如何使用邮件有效沟通.docx

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如何使用邮件有效沟通

如何使用邮件有效沟通【】

如何使用邮件有效沟通？

使用电子邮件（E-mail）是职场重要的沟通方式，在工作中处于难以替代的地位。

但就我的了解，目前我们有很多同事不太习惯使用邮件，

和

是很方便，但并非适用于所有沟通，尤其是比较重要的工作沟通，作为一名卓越的职场人，一定要培养起使用企业邮箱

的好习惯哦！

现在从网上扒了一些东西，结合自己的认识，整理了这份文档，希望能给鸟人们提供参考。

时间仓促，错漏难免，请大家指出。

用工作邮件沟通有哪些好处？

1、邮件信息不会像在群里随时都被淹没。

重要信息发在群里，后面跟聊的信息过多，很难越过层层闲聊话题找到或看到应该看到的内容。

2、内容可保存、好查询，微信里的附件无法长时间保存，QQ可能在不同的手机或电脑上登录，记录与文件无法完整保留，而邮件能克服这个不足。

3、针对特定人或人群，主题清楚，指向性强。

邮件群发、抄送都比较方便，无须像QQ、微信需要重复建群。

4、便于管理与移交。

一个账号对应一个岗位，交接与管理方便。

5、是你努力工作的重要证明呵。

翻翻你的邮件，回顾工作的每一个过程，是不是能学到很多东西，也小有成就感呢！

是的，邮件是很好，可是，可是……可……

混了职场这多年，我依然写不好一封邮件

写给谁？

准确理解To，Cc，Bcc，Fwd

主送TO：

即收件人，就是你的邮件要发给谁，需要他对你所发内容负责和回应的对象。

可以是一个人，也可是多个人。

如果是非告知性内容，建议主送不要太多人，导致责任分散。

抄送CC：

除了主送对象外，还有哪些与本邮件相关的人员需要知道你发的内容，请抄送给他，一般抄送的对象不需要对方回复。

原则上对外（或越级）发送的重要邮件请抄送给直接上司。

跨部门发送的邮件可抄送给对方上司。

密送BCC：

这个一般没有必要。

转发FWD:

为了简便，我们经常直接转发出我们收到的邮件，转发邮件时请注意在正文中写上转发说明，而不是直接一发了事。

同时要考虑收到的邮件、内容是否适合全文转发，如不适宜，则按来件另拟邮件。

如何用主题？

1、主题一定不能留空白，空白主题不礼貌，读信人无法通过主题了解邮件内容及重要性，不便于收件归档；

2、主题要简明扼要，不要冗长，方便收件人通过任何收件软件提醒就能概略了解邮件内容；

3、最好在主题中明确邮件来源，即是谁发的。

4、主题要清晰，高度概括邮件内容，最好是一封邮件只有一个主题

5、主题中不要有夸张的注释，比如感叹号，加急，特别重要等，如确实重要或加急，可用电话强调说明。

如何写正文？

1、所有邮件必须要有正文内容，我们很多人，尤其是公司内部之间传递文件，经常只加附件，没有正文内容。

这是不符合行文规范，也是不利于沟通的。

2、正文称呼要恰当，通常称姓+职务，或姓+先生/女士；当然公司内部另有规定的遵从内部规定。

对外注意不要弄错性别；正文开始前尽量要有问候语，以示友好。

3、正文要简明扼要的说明背景，即为什么写这份邮件。

如果邮件有附附件，需要在正文中说明（说明附件的主题、主要内容、由谁提供等，如果附件有多份，最好在正文中说明）

4、正文必须要说明对对方的要求。

即你需要对方收到邮件后如何做。

一份有效的工作邮件必须至少有一句祈使句，明确对方所要做的动作。

如请知悉，请回复，请批准等等，尽可能在这些动词前加上你所期望（或要求）的时限。

5、邮件正文尽量使用正式规范、精准的语句，以减少歧义，尽量少用口头语。

6、正文版面规范整洁，要用常见的字体和字号，不要用奇异的字体，以防止对方阅读时字体变形影响阅读，对部分要强调的内容可以通过加粗、下划线等来突出，或用图表来说明。

忌用背景信纸。

如何用附件？

1、为避免阅读障碍，附件要使用或转换成常用的文档格式（WORD\EXCEL\PDF\PPT\JPG等）

2、附件名称要精准规范，针对邮件要表达的意思命名或改名，并保持附件名称与正文中说明的附件名称一致。

如何用签名？

使用邮件的签名档，会使邮件显得更加规范，也会提高拟写邮件的效率，使用签名档应注意以下几点：

1、信息要尽量简洁，不要把冗长的公司简介、广告语无节制地罗列，也不要过多地透露个人信息。

信息应以实用、规范、简单为准。

2、字体字号恰当，使用常规字体和字号。

电话号码使用小写

3、签名档中除单位LOGO外，尽量不要使用其他图片。

4、如果单位没有统一规范的签名档，自己尽量设置两个或三个模板，以适用不同的发送对象使用。

如何回复邮件？

1、确保每个邮件都能及时回复。

养成定时查看邮件的习惯，通过电脑桌面提醒或手机邮箱软件来管理邮件，所有邮件收到后第一时间回复，即便事项当时没有处理，也应回复对方邮件已收到，什么时候可以给对方回复或结果。

2、

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要ReRe一大串。

面对

这样的标题。

我是不是有些抓狂？

3、要区分Reply和ReplyAll，大部分的问题都可以全部回复，以尽量达到信息共享，但如果共享信息对其他人没有帮助，则直接单独回复即可。

以减少干扰。

应注意哪些邮件的礼仪？

良好的职业形象体现在工作的方方面面，

邮件传输也是公司形象和个人素养的重要展现通道！

1．再次强调一定不要空白标题，这是很失礼的。

2．不要随便用“紧急”“！

！

！

！

”之类的字眼，前面已说到过。

3．不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络，或者帅哥美女之类的那么地轻佻，或是用“亲”“童鞋”等过于网络化的称呼

4．若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份

5．注意Email的论述语气尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

哪怕你与收件人很熟悉，但你要知道电子邮件可轻易地转给他人的，转发的时候，可能没人会帮你修改表述语句

6．一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

7．不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

弄得整个篇幅花花绿绿。

合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

也会显得你过于自我

8．不要动不动使用:

）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

9．只在必要的时候使用英文邮件，英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。

10．收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

谢谢欣赏，祝工作愉快！

（如要有哪位好心人把它排版好一点，或做成PPT，看起来就应该没这么累了。

）