六盘水市档案资料管理办法.doc

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六盘水市烟水配套工程档案

管理办法（暂行）

第一章总则

第一条为了规范全市烟水配套工程项目档案资料管理，达到工程质量、资金和安全责任的可追溯性，根据国家局、省局相关的档案管理规范、办法和《基本烟田水利设施建设工程质量评定与验收规程》、合同所涉及档案方面的规定，结合六盘水市烟水配套工程实际情况，制定本办法。

第二条烟水配套工程建设项目档案是指从项目准备、计划申报、勘察设计、评审、审批、实施、竣工验收到运行管护全过程中形成的，应当归档的各种文件资料。

项目档案是项目验收的重要内容，是项目数据统计，实施成效的评价依据，是工程审计结算的基础，是项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据。

第三条为确保归档文件材料的完整、准确、系统，要严格执行相应可控制措施：

档案工作与工程建设坚持“两同步一超前”的建档原则，即：

工程实施环节过程中档案资料的收集要与各环节实施进度同步；检查项目实施计划进度同检查档案资料的形成要同步；工序、单元、单位工程验收前必须提前对档案资料进行验收。

第二章职责要求

第四条通用职责

1、工程各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

2、工程各参建单位应确保各自档案资料的真实、有效、完整和齐全，严禁对档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤、损毁或丢失。

3、工程资料应按分类、分级进行收集、按要求汇编成册，由烟草公司、设计单位、招投标代理机构、监理单位、施工单位、质量监督单位负责组织所涉及的工程资料的全过程收集、整理、管理工作，应有专人负责。

第五条各参建单位职责

1、烟草公司

负责各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查，对工程各参建单位移交的工程项目档案进行检查验收，负责收集、整理综合类文件、程序类文件、工程竣工验收文件、供应商（烟草公司采购）提供的产品质量、检测等相关资料，招标、投标、议标的过程性文件，市、县局烟建办要及时收集国家局、省、市级在烟叶基础设施建设过程中发布的通知、通报、公告、会议记录或纪要等资料，达到装订厚度及时进行分类、归档、装订，避免因收集不及时造成文件资料的遗漏及原始资料的丢失，在纸质文件的收集的同时，电子档案要同步备份保存。

2、施工单位

负责编制、收集、整理、提交施工过程、工程质量评定、隐蔽工程及工程量签证、原材料及中间产品的质量、检测等相关资料，施工各类记录、竣工图纸、影像资料、施工管理工作报告、结算资料等各类资料。

3、监理单位

负责编制、收集、整理、提交监理过程中形成的工程进度、质量、投资、安全方面的控制资料、合同、信息方面的管理资料，与各参建方的协调资料、监理各类记录、监理管理工作报告等各类资料，监理单位要加强对施工单位归档资料的监管工作，对归档情况进行定期检查，同时对施工单位所形成工程项目档案的内容和编制情况做出专题审核报告报烟草公司。

4、设计单位

负责提交工程可行性研究、实施方案、施工图，负责提交全部设计变更、修改通知单及工程设计工作报告等各类资料。

5、质量监督单位

负责提供工程质量监督手续、项目划分审批、工程质量监督报告等各类资料。

第三章档案管理

第六条烟水配套工程档案的分类

烟水配套工程档案资料分为综合类档案和工程类档案两大类。

第七条综合类档案：

分市级局（公司）综合类资料、县级局（分公司）综合类资料、包括市、县组织机构、制度和文件档案等基础资料，由市、县局烟建办负责收集和归档，归档目录见附件1、附件2。

第八条工程类档案

工程类档案是指在建设过程中形成并收集汇编的各种形式的信息记录，由工程建设各参建方按各自涉及内容提交，归档目录见附件3。

1.程序类文件：

程序类文件指县级烟草公司在进行工程项目管理活动中形成的资料，包括项目申请、公示、补贴合同、组织领导机构、项目组成立、招投标文件、合同、补贴资金资料、县级验收记录、移交及管护等各类资料。

2.勘察设计文件：

勘察设计文件包括可性行研究报告、实施方案、施工图、概算书、咨询、立项、审批等各类资料。

3.监理文件：

监理文件包括在监理过程中形成的各类资料，包括监理月报、会议记录、工作日志、工作报告、中间产品及原材料的抽检记录、旁站监理记录、开、停、复工通知、整改跟踪记录、验证记录等各类资料。

4、施工文件：

施工文件包括施工组织设计、施工工作日志、隐蔽工程及工程量验收签证、施工放样记录、原材料合格证、试验报告、中间产品检验资料、运行试验记录、机电设备安装及调试记录、资金管理资料、影像资料等所有反映施工过程和项目真实面貌的文件等各类资料。

5、工程质量评定：

工程质量评定包括单位、单元、工序、重要隐蔽与关键部位、外观质量评定、施工质量检验资料核查等各类资料。

6、验收文件：

验收文件包括各级检查、验收中形成的工程现场质量检查与验收表、各级综合管理档案验收表、现场抽查验收汇总表、整改报告、复（抽）查验收报告等档案资料应及时归档，烟草公司的建设管理情况报告、设计单位的设计工作报告、监理单位的监理工作报告、施工单位的施工管理工作报告、质量监督机构的工程质量监督报告、整改情况报告、资金使用管理情况报告、审计报告、纪检监察报告、试运行情况、工程移交情况等验收时形成的文件。

7、竣工图：

竣工图按单元工程排列，单元工程中按建筑、结构、管网安装、机电设备安装等专业组卷。

第九条电子档案：

所有档案资料必须形成电子文本，保存的电子文本要与纸质档案的分类、目录、内容保持一致，要建立档案数据库，将各类档案资料输入计算机，并予以锁定，同时将资料刻制成光盘随纸质档案保存，长期存储的电子文件，应使用不可删除的方式保存。

第十条档案资料质量的要求

1.烟水配套工程档案资料均为长期保存文件，要求使用黑色钢笔记录，不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

2.文字叙述应用词准确、语言简练，图表填写应规范、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字（章）手续完备。

3.数字的小数点后保留1位，合格率用百分数表示，日期用阿拉伯数字表示。

4.应使用国际通用计量单位，并以规定符号表示（如：

MPa.m.m2.m3.kw……）。

5.改错。

将错误之处用斜线划掉，再在右上方重写正确（文字、数字）并加盖印章，禁止使用涂改液、贴纸、橡皮擦等方法。

6.资料中文件原则上必须是原件，为复印件的需说明原件存放处，复印、打印文件及照片的字迹、线条、影像的清晰度，应符合档案的质量要求。

7.要对照烟水配套工程工作流程和环节逐一核对资料信息，在填写、审核资料内容时，要确保数据的准确性和一致性、时间的关联性和周密性。

要按照“七个一致”标准整理资料内容，即：

申请验收报告与审计报告数据一致；基础信息表与申报完成表数据一致；档案卡与对应资料信息一致；各类档案的时间先后顺序一致；资料装订顺序与目录页码一致；竣工图与项目现场与编号对应一致；同一个人的签名笔迹一致。

8.录音、录像文件应保证载体的有效性，工程建设重要阶段、重大事件、事故、必须要有完整的声像资料归档，项目组和设计、监理、施工单位均应指定专人，负责照片、录像等声像资料的收集、整理、归档工作，归案的声像资料均应标注事由、时间、地点和内容，声像资料要单独归档。

第十一条竣工图的要求

1.竣工图的基本要求

竣工图是烟田水利设施建设工程的实际反映，是项目档案的重要组成部分，是各级验收和计量时最基础、最重要的、不可缺少的资料，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字（章）手续完备，每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录，施工单位应在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、验收记录和签证，在现场做好原件的各方签证，及时编制工程竣工图（管网工程必须编制管网竣工平面图），并在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”，施工单位、监理单位或项目组或其委托的代建管理机构的有关责任人应严格履行签字手续。

2.施工单位应按以下要求编制竣工图

（1）按施工图施工没有变动的，可在原图上加盖“竣工图章”，相关人员签字。

（2）一般性的工程变更，能在原施工图上修改、补充的，由施工单位在原图（必须是新蓝图）上注明修改部分和修改依据及施工说明，在原图上加盖“竣工图章”（制章样式见附件13），相关人员签字。

（3）凡涉及结构形式、平面布置、项目改变以及有其他重大变更的，必须重新绘制竣工图，重新绘图应按原施工图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内相关人员签字（图标栏见附件13）。

（4）编制时间：

根据GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定“编制各种竣工图，必须在施工过程中（不能在竣工后），及时做好隐蔽工程检验记录，整理好建设变更文件，确保竣工图质量”，所以烟水配套工程的竣工图编制必须与施工过程同步进行，而不是竣工后再编制竣工图，特别是隐蔽工程部位在编制过程中发现问题，要及时到现场进行复核。

（5）图形比例、方向：

编制竣工图时，同一张图纸有几幅不同的图，不同图可以设置不同的比例，但同一幅中尺寸所示建筑物或构件的比例相同，有必要时可增加大样图，同一幅图中所示建筑物或构件的布置方向同现场实际一致。

（6）图例：

工程项目的竣工图中的所示的建筑物或构件图例，采用制图标准规定的符号，所示的建筑物或构件相同时用同一符号表示，不同时需用不同的符号表示，表示图例的符号之间要有明显的区别，不能产生混淆。

（7）图线：

按照制图标准规定进行，所表示的建筑物或构件不同，线条的形状、粗细、颜色就不同。

（8）图纸大小：

图纸尺寸采用制图标准规定的纸张幅面，其大小按照选择的图框规格确定，但必须保证图中的所有图形、线条、字体、标注尺寸等能够完整、清晰地反映出来。

（9）图纸的一致性：

同一工程项目所有竣工图纸，对同一建筑物或构件反映必须具有一致性，关键在尺寸上，即总体与局部一致，大样图与整体图要一致，平面、断面、剖面图一致，杜绝出现尺寸不相吻合现象。

（10）管网竣工图要求：

①管网竣工图要做到图实相符，各级烟草人员及烟草单位聘请的水利专家和工程监理，要对每份管网竣工图严格审核把关；②要认真执行管网竣工图的绘制标准：

以供水点（水池）为单位，按图例绘制综合管线竣工图，图上要标注管径大小、走向、管桩间距、管桩编号（田间取水口编号），注明H（水池至烟田的高程），I（管网覆盖面积）,L（管网总长度），每条管网的总长度，水池要标注座落的位置、地名（或参照物）、高程、GPS定位，管网埋设出现异常情况要用文字单独说明，图上要有工程量表；③竣工图上需盖有“竣工图章”和监理的签字。

第十二条影像资料档案的要求

影像资料档案指烟水配套工程骨干项目（50万元以上工程项目）影像资料。

主要内容包括：

（1）灌区概况：

要展示项目开工建设前灌区的基本地形地貌、烟田现状等（附语音或文字说明），由烟草公司提供。

（2）水源点概况：

要展示水库、山塘、泉水、河流基本地形地貌、周边环境、植被（附蓄水情况、集雨面积、水质、水量、水文气象等语音或文字说明），由烟草公司提供。

（3）施工过程概况：

①水源。

泵房、拦水坝、取水口开挖要展示开挖过程及方法，开挖成型（能体现地质特征应体现），建筑物的砌筑（浇筑），钢筋隐蔽，成品图像等。

②水池。

要展示开挖、开挖成型、砌筑（包括进出水设施安装）、成品图③管槽开挖及管道安装。

要展示管槽开挖宽度及深度、管道安装（包括焊接、铺设等）、管件安装、试水情况（附管材生产厂家、材质、质量语音或文字说明）。

④沟渠。

要展示施工前状况，开挖断面尺寸，地质特征，及砌筑、防渗、外观等。

⑤供水桩。

要展示基础、闸阀或水龙头（附安装高度、间距语音或文字说明），由施工单位提供。

以上影像资料要以骨干项目为单位进行摄制，烟草公司统一编制成完整影像资料，要求成像质量不低于100万像数，并刻制成DVD光盘随纸制档案保存或导入计算机系统，供各级检查部门和验收机构备查，凡缺失