3《行政管理》.docx

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3《行政管理》

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1．日常办公管理

1．1办公环境

1.1.1办公区域

a）所有员工应养成良好的卫生习惯，自觉维护干净、整洁的办公环境卫生，禁止随地吐痰、乱扔杂物和废纸等。

b）进入办公区域前将鞋底粘污物处理干净。

c）在办公区域内做到“三轻”，即：

说话轻、开关门窗轻、走路轻（不得穿着硬板底质鞋）。

1.1.2办公室内

a）上班须提前5-10分钟到岗，迅速清洁办公室卫生，保持室内整洁。

b）办公室墙面不得粘贴各类图表、字画、电话联系表和挂历等，不得在室内放置杂物。

c）离开办公室应随手关闭照明、电脑、碎纸机、复印机、空调等电源开关，关闭门窗，确保安全。

1.1.3物品摆放

a）办公区域固定放置的办公设施等未经允许不得随意搬动移位。

b）办公桌面除办公用品、资料和个人水杯外，其余与办公无关的物品一律不得摆放，下班时应将文件资料入柜上锁保管，并保持桌面整洁。

1．2办公秩序

1．2．1保持办公区域的肃静，工作时间不得高声喧哗、嘻笑打闹、扎堆闲聊。

1．2．2办公时间不得吃零食、打瞌睡，阅读与工作无关的报刊、杂志，玩电脑游戏等。

空调开放时，严禁在工作区域吸烟。

1．2．3不得利用办公电话聊天及处理私人事务。

1．2．4办公时间相互交谈工作事宜和接听电话时，应语气和缓，不得影响他人正常办公。

使用电话应简洁明了，以免占用话机过长，影响他人使用。

1．2．5不得在办公室从事打牌、下棋、赌博、迷信等活动。

1．2．6进入其它办公室时，应先敲门待同意后方可进入。

1．2．7工作时间，统一着工服戴工牌，保持仪表整洁大方。

1．3办公设备使用管理

1．3．1办公设备

1.3.1.1种类：

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电话、传真机、复印机、计算机、打印机、照相机、摄像机、电视机、影碟机、碎纸机、扫描仪、投影仪等；

1.3.1.2管理规定

a）办公设备均由物业办公室统一分类编号并建帐立卡。

b）办公设备应专人管理，责任到人，严格遵守办公设备的操作使用规程，贵重设备非指定人员不得使用。

c）各部门因工作需要临时借用办公设备时，应向管理部门提出，待管理部门负责人同意后方可办理借用手续。

d）公司各部门因工作需要申请安装电话、传真机或添置其它办公设施，须由部门提出申请，经物业办公室审核并报经理审批后，方可办理。

e）一般情况下，不得使用办公设备处理私人事务。

1．3．2办公用具

1．3．2．1种类：

办公桌椅、沙发、茶几、文件柜、保险柜、饮水机等。

1．3．2．2管理规定

a）使用部门要认真做好办公用具的登记、请领配发和日常管理工作，明确责任人，确保办公用具的完好。

b）办公用具的使用人或管理人工作变动后，应及时办理移交手续，不得将办公用具据为己有。

c）专管专用的办公用具由使用人负责保管；共用办公用具应指定专人负责管理。

d）使用部门每半年对办公用具的使用和管理情况进行一次清查。

1．3．3办公设备及用具维修

a）办公设备和用具需要维修时，属保修的办公设备联系保修单位进行维修；非保修的办公设备，由使用部门自行安排维修。

b）需维修的办公设备，如属人为使用不当造成损坏的，由责任人负责。

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2．文件处理

2．1文件处理的基本原则

及时、准确、规范、保密

2．2常用文件的种类

2．2．1通知：

是公司发布行政规章，转发上级机关、不相隶属机关的文件批转，要求下属单位办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种。

常用的有：

“指示性通知”、“批示性通知”、“周知性通知”、“会议通知”。

2．2．2通报：

是在公司范围内通报工作情况或典型事例及经验教训，表彰先进等时使用的文种。

2．2．3决定：

是公司用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下属单位不适当决定事项的文种。

2．2．4请示：

是下属单位请求公司对某项重要工作做出指示、答复和批准事项时使用的文种。

2．2．5报告：

是下属单位向公司反映情况、汇报工作、提出建议，答复公司机关的询问时使用的文种。

2．2．6批复：

是公司批准或答复下属单位请示事项的文种。

2．2．7信函：

用于与不相隶属的机关或单位之间，就较具体的问题互相商洽和联系，询问和答复问题等使用的文种。

是公司正规的对外发文，主要用于商务沟通。

2．2．8会议纪要：

用于记载或传达会议主要精神和决定事项所用的文种。

2．2．9其它：

a）传真：

主要用于急需向对方发送书面资料时使用。

b）备忘录：

用于在公司与公司之间或公司内部发文。

C）电子邮件：

用于公司与公司之间或公司内部两地之间的行文。

2．3常用文件格式

2．3．1发文号：

即公文的编号。

由公司代字、年号和发文顺序号三部分组成。

文号置于版头下面、红线上边的居中位置。

2．3．2版面设定：

a）字体、字号：

统一使用规范简体汉字,题目使用宋体小2号或3号字。

抬头主送单位使用楷体或黑体字，分条标题也使用楷体或黑体字，字号与正文相同,正文Q/HXWY-XZ-2013版本/修改次数：

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使用4号仿宋或宋休字。

b）版面：

从左至右横写横排。

c）幅面：

采用国际标准A4型幅面。

d）颜色：

纸张颜色均为白色，文字颜色均为黑色；版头和印迹为朱红色。

e）装订：

文件首页用红色文头纸，采用左侧装订。

f）用印：

在发文机关中部，上不压正文，下不压时间，印迹清晰。

g）边距：

左右边距为2.5cm,上下边距一般为2.5cm。

h）页码：

文件正文底部居中用阿拉伯数字标注。

2．3．3文件格式示例：

（详见《相关记录》）

2．4文件的起草和审批签发

2．4．1文件起草的基本要求：

重点突出，观点鲜明，论理清楚，文字精炼，用词准确，篇幅简短，结构严谨，层次分明。

2．4．2文件审批签发程序：

a）拟稿人在文稿呈送领导审批签发前，要对文稿进行认真校对。

b）行文稿先由行文部门负责人审核签名后，在物业办公室文档管理人员登记后呈办。

不属急件，一般应逐级呈办。

c）呈报文件在负责人签发后，由物业办公室编号排版打印。

2．5文件办理程序

凡以公司名义承办的文件，由物业办公室统一负责签收、登记、编号、发放，其他部门不得自行办理。

2．5．1登记

各类文件的标题、密级、发文字号、来文单位、发往单位、份数、收发时间及办理情况等应逐项记载清楚，便于核查、存档和销毁。

文件登记应使用专门的登记本。

2．5．2分发

a）根据文件性质和内容，由物业办公室主管提出呈办意见，呈送公司领导。

b）根据公司领导的文件呈办批示，做好向有关部门的传阅印发工作。

c）凡需业务部门经办的文件，由物业办公室负责催办，并将落实结果报告经理。

2．5．3阅办

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a）文件传阅超过七日后未返回物业办公室，物业办公室应及时提醒有关领导和部门尽快阅办，避免文件的遗失和失控。

b）文件阅办后，物业办公室应及时做好文件的分类归档和整理工作。

2．5．4归档

a）存档文件必须设专柜保管，并按年度、分类、编号设置文件盒，编写文件目录。

文件归档应做到立卷规范，条目清楚，存放整洁，查阅方便。

b）各部门按文件存档要求，建立文件资料柜，集中保存日常文件资料。

c）所有已阅办文件的《呈阅/呈批》件应随原文件装订存档，以备待查。

d）每年年终时，各部门要将本年度各类文件、资料及时分类装订成册，妥善保管。

e）各部门代表公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，必须向物业办公室办理移交手续，实行统一管理。

2．6相关记录

2．6．1《公司常用公文格式示例》

2．6．2《公司信函格式示例》

2．6．3《公司会议纪要示例》

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附件一：

公文示例

密级

陕西汇馨物业管理有限公司文件

陕汇物字[201×]第×号

★

关于×××的通知

各物业部、机关各部门：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：

×××

陕西汇馨物业管理有限公司

二零一×年×月×日

主题词：

××××通知

抄送：

×××××××（共印×份）

承办单位：

×××联系人：

××电话：

××

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附件二：

信函示例

关于×××的函

××××有限公司

××先生均鉴：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

若贵司对于上述事宜有任何疑问，请致电（029）××××与本人联系。

顺祝

商祺

陕西汇馨物业管理有限公司

物业经理：

×××

二零一×年×月×日

抄送：

×××公司××××先生（需用时）

第×页共×页

陕西汇馨物业管理有限公司西安市长乐×××

邮政编码：

××电话：

××传真：

××

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附件三：

会议纪要示例

新庆馨苑物业服务部×月办公会议纪要

时间：

地点：

参加人：

主持人：

会议研究事项

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

主题词：

会议纪要[2013]　　　　　　　　

发送：

各部门

报：

经理　　　　　　　　　　　　　　　

承办单位：

物业办公室

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3．档案资料管理

3．1分类

公司档案共分为：

人事档案、文件资料档案、经济合同档案、工程技术档案四类。

3．1．1人事档案

a）员工聘用记录

b）员工履历记录

c）员工培训考评记录

d）员工考勤记录

e）劳保福利记录

f）员工辞职解聘记录

3．1．2文件资料档案

a）外来文件

b）公司文件

c）质量管理体系资料

d）公司所属各部门业务资料

e）投诉处理资料

f）绩效考核资料

g）法人资料

h）住户资料

3．1．3经济合同档案

a）物业管理委托合同

b）业务合同

c）劳动合同

3．1．4工程技术档案

a）工程总平面图

b）单体建筑、结构、设备竣工图

c）配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料

d）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料

e）物业质量保修文件和物业使用说明文件

f）物业验收档案

g）二次装修档案

3．2保管

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3．2．1保管期限

公司档案资料保管期限分为长期、短期两种。

a）长期：

在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件资料。

主要包括：

公司质量管理体系文件资料、人事培训工作形成的文件资料；公司处理重要问题、召开的重要会议形成的主要文件资料；重要的经济合同、协议、招（投）标方案，工程技术资料；政府行业主管部门颁布的政策法规文件资料；各部门上报的各类统计报表等文件资料。

保管期限10年至20年。

b）短期：

在较短时间内对公司工作有参考利用价值的文件资料。

公司一般事务性的文件资料，经济合同、协议、招（投）标方案，工程技术资料、各类统计报表等文件资料。

保管期限10年以下（含10年）。

3．2．2保管要求

a）设专柜保管存放档案资料，分类编号，并清楚编写文件目录，以便查阅。

b）档案管理人员定期检查专柜，核对件数，采取措施做好防虫蛀、防霉烂、防遗失工作。

如造成重要档案资料丢