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采购流程.docx

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采购流程

1公司组织结构

2采购部门

2.1采购部门组织结构

2.2采购寻源策略

2.2.1采购寻源工作流程

2.2.2采购寻源工作标准

任务

名称

节点

任务程序、重点及标准

重要

输入

重要

输出

采购信息收集阶段

程序

生产计划、部门工作计划

需求采购单

B1C1E1

相关部门依据公司财务计划和生产计划提出采购申请和需求说明

B2C2E2

填写采购申请单

提交至采购部

A3D3

采购部整理汇总采购需求，上报总经理审批，形成总采购单

重点

经营计划分解到相关部门形成相应的采购需求

标准

需求的准确预测

明确潜在供应源的信息收集与评价标准

程序

市场中供应商信息、供应商评选指标体系

潜在供应商目录

制定供应商筛选评价指标与评价方法

明确潜在供应源的技术、制造能力

筛选出符合标准的潜在供应商，剔除不符合标准潜在供应商。

形成潜在供应商目录

重点

潜在供应商信息的收集

标准

供应商评价指标体系

潜在供应商的详细评估

程序

供应商管理与财务数据

符合竞标条件供应商

供应商的联系，获取相关信息，对供应商进行管理与财务评估

D10

筛选符合条件供应商，得出符合竞标条件的供应商

重点

对供应商进行管理和财务评价

标准

供应商评价指标体系

2.2.3采购寻源工作组织结构

采购寻源工作组人员职责

1采购计划员：

由采购计划人员收集各部门之间的的采购需求信息，对采购需求信息进行整理汇总，编制采购需求清单，定制采购计划。

2信息收集员：

负责收集公司所需物料的市场动态信息，收集所需物料的生产公司的信息资料（生产能力、信誉水平、产品质量、资产等相关信息）。

对潜在供应商进行初步筛选，选出符合初步条件的供应商。

3供应商评价员：

根据信息员提供的而信息，对符合标准的各供应商依据采购物料的不同，制定不同的评价指标体系，对供应商分项、分类的进行评选，筛选出符合条件的供应商。

采购寻源工作组各节点人员的具体工作任务

职责

负责的流程节点

人员流程中的具体工作

总经理

审核采购部制定的采购计划

采购经理

审核、编制采购计划表，编制相关分析报表

采购计划员

D2D3

由采购计划人员收集各部门之间的的采购需求信息，根据生产计划、物料清单编制采购计划，编制采购相关分析报对采购需求信息进行整理汇总，编制采购需求物料表，定制采购计划。

信息收集员

D4D5D6D7

他们需要熟悉市场了解商品动态，根据历史数据等作为评价标准的依据，建立符合企业实际情况的筛选评价指标体系。

搜寻市场中已有或潜在的可开发的新供应商等，按筛选评价指标体系对供应商进行评估，选出合适的供应商，对供应商进行归档管理。

供应商评价员

D8B9D10

协助部门经理建立供应商考核评价指标体系，根据物料种类、需求数量、价格对物料根据帕累托图进行分类处理，建立不同物料的评价指标体系。

运用财务评价方法对潜在供应商评价，筛选出符合条件的供应商。

2.3选择供应商与谈判

2.3.1选择供应商与谈判流程

2.3.2选择供应商与谈判工作标准

任务

名称

节点

任务程序、重点及标准

重要

输入

重要

输出

供应商需求与变动

程序

部门工作计划

供应商管理结果反馈

供应商需求

各部门需求变动或原供应商变动引起新供应商需求

A3B3

审批新供应商需求表

通过审批寻找新供应商

重点

明确需求，明确新供应商需求

标准

供应商考核指标体系

供应商选择与谈判

程序

供应商资料信息

采购预算单

选择供应商，若为已有供应商无需提交资料信息，若为新供应商则提交信息资料

与供应商谈判，谈判达成一致意见的

谈判达成一致意见，满足要求条件的，给予提供样品

重点

供应商谈判

标准

以企业需求量为依据，供应商评价指标体系

供应商质检与选择供应商

程序

供应商呈送的货样

合格供应商名单

E10

对呈送的货样由质保部进行检查，得出检查结果，向采购部提交检查结果

A11B11C11D11

符合条件的供应商，经过各部门、总经理和采购部审核后成为合格供应商

重点

质量检验

标准

质量检查标准体系

2.3.3选择与评价供应商组织结构

选择与评价供应商工作组人员职责

1采购计划员：

由采购计划人员收集各部门之间的的采购需求信息，对采购需求信息进行整理汇总，编制采购需求清单，定制采购计划。

寻找新的供应商，整理新供应商与原有供应商的资料。

2信息收集员：

负责收集公司所需物料的市场动态信息，收集所需物料的生产公司的信息资料（生产能力、信誉水平、产品质量、资产等相关信息）。

对潜在供应商进行初步筛选，选出符合初步条件的供应商。

3供应商评价员：

选择与评价供应商工作组各节点人员的具体工作任务

职责

负责的流程节点

人员流程中的具体工作

总经理

A3A11

审核采购部制定的采购计划、与供应商谈判和供应商审核。

采购经理

B3B3B11

审核、编制采购计划表，编制相关分析报表，制定供应商谈判策略与谈判计划，组织与供应商谈判，审核供应商。

采购计划员

D2D4D5

由采购计划人员收集各部门之间的的采购需求信息，根据生产计划、物料清单编制采购计划，编制采购相关分析报对采购需求信息进行整理汇总，编制采购需求物料表，定制采购计划收集整理供应商信息资料，按采购物料对供应商进行分类

质检员

D10

明确各项生产过程中的各个生产环节需求物料的质量技术要求，根据物料质量体系要求检查物料质量，做好产品检验工作。

谈判小组成员

D7C11

生产部门明确采购物料的详细技术规格和性能指标，在谈判过程中能够明确明确供应商提供的产品与本厂所需物料是否满足要求、产品之间的柔性联系；财务部门对产品的价格进行会计和财务预算，以符合企业企业财务预算为基础进行供应商评价；质检部对供应商提供的产品质量检验，进行质量评价；采购经理综合各部门实际情况同供应商进行谈判；

2.4管理采购合同

2.4.1管理采购合同作业流程

2.4.2供应商采购合同作业标准

任务

名称

节点

任务程序、重点及标准

重要

输入

重要

输出

制定采购需求合同

程序

各部门的需求计划

合同的的制定

初拟采购合同框架，准备收集各部门需求信息

D3E5

各部门根据生产计划提供需求信息

A1B1

详细合同的制定与审批

重点

详细合同的制定

标准

采购的需求计划的要求

合同审批与实施

程序

经过审批的合同

生效合同

合同通过审批后，与供应商签署合同

履行合同的内容，进行过程监督与控制

合同的保管与销毁

重点

合同履行过程的监督与控制

标准

一系列的供应商评价考核指标体系

合同异动措施

程序

生效合同

更新后合同

合同因生产需求变动等原因需要进行修改的，进行合同异动，拟定与审批等流程同新合同的工作流程一致

C10

新合同的签署

重点

需要进行合同异动判定

标准

合同的制定与审批一系列过程

2.4.3管理采购合同组织结构

管理采购合同工作组人员职责

1采购计划员：

由采购计划人员收集各部门之间的的采购需求信息与财务部财务预算位基础，对采购需求信息进行整理汇总，编制采购需求清单，定制采购计划，对谈判过程中所涉及的各个细节进行细化，确定采购的各项采购物料采购过程与细节，制定详细采购合同。

2采购信息员：

负责收集公司所需物料的市场动态信息，收集所需物料的生产公司的信息资料。

合同履行过程中各部门的供应商表现数据，合同的保管与销毁。

管理采购合同工作组各节点人员的具体工作任务

职责

负责的流程节点

人员流程中的具体工作

总经理

采购合同的审批

采购经理

编制采购计划表，采购合同的审批签署合同

采购计划员

C2C4C7C9

由采购计划人员收集各部门之间的的需求信息与财务预算，采购计划，根据谈判要求国家、行业标准和市场价格定制详细合同，呈报采购部经理、总经理进行审批，对未通过审批进行修改。

对合同履行过程的订单下达，确认订单等。

对供应商进行管理等。

信息收集员

C7C8

熟悉市场了解商品动态，根据历史数据等作为评价标准的依据，收集各部门之间的供应商表现数据，对供应商表现整理、存档。

2.5供应商绩效评价

2.5.1供应商绩效评价流程

2.5.2供应商绩效评价作业标准

任务

名称

节点

任务程序、重点及标准

重要

输入

重要

输出

制定供应商评价计划于指标体系

程序

供应商评审计划

采购部制定供应商评审计划，明确计划过程

采购部明确供应商评价标准，采用适合本企业的评价标准

重点

确定适合本企业的评价标准体系

标准

供应商评价指标体系中的一系列标准，考核指标因素

供应商绩效评价过程

程序

供应商表现数据

供应商绩效评价结果

B4C4D4E4

通过各部门收集供应商的各方面表现数据，以及各种事件记录，收集整合后由人员相应人员汇总统计，编制供应商表现数据报表

B5C5D5E5

根据上级数据报表，组织各部门人员进行组织绩效评价，绩效评价人员应该各部门分布均匀，并得出绩效评价结果。

A6D6

综合形成绩效评价结果，将结果送至供应商处，供应商对评价结果确认

供应商明确改进目标，并切实进行改进

重点

供应商绩效评审

标准

预先制定的供应商评价指标体系

供应商评价后对供应商的策略

程序

供应商改进后的绩效结果

不同供应商的对策

根据评价结果依据供应商分类标准对供应商进行分类与排名

根据供应商排名与分类结果，对于不同的采购物品与结合供应商的排名采用不同的合作策略

重点

供应商分类与相应对策

标准

对物品采用帕累托图分析，根据供应商之间对比，与评价指标对供应商打分

2.5.3供应商绩效评价组织结构

供应商绩效评价工作组人员职责

1信息收集员：

负责收集公司所需物料的市场动态信息，收集所需物料的生产公司的信息资料（生产能力、信誉水平、产品质量、资产等相关信息）。

对潜在供应商进行初步筛选，选出符合初步条件的供应商采购信息。

供应商绩效评价工作组各节点人员的具体工作任务

职责

负责的流程节点

人员流程中的具体工作

采购经理

D6D8

审核、编制供应商评审计划、供应商评价策略与标准，组织绩效评价小组进行绩效评价，审核供应商绩效评价结果，对供应商的分类进行审核。

与供应商沟通协调，制定激励体系，激励供应商，促进供应商的改进。

采购信息员

D2D3D4D5D6D7D8

根据绩效评价方法制定供应商评审计划，依据供应商绩效评价量化指标及评价标准制定适合本企业的供应商评价标准；从各部门收集供应商表现数据，对供应商表现数据进行整理、分析出适合组织绩效评价的数据报告；收集整合组织绩效评价结果，编制供应商绩效评价结果报告送达各供应商处确认；根据供应商绩效评价结果与所采购物料类别对供应商打分、分类和排名。

供应商信息的存档。

组织绩效评价小组

绩效评价小组由采购部经理、财务部代表、质检员、物流部代表。

采购部经理进行采购综合评价；财务部代表根据成本指标，对各供应商分类进行成本分析类比，得出对供应商的评分；质检员根据质量检验标准对货物历史抽样检查数据，根据质量达标率等指标进行供应商绩效评价打分；物流部根据收发货准确率、及时率，物流线路等各项指标对供应商绩效评价打分。

2.6采购计划制定

2.6.1采购计划制定流程

2.6.2采购计划制定工作标准

任务

名称

节点

任务程序、重点及标准

时限

重要

输入

重要

输出

采购信息收集阶段

程序

经营计划、部门工作计划

需求采购单

A2E2

相关部门依据公司经营计划和部门计划提出采购申请和需求说明

半年一次

填写采购申请单

提交至采购部

采购部整理汇总采购单

每月一次

重点

经营计划分解到相关部门形成相应的采购需求

标准

需求的准确预测

采购需求分析和预算的制定

程序

库存台帐；

上年度采购单；销售订单

采购预算单

分析企业经营状况和财务状况

视具体

情况

市场状况分析和经营目标的确定

依据库存和部门的采购需求，结合企业上年度的生产状况、销售情况及本年度经营目标。

确定采购的相关条目（种类、数量、价格估计、采购方式）。

D7B7C7A7

制定采购预算并由采购经理、财务部、总经理审核

重点

市场分析和目标定位，确定采购的内容

标准

市场分析内容详细，及时反映经营目标

以企业需求量为依据，采购预算控制在公司预算范围内

采购计划的制定及分解

程序

采购计划

采购计划的分解单

D8C9A9

对上述情况进行分析汇总，制定采购计划

采购计划由采购经理审核，总经理审批

3工作日

D10

采购计划分分批次计划并执行

即时

重点

编订采购计划

标准

以采购制度为依据

2.6.3采购计划制定组织结构

采购计划工作组人员职责

1采购计划员：

由采购计划人员收集各部门之间的的采购需求信息，对采购需求信息进行整理汇总，根据企业经营计划编制采购需求清单、定制采购计划。

对物料的采购计划分解，进行分批次进货管理。

采购计划工作组各节点人员的具体工作任务

职责

负责的流程节点

人员流程中的具体工作

总经理

A2A7A9

制定年度经营计划，审核采购预算，审批采购计划。

采购经理

C7C9

审核、编制采购计划，审核采购采购预算，

采购计划员

E3E5E8E10E11

由采购计划人员收集各部门之间的的采购需求信息，根据生产计划、物料清单编制采购计划，修改未通过审核的采购计划，根据实际情况对物料分批处理，制定分批采购计划，执行采购计划，对采购过程的监督与控制。

采购预算员

E4E6E7

根据采购汇总表，结合企业财务状况经营目标与策略，从信息员处获取市场采购信息，明确市场行情。

确定采购的种类、时间、方式和价格，根据采购计划制定采购预算。

呈报至采购部经理、财务部、总经理处进行审核。

2.7履行采购订单

2.7.1履行采购订单工作流程

2.7.2履行采购订单工作标准

任务

名称

节点

任务程序、重点及标准

重要

输入

重要

输出

采购信息收集阶段

程序

生产部的需求订单

下达至供应商的正式订单

生产部门根据生产进度，下达需求订单

D2D3

整理生产部各部门的需求订单，整理汇总成总的订单，订单交由采购部经理审核。

D4D5

订单评审通过后，进行订单归档与正式订单下达至供应商

重点

订单的审核，确保订单无误

标准

总的生产计划下的详细生产计划

采购需求分析和预算的制定

程序

收货单

质量检验单

物流部门做好对货物进行收货前各项准备计划，确保订单货物数量与实际收货量相一致

质监部门进行收货过程的验货，根据采购合同的货物质量要求对货物进行检验，对符合标准货物给予收获，对不符合标准的货物进行协商解决。

重点

货物质量检验

标准

采购合同中规定的货物质量标准

采购计划的制定及分解

程序

采购货款单

发放货款

采购部门在货物到厂后确认采购订单与采购订单价款，由采购部经理审批后，提交财务部。

财务部门根据采购部订单各项货款复核，由财务主管审核，最终向供应商发放货款

重点

订单价款的审核

标准

订单合同中规定的各项货物价款

2.7.3履行采购订单工作组织结构

履行订单组人员职责

1采购计划员：

由采购计划人员收集各部门之间的的采购需求信息，对采购需求信息进行整理汇总，根据企业经营计划编制采购需求清单、定制采购计划；订单的下达与确认。

2质检员：

对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。

3财务员：

严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析审核确认订单，对供应商货款的支付。

4物流人员：

合理规划企业物流网络，制定合理运输线路，提高货物运载率，提高货物运载时效。

职责

负责的流程节点

人员流程中的具体工作

采购经理

D2D3D7

审核、编制采购计划表，编制相关分析报表，对订单评审，对确认订单进行审核。

采购计划员

D2D3D4D5D7

根据企业生产能力，各部门需求订单进行订单收集整理，对需求订单进行评审，对订单价格的确认与修改订单，归档原订单生成新新订单，向供应商下达订单。

待确认收到合格货物后对订单进行确认，编制订单预算报告与确认订单提交至财务部门。

质检员

根据物料质量体系标准抽样检查物料质量，做好产品检验工作。

同时整理归档供应商供货的质量合格率。

财务员

核实确认订单的价格数量无误，对确认订单进行财务校验。

对符合要求的确认订单向供应商发放货款。

物流人员

根据货物的订单合理安排运输车辆，制定合理运输线路，进行收货作业。

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