档案管理制度4参考Word.docx

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档案管理制度4参考Word

档案管理制度

1、目的：

为认真贯彻《中华人民共和国档案法》，执行上级档案行政管理部门关于公司档案管理工作的有关规定，加强公司的档案管理，使档案更好地为企业的生产、技术、经营管理，以及提高企业效益服务。

2、适用范围：

仅适用于本公司档案管理工作，子公司参照实行。

3、档案管理工作基本要求

3.1公司档案工作坚持统一领导，分级管理的原则；建立以公司综合档案室为中心，以各车间部门为基础的档案管理网络，建立健全档案工作制度；保证档案完整、准确、系统、安全和有效利用。

3.2档案工作列入公司的发展规划和年度工作计划、列入领导的议事日程，贯穿于公司的生产、技术、经营管理等各项工作，对档案管理工作程序，文件材料的形成、积累、整理归档要求列入各部门/车间和有关人员的岗位职责和经济责任制。

3.3档案室必须做好“八防”工作和保管工作，每年全面检查一次，对破损变质要及时修补。

3.4定期召开档案鉴定会议，由各有关部门/车间负责人参加，对失去保存价值的档案进行鉴定，对经鉴定要销毁的档案须造清册；经主管领导审核，总经理批准，报上级主管部门备案后销毁，销毁时要指定二人以上为鉴销人。

4档案管理机构与职责

4.1总经办是整个公司档案管理工作的归口管理部门，设专职档案员一名，兼职档案员若干名；专职档案员负责全公司档案的日常管理工作，各部门/车间应积极配合，提供档案原始资料。

4.2档案员职责

4.2.1认真贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策；建立与健全各项规章制度。

做到有布置、有落实、有检查、有针对性的开展工作。

4.2.2档案室作为储备档案资料的基地和信息中心，负责全公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。

4.2.3对各部门/车间文件材料的形成，积累和归档工作按照档案法进行有效的监督、控制和检查。

4.2.4参加生产、技术等主要的专业会议、参加工程竣工验收、重要设备仪器开箱等企业管理的各项活动，并切实履行其职能。

4.2.5负责档案网络的日常业务联系、活动组织和安排，做到制度化、经常化。

4.2.6必要时按上级规定向上级档案馆移交档案。

4.2.7做好各种资料、图书（科技和管理方面的图书）的收集、订购、整理、保管和借阅工作。

并负责做好档案登记和档案利用效果记录工作。

4.3建立、健全公司档案管理网络体系。

各部门应配备兼职档案员。

5.归档管理

5.1文件材料归档的范围和责任人

5.1.1党群类档案的归档范围和责任人

5.1.1.1党务工作主要包括党支部的年度方针目标、工作总结、本公司召开的党员会议、会议记录、报告、决议、总结、领导人讲话、简报等。

上级机关来文，本单位需要贯彻执行的政策性文件等，由党支部负责提供。

5.1.1.2组织工作主要包括：

组织机构、党组织统计年报、名册、组织关系介绍及存根、个人或集体获任命或表彰、荣誉称号的决定、通报、光荣榜及事迹材料、党费管理、党组织和党员民主评议材料等由党支部提供。

5.1.1.3工会工作主要包括：

年度工作计划、总结、会员名册、机构设置、劳动竞赛、劳动福利、女工工作、文化艺术、体育活动、后勤福利工作（职工生活福利、职工食堂、职工住房等资料）等由工会主席提供。

5.1.1.4共青团工作主要包括组织建设、团员大会、团员管理，团费管理等，由团支部书记提供。

5.1.1.5协会工作主要包括：

各协会工作活动的资料，由协会负责人及参加人员提供。

5.1.2行政管理类档案的归档范围和责任人

5.1.2.1行政工作包括企业综合性事务工作、董事会文件、总经理办公会议文件、文秘工作、年鉴、大事记、外事接待、出国考察、培训、企业管理工作（如企业普查、企业整顿、经济责任制管理、管理现代化等工作）、档案和信息工作（如企业档案工作、各类数据管理、电子计算机管理、图书资料）机要保密工作，由总经办负责提供。

5.1.2.2人事管理工作包括工人招聘、录用、提职、考核、辞退、调动等资料，教育培训工作如培训计划、教育经营管理文件等资料由人力资源部门负责提供。

5.1.2.3后勤福利工作包括劳保用品计划、管理办法、发放标准和范围，宿舍安排方案及管理办法，医务室工作管理制度由综合部负责；职业病申报，防治调查分析资料和病例档案由人力资源部负责提供。

5.1.2.4审计工作包括审计工作计划、总结，审计各项制度、审计报告、汇报材料由审计部负责提供。

5.1.3经营管理类档案的归档范围和责任人

5.1.3.1经营决策包括公司企业改革、重大经营战略性决策、企业发展规划、方针目标管理等文件资料；计划工作如企业中长期计划、年（季度）计划、计划管理工作等资料由总经办负责提供。

5.1.3.2公司产权包括营业执照、房产证、土地证、国税、地税税务登记证、法人代码、统计登记证、开户许可证、社保登记证书以及年度检验证的报告书、批复等材料，注册资本验收报告、企业资产变动及土地房屋普查中形成的文件，合资、参股、股权转让的合同、协议书、出资证明、调查报告、评估报告等材料由总经办负责提供；申请上市的申报材料、批复、规划、计划、进度安排，证券操作文件，分红、配股材料由证券办负责提供。

5.1.3.3企业管理包括公司章程、合同，企业升级、创文明单位等活动形成的材料，企业管理模式设置方案、建议等材料，公司颁发的厂规厂纪、管理制度、工作职责、岗位责任制、经济责任制、经济责任考核条例、细则等文件材料由总经办负责提供。

5.1.3.4统计工作包括公司生产、经营、科研技术、管理工作中形成的各种年报、台帐、统计资源汇编，统计工作、生产情况的简报及经济指标统计分析，一次性调查及工业普查形成的文件材料由人力资源部负责提供。

5.1.3.5财务管理包括各类保险、合同、协议，财务预决算，各种财务分析报告，固定资产购置、报废、处理及台帐材料由财务部负责提供。

5.1.3.6产品销售工作包括市场分析、用户调查、产品销售、广告宣传、售后服务资料，关于进出口权的有关文件、批复，办理进出口企业资格证书、进出口合同中的纠纷处理材料由销售部门提供。

5.1.4生产技术类档案归档范围和责任人

5.1.4.1生产技术类管理包括生产调度、质量、管理、产品质量检测、质量控制、计量检测、设备管理、能源环保管理资料由生产部门提供。

5.1.4.2安全、消防、保卫工作、安全生产管理、应急预案管理、工伤事故处理由安保部负责提供。

5.1.4.3劳动管理包括劳动定额、定点、调配、工资、劳动保护、职工安全教育等资料由人力资源部门提供。

5.1.5基建类档案的归档范围和责任人

5.1.5.1可行性研究和任务书、如项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境调查报告、设计任务书和计划任务书等资料；设计基础材料，工程管理文件如土地征用批准文件及红线图、拆迁、补偿协议等，由总经办提供。

5.1.5.2设计文件如初步设计、技术设计、施工图设计、技术秘密材料、专利文件、设计计算书、关键技术试验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批资料由设计单位提供。

5.1.5.3土建施工文件包括地质勘察、土岩层试验报告、水文、地震等资料；开工报告、工程技术要求，技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺；原材料出厂证明、质量鉴定、建筑材料、试验报告；设计变更、工程更改洽商单、材料代表核定审批；施工定位测量、基础处理、基础工程施工图；施工记录、日记、大事记；隐蔽工程验收部分，分项、分部、单位工程质量检查评审；交工验收记录证明；施工总结、技术总结、竣工报告、竣工验收报告由综合部提供。

5.1.5.4设备及管线安装施工文件、电器、仪表安装施工文件由施工部门提供。

5.1.5.5竣工文件由施工单位负责提供，具体包括：

项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审材料；工程现场声像材料，竣工验收会议决议文件。

5.1.6设备档案的归档范围和责任人

设备档案包括设备在其购置、安装、调试、运行、维护修理和全员设备管理等全过程的设备档案资料，由车间部门设备主任提供。

5.1.7产品档案的归档范围和责任人

产品档案包括

5.1.8会计档案包括各种会计凭证、各种财务帐簿、各种报表等由财务部提供。

5.1.9干部、职工类档案包括干部档案、职工档案、退休职工档案、死亡职工档案由人力资源部门提供。

5.1.10特种载体类档案包括照片、锦旗、奖状、光盘、磁盘等实物，由总经办提供。

5.2归档时间规定

5.2.1党群工作类在下一年第一季度归档；

5.2.2行政管理类在下一年第一季度归档；

5.2.3经营管理类在下一年第一季度归档；

5.2.4生产技术类在下一年第一季度归档；

5.2.5基建档案应在基本建设项目竣工验收以后的一个月内归档。

5.2.6设备档案在设备开箱后应及时归档。

待档案员登记后再办理借用手续，进行安装调试。

5.2.7会计档案为上一年度的会计核算资料要在次年6月底之前归档。

5.2.8人事档案随时归档。

5.2.9特种载体档案应以实物与文字说明完整后归档。

5.3归档要求

5.3.1凡是应归档的文件材料必须按时移交档案员，任何人和部门不得据为已有。

5.3.2坚持部门立卷制。

即以哪个部门产生的归档文件材料、则由哪个部门负责收集、整理和归档的原则。

具体由各部门负责人或兼职档案员完成。

5.3.3归档内容必须准确地反映企业各项活动的真实内容和历史过程。

5.3.4凡属归档范围的文件材料，必须收集完整齐全、并按要求归档。

5.3.5归档材料必须按照档案分类的基本要求系统整理，按件整理、排列有序，编制件号、目录，填好备考表。

5.3.6归档文件应对其形成的程序和内在的质量符合要求，字迹清楚、纸质良好，规格统一，采用碳素墨水、墨汁或兰黑墨水，禁用铅笔、圆珠笔、红墨水书写。

5.3.7档案移交应编制好移交目录一式二份，按目录清点，然后双方在移交目录上签字，各存一份。

6档案整理

6.1严格遵循文件材料整理步骤，采用年度——机构（或问题）进行分类保持文件之间的密切联系，排列系统条理，成为一个有机整体。

6.2文书档案按件整理：

一文一事为一件；请示批复为一件；转发文与被转发文为一件；复印件与原件为一件；报表图册为一件。

6.3基建、设备、产品档案按卷整理，分别按其结构、型号、阶段分别组卷。

6.4拆除金属物，纸张残破文件要修补齐整，受压字迹文件要加边，对字迹扩散的应复制与原件一起装订，大开文件应以风琴式折叠，并右上角编件号。

6.5原件材料可采用三孔一线法装订，但应视为一件整理编目。

6.6按件盒要求，填写盒脊相关内容做到清楚、规范。

6.7按规定填好备考表。

7档案管理

7.1档案保管工作程序：

收集、整理、鉴定、保管、统计、利用。

7.2对收集归档的文件材料要严格检查，把好质量关，及时入库。

7.3进行系统整理，将其内容与成份揭示出来便于安全保管，保密和利用。

7.4对入库的档案进行统一的分类、编号、并保持相对的稳定性。

便于整理和迅速的查找。

7.5根据需要编制归档文件目录、专题目录、科技档案分类目录、特种载体档案目录、底图目录等不同形式的检索工具，并且进行电脑录入工作。

8档案库房管理

8.1公司设置专门的档案库房。

库房要保持清洁卫生、具有防盗、防光、防火、防潮、防尘、防高温、防有害生物和有害气体的措施。

8.2存放档案必须有专门的档案柜，做到分类存放，排列科学。

8.3存放照片、胶片、磁盘需专用的柜盒.

8.4对库房管理情况进行全面检查。

库存档案清理核对，做到帐物相符，对破损或变质的档案及时修补和复制，发现问题及时解决。

8.5库房温度控制在14-24℃,相对湿度控制在45-60%。

8.6防止档案破损、被盗、涂改和泄密事件发生。

8.7未经档案人员允许，任何人不得擅自进入库房，进出库房随手关门。

8.8禁止火种入库房，并备有防火设施，库房内不得存入与工作无关的杂物，库房周围不准堆积易燃易爆物品。

8.9档案工作用房做到库房、办公室、阅览室三分开。

9档案鉴定

9.1确定保管期限的原则为企业有长远利用价值的档案应永久保存；对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期和短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

9.2编制档案保管期限表，保管期限分为永久、长期、短期三种。

9.3制定保密制度，档案密级分为绝密、机密、秘密三种。

9.4档案的鉴定工作由公司负责人，专业人员、档案人员组成档案鉴定小组、定期审查保管期限和密级，剔除失去保存价值的档案，鉴定中发现档案不准确、不完整应及时责成有关部门和人员负责修改补充。

9.5经鉴定，对失去利用和保存价值的档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经主管领导审批，董事长批准，报上级档案部门备案后方可销毁。

9.6销毁档案必须慎重其事，凡超过保管期限、失去利用价值的案卷应剔除，待保管一段时间确无保存价值时，填写销毁清单，经主管领导审核，董事长批准后，由两名档案人员监督销毁并签字。

10档案统计

10.1档案的接收、移交、借阅、销毁、利用效果都要按规定分别进行登记。

10.2对永久、长期、短期保存的档案分别进行数量统计，并对重要科技档案实施重点保护，严防泄密。

10.3建立档案的利用效率、借阅人次和调卷数量统计。

10.4按时完成档案统计报表的填报任务。

10.5档案统计必须书写明了，字迹清晰，记载齐全、数字正确。

11电子文件归档与管理

11.1电子文件是指在数字设备和环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送文件。

归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

11.2归档电子文件应明确规定归档的时间、范围、技术条件、相关软件、版本、数据类型、格式等要求，保证归档电子文件的质量。

12档案的开发利用

档案信息开发利用是档案工作的目的，要重点服务于改善企业经营管理，提高质量，降低原材料消耗和增加经济效益等方面。

12.1档案实行信息化管理后，逐步实行局域网，对密级不高的档案资料可进行信息共享。

12.2熟悉库藏，了解需求，开展档案复印服务。

12.3各类档案检索工具要齐全、完整、便于利用。

12.4提供档案咨询服务。

12.5开展档案资料编研，加强档案的研究整理。

12.6档案的开发利用，必须严格执行保密制度。

13档案的保密与借阅制度

13.1档案是历史的真迹，是宝贵财富，每个职工都有利用和保护的权利和义务。

13.2本公司工作人员查阅业务范围的档案，只要办理登记手续，便可查阅。

如查阅非业务范围的档案，须经主管领导批准。

13.3非本公司人员查阅本公司档案时，须持有单位介绍信，证明利用者的身份和利用档案的目的与范围，并经主管领导同意后方可查阅。

13.4档案原则不外借，确因工作需要，严格履行借阅手续，交接清楚，并负责管理、定期归还。

绝密档案不外借，机密档案不得向外单位提供复制件，特殊需要经总裁批准。

13.5借阅期限为一周，特殊情况两周为限，如需续借必须重新办理借阅手续。

过期不还，档案人员应及时追回。

13.6利用者需复印档案，需经档案员同意，复制的档案只限与利用目的有关部分，属于机密档案，一般不予复制，若因特殊需要，必须复制的应经分管领导同意，复制件应于用后作保密纸销毁。

13.7借阅人对案卷应妥善保管，保持其完整、清洁、不得在档案文件上勾划、圈点、涂改随意拆散及抽页、剪贴、倒卖牟利。

违者根据情节轻重给予行政处罚，甚至追究法律责任。

13.8收回档案时应详细检查，当面点清；如损毁、丢失、破坏档案的行为，应认真查处。

13.9档案利用必须严格执行借阅制度和保密制度。

14考核与奖惩

14.1对档案工作中成绩显著或作为突出贡献的部门和个人、应按国家有关规定予以表彰和奖励。

14.2对档案造成损失，影响档案工作的开展，对个别阻挠档案工作正常进行，故意推诿、转移、分散、藏匿及毁坏档案的人或部门应按其造成损失的轻重予以处理。

附加说明

本标准由总经办提出

本标准由总经办起草并负责解释

本标准会签人总经办主任、总经理助理

本标准审批人总经理

本标准首次发布2010年5月18日

（注：

文件素材和资料部分来自网络，供参考。

请预览后才下载，期待你的好评与关注。

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