办公成本控制方案(1).doc
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*****公司办公成本控制方案
为了规范公司管理，提高办事效益，控制办公成本特制定本方案。
一、办公设备管理制度
公司所有电脑、空调、打印、复印、传真设备相关资料统一由办公室造册存档，实行谁使用谁保管的制度。
办公室负责所有办公设备的管理、维修，各有关部室应该合理使用、妥善保管、规范操作，充分提高设备的利用率和使用寿命。
公司所有电脑、打印复印设备只限于公司内部使用。
1、电脑的使用
（1）办公电脑设置合适亮度，节电又护眼。
（2）为办公电脑设置合理的“电源使用方案”，短暂休息期间，可使电脑自动关闭显示器；较长时间不用，使电脑自动启动“待机”模式；更长时间不用，尽量启用电脑的“休眠”模式，下班须关闭电脑才能离开。
（3）办公电脑需经常保养，注意防尘防潮。
机器集尘过多将影响散热效率，显示器集尘将影响亮度，定期除尘，卫生环保。
2、空调的使用
夏季使用时，温度设定不低于26℃，冬季使用，温度设定不高于18℃，办公室无人时应关闭空调。
3、打印、复印、传真设备的使用
（1）打印非正式文稿时，可将标准打印模式改为草稿（“省墨模式”或“经济模式”）打印模式。
这样不仅可提高打印速度，而且节约电能。
打印出来的文稿用于日常的校对或传阅绰绰有余。
（2）若复印资料数量较多时，应先选择复印1份，确认无误后，再输入余数，以免浪费纸张。
（3）根据不同需要，所有文件尽可能使用小号字体、双面打印，做到省纸省电。
（4）严禁复印和打印与公务无关的私人资料，违者罚款20元。
（5）下班或长时间不用设备时，应关闭其服务器的电源，并将插头拔出，减少能耗，
二、日常办公用品的管理
办公用品由办公室统一计划、统一购买；由办公室和财务部共同负责，要货比三家，做到物美价廉，使用材料要节约，减少浪费。
1、纸张的使用
（1）提倡无纸化办公，节约办公用纸，尽量采取电子文档传阅和网络传输方式。
（2）除有特别规定的文件用纸外，其他打印、复印纸都可以双面使用，打印前必须认真校对文稿，减少印错、印坏、甚至印多的文件的浪费现象的出现。
（3）草稿或参阅文件应尽量在已用纸张的空白面印制，减少浪费。
把可以再利用的纸张按大小不同分类放置，能用的一面朝同一方向，方便别人取用。
（4）实行纸张回收计划，将报纸和其他办公室废纸分类处理，方便回收。
2、其他办公用品的使用
（1）实施办公用品领用登记制度。
（2）妥善保管自己的办公用品，笔、本之类的小物品，他人借用时及时要求其归还。
（3）重复利用公文袋，公文袋可以多次重复使用，各部门应将可重复使用的公文袋回收再利用。
（4）办公用笔再次领取时尽量领取笔芯。
3、标书的装订及标书、照片的打印
（1）标书的装订，由办公室、财务部进行价格、质量的比较后，并固定一家文印室胶装。
投标办根据招标文件要求需要胶装的，经办人签字，办公室主任、经营部长审核后，按月与财务对账办理结算。
（2）标书的打印一律在公司打印好后，再到文印室胶装，不得在文印室打印，减少不必要的开支。
（3）报名用相片的打印，根据报名需要，排好版一律在办公室彩色打印机上打印，节约纸张。
三、水电的管理
节约用电、节约用水应成为一种自觉的习惯。
1、办公室尽量采用自然光，不开或少开照明灯；午休及下班后要关闭所有电源，杜绝长明灯现象，做到人走灯灭。
2、减少办公设备电耗和待机能耗，饮水机、复印机、电脑、空调等各种用电设备停止使用时，要及时关闭电源，人未到办公室或者离开不得开机，以免造成不必要的浪费。
3、当不用水时要将水龙头关掉，冲洗时再开；当水龙头漏水时立即通知相关人员更换。
四、电话使用的管理制度
1、电话是必备的通讯工具，合理使用电话，节约通讯费是每个员工应尽的职责。
2、公司电话主要用于办公事，不准用公司电话打私人长途和收听娱乐信息等。
3、公司各部室电话费实行按机号包干的办法，按照标准尽量节约，如超出标准由各部室自行承担（特殊情况，经调单核实后，按实处理），每月具体标准如下：
88861098：
100元/月 88865608：
80元/月
85559608：
80元/月 85557958：
80元/月
85558980：
80元/月 88861658：
80元/月
85558151：
80元/月
五、车辆管理制度
1、未经批准，汽车驾驶员不得擅自驾车外出，严禁公车私用，车辆夜间必须停放在公司停车位（特殊情况，外出当天不能往返的除外）。
2、车辆的年检费、保险费、路桥费、油料费、修理费（正常保养须通知财务部和办公室，大修须书面报告，总经理批准方可）均由公司支付。
3、驾驶员必须爱护车辆，做到勤擦洗、勤维护、勤保养。
严禁酒后开车和将车脱手给别人驾驶，未经批准不得转借车辆给别人驾驶，如经发现驾驶员应承担由此产生的相应全部法律、经济责任。
4、驾驶员见条出车，办公室如实记录填报。
六、食堂管理制度
1、公司提供免费的中餐，12点准时开餐。
食堂工作人员要讲究公共卫生和食品卫生，餐具必须清洗干净，购买食品、蔬菜要注意质量，禁止购买腐烂变质的食物，以防食物中毒，环境卫生要求做到每天打扫，保持干净、整洁的工作环境。
2、食堂工作人员每天根据人数计划安排食物，避免浪费，严格控制伙食费用。
3、食堂工作人员每天购回的食物要求办公室验收，在单据上签字，做到廉洁奉公、不得虚报、截留和其他弄虚作假行为产生，一经查实，将作辞退处理。
七、招待费、差旅费、住宿费的报销及出差补助的管理制度
公司对外的管理与控制，避免不必要的开支与浪费，合理控制公司招待费用、差旅费、住宿费的报销标准，提高公司的管理水平。
（一）业务招待费用支出范围
1、招待来访客人的茶叶、烟、水果、饮料等费用。
2、宴请客人的用餐、食品、酒水、礼品等费用。
3、赠送客人的纪念品等费用。
（二）出差人员的乘车、住宿、市内交通补助及伙食补助标准：
员工出差需要借款的，应填写借款单，写明借款日期、借款原因、借款金额等，由总经理签字审批后方可，借款金额一般为300元/天/人。
1、交通工具及费用报销：
市内办事一般情况应乘坐公共汽车，短途以汽车为主，长途以火车为主，特殊情况乘飞机需报总经理批准，按实报销。
2、住宿费、差旅费标准：
（1）住宿标准（金额单位：
元）
地区/人员
一类地区
（1）
二类地区
（2）
三类地区（3）
副总经理
240
180
120
部长/主管
其余人员
180
120
80
（2）伙食补助费（元/天）
地区/人员
一类地区
（1）
二类地区
（2）
三类地区（3）
副总经理
60
40
40
部长/主管
其余人员
60
40
40
注：
（1）一类地区为北京、天津、上海、广州、深圳、珠海、汕头、厦门、海南；
（2）二类地区为除一类地区外的其它省会城市及其直辖市；
（3）三类地区为除一、二类地区外的其他区；
3、报销制度：
员工出差返回公司后三天内须办理报销，借款在差旅费报销时应全部结清。
（1）住宿费报销
a.出差人员的住宿费在规定标准内报销，超出部分不予报销，按实际住宿的天数计算报销。
住宿费必须取得税务统一住宿发票，否则一律不予报销住宿费；
b.出差人员由项目部、分公司接待的，一律不予报销住宿费；
c.出差人员因特殊情况，住宿费超过上述标准的，经总经理批准后据实报销。
d.住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报销。
（2）伙食补助费报销制度
a.中午12时前离开本市按全天补助；中午12时后离开本市按半天补助；中午12时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。
b.公司给予伙食补助后，任何人不再报销餐饮费用。
c.对于出差人员在外因公宴请客户或随公司领导出差一同就餐，不允许报销当日伙食补助费。
八、招聘、考试、继续教育费的管理制度
配合公司可持续发展的需求，提供强有力的人力资源后盾，需加强对公司人员的招聘、培训以及继续教育的培训工作。
1、按照公司发展需要以及各司职部门现有人力资源现状，拟定招聘计划后在各大网站发布招聘信息，若有必要开通付费渠道的，经总经理批准后，可与招聘网站签订协议，定制专业的招聘计划和流程。
2、公司人员应积极配合参加公司及相关管理部门组织的培训、考试，并多方面发动组织人员参加，考试报名费、培训费等相关费用可由公司垫付，考取的证件需留存公司，做相应的登记备案确保正常使用。
3、现有从业人员证件继续教育、换证等事宜，可由公司统一办理并承付相关费用，相关人员必须积极配合提供所需资料、参加培训考试。
若因个人原因造成证件无法取得或继续使用的，当事人需支付公司之前垫付的一切费用。
湖南奉天建设有限公司
二0一一年八月
《派车单》
第一联（办公室）
填写日期：
年 月 日 编号：
用车人员
用车事由
计划用
车情况
办事地点：
出车时间：
返回时间：
部门经理
办公室主任
派车
出车司机：
主管签字：
实际出车
情况
出车时间：
返回时间：
行驶里程：
司机签字：
备注：
本表流转后，交办公室保存备查。
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《派车单》
第二联（财务部）
填写日期：
年 月 日 编号：
用车人员
用车事由
计划用
车情况
办事地点：
出车时间：
返回时间：
部门经理
行政部经理
派车
出车司机：
主管签字：
实际出车
情况
出车时间：
返回时间：
行驶里程：
司机签字：
备注：
本表流转后，交财务部保存备查。
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