属子公司经济合同专用章，直属项目部签订合同，必须使用成都分公司章，不得使用其它任何行政公章。

第3.0.6条实行合同相关业务部门会签制度。

合同签订、生效前涉及相关业务部门业务的由相关业务部门会签评审，各自对自己的业务负责。

第3.0.7条实行统一标准、规范化管理制度。

应做到以下几个统一：

1.合同文本统一。

凡是各级工商行政管理部门要求使用合格格式（文范）文本的，一律按工商管理部门的要求使用；凡是工商部门没有统一格式的，自己可制订格式；须报子公司（或直属项目部报成都分公司）审查，可以临时起草的合同文本均须认真审查。

2.台帐管理统一。

须设置合同统一台帐，包括统一格式的合同审查单、各类合同文本台帐（统一格式）、统一格式用印章等，搞好合同管理的基础工作。

第3.0.8条实行现代化合同管理制度，即实行合同管理电脑化。

同时将合同文本（正本）及有关合同材料一并归类进入档案（含工程竣工结算资料）。

第四章合同的签订与审查

第4.0.1条所有对外发生的业务除即时清结者外，一律采用书面形式。

严格禁止应签书面合同的而不签订，或补签书面合同（即履行在先、签约在后）。

第4.0.2条合同洽谈人员要加强对合同的可行性分析，防止上当受骗。

在洽谈过程中必须全面了解对方的主体资格、履行能力、资金支付能力，信誉情况及履行方式、生产设备、技术条件、运输方式、供需情况等各种利弊因素，不了解上述有关情况，未作深入可行性分析，不能洽谈合同实质性条款。

第4.0.3条要重视合同的债务担保

凡是由我方首先履行的，原则要根据担保法有效设定合同的担保条款，在可能的情况下，要用保全或抵押方法来设定。

第4.0.4条合同审查程序

第4.0.4.1条直属项目部合同审查程序

1.合同洽谈人或经办人在合同签约前，先进行直属项目部内部审查。

2.直属项目部审查通过后报成都分公司合约部，成都分公司合约部会同分公司有关部门对合同在二天内审查完毕，并将审查意见签署在审核单上。

如认为合同文本需要修改，提出修改意见，退还给直属项目部修改，经修改后呈成都分公司合约主管领导核批.

3.合同文本经成都分公司批准后，由综合部盖章后交直属项目部合同经办人。

第4.0.4.2条项目部（除直属项目部外）合同审查程序

1.合同洽谈人或经办人在合同签约前，持合同文本和有关资料及审查单送子公司或子公司授权合同负责人审查。

2.子公司或子公司授权合同负责人在对合同文本审查完毕后，将审查意见签署在审核单上。

3.合同文本经批准后，由子公司盖合同印章后发给项目洽谈人或经办人。

4.合同文本盖章后将复印件交项目管理部备案留存。

第五章合同的履行及管理

第5.0.1条合同一经订立，即具有法律约束力，各经办部门、各项目部必须按合同全部条款合同严格履行。

第5.0.2条所有合同应留给同级财务部门一份副本，作为支付收取合同价款的依据，财务部门一律凭合同收付款。

凡在履行中的合同价款支付有困难，财务部门应事先向经办部门和主管领导报告，及时采取措施和对策。

第5.0.3条为加强建筑材料购销合同管理，杜绝漏洞，各项目部还应制订建筑材料购销合同管理细则。

第5.0.4条为加强外用劳务合同管理，严格执行劳动法及有关规定，节约人工费开支，各项目部还应制订劳务合同管理细则。

第5.0.5条有关合同履行中的书面签证、平往信件、文书、电报等，都是合同的组成部分，应及时归类整理，收到对方的信件、文书或电报，均应交子公司或子公司授权项目合同负责人（直属项目部交成都分公司合约部）及项目管理部合约部审阅并决定对策，凡应在规定期限内回复的由子公司授权项目合同负责人（直属项目部由成都分公司合约部）办理。

第六章合同变更和解除

第6.0.1条合同生效后应严格依约履行，不得随意变更或解除。

如确需变更或解除，不论是何方提出，均应按合同生效的审查程序，经审查后决定。

第6.0.2条对于外单位提出合同变更或解除的信件、函信、电报等必须以同样的方式回复，均应加盖合同专用章。

关于合同变更或解除的有关资料均是合同的组成部分，项目部应妥善保管，不得丢失。

第6.0.3条经协商对合同内容的变更或解除已达成一致意见的，要以书面方式明确。

变更或解除合同的协议书要作为合同履行的重要资料妥善保管。

第6.0.4条凡协商合同变更或因解除合同我方要承担责任的，必须事先严格审查，并求得法律咨询。

第6.0.5条凡遇外单位单方面提出变更或解除合同的或未经协商就中止合同履约的，项目部应及时报告、分析、研究、以便确定对策，追究违约方的责任。

第七章索赔

第7.0.1条项目部应设立合同索赔专、兼职人员，一般由子公司或子公司授权项目部合同负责人担任（直属项目部由项目部合同负责人担任）。

合同索赔员应熟悉索赔的程序和相关知识，业务要熟练，知识面要广。

第7.0.2签约谈判是索赔工作的开始。

索赔事件一旦产生，索赔人员应于规定时限内，编制出索赔文件，进行索赔。

第7.0.3条索赔工作要细，依据要全，要讲求方法，注意策略。

　　第7.0.3.1条项目部要注重索赔起因（或机会），认真细致地寻找和发现索赔机会，常见的可以提出索赔的干扰事件有：

1.业主没有按合同规定的要求交付设计资料、设计图纸，没按合同规定的日期交付施工场地、交付行驶道路、接通水电，使项目部的施工人员和设备不能进场；

2.工程地质情况与合同规定的不一样，出现异常；

3.合同条款不全、错误，文件不完备或文件之间矛盾、不一致；招标文件不完备，业主提供的信息有错误。

4.业主或业主的工程师指令工程停建、缓建，指令增加、减少或删除部分工程，提高施工标准等，把删除工程委托转给其他人完成。

5.由于设计变更、设计错误，业主作出错误的指令、提供错误的数据、资料等造成工程修改、报废、返工、停工、窝工等，业主拖延图纸批准、拖延隐蔽工程验收，拖延对承包商问题的答复，不及时下达指令、决定，造成工程停工，或要求加快工程进度，指令承包商采取加速措施。

6.物价大幅度上涨，造成材料价格、人工工资大幅度上涨；货币贬值，使集团公司蒙受较大的汇率损失；国家法令的修改，如提高工资税等。

7.不可抗力因素，如反常的气候条件、政局变化、禁运和其他一个有经验的承包商无法预见的任何自然力作用等使工程中断或合同终止。

8.在保修期间，由于业主使用不当或其他非承包商责任造成损坏，业主要求承包商予以修理；业主在验收前或交付使用前，擅自使用已完或未完工程，造成工程损坏。

　　第7.0.3.2条项目部应在项目实施中收取和积累索赔依据，具有正当的索赔理由,索赔必须有理有据，事实要清楚、依据要完善、以合同为依据。

工程索赔依据包括：

1.招标文件、工程合同及附件，发包方认可的施工组织设计、工程图纸、各种变更、签证、技术规范等。

2.工程各项会议纪要、往来信件、指令、信函、通知、答复等。

3.施工计划、现场实施情况记录、施工日报、工作日志、备忘录，图纸变更、交底记录的送达份数及日期记录，工程有关施工部位的照片及录像等，工程验收报告及各项技术鉴定报告等。

4.工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据。

5.工程停送电、停送水、道路开通封闭等干扰事件影响的日期及恢复施工的日期；工程现场气候记录，有关天气的温度、风力、雨雪等。

6.国家、省、市有关影响工程造价、工期的文件、规定等。

7.工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据；工程会计核算资料等其他与工程有关的资料。

　　第7.0.3.3条工程索赔程序当索赔事件发生以后，项目部应报项目管理部合约部，项目部合同索赔员同项目管理部合约部抓紧时间同业主按照合同有关条款的规定及时、合理地处理索赔事件。

按照一定的程序来处理索赔，注意索赔的时效性。

　第7.0.3.4条索赔程序以书面形式向甲方索赔：

1.索赔事件发生后28ｄ内，项目部向工程师发生索赔意向通知；

2.发生索赔意向通知后28ｄ内，项目部向工程师提出补偿经济损失和延长工期的索赔报告及有关资料；

3.工程师在收到项目部递交的索赔报告和有关资料后，于28ｄ内给予答复，或要求项目部进一步补充索赔理由和证据；

4.工程师在收到项目部递交的索赔报告和有关资料后28ｄ内未予答复或未对项目部作进一步要求，视为该项索赔已经认可；

5.当该索赔事件持续进行时，项目部应当阶段性向工程师发出索赔意向，在索赔事件终了后28ｄ内，向工程师送交索赔的有关资料和最终索赔报告。