宝迪教育档案管理系统使用手册.docx

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宝迪教育档案管理系统使用手册

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用

手

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打印

打印，指用户根据自己的需要把系统中著录的条目或档案的封面打印出来，存档或利用。

系统中的打印分为：

一般打印和检索打印。

一般打印

操作如下：

在主界面目录树上选择相应的档案分类目录，点击任务栏的“打印”，或在菜单“检索打印”下选择“报表打印”，或双击主界面目录树进入相应档案分类的“档案数据管理”，点击左边的“打印按钮，弹出打印条件设置界面（如图4.1.2-16），设好打印条件就可以直接把内容打印出来，也可以先预览再打印出来。

如果用户觉得打印数据的位置不合适，用户可以根据自己的需要在打印界面左边的“打印纸张位置”区域，调整数据的打印位置。

（图4.1.2-16）

检索打印（可选择打印）

系统中的检索打印是在用户检索完成后，把所需数据打印出来，在检索状态下用户可以选择“打印”（如图4.1.2-16），在打印条目时，如果用户不想打印检索的全部条目，可以从中先选择要打印的条目，再点击“打印”，这样就可只打印出选中的条目。

在检索打印中用户同样可以把数据直接打印出来，也可以先预览再打印，如果需要套打可在“套打”（不打印表格只打印数据）前打勾。

选择多条目打印，先双击主界面对应目录树，进入全目录管理方式，点击右键有：

全部选中、全部取消、反向选中。

如果有（1－20）二十条数据，要打印其中的（7－17）十一条数据，按住“shift键”，点击第7条数据，然后继续按住“shift键”不放，点击第17条数据，即选中（7－17）十一条数据，再按“打印”即可，这样就可只打印出选中的条目。

打印预览

系统在一般打印和检索打印中都有打印预览功能，用户在打印预览时可以选择不同的预览方式，可以翻页进行查看数据、打印设置、报表保存、打开报表、查看报表页数、返回重新选择打印数据、退出等操作（如图4.1.2-17）。

（图4.1.2-17）

打印机设置：

用户用该功能可以设置打印范围（页数范围，如：

用户可以设置只打印1-3页等），设置打印份数等（如图4.1.2-18）。

（图4.1.2-18）

报表保存：

是把要打印数据以文件的形式保存，如果用户下次还是要打印相同的数据，可直接打开保存的报表文件打印即可。

打开报表：

打开已经保存的报表。

●打印纸张位置设置

用户在打印时，如果打印数据在纸上的位置有偏差。

用户可以在打印时进行位置调整设置方法：

1、如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏上“5毫米”，用户可在位置调整处的“下移”位置输入“5”毫米。

2、如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏下“5毫米”，用户可以位置调整处的“上移”位置输入“5”毫米。

3、如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏左“5毫米”，用户可在位置调整处的“右移”位置输入“5”毫米。

4、如果用户打印时发现数据在纸上的位置偏右“5毫米”，用户可在位置调整处的“左称”位置输入“5”毫米。

Ø删除

是指删除系统中的一条或多条记录。

操作步骤如下：

进入管理类卷内目录管理。

选择一条或多条记录（在“选中”栏内单击需删除的条目数据，在选中栏内有“√”说明已选中），点击“删除”按钮（图4.1.2-19），系统会提示用户是否确认删除并列出要删除的全部记录。

如果用户要删除单条记录可在相应的档案分类目录下选择该条目，然后在主界面工具栏上点击“删除”按钮或在菜单栏“数据编辑”下选择“删除记录”，即删除了选中的该条记录。

（图4.1.2-19）

警示：

用户执行本操作时一定要慎重，删除的数据不可再恢复。

Ø撤销（选中）

撤销用户选中的所有条目。

Ø首尾（记录）

用户使用该功能，可直接查到该档案分类的首条记录或尾条记录。

Ø退出

退出该档案分类目录的数据管理。

Ø显示选中

只列出用户当前选中的记录。

Ø保留选中

选中的记录一直保持选中状态，用户可以对选中的这些记录进行连续的操作，包括:

查看、修改、打印、检索等。

Ø复制录入

可以复制一条记录到下一录入框中进行修改录入，提高录入效率。

在复制录入“□”内打上“✓”，勾选一条记录，然后点击“录入”，即可进行修改录入。

4.1.3管理类归档文件目录

学校管理归档文件是适应计算机管理档案的需要，即改革后的文件归档方式，也就是单件归档，是指需要归档的文件不用立卷，直接以单份文件为单位的归档方法。

系统中对归档文件的登记项主要有：

档号、全宗号、全宗名称、文件题名、文件编号、责任者、年度、类别、件号、保管期限、文件页数、机构、密级、文件时间、人名、电子文件、备注。

其中必录项（在软件录入时录入界面带“*”标记的项）为：

文件题名、年度、类别、件号、保管期限、密级、文件页数。

归档文件目录的管理的操作，用户可参照办学条件卷内目录的管理的操作。

4.2会计档案

会计档案是指机关企事业单位在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表等资料。

它是记录和反映经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，是国家全部档案的重要组成部分。

4.2.1会计案卷目录

会计案卷目录是对会计档案的案卷进行登记管理，登记的主要内容有：

档号、全宗号、全宗名称、案卷题名、立卷单位、起止日期、目录号、案卷号、卷内张数、案卷件数、类别、保管期限、凭证起号、凭证止号、销毁年限、备注。

其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：

案卷题名、目录号、案卷号、卷内张数、案卷件数、类别、保管期限。

会计案卷目录管理的操作，用户可参照办学条件案卷目录管理的操作。

4.2.2会计报表卷内目录

会计报表卷内目录是对会计档案，报表类的卷内文件进行管理登记，登记的主要内容包括：

档号、全宗号、全宗名称、文件题名、文件编号、责任者、目录号、案卷号、顺序号、保管期限、文件日期、页号、备注。

其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：

文件题名、目录号、案卷号、顺序号、保管期限、页号。

会计报表卷内目录管理的操作，用户可参照办学条件卷内目录管理的操作。

4.3基建档案

基建档案是基建工作的真实记录，是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录.

4.3.1基建案卷目录

基建案卷目录是对基建档案的案卷进行登记管理，主要登记项包括：

档号、全宗号、全宗名称、案卷题名、工程名称、立卷单位、起止日期、保管期限、类别、分类号、案卷号、案卷页数、密级、份数、设计单位、建设单位、施工单位、施工地点、开工时间、竣工时间、归档日期、备注。

其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：

案卷题名、工程名称、保管期限、分类号、案卷号、案卷页数。

基建案卷目录管理的操作，用户可参照办学条件案卷目录管理的操作。

4.3.2基建卷内目录

基建卷内目录是对基建档案的卷内文件进行登记管理，主要登记项包括：

档号、全宗号、全宗名称、文件题名、文件编号、责任者、分类号、案卷号、顺序号、保管期限、页号、文件日期、密级、备注。

其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：

文件题名、分类号、案卷号、顺序号、保管期限、页号。

基建卷内目录管理的操作，用户可参照办学条件卷内目录管理的操作。

4.4声像档案

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。

4.4.1声像案卷目录

声像特殊载体目录是对声像特殊载体档案进行登记管理，主要登记项包括：

档号、全宗号、全宗名称、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、目录号、案卷号、案卷件数、密级、载体类型、摄入者、归档日期、备注。

其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：

案卷题名、保管期限、目录号、案卷号、案卷件数。

声像案卷目录管理的操作，用户可参照办学条件案卷目录管理的操作。

4.4.2声像卷内目录

声像档案卷内目录是对声像档案卷内的声像进行登记管理，主要登记项包括：

档号、全宗号、全宗名称、题名、责任者、保管期限、目录号、案卷号、顺序号、拍摄时间、照片编号、照片页号、摄入者、底片号、载体编号、箱号、照片规格、文字说明、人名、带长、来源、归属情况、备注等。

其中必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：

题名、保管期限、目录号、案卷号、顺序号。

声像卷内目录管理的操作，用户可参照办学条件卷内目录管理的操作。

4.5实物档案

实物档案是指以物质实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品。

一般包括奖品、印信、名人字画、单位交流中收受的礼品及单位发展中有纪念意义的物品等。

4.5.1实物档案目录

实物特殊载体目录是对实物档案的特殊载体进行登记管理，主要的登记项包括：

档号、全宗号、全宗名称、实物名称、立卷单位、起止日期、类别、分类号、件号、保管期限、密级、规格、来源、实物日期、存放点、载体类型、归档日期、责任者、备注。

其必录项（在软件录入界面带“*”标记的项）为：

实物名称、类别、分类号、件号、保管期限。

实物档案目录管理的操作，用户可参照办学条件案卷目录管理的操作。

第五章库房环境管理

5.1库房环境管理

对档案库房的管理，直接影响对档案的管理。

档案库房必须保持清洁卫生、室内空气流通，放置“温度计”和“干湿度计”，保持库内适宜的温湿度。

本系统中的库房环境目录就是记录档案库房的温湿度情况。

主要的登记项有：

测定日期、测定时间、年度、月份、星期、天气、库内温度、库内湿度、库外温度、库外湿度、措施及效果、当时库房保管人、备注。

（如：

图5.1）

（图5.1）

第六章脊背标签管理

6.1脊背标签目录

案卷脊背包括年度、全宗号、起止案卷号、盒号、保管期限等。

（如图6.1）

（图6.1）

第七章系统维护

系统维护是提供给用户对本系统的全宗、档号、报表和密码修改功能进行管理和设置（如图7-1）。

（图8-1）

7.1全宗设置

全宗设置是指对系统中全宗号和全宗名称的设置和维护，其中包括：

全宗维护和全宗替换。

全宗维护：

是指对全宗的新增、删除和设置，并且系统还可以实现多全宗的管理。

进入系统，在主界面菜单选择“系统维护→全宗设置→全宗维护”（如图8.1-1）。

输入全宗号和全宗名称，点击“添加”，然后选中按“默认”，以后录入就会默认这个全宗了。

（图7.1-1）

添加：

在系统中添加一个新的全宗。

删除：

从系统中删掉一个全宗。

默认：

对当前系统要使用的全宗进行设置（录入时会自动提取）。

说明:

被设为默认的全宗号和名称在用户录入时如果用户不修改会一直保留在著录框内。

全宗替换：

可以批量替换系统中出错的或要修改的全宗数据，操作如下：

进入系统，在主界面菜单选择“系统维护→全宗设置→全宗替换”（如图7.1-2）。

按“替换”即可。

（图7.1-2）

7.2档号设置

档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

系统根据档号编制原则提供了档号设置功能，操作如下：

进入系统，选择主界面菜单“系统维护→档号设置”（如图7.2-1）。

（图7.2-1）

档案分类：

选择要设置档号的档案分类目录。

组成字段：

选择组成档号的成员字段。

间隔符：

分割档号组成字段的符号。

替换符：

在特殊情况下，替换前面的间隔符（和间隔符号结合使用），例如：

将档号C1-2001-001-001改为C1·2001-001-001样式。

添加：

给相应的档案分类的档号新增组成字段。

清除：

删除当前添加的全部档号组成字段。

撤销：

取消当前档案分类的档号设置。

保存：

保存当前新设置的档号（用新档号替换当前档号）。

7.3报表设置

报表设置是根据各地区的不同情况对报表的模板进行设置。

（如图7.3-1）用户可在“报表模板”中选择自己所在地区的模板。

点击“设置”即可。

（图7.3-1）

7.4选项设置

设置一些数据项选择性的输入，主要提高输入速度等，例如保管期限，类别等等，设置较为简单。

例如：

在保管期限中增加一个“5年”数据项（见图7.4-1），选择保管期限，在分类名称输入“5年”，按“增加”就可以了。

（图7.4-1）

7.5属性设置

属性设置，主要设置文件管理中的收文目录、发文目录中流水号的格式，用户可以自定义其格式，例如：

用户想要定义“S2007-001”或“F2007-001”类型的流水号格式（图7.5-1）。

操作步骤：

1、选中一个需要设置的类型；

2、只需要在属性名称栏输入“S2007”，属性值栏中输入“001”就可以了。

3、按“修改”按钮，完成设置。

（图7.5-1）

7.6归档设置

归档设置主要设置归档档案的元数据，以及归档的流程。

对于办学条件档案的归档设置，系统都默认设置好了，一般情况下不用更改，用户也可以根据自己的情况对默认的归档设置进行更改。

7.7关联设置

关联设置主要设置两个表之间的关联关系，一般关联某一类型档案的案卷目录和卷内目录，主要是通过档号来进行关联，使得案卷目录和卷内目录连接成一个整体，便于使用。

关联设置包括：

关联添加、修改、删除、细阅四个功能。

7.8检查加密狗

主要测试加密狗的连接情况，判断加密狗是否坏掉、USB接口是否正常等。

7.9密码设置

密码设置是给系统设置新的密码，操作如下：

进入系统，选择主界面菜单“系统维护→密码设置”（如图7.9-1）输入原密码、新密码和确认密码。

点击“设置”按钮，用户便可为系统设置新的密码。

（图7.9-1）

7.10档案分类

档案分类主要是满足档案的管理的个性化需求，例如，税务部门的税务稽查、审计部门的审计档案、人事部门的人事档案等等，这些都可以通过档案分类进行设置。

以建立一个审计档案为例：

操作步骤：

1、用鼠标选择“档案数据管理”，在分类名称中输入“审计档案”，目录形式中输入选择“案卷目录”，按增加按钮（图7.10-1）；

2、再用鼠标选择“审计档案”，在分类名称输入“案卷目录”，拼音名称输入“shengjiajml”,档案类型输入“审计档案”，按“增加”按钮（图7.10-2）；

3、修改著录栏目：

选择“系统维护”菜单，再选择“界面显示设置”，修改已设置的默认著录栏目，最后按“修改”按钮，依次修改其他著录栏目即可（图7.10-3）；

（图7.10-1）

（图7.10-2）

（图7.10-3）

说明：

也可以选择“分类模板”，这样可以进行快速分类。

7.11界面排序

界面排序，主要排列档案录入界面和浏览界面中数据项（著录栏目）的显示位置，操作只需选中一个栏目，按“上移”或“下移”就可（如图7.11-1）。

（图7.11-1）

7.12界面显示设定

界面显示设定，主要调整著录界面的一些著录栏的附加信息，如：

输入提示，格式要求形式等，用户可以自行进行一些简单的设置，比如：

增加一些数据项，点击“添加”，再选中添加空的数据项，输入数据项名称、格式要求、在功能选项“□”内打上“✓”，最后按“修改”即可。

设置完毕后直接按“返回”按钮（如图7.12-1）。

（图7.12-1）

注意：

在录入数据时，如果按“确定”保存是弹出对话框提醒某个数据项还没录入，而这项又不用录入是，可在“系统维护”→“界面显示设定”，在功能选项“必填数据标志”的“□”内“✓”去掉，再按“修改”即可（如图7.12-1）。

录入界面中原有可选择性的输入，除可选择性输入外，还可以随意的自由输入。

（如：

保管期限、密级、类别）

在“系统维护”→“界面显示设定”，选择要修改的档案目录的“数据项”，然后在“自动填数标识”输入“41”，按“修改”即可。

（如图7.12－2）

（图7.12－2）

第八章数据管理

8.1数据备份

数据备份是提供给用户对数据进行保护的一种必要措施。

为了保护好系统中的数据，用户可以用该功能对系统中的数据进行定期或不定期的备份并保存，以保证数据的安全性。

具体操作如下：

进入系统，选择主界面菜单“数据管理”→“数据备份”（如图8.1-1）。

（图8.1-1）

用户根据需要在要备份的档案分类前的“□”内打上“✓”，点击“确定”选择好保存数据的文件夹（如图8.1-2），就可以备份该分类的数据了。

（图8.1-2）

8.2数据恢复

数据恢复是恢复已备份的数据，操作如下：

进入系统，选择主界面菜单“数据管理”→“数据恢复”（如图8.2-1）。

用户只要在数据恢复界面在需要恢复的档案分类前的“□”内打上“✓”，

（图8.2-1）

点击“确定”，弹出选择要恢复的数据文件对话框（如图8.2-2），选择要恢复的文件。

办学条件档案备份的文件有三个（“xuexiaojuannei.txt（管理类卷内目录），xuexiaoanjuan.txt（管理类案卷目录），xuexiaoguidang.txt（归档文件目录）”），用户可任选一个，即可恢复全部的文书档案的条目数据，包括“xuexiaojuannei.txt（管理类卷内目录）”，“xuexiaoanjuan.txt（管理类案卷目录）”，“xuexiaoguidang.txt（归档文件目录）”。

如：

“xuexiaoguidang.txt”（如图8.2-2）。

（图8.2-2）

点击“打开”即可恢复管理类档案的条目数据。

当某个分类执行完毕时都有条目恢复情况的信息提示（如图8.2-3）。

（图8.2-3）

如果有恢复不成功的数据，系统会把不成功的数据单独放到一个文件里面（文件名为当前存放数据的文件名后加“_err.txt”），文件放在当前存放数据的位置，系统会提示用户。

（如图8.2-4）

（图8.2-4）

说明：

如果用户的数据要转入本系统时，要修改转入数据的文件名。

例：

如果是办学条件卷内的数据，就要改为“banxuejuanneimulu.txt，即是汉字对应的汉语拼音全拼，再加文件后缀名“.txt”。

其它分类数据对应文件名的构成方式同办学条件卷内的一样，用户也可查看本系统转出数据的文件名。

注意：

“兼容格式”是指本系统的数据与其它档案数据兼容，可以自动转入其它档案管理系统。

如果备份的时候选择了“兼容格式”那么在恢复数据时也要选用“兼容格式”；如果在备份时没有选择，那么恢复的时候也一定不要选，否则恢复的数据会出错。

8.3形成移交数据

移交数据，主要是档案室将需要进馆的数据向档案馆移交，或子公司向集团档案室移交数据。

操作步骤：

1、依次选中“数据管理”——“形成移交数据”（如图8.3-1）；

2、在全选栏前打上勾，表示已经选择了全部数据，再按“确认”按钮，或者任意勾选。

3、选择移交数据包保存的文件夹（路径和文件夹用户自定义）：

选中文件夹后，按“打

开”按钮，再按“保存”按钮，稍等片刻即可。

（图8.3-1）

8.4逐个目录移交数据

操作步骤：

1、“数据管理”——“逐个目录移交数据”；（如图8.4－1）

2、选择要移交的目录数据表名，检索要移交的数据，可以同时移交电子文件。

3、按“确定”按钮，选择要保存的路径，按“保存”即可（如图8.4－2）

（图8.4－1）

（图8.4－2）

8.5接收移交数据

操作步骤：

1、数据管理——接收移交数据；

2、在全选栏前打上勾，表示已经选择了全部数据，再按“确认”按钮（图8.5-1），或者

任意勾选。

3、选择移交数据包保存的文件夹（即工程等单位移交的数据包）：

选中文件夹后，按“打开”按钮，再按“确定”按钮，每个表逐个开始转入。

（图8.5-1）

8.6数据清除

数据清除是提供给用户删除一个或多个档案分类中的大量测试数据或海量数据的，操作如下：

进入系统，选择主界面菜单“数据管理”→“数据清除”选择要进行清除数据的档案类型（如图8.6-1）。

点击右边的“数据清除”按钮，用户便可清除该分类的数据。

（图8.6-1）

注意：

用户在执行正式数据清除时一定要先做备份，数据一旦被清除不能恢复。

8.7文本转数据库

通用数据转换，主要将现在市场上主流档案软件中的数据转入系统中，如果您现在使用的是其他的档案管理软件，至少您现在不必担心数据的兼容性了。

只要您的档案软件备份的数据符合TXT文本格式，就可以使用此工具。

由于办公软件OFFICE使用非常普及，通用数据转换的思路是：

首先将TXT文本文件转换成ACCESS数据库中，再将此数据库中的文件转入本系统中，其转入数据的完整率达100%。

操作步骤：

一、将文本文件转入ACCESS数据库中。

1、选中“数据管理”中的“文本转数据库”；

2、打开一个文本文件：

点击省略号…，打开一个文本文件，同时在相同的文件夹下

生成了一个和文本文件相同文件名的数据库文件,如下图（图8.7-1）。

3、按“转入”按钮即可。

（图8.7-1）

注意：

请在间隔符栏中输入文本文件中的字段与字段之间的间隔符号，直接输入即可。

二、将ACCESS数据库中数据转入教育档案软件软件中。

将文本文件转入到ACCESS数据库中后，就可以将数据库中的数据转入到档案系统中。

操作步骤：

1、选中“数据管理”中的“数据导入”，再按“数据源”按钮；

2、点击“build…”（图8.7－2）,选择“MicrosoftJet4.0OLEDBProvider”打开已经生成的数据库文件，按“下一步”即可（图8.7-3）；

3、点击“测试连接”，按“确定”按钮，再按“OK”按钮（图8.7-4）；

4、匹配字段的对应关系：

匹配字段的对应关系，按“导入确认”。

（图8.7-5）

注意：

在匹配关系时，不要选错匹配的“目的数据表”。

（图8.7－2）

（图8.7-3）

（图8.7-4）

（图8.7-5）

8.8数据导入

数据导入主要将第三方的数据库中的数据转换到本系统中，数据导入准确率达100%，此功能非常强大，能兼容几百种数据库的格式，是一种“万能”导入工具，完全解决了不同档案软件系统间数据不兼容的难题。

操作步骤：

1、在“数据管理”菜单选择“数据导入”（图8.8-1）；

2、设置数据源来连接第三方数据：

选择“数据源”再选择“Build..”建立数据源；（详细案例见8.7文本转数据库）

3、在源数据表，选择连接好的数据库表，在“目标数据表”选择数据库，建立源数据库和目标数据表的对应关系；

4、匹配导入字段的对应关系：

在数据表项选择一个字段，再在目标数据表项选择一个字段，按“匹配”按钮，建立字段的一一对应关系，所有的字段关系对应完毕后，按“导入确认”即可：

（图8.8-1）

说明：

1、在数据导入时，数据源的建立和第三方数据库有很大的关系，如果用户不会自己建立数据源，请电话联系我公司；

2、匹配的字段关系可以保存为一个匹配文件，用户下次需要时，直接可以调用匹配文件来调整其关匹配关系。

3、在“允许追加值”前打勾，在匹配字段的时候，可以两个源数据项共同匹配一个目标数据项（字段103－文件编号；字段104－文件编号）

4、在“直存数据源”前打勾，可以保存源数据表的数据格式。

8.9数据导出

数据导出，主要将数据以数据库的方式导出，在导出前，预先建好一个数据库（空数据库也可以）且设置好连接数据库的数据源，即数据库连接驱动。

数据导出的目的：

向其他档案软件的用户提供便捷、准确、完整的档案数据目录以及电子文件，将数据导入到其他档案系统，实现数据兼容。

操作步骤：

１、在“数据管理”菜单选择“数