基础信息使用说明书.docx

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基础信息使用说明书

项目名称：

集团物资管理项目

档案名称：

基础信息业务手册

1系统概述4

2操作规范4

3基础设置4

3.1计量单位5

3.1.1数据来源：

3.1.2数据后续处理：

3.2包装形式6

3.2.1数据来源：

3.2.2数据后续处理：

3.3等级7

3.3.1数据来源：

3.3.2数据后续处理：

3.4付款条件8

3.4.1业务发生时机：

3.4.2业务处理流程：

3.5供应商分类9

3.5.1数据来源：

3.5.2数据后续处理：

3.6供应商档案10

3.6.1数据来源：

3.6.2数据后续处理：

3.7仓库档案11

3.7.1数据来源：

3.7.2数据后续处理：

3.8物料组12

3.8.1业务发生时机：

3.8.2业务处理流程：

3.8.3数据来源：

3.8.4数据后续处理：

3.8.5注意事项：

3.9物料组项目13

3.9.1业务发生时机：

3.9.2业务处理流程：

3.9.3数据来源：

3.9.4数据后续处理：

3.9.5注意事项：

3.10物料组项目明细15

3.10.1业务发生时机：

3.10.2业务处理流程：

3.10.3数据来源：

3.10.4数据后续处理：

3.10.5注意事项：

3.11物料档案18

3.11.1业务发生时机：

3.11.2业务处理流程：

3.11.3数据来源：

3.11.4数据后续处理：

3.11.5注意事项：

1系统概述

物资管理系统，在使用系统前，首先进行基础设置，基础信息模块是其他业务单据使用的基础。

包括：

计量单位、包装形式、等级、付款条件、供应商分类、供应商档案、仓库档案、物料组、物料组项目、物料组项目明细、物料档案。

除了付款条件，在没有被其他业务单据使用的情况下，可以增删改数据，其他的功能都受到了全部或者部分的限制，这些数据是从集团的物流系统同步过来的，整个集团的基础信息数据一致。

详细的请看各模块文档中的说明：

2操作规范

●发现系统错误或数据错误时应及时通知相关人员补救；

●不能随意删除别人录制的单据。

●为以后查询统计方便，用户应尽可能录全数据，其中必输项未录入，保存时，系统会提示必须录入项。

3基础设置

基础设置部分的数据，在使用本系统之前应该全部录入完成，在后续使用过程中，如果有新的业务出现，可以增加基础数据中的内容，进行扩充以适应实际业务，但对于已经录入并使用的基础数据是不允许删除的。

例如：

物料档案，供应商档案等。

3.1计量单位

3.1.1数据来源：

与物流数据同步。

3.1.2数据后续处理：

为使全集团的基础信息数据保持一致，计量单位在此系统中只能浏览，不能进行增加、删除、修改操作。

3.2包装形式

3.2.1数据来源：

与物流数据同步。

3.2.2数据后续处理：

为使全集团的基础信息数据保持一致，包装形式在此系统中只能浏览，不能进行增加、删除、修改操作。

3.3等级

3.3.1数据来源：

与物流数据同步。

3.3.2数据后续处理：

为使全集团的基础信息数据保持一致，等级在此系统中只能浏览，不能进行增加、删除、修改操作。

3.4付款条件

说明：

可以进行浏览、增加、删除、修改操作。

内容暂定这四种，可以根据需要增加、删除、修改。

●必录项：

付款条件编码、付款条件名称

3.4.1业务发生时机：

●发生时机：

根据需求添加

●业务发生频率：

随时需要随时添加

3.4.2业务处理流程：

●单击左边的【基础信息】――【付款条件】――进入上图界面――【录入必录项】――点击【提交】。

3.5供应商分类

3.5.1数据来源：

与物流数据同步。

3.5.2数据后续处理：

为使全集团的基础信息数据保持一致，供应商分类在此系统中只能浏览，不能进行增加、删除、修改操作。

3.6供应商档案

3.6.1数据来源：

与物流数据同步。

3.6.2数据后续处理：

为使全集团的基础信息数据保持一致，供应商档案在此系统中只能浏览，不能进行增加、删除、修改操作。

3.7仓库档案

3.7.1数据来源：

与物流数据同步。

3.7.2数据后续处理：

为使全集团的基础信息数据保持一致，仓库档案在此系统中只能浏览，不能进行增加、删除、修改操作。

3.8物料组

【系统界面】：

说明：

●系统自动生成项：

物料组编码=‘001’的数据行：

系统自动生成，不允许进行删除、修改。

●必录项：

【物料组名称】：

手工录入，必录，字符型。

3.8.1业务发生时机：

●发生时机：

初次使用系统时设定。

查询条件物料分类自定义时候，可以使用。

在这里可以针对物料档案，建立不同的分类。

001物料组，是系统内部定义的物料分类固定项目，不允许修改和删除。

可以增加新的物料组。

●业务发生频率：

初次使用系统时设定。

查询条件物料分类自定义时候，可以使用。

如果报表，仅仅关心特定的几个物料，可以在这里新建物料组。

然后在下面的“物料组项目”建立相关的分类，然后，在“物料组项目明细”里添加此分类下相关的物料。

就可以查询不同物料组下，不同分类的物料信息了。

3.8.2业务处理流程：

●单击左边的【基础信息】――【物料组】――进入上图界面――【录入必录项】――点击【提交】。

3.8.3数据来源：

●调自其它系统的数据：

无。

●来自手工单据的数据：

无。

3.8.4数据后续处理：

●在物料组明细界面和物料组明细列表界面会作为过滤的查询条件。

3.8.5注意事项：

●打勾的固定项标志行的数据不可以删除修改。

3.9物料组项目

【系统界面】：

图3.9.1

图3.9.2

说明：

●系统自动生成项：

物料组列表中，物料组编码=‘001’的数据行，其所有的“物料组项目浏览”，数据从物流同步过来的，不可以删除、修改。

物料组项目编码的编码级别是：

3333。

编码可以是小于等于4层，每一层是3位阿拉伯数字，如上图的右下半面的区域。

【物料组编码】：

物料组项目区域的，物料组编码，新增时候系统自动根据上面选择的物料组，决定其新增行的物料组编码。

如：

“002”

【末级标志】：

默认是末级标记，复选框打勾。

如果这个物料组没有下级的子节点，复选框打勾，如果有子节点，不打勾。

如图3.9.2中，物料组项目编码=‘001’的末级标志，复选框没有打勾，而其下属的两个子节点，都打勾了。

●必录项：

【物料组项目编码】：

手工录入，必录，字符型。

长度是3的倍数，如：

001，001002，001001003等。

只可以录入阿拉伯数字。

【物料组项目名称】：

手工录入，必录，字符型。

【上级编码】：

如果是子节点，录入父节点的“物料组项目编码”。

如图3.9.2中，标记的“001”。

按照3333的编码层次级别确定其数值。

如果“物料组项目编码”=“001”，只有三位的，就没有上级编码，如果是“001002”的，其上级编码=“001”，如上图中红色标记的“001”。

【编码级次】：

按照3333的编码层次级别确定其数值。

如果“物料组项目编码”=“001”，只有三位的，就没有上级编码，属于第一级编码，其编码级次=1；如果是“001002”的，其上级编码=“001”，其编码级次是第二层，编码级次=2；依次类推。

如果【物料组项目编码】有9位，编码级次=3，如果【物料组项目编码】有12位，编码级次=4。

3.9.1业务发生时机：

●发生时机：

初次使用系统时设定。

查询条件物料分类自定义时候，可以使用。

在这里可以针对物料档案，建立不同的分类。

001物料组，是系统内部定义的物料分类固定项目，不允许修改和删除。

可以增加新的物料组下属的分类信息。

●业务发生频率：

初次使用系统时设定。

查询条件物料分类自定义时候，可以使用。

如果报表，仅仅关心特定的几个物料，可以在这里新建物料组项目；然后，在“物料组项目明细”里添加此分类下相关的物料。

就可以查询不同物料组下，不同分类的物料信息了。

3.9.2业务处理流程：

●单击左边的【基础信息】――【物料组项目】――进入上图3.9.1的界面（如果选择非001的物料组，进入图3.9.2的界面）――点击【添加】――【录入必录项】――点击【提交】。

3.9.3数据来源：

●调自其它系统的数据：

物料组。

3.9.4数据后续处理：

●在物料组明细界面和物料档案界面会作为过滤的查询条件。

3.9.5注意事项：

●如果录入的是子节点，需要录入上级编码和编码级次，而且还要修改父节点的末级标志为不打勾的状态。

3.10物料组项目明细

【系统界面】：

图3.10.1

图3.10.2

图3.10.3

说明：

●系统自动生成项：

图3.10.2中，当物料组选择了非“001”的物料组，在“物料组项目明细”区域，按下“添加”按钮，会自动生成的项目如下：

【物料组编码】：

物料组项目区域的，物料组编码，新增时候系统自动根据上面选择的物料组，决定其新增行的物料组编码。

如：

“002”

【物料组项目编码】：

根据图3.10.2中，在“物料组项目所有”区域，选择的物料组项目，决定了在“物料组项目明细”区域，按下“添加”按钮时候，自动生成的【物料组项目编码】的数值，和“物料组项目所有”区域的选择数值一致。

【物料组项目名称】：

根据图3.10.2中，在“物料组项目所有”区域，选择的物料组项目，决定了在“物料组项目明细”区域，按下“添加”按钮时候，自动生成的【物料组项目名称】的数值，和“物料组项目所有”区域的选择数值一致。

●必录项：

【物料编码】：

在参照选择了【物料名称】后，系统自动带出的。

【物料名称】：

选择录入，必录，字符型。

如图3.10.3中，点击“—”，弹出参照选择，如果知道物料编码的一部分，可以录入如图中的，“801009”，点沙漏的图标，出来一个菜单，选择“包含（LIKE）”——“执行查询”，参照会过滤包含“801009”的物料显示给用户选择。

依次类推，如果知道物料名称的一部分，在“物料名称”下面录入一部分，设置查询参数，然后执行查询就可以过滤物料了。

可以通过上下翻页，从过滤的结果中，再查找需要的物料，找到后，选择行，按下“选中”，就返回了图3.10.2的界面，选择的“物料名称”、“物料编码”就会被刚才选中的数据填充。

【物料组编码】：

系统自动生成。

【物料组项目编码】：

系统自动生成。

【物料组项目名称】：

系统自动生成。

3.10.1业务发生时机：

●发生时机：

初次使用系统时设定。

查询条件物料分类自定义时候，可以使用。

在这里可以针对物料档案不同分类的物料组增加新的物料组下属的物料信息。

●业务发生频率：

初次使用系统时设定。

查询条件物料分类自定义时候，可以使用。

如果报表，仅仅关心特定的几个物料，可以在这里新建相关物料组项目下相关的物料信息了。

3.10.2业务处理流程：

●单击左边的【基础信息】――【物料组项目明细】――进入上图3.10.1的界面（如果选择非001的物料组，进入图3.10.2的界面）――点击【添加】――【录入必录项】――点击【提交】。

3.10.3数据来源：

●调自其它系统的数据：

物料组、物料组项目。

3.10.4数据后续处理：

●无。

3.10.5注意事项：

物料名称选择录入，物料编号自动带出。

物料组编号=“001”的物料组明细不能增删改。

3.11物料档案

【系统界面】：

图3.11.1

图3.11.2

说明：

●系统自动生成项：

图3.11.1中，物料档案信息全部从集团的物流系统同步过来的数据，不可以新增和删除，只可以在现有的数据基础上，修改部分数据：

【物料编码】：

填写必要的必添项目后，按下“提交”按钮，自动生成。

字符型。

【物料分类编码】：

根据左边的树选择的末级分类，如果可以新增物料，物料分类编码会自动生成。

字符型。

【物料分类名称】：

根据左边的树选择的末级分类，如果可以新增物料，物料分类名称会自动生成。

字符型。

●必录项：

【物料编码】：

系统自动编码。

【物料名称】：

手工录入，字符型。

【物料分类编码】：

系统自动生成。

【物料分类名称】：

系统自动生成。

【税率】：

手工录入，默认0，数值型。

【计量单位名称】：

参照选择录入。

【计划价】：

手工录入，默认0，数值型。

【采购部门】：

参照选择录入。

【检验方式】：

参照选择录入。

3.11.1业务发生时机：

●发生时机：

初次使用系统时设定。

●业务发生频率：

初次使用系统时设定。

3.11.2业务处理流程：

●单击左边的【基础信息】――【物料档案】――进入上图3.11.1的界面――点击【编辑】――进入上图3.11.2的界面――【修改需要修改的项目】――点击【提交】――点击【返回】，则返回列表界面图3.11.1。

3.11.3数据来源：

●调自其它系统的数据：

物料组项目为001的物料分类，是左边树的数据来源。

3.11.4数据后续处理：

●无。

3.11.5注意事项：

物料信息不能增删。

除了“物料编码”，“物料名称”，“物料分类编码”，“物料分类名称”，“计量单位名称”，“规格型号”，“材质”这些固定列不可修改外，其他列的数据，在编辑的时候，可以修改，以满足物资管理系统中，特殊的个性化的需要。

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