备用金管理的制度3篇.docx

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备用金管理的制度3篇

备用金管理的制度

第一章总则

第一条为维护公司资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管理，根据《____公司会计制度》的规定，制定本办法。

备用金，是指公司借支给西江引水项目办相关人员的款项，这些款项将用于支付与项目办相关的以下事项。

1、日常零星支出，如汽车保管费、路桥费、外勤车费等日常杂项零星支出。

2、个别事项支出，如招待费、会议费、差旅费、汽车维修费、教育经费等支出。

3、采购材料支出，如辅助材料、劳保用品、备品备件等不属于工程项目的材料支出。

第二章一般规定

第三条公司备用金分为个人备用金及业务款二类。

个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项（包括现金支票），主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零星支出。

业务款，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的通过银行转帐、电汇等方式支付的款项。

此类款项一般用于固定资产购置、器材及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出。

第四条公司会计核算设置备用金项目管理，个人备用金计入个人账户，业务款同时计入付款单位及个人帐户。

第五条备用金由财务部核算并负责监督；备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门的经理应督促本部门员工按期足额还清备用金。

第三章处理程序

第六条公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五；办理备用金核销业务的时间同上。

第七条借支人应根据实际需要申请备用金，不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。

第八条借支人应按以下规定办理借支备用金手续：

一、借支人应如实、规范填写备用金申请单。

借款时，借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的备用金申请单，按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）、预计还款时间等。

个人备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。

对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责；对于伪造篡改的备用金申请单，财务部门应立即扣留并及时向公司领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。

借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。

备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。

二、业务款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。

三、备用金借支审批手续应完备。

由经办人提出后交公司本部门负责人、财务部门负责人、总经理审批。

四、现金或银行出纳应根据手续齐全的备用金申请单办理付款。

借款付出前，主办会计须签名；借款付出时，现金或银行出纳须签名；借款收到时，收款人须签名。

第九条借支人应按时归还所借备用金。

个人备用金均要在一个月内结清，如有特殊情况一个月内无法结清的，必须提前到财务结算部说明，并办理相应的顺延手续。

借支人办理报销手续时，财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现金。

对于已冲销备用金的金额，现金出纳或银行出纳应开具相应金额的收款收据，借支人应妥善保存，以备查询。

第十条原则上谁借支谁报销。

借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额____（大写）”字样。

否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。

第十一条鉴于生产保障部的业务需要，给予定额备用金，定额备用金可以长期保留余额，但超过部分仍需按以上规定处理。

第十二条公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。

凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。

第四章会计处理

第十三条公司应在“其他应收款”下设“个人备用金”“业务款”明细科目，用于核算公司备用金业务。

在“个人备用金”下，按照公司员工名字设置明细管理项目核算个人借支业务。

在“业务款”下，按照公司行政部门和员工名字设置明细管理项目核算个人借支业务。

第十四条支付现金或支票给借支人时，按借款金额，借记其他应收款-备用金-____个人，贷记现金或银行存款。

第十五条借支人报账冲销备用金账户时，

借：

相关科目（报账金额）

贷：

其他应收款-备用金-____个人

现金（按报账金额超过备用金账户金额部分）

第十六条超过预计还款时间，从工资账户中扣还备用金时，按冲销金额，借记应付工资，贷记其他应收款-备用金-____个人。

第十七条超过预计还款时间，扣还借支人所应负担利息时，按扣还的利息数，借记相关科目，贷记财务费用。

第五章

罚则

第十八条财务部门于每月月底检查备用金余额情况。

借款人应在借款到期之前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以当事人的工资冲抵个人备用金，当月工资不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到结清备用金全款为止。

第十九条借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由说明原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报有关领导审批。

第二十条备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。

公款丢失，由本人承担。

第六章附则

第二十一条以上规定自发出之日起执行，本规定未涉及部分按____公司有关规定执行。

第二十二条若本规定与原有关规定不一致，按本规定执行。

备用金管理的制度

（二）

第一条为了提高公司行政效率，减少零星支出的审批次数，有效控制资金占用，特制定本制度。

第二条备用金是公司内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

第三条允许设备用金的部门。

办公室、采购部、科研部、____分公司。

第四条备用金限额。

办公室____元人民币（含食堂伙食费），采购部____元人民币，科研部____元人民币，____分公司____元人民币。

第五条备用金的用途。

办公用品、市内交通费、差旅费、零星物品采购费用、邮政咨询费、其他日常零星支出。

备用金必须做到专款专用，不得挪用和用于私人挤占，一经发现严肃处理。

第六条各部门对备用金实行专人管理，并把管理人员____报公司财务备案。

备用金管理人员的职责：

（一）办理借款手续；

（二）办理借出手续；

（三）办理报销手续；

（四）负责登记备查账目。

第七条备用金借款。

各部门指定专人后，需要到财务部门办理备用金借款手续，借款人为部门，经办人为部门的备用金管理人。

财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门领导签字同意、经办人签字后，交总经理审批后，到财务部办理借款手续。

财务经理审核、财务总监复审签字后的“借款单”交给公司出纳，出纳经复核无误后才能办理付款手续。

第八条备用金的报销。

备用金管理人员对其部门使用的备用金，采取用完即时报销办法。

报销时，经办人员到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，按公司费用报销办法进行报销。

第九条备用金管理经办人，要认真审核各项报销凭证，对不合法、不合规的票据拒绝报销。

对____不细，经财务____出不合格的票据，由备用金经办人个人承担。

第十条备用金经办人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查备用金支出是1

否在原核定的范围，发现不在原核定范围内的支出，财务人员拒绝报销。

第十一条备用金的补齐。

备用金管理人员在备用金报销后即时按定额补足。

第十二条财务部门按备用金领用部门设立明细账，核算备用金的借、报销、补足等事项。

第十四条借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金管理人有权催办，如果催办无效，备用金管理人员可通知财务部门扣款。

第十五条本办法由财务部门解释。

第十六条本办法从下发之日起执行。

备用金管理的制度（三）

为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，明确借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。

一、备用金的管理

1.备用金是单位内部工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费、收银找零等以现金方式借用的款项。

2.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和____，一经发现将严肃处理，如若丢失，由本人承担。

3.备用金应严格执行前款不清后款不借的原则。

4.备用金借款要一事一单，以保证专款专用，不允许一款多用或多比备用金交叉使用。

5.备用金采用双重管理模式，财务部门负责全公司备用金的管理，各部门负责本部门备用金的管理。

6.财务部门应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、建立备用金明细账，情况发生变化要及时清理。

二、备用金的范围

备用金使用的范围。

①因公出差所需的费用。

②办公用品等零星的购置。

③因公需要的财务费用（年检、审计报告等）④领导安排其他应急所需资金。

属于上述结算范围的支出，部门可使用备用金支付，不属于上述结算范围的款项支付一律由财务部门进行支付。

三、备用金借款和报销手续

1.工作人员和部门需借用备用金时，借款人应按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经分管领导签字同意，财务负责人签字，王总批准后，方可到财务办1

理借款手续。

2.备用金借支原则上由借支人亲自办理，由于特殊原因由非借支

人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲

自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的一切责任由代办人负

责。

3.借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续，

出差人员应在回来后三天内报销，一笔备用金未使用完，要及时到财

务部报账冲销，不能挪作他用，否则不予报销。

4.借款人办理报销手续时，财务人员应查____销人员原借款金

额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金

额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

5.原则上谁借支谁报销，借支人因故不能亲自报账而委托他人代

办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人____）账，金额（大

写）”字样。

否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人

负责。

6.对于已核销的备用金，出纳应开具相应金额的收据，注____

销金额及收付款金额，一式三联，借款人应妥善保存，以备查询，如

临时借用的备用金财务未入账的，报销时应把借支人的借据原件还给

借支人。

报销还款时，借支人要主动索要收据或者原借据，否则由此

所产生的责任和错误以实际证据为准，承担相应责任。

____公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清

理手续。

凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。

四、拖欠备用金的处罚措施

1.备用金借款到期不还，如有特殊情况无法到期结清的，应由

借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，由借款人所在部门

负责人签字后，报分管财务副总审批。

无顺延理由到期不还的，直接

分月从借支人工资中扣除，直到扣完为止。

2.恶意拖欠备用金而不予偿还的，公司将通过司法部门解决。

借支现金、支票、支出及费用报销流程与制度

第一章：

流程

一、现金借支流程：

1、借支人填写《借款申请单》，注明借款时间、事由，采购部门需

附经过审核的物品申购单。

1、部门经理审核借款金额的合理性。

1、梁总审核签字、王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。

1、财务出纳支付现金。

1、外地汇款参照上述条款，由财务人员进行汇款。

1、王总委托借款，由财务经理与王总电话落实后办理借款手续，事

后王总补签手续。

二、支票借支流程：

1、借支人填写《借款申请单》

1、部门经理审核借款金额的合理性。

1、梁总或王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。

1、由出纳人员填写支票并登记《支票领用登记表》，并由使用人签

字后领取

第二章：

制度

1、在借支现金、支票、报销时严格按上述流程执行。

2、现金统一由财务部门管理。

现金日记帐要日清月结、帐款相符，

3、不准个人借用公款。

4、不准公款私存。

5、当借款人需大量使用现金或汇票时，（超过____万含____万元）需提

前壹天通知财务部经理，以便做好资金使用计划。

6、采购员借款应在当天办理报销，如当天来不及应在第二天办理，

不得拖延。

7、出差人应在借款出差回来三天内报销还款。

8、借款不按时报销者不予办理新的借款。

9、报销人应保证票据的真实性、合理性对不符合规定的票据财务部

有权退回。

10、报销单据与报销事由不符者，应由经手人另行书写报销事由说

明。

11、公司各项报销须由经手人签字，部门经理审核签字，财务经理

审核签字，最后由王总签字，未经领导批准财务部门不得报销。

12、支票需设登记薄专人管理，领用支票时必须填写《支票领用登记

表》，使用后按期报帐，逾期不报不得领用新支票。

13、支票使用完毕当日，使用人要及时报帐或注销。

14、未经财务经理签字、王总批准签字，一律不准领用空白支票（包括：

现金支票和转帐支票），使用人对空白支票使用的安全负责。