合同管理办法.docx

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合同管理办法

合同管理办法

第一章总则

第一条为规范公司合同管理，避免和减少合同管理不当造成损失，根据中国、巴基斯坦法律、法规相关规定制定本办法。

第二条本办法所称的合同是指项目公司与其他经济法律关系主体签订的各类经济合同、建设工程合同、委托代理合同、咨询合同，包括具有合同性质的意向书、协议书等。

第三条本办法所称的合同管理是指项目公司对外签订的合同进行审查、监督、管理。

包括资信调查、意向接触、商务谈判、合同履行、变更与解除及纠纷处理等全过程的管理。

第四条合同管理原则

（一）依法签订合同，保证合同的合法性。

（二）切实履行合同，提高合同履约能力。

（三）及时处理合同纠纷，维护项目公司合法权益。

（四）严格遵守评审程序，落实合同管理职责。

（五）归口管理，分级负责，保证合同管理效能。

第二章合同管理机构和人员设置

第五条项目公司商务法律部为合同归口管理机构，统一负责项目公司合同管理工作。

第六条项目公司设合同管理小组，项目公司总经理为组长，总法律顾问为副组长，商务经理为常务副组长，各部门长为小组成员。

第七条在签订每份合同时必须由主管领导确定一个主要承办人，承办人可以是各部门人员，但不得是临时借、聘用人员。

其他部门根据工作需要签订合同时，由本部门确定一个主要承办人，承办人为本部门人员，但不得是临时借、聘用人员。

第八条合同承办人应自被确定为承办人起至合同履行完毕对合同全过程负责。

期间出现与合同有关的问题由承办人协调解决，承办人协调不成的，按管理权限上报上一级领导解决。

第九条项目公司商务法律部负责合同的日常管理工作，其基本职责是

（一）宣传、贯彻执行与合同和合同管理有关的法律、法规和规章制度。

（二）负责合同管理日常工作，建立合同管理台账，定期向合同管理小组汇报合同管理情况。

（三）设置合同专职管理人员，跟踪合同签订进展，监督、检查合同履约情况，定期向合同管理小组汇报。

第三章合同审查与签订

第十条合同审查实行会签制度，分别由商务法律部依照本办法上述规定对合同具体条款进行审查，法律顾问对合同的合法性及涉及合同风险、违约、纠纷处理等条款进行审查，其他合同会签部门按照各自职责分工对合同有关内容进行审查。

第十一条合同在签订之前，承办人应先将合同草案及与合同有关的证明材料报送合同管理小组及相关部门签署意见，然后再将以上材料报送法律顾问审查，并附《合同审查表》。

第十二条合同签订流程见附件一。

第十三条拟签合同审查主要包括：

（一）主体资格合法：

具有经年检合格的营业执照，其核载的内容与实际相符。

（二）预签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可等级、资质证书。

（三）由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人证明书、授权委托书、代理人身份证明。

（四）具有相应的履约能力：

具有生产能力、运输能力或支付能力等。

必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。

（五）具有履约信用：

过去三年重合同、守信用、无违约、现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

（六）《合同审查表》必须由法律顾问签署审查意见后，再由承办人报送法定代表人同意后签订合同并加盖公司合同专用章，然后报商务法律部备案。

其他部门负责承办的合同，在移交商务法律部备案的时候，必须按本办法规定的合同份数移交，同时提供《合同审查表》和电子文档，以便商务法律部统一管理。

第四章合同内容及注意问题

第十四条合同首部包括：

合同标的、数量质量、价格或酬金、履行期限、地点和方式、违约责任，还应包括：

根据法律规定或按合同性质必须具备的条款以及当事人双方要求规定条款。

第十五条数量和质量条款应符合巴基斯坦计量和质量法规的规定，写明计量单位、计量方法、正负尾差、合理磅差、超欠幅度、自然损耗率、质量标准、技术要求和检测（验收）方法等。

第十六条价金条款应符合巴基斯坦物价法规和国家（际）金融法规，一般写明单价、总价、计价单位、支付手段和支付方法，并可根据实际情况选择适当的保值办法。

第十七条违约条款，如该合同具有法定违约金规定的，按规定予以明确，否则，应具体写明约定的违约金、数额或计算方式。

第十八条根据民事诉讼法规定，在合同中应约定争议解决方式。

在此项内容中可以约定，如双方协商解决争议不成时，可约定到我方所在地司法部门诉讼解决。

第十九条合同的结尾和附则：

（一）结尾部分包括：

合同正、副本份数，合同有效期限、签约地点和日期，并有双方法定代表人或代理人签名盖章，同时加盖当事单位的合同专用章。

（二）合同份数的确定：

合同原则上都只有二份正本（两方合同），副本若干。

合同份数确定的方法是合同签订主体所需份数之和。

根据国际公司的管理要求，项目公司合同需要份数为一正、五副共六份。

（三）附则应写明合同的附件及开户银行、账户等其他有关事宜。

（四）合同一律采用书面形式。

严禁口头协议和非正式书面协议，有关修改合同的文书、图标、传真等均为合同的组成部分。

第五章合同的履行

第二十条合同签订后，公司相关部门应该严格按照合同约定行使权力、履行义务。

第二十一条合同签订并生效后，应当全面履行合同。

如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。

遇有不可抗力等因素影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据。

第二十二条发现对方不履行或不完全履行合同时，合同承办人员除催促对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报主管领导和合同管理小组。

第二十三条合同管理部门和合同专职管理人员应随时监督检查合同的履行情况，发现问题及时提出处理意见。

第六章合同变更和解除

第二十四条合同变更是指合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。

第二十五条变更或解除合同必须按照项目公司规定的合同评审程序、经国际公司审核通过后方可实施。

第二十六条变更或解除合同必须采用书面形式（包括合同双方的信件、函电、电传等），变更或解除合同的协议等文件经审核后需加盖项目公司公章，口头形式一律视为无效。

第二十七条合同基本条款中的对方当事人单位名称、开户账号等内容发生变更的，对方当事人必须以书面形式提前通知项目公司的承办部门，并由承办部门提交项目公司。

第二十八条变更或解除合同的文本作为原合同不可缺少的组成部分，变更部分与原合同具有同等的法律效力。

合同变更后，合同编号不予改变。

第二十九条合同的解除必须按照相关法律及本办法的规定办理，对于特殊情况下合同履行过程中的终止，必须及时办理终止手续，收集终止合同给项目公司带来的经济损失的证据和资料，为纠纷的处理做好准备。

第七章合同纠纷的处理

第三十条合同在履行过程中如与对方发生合同纠纷，应按本制度的规定妥善处理，同时在纠纷发生后不迟于五个工作日内以书面形式向国际公司总部报告合同纠纷情况。

第三十一条处理合同纠纷的原则是：

以双方协商或调解为基本办法。

采取协商或调解的方式能够解决并达成一致的，必须签署补充协议。

补充协议是合同的组成部分，应当按本办法进行评审、签署授权审批和管理。

第三十二条提请处理合同纠纷的程序是：

由承办人按照规定的程序报批，报批时应该提出处理意见，项目公司据此做出纠纷处理决定。

对于纠纷处理决定仍无法解决的合同纠纷，经国际公司同意，依据合同中规定的争议解决办法，提交仲裁部门或有管辖权的法院依法处理。

第三十三条合同纠纷处理或执行完毕的，承办人应及时通知合同管理小组，并将有关资料汇总，交至商务法律部归档，以备查阅。

第八章合同档案管理

第三十四条商务法律部必须认真做好合同档案管理工作，具体如下：

（一）建立合同档案，每一份合同都必须有一个存档编号，不得重复或遗漏。

合同文本、履行情况记录、变更、解除合同的协议（包括文件、电传等）均应妥善保管。

（二）建立合同管理台账，商务法律部应根据合同的不同种类建立合同管理台账。

内容包括：

存档编号、合同号、签约日期、合同价格、对方单位、履约情况及备注等。

（三）填写“合同情况月报表”。

月报的主要内容应当包括：

签署合同的汇总，本月履约情况、结算情况、违约情况及对下月合同履行的建议等。

第三十五条合同作为项目公司对外活动的重要法律依据和凭证，任何人员必须严格保守合同秘密。

商务合同管理人员应定期将履行完毕或不再履行的合同等相关资料（包括有关的文书、图标、传真以及合同流转单等）按合同编号整理存档，不得随意处置、销毁、遗失。

第三十六条凡因未按上述规定处理合同事宜、未及时汇报情况、泄露或遗失合同有关资料给项目公司造成各类损失的，将追究经济责任和行政责任，涉嫌犯罪或触犯法律的移交司法部门处理。

第九章附则

第三十七条本办法由商务法律部负责解释。

第三十八条本实施办法自下发之日起生效。

第三十九条本办法若与项目公司所在国的合同法相抵触，以所在国相关法律为准。

附件1

巴基斯坦SK项目公司合同签订流程图

附件2

巴基斯坦SK项目公司合同审查流程图

附件3

巴基斯坦SK项目公司合同审查表

编号：

填表日期：

年月日

项目名称

评审内容

拟稿人

责任部门

部门意见

评审部门

评审意见