3《行政管理》.docx

1、3行政管理Q/HXWY-XZ-2013 版本/修改次数：A/0 页码：1-2-11日常办公管理11办公环境1.1.1办公区域a)所有员工应养成良好的卫生习惯，自觉维护干净、整洁的办公环境卫生，禁止随地吐痰、乱扔杂物和废纸等。b)进入办公区域前将鞋底粘污物处理干净。c)在办公区域内做到“三轻”，即：说话轻、开关门窗轻、走路轻（不得穿着硬板底质鞋）。1.1.2办公室内a)上班须提前5-10分钟到岗，迅速清洁办公室卫生，保持室内整洁。b)办公室墙面不得粘贴各类图表、字画、电话联系表和挂历等，不得在室内放置杂物。c)离开办公室应随手关闭照明、电脑、碎纸机、复印机、空调等电源开关，关闭门窗，确保安全。1

2、.1.3物品摆放a)办公区域固定放置的办公设施等未经允许不得随意搬动移位。b)办公桌面除办公用品、资料和个人水杯外，其余与办公无关的物品一律不得摆放，下班时应将文件资料入柜上锁保管，并保持桌面整洁。12办公秩序121保持办公区域的肃静，工作时间不得高声喧哗、嘻笑打闹、扎堆闲聊。122办公时间不得吃零食、打瞌睡，阅读与工作无关的报刊、杂志，玩电脑游戏等。空调开放时，严禁在工作区域吸烟。123不得利用办公电话聊天及处理私人事务。124办公时间相互交谈工作事宜和接听电话时，应语气和缓，不得影响他人正常办公。使用电话应简洁明了，以免占用话机过长，影响他人使用。125不得在办公室从事打牌、下棋、赌博、迷

3、信等活动。126进入其它办公室时，应先敲门待同意后方可进入。127工作时间，统一着工服戴工牌，保持仪表整洁大方。13办公设备使用管理131办公设备1.3.1.1种类：Q/HXWY-XZ-2013 版本/修改次数：A/0 页码：1-2-2电话、传真机、复印机、计算机、打印机、照相机、摄像机、电视机、影碟机、碎纸机、扫描仪、投影仪等；1.3.1.2管理规定a)办公设备均由物业办公室统一分类编号并建帐立卡。b)办公设备应专人管理，责任到人，严格遵守办公设备的操作使用规程，贵重设备非指定人员不得使用。c)各部门因工作需要临时借用办公设备时，应向管理部门提出，待管理部门负责人同意后方可办理借用手续。d)

4、公司各部门因工作需要申请安装电话、传真机或添置其它办公设施，须由部门提出申请，经物业办公室审核并报经理审批后，方可办理。e)一般情况下，不得使用办公设备处理私人事务。132办公用具1321种类：办公桌椅、沙发、茶几、文件柜、保险柜、饮水机等。1322管理规定a)使用部门要认真做好办公用具的登记、请领配发和日常管理工作，明确责任人，确保办公用具的完好。b)办公用具的使用人或管理人工作变动后，应及时办理移交手续，不得将办公用具据为己有。c)专管专用的办公用具由使用人负责保管；共用办公用具应指定专人负责管理。d)使用部门每半年对办公用具的使用和管理情况进行一次清查。133办公设备及用具维修a)办公设

5、备和用具需要维修时，属保修的办公设备联系保修单位进行维修；非保修的办公设备，由使用部门自行安排维修。b)需维修的办公设备，如属人为使用不当造成损坏的，由责任人负责。Q/HXWY-XZ-2013 版本/修改次数：A/0 页码：2-6-12文件处理21文件处理的基本原则及时、准确、规范、保密22常用文件的种类221通知：是公司发布行政规章，转发上级机关、不相隶属机关的文件批转，要求下属单位办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种。常用的有：“指示性通知”、“批示性通知”、“周知性通知”、“会议通知”。222通报：是在公司范围内通报工作情况或典型事例及经验教训，表彰先进等时使用的文种。223决

6、定：是公司用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下属单位不适当决定事项的文种。224请示：是下属单位请求公司对某项重要工作做出指示、答复和批准事项时使用的文种。225报告：是下属单位向公司反映情况、汇报工作、提出建议，答复公司机关的询问时使用的文种。226批复：是公司批准或答复下属单位请示事项的文种。227信函：用于与不相隶属的机关或单位之间，就较具体的问题互相商洽和联系，询问和答复问题等使用的文种。是公司正规的对外发文，主要用于商务沟通。228会议纪要：用于记载或传达会议主要精神和决定事项所用的文种。229其它：a)传真：主要用于急需向对方发送书面资料时使用。b)

7、备忘录：用于在公司与公司之间或公司内部发文。C）电子邮件：用于公司与公司之间或公司内部两地之间的行文。23常用文件格式231发文号：即公文的编号。由公司代字、年号和发文顺序号三部分组成。文号置于版头下面、红线上边的居中位置。232版面设定：a)字体、字号：统一使用规范简体汉字,题目使用宋体小2号或3号字。抬头主送单位使用楷体或黑体字，分条标题也使用楷体或黑体字，字号与正文相同,正文Q/HXWY-XZ-2013 版本/修改次数：A/0 页码：2-6-2使用4号仿宋或宋休字。b)版面：从左至右横写横排。c)幅面：采用国际标准A4型幅面。d)颜色：纸张颜色均为白色，文字颜色均为黑色；版头和印迹为朱红

8、色。e)装订：文件首页用红色文头纸，采用左侧装订。f)用印：在发文机关中部，上不压正文，下不压时间，印迹清晰。g)边距：左右边距为2.5cm,上下边距一般为2.5cm。h)页码：文件正文底部居中用阿拉伯数字标注。233文件格式示例：（详见相关记录）24文件的起草和审批签发241文件起草的基本要求：重点突出，观点鲜明，论理清楚，文字精炼，用词准确，篇幅简短，结构严谨，层次分明。242文件审批签发程序：a)拟稿人在文稿呈送领导审批签发前，要对文稿进行认真校对。b)行文稿先由行文部门负责人审核签名后，在物业办公室文档管理人员登记后呈办。不属急件，一般应逐级呈办。c)呈报文件在负责人签发后，由物业办公

9、室编号排版打印。25文件办理程序凡以公司名义承办的文件，由物业办公室统一负责签收、登记、编号、发放，其他部门不得自行办理。251登记各类文件的标题、密级、发文字号、来文单位、发往单位、份数、收发时间及办理情况等应逐项记载清楚，便于核查、存档和销毁。文件登记应使用专门的登记本。252分发a)根据文件性质和内容，由物业办公室主管提出呈办意见，呈送公司领导。b)根据公司领导的文件呈办批示，做好向有关部门的传阅印发工作。c)凡需业务部门经办的文件，由物业办公室负责催办，并将落实结果报告经理。253阅办Q/HXWY-XZ-2013 版本/修改次数：A/0 页码：2-6-3a)文件传阅超过七日后未返回物业

10、办公室，物业办公室应及时提醒有关领导和部门尽快阅办，避免文件的遗失和失控。b)文件阅办后，物业办公室应及时做好文件的分类归档和整理工作。254归档a)存档文件必须设专柜保管，并按年度、分类、编号设置文件盒，编写文件目录。文件归档应做到立卷规范，条目清楚，存放整洁，查阅方便。b)各部门按文件存档要求，建立文件资料柜，集中保存日常文件资料。c)所有已阅办文件的呈阅/呈批件应随原文件装订存档，以备待查。d)每年年终时，各部门要将本年度各类文件、资料及时分类装订成册，妥善保管。e)各部门代表公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，必须向物业办公室办理移交手续，实行统一管理。26相关记录261

11、公司常用公文格式示例262公司信函格式示例263公司会议纪要示例Q/HXWY-XZ-2013 版本/修改次数：A/0 页码：2-6-4附件一：公文示例 密级陕西汇馨物业管理有限公司文件陕汇物字201第号 关于的通知各物业部、机关各部门：。 附件：陕西汇馨物业管理有限公司二零一年月日主题词： 通知 抄送： （共印份）承办单位： 联系人： 电话：Q/HXWY-XZ-2013 版本/修改次数：A/0 页码：2-6-5附件二：信函示例关于的函有限公司 先生 均鉴：。若贵司对于上述事宜有任何疑问，请致电（029）与本人联系。顺祝商祺陕西汇馨物业管理有限公司物业经理：二零一年月日抄送：公司 先生（需用时）

12、第页共页 陕西汇馨物业管理有限公司 西安市长乐邮政编码： 电话： 传真：Q/HXWY-XZ-2013 版本/修改次数：A/0 页码：2-6-6附件三：会议纪要示例新庆馨苑物业服务部月办公会议纪要时 间：地 点：参加人：主持人：会 议 研 究 事 项。 主题词：会议纪要2013 发送：各部门报：经理 承办单位：物业办公室Q/HXWY-XZ-2013 版本/修改次数：A/0 页码：3-3-13档案资料管理31分类公司档案共分为：人事档案、文件资料档案、经济合同档案、工程技术档案四类。311人事档案a)员工聘用记录b)员工履历记录c)员工培训考评记录d)员工考勤记录e)劳保福利记录f)员工辞职解聘记

13、录312文件资料档案a)外来文件b)公司文件c) 质量管理体系资料d) 公司所属各部门业务资料e) 投诉处理资料f) 绩效考核资料g) 法人资料h) 住户资料313经济合同档案a)物业管理委托合同b)业务合同c)劳动合同314工程技术档案a)工程总平面图b)单体建筑、结构、设备竣工图c)配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料d)设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料e)物业质量保修文件和物业使用说明文件f)物业验收档案g)二次装修档案32保管Q/HXWY-XZ-2013 版本/修改次数：A/0 页码：3-3-2321保管期限公司档案资料保管期限分为长期、短期两种。a)长期：在较长时间内对

14、公司工作有查考利用价值的文件资料。主要包括：公司质量管理体系文件资料、人事培训工作形成的文件资料；公司处理重要问题、召开的重要会议形成的主要文件资料；重要的经济合同、协议、招（投）标方案，工程技术资料；政府行业主管部门颁布的政策法规文件资料；各部门上报的各类统计报表等文件资料。保管期限10年至20年。b)短期：在较短时间内对公司工作有参考利用价值的文件资料。公司一般事务性的文件资料，经济合同、协议、招（投）标方案，工程技术资料、各类统计报表等文件资料。保管期限10年以下（含10年）。322保管要求a)设专柜保管存放档案资料，分类编号，并清楚编写文件目录，以便查阅。b)档案管理人员定期检查专柜，核对件数，采取措施做好防虫蛀、防霉烂、防遗失工作。如造成重要档案资料丢