卓越的时间与工作计划管理技巧.docx

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卓越的时间与工作计划管理技巧

小故事有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。

另外一个人便摇摇头说：

“没用，你怎么跑也跑不过狮子。

”同伴说：

“嗨，你当然不知道，在这个紧要的关头最重要的是我要比你跑的快。

”案例美国一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样的问题：

如果今天是你生命的最后一天，你会做什么？

结果很多人回答的是没有多读书，没有好好的约束自己，没有尝试新的事物，没有多花点时间与家人相处等等。

时间的意义看待时间的三种观点时间等于金钱时间大于金钱时间小于金钱时间的特征时间是不可移动的时间没有办法储存时间无法增加时间借不到、买不到、租不到时间以稳定的速度无法阻挡的消失时间资产计算图时间的分配工作或学习时间休闲时间家庭时间个人时间思考时间时间的运用大块时间首要时间零碎时间固定时间时间的价值无形价值把时间投资于你的工作、家庭、社交、的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。

有形价值所苦心开拓的许多家庭关系、社交关系、会在以后带来有形的报酬。

你的时间价值几何时间管理理论的历史演进第一代时间管理第二代时间管理第三代时间管理强调价值规划、制定优先顺序优点：

以价值为导向提高生产率缺点：

忽略了自然法则缺乏远见第四代时间管理属于自然法则和罗盘理论优点：

效率方向第四代时间管理的要素与核心最重要是全方位的平衡点改变的是我们的思想而不是行为，是一种改变思想的互相的信赖和，和谐，和而不同。

2009年-恭喜发财!

谢谢!

时间管理矩阵重要性急迫性重要不紧急不重要不紧急重要紧急不重要紧急分清任务的轻重缓急时间管理矩阵第一优先：

做“重要且紧迫”的事第二优先：

做“重要但不紧迫”的事第三优先：

做“不重要但紧迫”的事第四优先：

做“不重要也不紧迫”的事时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是：

分清任务的轻重缓急时间管理矩阵重要性急迫性重要不紧急（多做）不重要不紧急（不做）重要紧急（快做）不重要紧急（授权做）分清任务的轻重缓急举例说明紧急不紧急重要不重要干扰、电话信件、报告会议迫在眉睫的事符合别人期望的事做规划、计划人际关系的建立准备工作预防措施提升自己的能力抓住新机会忙碌琐碎的事广告函件电话逃避性活动闲聊天紧急状况迫切的问题限期完成的工作计划好的会议分清任务的轻重缓急■请运用四象限方法排列你的工作：

D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动不重要B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划重要不紧急紧　急案例分析一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。

突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。

这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。

刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。

?

假如你是李华，此时此刻你该怎么办？

案例分析M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申请。

为稳定员工队伍，张文斌已约定今晚同这两人谈话。

但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个跟进了很长时间的大客户，总经理特别强调要张经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。

其实，张文斌的MBA论文尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让在本市某大学工作的妻子帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。

刚过五点钟张文斌就急匆匆地找到司机，开车前往机场。

还没走出市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：

“你是张文斌吗？

你母亲在菜市场前面的马路上被汽车撞伤，我是路边商店的售货员，你母亲现在被扶到了我店里，她让我给你打电话，你赶快来！

”?

假如你是张文斌，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？

陈明宇是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：

A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修；F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。

主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员马丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。

其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况：

陈明宇应该如何对待和安排好一天的时间？

请你帮助小陈做一个时间安排的设计方案。

案例分析陈明宇应如何安排时间？

总结：

如何处理高价值活动让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。

坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。

设定最后期限，合理安排事情的进展。

将大项目分解，逐步完成。

高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。

分清任务的轻重缓急授权或分派出这些活动，节约自己的时间。

降低自己的标准，不要追求完美。

学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。

将它们汇总，集中时间处理。

做正确的事比正确地做事更重要！

总结：

如何处理低价值活动分清任务的轻重缓急第一章：

职业人士必须学会时间管理第二章：

对你的时间管理现状作出评估第三章：

对时间进行计划第四章：

分清任务的轻重缓急第五章：

时间管理的技巧课程内容技能一：

学会授权的技巧授权不是参与授权不是弃权授权不是授责授权不是代理职务授权不是工作分工技能一：

学会授权的技巧目的明确因事授权，视能授权不能重复授权权与责相对应逐级授权单一隶属授权适度授权良好的沟通充分的信任和有效的控制授权的主要原则：

技能二：

怎样拒绝外界的干扰用制度拒绝干扰拒绝之前要倾听对方拒绝之前不要使用挡箭牌拒绝时保持和颜悦色拒绝的态度要坚决拒绝中要争取主动拒绝时要避免争吵拒绝时对事不对人拒绝后提出建设性的意见可以安排专人拒绝外界的干扰技能三：

会议时间的管理技巧1、会前准备：

确定会议的必要性确定会议目标确定会议议题确定会议参加者选择会议地点准备必要的会议设备技能三：

会议时间的管理技巧2、进行会议：

宣布会议开始的技巧会议进行中的主持处理会议过程中的问题消极情绪两派意见对立全体保持沉默有人打岔5432117、会议是对时间有价值地利用吗？

5432116、会议和行动细目形成文件并分发了吗？

5432115、会议按时结束吗？

5432114、会议是一种积极向上的气氛吗？

5432113、领导强调控制吗？

5432112、与会者相互聆听吗？

5432111、所有与会者均得以参加吗？

5432110、会议按计划进行且不允许离题吗？

543219、每项议程细目的目标清楚吗？

543218、理解会议目标吗？

543217、与会者知道他们为什么被邀请吗？

543216、会议按时开始吗？

543215、适当的人员参加会议吗？

543214、会议室布置合适吗？

543213、给每一细目安排的时间充足吗？

543212、议程顺序安排合理吗？

543211、议程表是否发送及时以保证出席？

一点也没有稍微有点很有效你的会议有效程度如何3、使用会议检查表：

第一代时间管理理论第二代时间管理理论第三代时间管理理论第四代时间管理理论属于备忘录型优点：

应变能力很强，压力小缺点：

随意忽略整体规划属于记事薄规划与准备优点：

1.追踪约会事件2.达成率比较高缺点：

产生安排的习惯第一章：

职业人士必须学会时间管理第二章：

对你的时间管理现状作出评估第三章：

对时间进行计划第四章：

分清任务的轻重缓急第五章：

时间管理的技巧课程内容对你的时间管理现状作出评估小测试：

你浪费时间的情况严重吗？

10、在着手完成一件艰难的工作之前，管理者喜欢整理桌上的物品9、管理者因工作难题会经常出现过分疲劳、紧张、泄气等状态8、管理者可以将重要工作安排在下午、夜里或带回家处理7、管理者可以强行命令他人执行不愉快的工作6、管理者对重要行动计划的跟踪工作没有必要予以重视5、当被迫从事一项不愉快的决策时，管理者要避免直截了当的答复4、管理者经常遭遇太多的足以妨碍完成重大任务的干扰与危机3、管理者采取折中办法以避免造成不愉快是一件困难的工作2、为令困难的工作能被执行，对执行者下压力是非常必要的1、为了避免对棘手的难题采取行动，管理者要寻找理由和借口DCBAA：

极表同意；B：

略表同意；C：

略表不同意；D：

极表不同意时间用家类型散漫型浪费型高效型失控型时间太多，无从打发有效工作时间太少高效利用时间，甚至可以有效支配他人的时间甚少有自己支配的时间对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估分析前的准备：

1、接受“时间有价”的观念时间经济价值：

收入÷时间，如年收入÷365天2、养成记录时间的习惯对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估个人评估时间管理的步骤：

1、纪录工作结果工作等级工作项目……10：

009：

008：

00对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估2、绘制时间效率曲线23：

00――23：

5922：

00――22：

59…………09：

00――09：

5908：

00――08：

5907：

00――07：

59极佳佳普通稍差很差效果每天时段时间：

200×年×月×日至200×年×月×日对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估3、评估时间分配状况案例：

某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析）2002年我们对下属某分公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查，并作出分析和评估。

他在这一天的工作任务是：

制定一周工作计划进行质量控制工作会议电话接待供应商的拜访检查下属的工作状况处理员工纠纷对你的时间管理现状作出评估20248、午餐512480总计100609、其它0247、处理员工纠纷30246、检查下属工作50245、接待供应商拜访42244、电话120723、工作会议30482、进行质量控制1201801、制定工作计划比例时间比例时间实际预测时间分配工作项目某分公司总经理周一的时间评估表对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估4、分析分析提示之一：

时间使用率是多少？

你工作时间的工作内容与工作目标是否相符？

有多少工作项目是与工作目标不相符的？

在你的工作中，例行性、作业性工作占多大比例？

你这一周可支配的自由时间有多长？

在什么时候？

你不可支配的时间有多长？

在什么时候？

你被干扰的时间有多长？

这些干扰的来源是什么？

依重要程度来说，那一项干扰对你最有影响？

你认为应采取什么行动，才能减少或控制干扰？

对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估4、分析分析提示之二：

何时工作时间效率最高？

何地做何工作时间效率最高？

领导性工作与管理性工作、管理性工作与事务性工作、工作与休息等时间比例各是多少？

这种比例是否合理？

对你的时间管理现状作出评估个人时间管理的分析与评估5、改进职业人士反省自己一天的时间浪费需要自问的10个问题：

今天有哪些事是在不适当的时间内做的？

今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？

今天最具工作效率的是哪一段时间？

今天最不具工作效率的是哪一段时间？

今天工作过程中最大的干扰是什么？

今天最严重的三个时间使用误区是什么？

今天做了哪些不必要的事？

今天做了哪些不需要亲自做的事？

这些事可以授权给谁去做？

今天花费了多少时间做重要的事？

花费了多少时间做不重要的事？

今天花费了有哪些事情本来应该花费更多的时间去做？

对你的时间管理现状作出评估第一章：

职业人士必须学会时间管理第二章：

对你的时间管理现状作出评估第三章：

对时间进行计划第四章：

分清任务的轻重缓急第五章：

时间管理的技巧课程内容对时间进行计划什么是正确的目标1、人不能失去目标2、目标的种类为什么干什么怎么干99%的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关。

――美国管理学家德鲁克3、目标体系的SMART原则■S-Specific具体，不能笼统；■M-Measurable可度量，■A-Attainable可实现，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标。

■R-Realistic现实性，指目标是实实在在的。

■T-Timebound时限，完成目标的期限。

人生终极目标长期目标短期目标每日目标中期目标10年以上5至10年1至5年每天2至5个目标什么是正确的目标目标金字塔4、做一个目标导向的人对时间进行计划什么是科学的计划科学的计划是可操作性的科学的计划是分步骤的科学的计划是具有灵活性的对时间进行计划怎样做好时间计划――任务待办单法对时间进行计划1、任务待办单――有效的时间计划方法……21备注完成情况完成者任务类型今日待办事项2、怎样填写任务待办单首先列出计划中今天要完成的工作；其次，把这些事情按紧迫程度分成ABC三类；A类：

必须要在两个小时内完成B类：

必须在当天完成C类：

三天之内要完成怎样做好时间计划对时间进行计划3、填写任务待办单的注意事项明确每天工作任务中的重点任务在高效率时间段安排高价值的活动百灵鸟型猫头鹰型混合型注意平衡性和交替性注意连续出现的工作任务把任务待办单变成自己的习惯！

怎样做好时间计划对时间进行计划团队时间计划方法简介工作任务分解结构（WBS）甘特图网络图工作任务分解结构甘特图网络图对时间进行计划制定时间计划的基本步骤确定目标列出途径选定最佳途径将途径转化时间安排表执行时间安排表调整时间安排表对时间进行计划第一章：

职业人士必须学会时间管理第二章：

对你的时间管理现状作出评估第三章：

对时间进行计划第四章：

分清任务的轻重缓急第五章：

时间管理的技巧课程内容找出最重要的事分清任务的轻重缓急80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。

----意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图80/20法则80/20举例说明80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工分清任务的轻重缓急区分事情重要与否的标准能直接为实现目标服务能为实现目标创造条件能为预防危机服务分清任务的轻重缓急**时间是我们生命的一部分!

名人名言盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。

　　　　　　　　　　　　　――陶渊明凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。

　　――华罗庚放弃时间的人，时间也会放弃他。

――莎士比亚你热爱生命吗？

那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。

　　　――富兰克林时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。

　　　　――彼得?

杜拉克名人名言■每一个生命只有一次机会――时间与生命年轮■成就大事业的黄金时代――童年、少年、青年、中年、壮年、老年■为什么许多人一生平淡，毫无见树鲁迅先生说：

时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。

　　　学者关于时间浪费的调查“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50―60次。

平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。

其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。

同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。

”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。

■时间的浪费――某项调查数据结果（１天）睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时■时间的浪费――电话干扰，陪同煲粥――会而不议，议而不决――不速之客，礼节陪聊――回复信件，斟字酌句――外部客观的低效率■时间陷井――情不自禁――事必躬亲――过分客套――例行公事――犹豫不决――漫不经心――碌碌无为国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：

?

管理人员平均每8分钟被打扰一次；?

业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；?

行政管理人员每周会议20小时。

心理学家指出：

?

恢复思路平均时间为３－５分钟时间管理的八大法宝■树立时间价值观　　　　　　　　理念变革■结构流程优化　　　　　　　　　组织前提■工作环境“５Ｓ”　　　　　　　　准备工作■工作的计划性　　　　　　　　　目标管理■分清工作轻重缓急　　　　　　　　优先级■并行串行的兼顾性　　　　　　　　统筹学■工作任务转移　　　　　　　　授权与借力■学会说“不”　　　　　　　　　拒绝的学问第一章：

职业人士必须学会时间管理第二章：

对你的时间管理现状作出评估第三章：

对时间进行计划第四章：

分清任务的轻重缓急第五章：

时间管理的技巧大纲小实验道具：

――铁桶一只，大石头一块，碎石若干，　　细沙一堆，水一罐。

方法：

把以上物品装进铁桶。

提问：

如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？

1、什么是时间■牛顿力学中的时间――是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。

■时间的目的――就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事件进程描述的一个基本的物理量。

■科学上的时间概念――1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日12时正回归年长度的1/31556925.9747。

这种以地球公转为基础的时间标准称为*历书秒。

――1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。

――按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个周期的持续时间”。

2、时间是怎样产生的■日常的时间概念――年、月、日、时、分、秒――地球自转、公转与月球公转太阳地球地球公转轨道月球3、时间的基本特性时间恒久性时间特性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性5432160岁退休的年龄岁现在的年龄×220工作日×8小时时小时至退休前的工作时间×220工作日×3小时小时×145工作日×12小时小时至退休前的休闲时间你的时间资产小时安静时间弹性时间交通时间0.83504008250100.4225200825050.2515120825030.161080825020.0854082501每分钟价值（元）每小时价值（元）每天价值（元）日工作时间（小时）年工作时间（天）年收入（万元）你的时间价值：

每天/每小时/每分钟元4、什么是时间管理■概念――由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。

所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。

■结论――通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。

可以改变的才适合管理；时间本身不能改变也不能管理（自然规律）；可以改变的是自己的思想、行为、习惯――最有效的是改变思想。

时间管理其实是：

资源管理自我行为的管理提高时间资源的使用效率学习时间管理的意义时间管理是职业成功的源泉适应快鱼吃慢鱼的社会提升自我面对变化的能力增加给自己“充电”的时间增加放松自己的时间时间管理的历程用完consume用好utilize用对right*各时段工作状态表注意力时间8101213151618*