集团财务信息系统业务需求功能设计方案.docx
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集团财务信息系统业务需求功能设计方案
集团财务信息系统
业务需求功能设计方案
2017年11月
AllRightsReserved
文档信息
文档编号：
GDJX-FMIS-JJ-003
文档名称：
集团财务信息报账系统业务需求功能设计方案
作者：
吴
审批：
说明：
修订历史
日期
作者
主要内容
备注
1.概述
1.1范围
根据集团财务信息系统总体实施规划，财务信息系统包括集团账务（总账、报表、应收应付）、在建工程、固定资产、预算、资金、决策支持等八大基础业务模块，其中预算模块将在得到集团指示后安排实施，同时，按江西公司的要求，在公司作为重点推进单位先期实施收入成本费用模块，主要包括费用控制、收入管理、物料成本管理、燃料成本管理、税务管理。
本方案主要包括公司部分业务在财务信息系统中在建工程、固定资产、收入成本费用三大模块中的应用模式及流程。
1.2目标
总体目标：
财务信息系统建设将服从并服务于集团公司的总体规划，以价值链管理为核心，以财务管理需求为前提，以标准化建设为先导，建立先进、实用、安全、可靠的财务信息系统，构建横向集成、纵向管理的财务应用，与其他业务系统协调建设，为公司经营决策提供更加全面、快捷、准确的信息支持。
本方案的应用目标：
⏹统一各种业务单据打印样式；
⏹对各业务需求应用流程明确化、规范化。
⏹明确业务需求应用过程中的操作人员名单。
2.应用计划
序号
工作内容
截止日期
1
基础配置（包括流程、操作权限、打印样式）（实施方）
2017-11-29
2
确认业务应用方案（双方）
2017-11-30
3
模拟演示（双方）
2017-12-01
4
配置调整（实施方）
2017-12-03
5
最终用户培训（双方）
2017-12-08
6
下发运行通知（客户方）
2017-12-09
7
上线运行及技术支持（双方）
2017-12-17
3.内容与要求
3.1在建工程管理
应用范围：
计划营销部、物资部、财务部
所属模块：
在建工程管理
业务内容：
基建、技改、大修工程项目的基本信息录入；技改、大修设备和材料合同信息录入；工程付款审批、质保金支付审批业务；工程设备、材料款支付申请业务
3.1.1项目合同
业务说明：
登记合同的基本信息，以此作为付款依据及合同台账的基础。
项目合同由业务部门负责录入。
仅需要录入在系统上线日前未开始执行的新合同，已执行或未全部执行的合同尽可能补录进系统，如果工作量太大可统一使用“历史合同”。
新增合同时，如果涉及新的往来单位，由财务部负责新增。
3.1.2工程付款申请
业务说明：
用于基建、技改、大修工程及其他工程的预付款、进度款审批，对应的合同是“项目合同”。
凭证分录：
借：
在建工程－基建工程支出－预付工程款
在建工程－技改工程支出－预付工程款
贷：
银行存款
其他应付款－保证金－质量保证金
业务单据：
财务部负责人：
分管厂领导：
部门负责人：
工程付款申请：
业务流程：
流程概述：
1、工程付款申请人员根据合同、发票等付款依据在系统中填制单据后打印并将电子单据传递给工程会计
2、将打印后的付款申请审批单与附件给部门负责人、分管厂领导、财务部负责人手工签字
3、交给工程会计，工程会计按规范审核付款申请审批单的同时，并在系统中对该单据生成会计凭证。
3.1.3工程结算
业务说明：
用于基建、技改工程完工结算，形成对应的工程建设成本。
凭证分录：
借：
在建工程－基建工程支出－建筑工程费、安装工程费等
在建工程－技改工程支出－设备费、材料费、人工费等
贷：
在建工程－基建工程支出－预付工程款
在建工程－技改工程支出－预付工程款
应付账款
业务单据：
流程图：
流程概述：
1、由计划营销部填制工程进度结算单后，传递给工程会计审核；
2、工程会计根据财务需要，对单据进行设备费、人工费、材料费等数据的修改；
3、工程会计生成凭证传递给审批人。
3.1.4质保金支付
业务说明：
用于工程质保金的支付申请
凭证分录：
借：
其他应付款－保证金－质量保证金
贷：
银行存款
业务单据：
业务流程：
流程概述：
1、由计划营销部填制工程进度结算单后，传递给工程会计审核；
2、工程会计审核原始依据及电子单据；
3、工程会计生成凭证传递给审批人。
3.1.5工程物资领用汇总
业务说明：
用于归集各工程项目物资使用成本。
凭证分录：
借：
在建工程－基建工程支出－建筑程费、安装工程费、在安装设备等
在建工程－技改工程支出－设备费、材料费、人工费等
贷：
工程物资
业务单据：
业务流程：
流程概述：
3.1.6检修物资领用汇总
业务说明：
用于大修工程的物资领用汇总，核算大修项目的材料成本。
凭证分录：
借：
生产成本－电力成本－修理费
其他应付款－预提费用－预提修理费－提取数
贷：
原材料－原材料及主要材料－领用材料
原材料－辅助材料－领用材料
原材料－修理用备件－领用材料
业务单据：
应用流程
3.1.7部门及人员名单
工程项目信息、工程概算任务（专项工程）的录入
计划营销部：
工程合同录入
计划营销部：
技改、大修设备、材料采购合同等与工程相关的合同录入
物资部：
彭昌美、黄国兴、兰勇、蔡凯、尹思奇、王岳云、吕建平、王静宇、郭炳、王彦、高丽军；
工程付款申请
计划营销部：
鲁丽芬
物资部：
彭昌美、黄国兴、兰勇、蔡凯、尹思奇、王岳云、吕建平、王静宇、郭炳、王彦、高丽军；
工程会计：
王维娜、詹玲
工程物资领用汇总录入（待定）
检修物资领用汇总录入（待定）
往来单位维护录入
往来会计：
3.1.8要求（问题）分析
●根据公司管理现状，需在合同录入单、各付款审批单录入样式、打印样式中新增所属工程编号、工程名称，实现工程与付款、合同关联，最终通过系统出具工程项目付款执行情况表；
●根据发票、合同等依据，注意在登陆系统时选择单位，避免电厂的合同和付款审批业务等，在公司中的错误填入；
●没有合同的付款审批业务，合同名称选择‘无合同’。
●往来单位新增时，应根据发票全称、或者合同公章全称录入系统，例如发票全称为‘发电有限公司’不能够录入‘发电公司’；
●往来单位新增的组织机构代码可以在网站上进行查询；
●
3.2物资成本管理
应用范围：
物资部、燃料管理部、财务部
所属模块：
收入成本费用（物料成本管理）
业务内容：
生产用原材料、物资等与工程无关的合同信息录入、付款支付审批、质保金支付审批业务
3.2.1物资采购合同
应用说明：
用于除工程专用设备、专用材料外的生产、维护类物资的合同采购管理。
3.2.2物资付款审批
应用说明：
对应物资采购合同。
凭证分录：
借：
应付账款
贷：
银行存款
财务部负责人：
分管厂领导：
部门负责人：
付款申请：
流程图：
流程概述：
1、付款申请人员根据合同、发票等付款依据在系统中填制单据后打印并将电子单据传递给成本会计
2、将打印后的付款申请审批单与附件给部门负责人、分管厂领导、财务部负责人手工签字
3、交给成本会计，成本会计按规范审核付款申请审批单的同时，并在系统中对该单据生成会计凭证。
3.2.3物资领用汇总
应用说明：
用于每月汇总各部门领用的物资总额，用以作为生产成本的入账。
凭证分录：
借：
生产成本
贷：
原材料
3.2.4部门及人员名单
物资采购合同录入
物资部：
付款申请
物资部：
；
成本会计：
物资领用汇总数据录入
3.2.5要求（问题）分析
●根据发票、合同等依据，注意在登陆系统时选择单位，避免电厂的合同和付款审批业务等，在公司中的错误填入；
●没有合同的付款审批业务，合同名称选择‘无合同’；
●通过系统建立合同台账，即合同执行情况表。
3.3职工医药费报销业务
应用范围：
厂医院、财务部
所属模块：
收入成本费用（费用控制）
业务内容：
职工医药费报销业务
3.3.1应用流程
流程图：
流程概述：
1、报销人：
将原始凭证交给院长签字；
2、医院审核：
以院长签字的原始凭证做为依据，填制医药费报销单传递给医院院长；
3、医院院长：
审核电子单据后传递给医院审核岗；实报金额大于300元自动传递给财务负责人
4、a：
医院审核：
对实报金额小于300元的电子单据打印，由报销人连同原始凭证送交医院出纳后，支付报销款；每周由医院出纳填制费用报销单，经院长审核后传递给财务部负责人审核，费用会计审核并打印单据交由出纳支付报销款。
B：
医院院长：
审核费用报销单后传递给财务部门负责人；
财务负责人：
审核后传递给费用会计；
费用会计：
通知医院出纳送交原始凭证，审核后打印费用报销单、会计凭证、支付报销款。
3.3.2部门及人员名单
医院审核：
医院院长：
医院出纳：
财务部负责人：
费用会计：
3.3.3要求（问题）分析
●医药费报销业务一律在电厂中录入，每周的汇总报销也在电厂中录入，不能够在公司中录入；
●对医药费报销单进行统计，即一段时间内，所有人报销总额、实报金额的统计数。
3.4职工借款业务
应用范围：
全厂
所属模块：
收入成本费用（费用控制）
业务内容：
职工日常借款业务
经办人：
部门负责人：
分管厂领导：
财务负责人：
费用会计：
3.4.1应用流程
流程图：
流程概述：
1、经办人：
填制借款单，传递给部门负责人；
2、部门负责人：
电子签字后，传递给分管厂领导；
3、财务部负责人：
电子签字后，传递给费用会计；
4、费用会计：
打印借款单、生成会计凭证、交出纳支付借款。
3.4.2部门及人员名单
经办人：
部门公共用户
部门负责人：
部门正、副主任
分管厂领导：
财务部负责人：
；
费用会计：
3.4.3要求（问题）分析
●日常借款业务一律在电厂中录入，不能够在公司中录入；
●业务范围为‘全厂’的，填单人统一为部门公共用户。
3.5差旅费报销业务
应用范围：
全厂
所属模块：
收入成本费用（费用控制）
业务内容：
全厂差旅费报销业务
经办人：
部门负责人：
费用会计：
分管厂领导：
厂长：
财务负责人：
3.5.1应用流程
流程图：
流程概述：
1、报销人：
根据原始凭证在系统中填制差旅费报销单，传递给部门负责人审核，原始凭证粘贴后送给费用会计；厂领导办事员填制单据时，费用归属部门选择‘财务部’；
2、部门负责人：
审核后传递给费用会计；
3、费用会计：
审核原始凭证和费用报销单中数据的规范性、合法性，填写意见后，根据报销制度，选择传递给下一岗位人员（注：
自定义选择岗位时，第一个分管厂领导是指分管厂领导审批后，且需厂长审批的流程）；
4、分管厂领导、厂长：
审核后传递给财务部负责人审核；
5、财务部负责人：
审核后传递给费用会计；
6、费用会计：
打印费用报销单据后生成会计凭证，将原始凭证、费用报销单、会计凭证交出纳支付报销款。
3.5.2部门及人员名单
经办人：
部门公共用户
部门负责人：
部门正、副主任
分管厂领导：
厂长：
财务部负责人：
费用会计：
3.5.3要求（问题）分析
●差旅费报销业务一律登陆电厂中录入，即在登陆界面选择‘发电厂’；
●业务范围为‘全厂’的，填单人统一为部门公共用户；
●费用会计在审核差旅费报销单后，要根据报销标准等来选择流程；
●外部培训、会议和探亲类报销业务，应分别填制差旅费报销单和费用报销单；
●经办人在填制单据后，在传递时，系统会对超预算费用数提示和控制，若超过预算数，将无法传递给下一岗位，应该先通过部门预算费用追加申请后，才能够审核传递；
●费用会计的职责主要是审核原始凭证、差旅费报销单的填写规范、以及票据的合法性；
●原始凭证包括汽车票、火车票、会议发票、培训发票、出租车票、飞机票、住宿票、员工出差审批单、出车单等；
●经办人可以通过单据上‘查看审批意见’，查看报销单审批进度。
3.6费用报销业务
应用范围：
全厂
所属模块：
收入成本费用（费用控制）
业务内容：
除差旅费报销、职工医药费报销之外的其他费用报销业务，包括业务招待费、电话费、培训、会议费等。
3.6.1打印样式
经办人：
部门负责人：
费用会计：
分管厂领导：
厂长：
财务负责人：
3.6.2应用流程
流程图：
流程概述：
1、报销人：
根据原始凭证在系统中填制费用报销单，传给部门负责人审核，原始凭证粘贴后送给费用会计；
2、部门负责人：
审核报销单的合理性，传递给费用会计；
3、费用会计：
审核原始票据和报销单的合理性、规范性，然后自定义选择传递流程，传递给下一岗位；
4、费用归口负责人：
审核报销单据，传递给下一岗位；
5、分管厂领导：
审核后传递给财务部负责人；
6、财务部负责人：
审核后传递给费用会计；
7、费用会计：
打印费用报销单据后生成会计凭证，将原始凭证、费用报销单、会计凭证交出纳支付报销款。
3.6.3部门及人员名单
与差旅费报销业务‘部门及人员名单’一致。
3.6.4要求（问题）分析
●差旅费报销业务一律登陆电厂中录入，不能够在公司中录入；
●业务范围为‘全厂’的，填单人统一为部门公共用户；
●取消培训主管电子签字审核部分。
3.7其他资金使用审批业务
应用范围：
全厂
所属模块：
收入成本费用（费用控制）
业务内容：
适用于资金转账使用。
3.7.1打印样式
3.7.2应用流程
流程图：
流程概述：
1、经办人：
根据发票等依据填制其他资金使用审批单，传递给本部门负责人签字；
2、部门负责人：
电子签字后，根据报销内容，传递给归口部门负责人、或财务部负责人、或直接传递给分管厂领导审核；
3、归口部门负责人：
审核后传递给分管厂领导；
4、分管厂领导：
审核后传递给财务部负责人；
5、财务负责人：
审核后，传递给费用会计；
6、费用会计：
审核原始依据的规范性、合法性，并依此填制凭证、打印凭证、领取报销款。
3.7.3部门及人员名单
经办人：
部门公共用户
部门负责人：
各部门正、副主任
归口部门负责人：
根据报销经济内容，需要归口部门正、副主任审批的业务
分管厂领导：
财务部负责人：
费用会计：
3.7.4要求（问题）分析
●在填制单据前，要根据发票等依据选择登陆单位；例如：
发票上单位名称为‘XXX有限公司’，则登陆时选择单位名称‘XXX有限公司’
●业务范围为‘全厂’的，登陆用户统一为部门公共用户；
3.8资产新增、减少、变动、调拔等业务
应用范围：
所有部门
所属模块：
固定资产管理
业务内容：
公司所有固定资产新增、减少、变动等业务。
3.8.1打印样式
不需要打印资产新增、变动等单据，只需在软件中查询各种账表等信息。
3.8.2应用流程
资产新增、减少流程
流程图：
流程概述：
1、资产管理员：
使用部门领用资产后，根据资产领用单、资产报废单在系统中做资产新增或减少处理；
2、部门负责人：
审核后传递给资产归口管理部门审核；
3、归口部门负责人：
归口部门负责人电子审核后，传递给财务部负责人电子审核；
4、财务部门负责人：
审核后传递给资产会计。
资产变动流程（资产部门、存放地点等非价值的变动）
流程图：
流程概述：
1、资产管理员：
资产使用部门、存放地点、保管人等非价值变动信息变动时，在系统中填制资产变动单；
2、使用部门负责人：
审核后，传递给资产归口部门负责人电子审核；
3、归口部门负责人：
电子审核后，传递给财务部负责人审核。
3.8.3部门及人员名单
资产管理员
非生产用资产：
生产用资产：
归口部门负责人
非生产用资产：
总经部：
生产用资产：
设备管理部：
财务部负责人
资产会计
3.8.4要求（问题）分析
●原始依据，资产领用单增加原值项，原值信息由物资采购部根据合同或发票提供；
●归口部门要求资产系统能够实现：
资产信息的模糊查询功能、变动信息管理功能、汇总查询等；
●资产实物在使用或者存在，但软件系统中没有该资产，由资产管理员在系统中做资产盘盈新增；
●资产实物不存在，但软件系统中有该资产，由资产管理员在系统中做资产盘亏减少；
4.相关事项
4.1部门正、副主任、以及公共用户
部门名称
部门主任
部门副主任
公共用户
总经理工作部
人力资源部
计划营销部
财务部
设备管理部
安全监察部
保卫部
上大压小项目部
党委工作部
纪检监察审计部
工会
离退休办
燃料管理部
物资部
综合产业部
发电部
检修部
储运部
5.方案签字确认表
领导小组
工作小组
实施方
升级会员 