powerpoint技术指导.docx
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powerpoint技术指导
PowerPoint不是字处理软件
制作PowerPoint幻灯片并不是要在一张幻灯片上塞进尽可能多的内容。
幻灯片是为了在听众记忆里留下印象，引发人思考的。
这意味着你甚至不用在上面写完整的句子，简单的描述就很好了。
避免逐字逐句读幻灯片
把PowerPoint当作字处理软件的一个必然后果就是太多的演讲者站在那里，读幻灯片上的内容。
这就产生了一个误区：
演讲者忘记了他们的听众绝大部分是有文化的，完全可以自己阅读。
如果你想要为人们朗读，那么就去参加本地图书馆举办的读书活动吧。
陈述的目的是为了向听众解释那些他们不能够从幻灯片中了解的内容。
如果不是这样，他们完全可以把你的幻灯片带回去，在他们自己的办公室、家里、船上、甚至盥洗室里舒舒服服地阅读。
图片比文字表达效果更好
仅仅因为PowerPoint有很多页的文字，并不能成为使用它们的理由。
一张满页文字的幻灯片所含的信息量很难与一张仅有一幅图片的幻灯片相比。
在幻灯片上放一张图片而不是一页的文字，然后讲解这张图片，人们会发现这样会有趣的多，而且信息也更丰富。
这样也让人们认为去听你的演讲更有价值，而不是仅仅下载幻灯片，这让你有更多的发挥机会。
充分了解你的演讲稿
诸如“哦！
这个幻灯片放在这里干吗”或者“我真不知道这个幻灯片想表达什么”之类的评论对于演讲稿来说都不是一件好事。
总的来说，一位听众花了时间和精力来听你的演讲，起码希望你能够花同样的时间和精力来准备这次演讲。
拿别人的演讲稿，然后直接站到演讲台上，开始读幻灯片上的内容并不是一种好的工作方式。
板书并不好，精彩的故事才吸引人
并没有法律规定你讲的内容必须按照板书的方式展现出来。
事实上，就算在学校，采用板书的方式讲课对于学生来说也并不有趣。
绝大部分时候，这些课程的老师是把课程里的内容同真实生活结合起来，向学生讲述一个故事来证明一个观点。
你想听什么呢？
是愿意听关于疏忽的四个法律案件的引证？
还是更愿意听一个关于某人疏忽的故事，由于他的疏忽，竟然被人起诉。
陈述的内容比幻灯片模板的选择重要得多
每年我平均要在会议上做80次演讲，出于某些原因考虑，每一个会议都喜欢用自己独特的幻灯片模板。
根据你需要做的演讲类型以及你在幻灯片里的做处理不同，修改模板需要花15分钟到2个小时。
而这2个小时本来可以用在其他更有意义的工作上，比如可以添加些该会议听众关心的内容，而不是把时间花在修改模板之类听众根本不关心的问题上。
善用三分屏的界面
PowerPoint的三分屏界面对于编写幻灯片来说非常有用，但是它的作用并不能够替代你自己的排练，三分屏界面的作用并不是让你在演讲的时候知道下一张幻灯片的内容。
按F5键，然后按照设计的方式使用PowerPoint.如果你已经在使用三分屏的模式，按“Shift”+“F5”键，就能够从当前的幻灯片开始进行播放。
选择合适的色彩
陈述的主要目标是传播知识，如果你用白底黑字的幻灯片，这在光线暗淡的房间里看起来格外让人痛苦，你就很难将任何观点传递给听众，因为他们在整个演讲过程中，一直试图把目光从屏幕上逃开，望向其他地方。
照顾听众中的残障人士
如果听众中有残障人士，需要照顾他们的需求。
例如，如果在蓝色的背景上使用红色的字体对于某些有色盲的人士来说就看不见内容了，因为在他们看来屏幕会不停地动，红色的内容在黑色的背景上也会遇到一样的问题。
在他们的眼中，红色的内容在绿色的背景中甚至会消失不见，除非是完全红屏的情况，在这种情况下，红色的内容会突然变大。
选择适合的字号
12磅（五号）字体除非你贴屏幕特别近才能够看得清，如果是这样的话，你头部的运动似乎就太大了。
14号字体应该是最低要求。
理想状况下，不要使用小于18磅的字体。
不过，这并不是一场比比看谁用的字体更大的比赛。
如果你仅仅在一张幻灯片中使用了12磅字，也没必要太紧张。
一两张带有小字体的幻灯片反而会让你的演讲稿看起来更具有阅读性。
PPT能最小显示的中文字体为8磅。
设置动画效果
（1）、设置幻灯片的动画效果
视图→幻灯片浏览→单击要设置动画效果的幻灯片→幻灯片放映→预设动画→设置一种动画效果
（2）、设置文本的动画效果
右击幻灯片的文本对象→在弹出的快捷菜单中单击“自定义动画”→弹出“自定义动画”对话框→在对话框中进行文本动画设置一套完整的PPT文件一般包含：
片头Flash、动画、PPT封面、前言、目录、过渡页、图表页、图片页、文字页、封底、片尾动画等；所采用的素材有：
文字、图片、图表、动画、声音、影片等；国际领先的PPT设计公司有：
themegallery、poweredtemplates、presentationload等；中国的PPT应用水平逐步提高，应用领域越来越广；PPT正成为人们工作生活的重要组成部分，在工作汇报、企业宣传、产品推介、婚礼庆典、项目竞标、管理咨询、教育培训等领域占着举足轻重的地位。
相册制作
⒈启动ppt，新建一个空白演示文稿。
依次单击“插入”菜单中的“图片”，选择“新建相册”命令，弹出“相册”对话框。
⒉相册的图片可以选择磁盘中的图片文件（单击“文件/磁盘”按钮），也可以选择来自扫描仪和数码相机等外设中的图片（单击“扫描仪/照相机”按钮）。
通常情况下，大家单击“文件/磁盘”按钮选择磁盘中已有的图片文件。
ppt在弹出的选择插入图片文件的对话框中可按住shift键（连续的）或Ctrl键（不连续的）选择图片文件，选好后单击“插入”按钮返回相册对话框。
如果需要选择其他文件夹中的图片文件可再次单击该按钮加入。
⒊所有被选择插入的图片文件都出现在相册对话框的“相册中的图片”文件列表中，单击图片名称可在预览框中看到相应的效果。
单击图片文件列表下方的“↑”、“↓”按钮可改变图片出现的先后顺序，单击[删除]按钮可删除被加入的图片文件。
通过图片“预览”框下方的提供的六个按钮，大家还可以旋转选中的图片，改变图片的亮度和对比度等。
⒋接下来大家来看看相册的版式设计。
单击“图片版式”右侧的下拉列表，大家可以指定每张幻灯片中图片的数量和是否显示图片标题。
单击“相框形状”右侧的下拉列表可以为相册中的每一个图片指定相框的形状，但功能必须在“图片版式”不使用“适应幻灯片尺寸”选项时才有效，假设大家可以选择“圆角矩形”，这可是需要用专业图像工具才能达到的效果。
最后还可以为幻灯片指定一个合适的模板，单击“设计模式”框右侧的[浏览]按钮即可进行相应的设置。
在制作过程中还有一个技巧，如果你的图片文件的文件名能适当地反映图片的内容，可勾选对话框中的“标题在所有图片下面”复选项，相册生成后会看到图片下面会自动加上文字说明（即为该图片的文件名），该功能也只有在“图片版式”不使用“适应幻灯片尺寸”选项时才有效。
以上操作完成之后，单击对话框中的[创建]按钮，ppt就自动生成了一个电子相册。
到此，一个简单的电子相册已经生成了。
当然了，如果需要进一步地对相册效果进行美化，大家还可以对幻灯片辅以一些文字说明，设置背景音乐、过渡效果和切换效果。
相信大家看完此文后，能自己亲自动手，制作一个更精美的个性化的电子相册。
制作完成后，记得将你的相册打包或刻录成光盘，送你的亲朋好友一起欣赏哦。
设置按钮
在PPT演示文稿中经常要用到链接功能，大家可以用“动作按钮”功能来实现。
下面，大家建立一个“课堂练习”按钮，链接到第十七张幻灯片上。
⒈执行“幻灯片放映动画按钮自定义”命令。
⒉在幻灯片中拖拉出一个按钮来，此时系统自动弹出“动作设置”对话框。
⒊然后选中“超链接到”选项，然后单击其右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片”选项，打开“超链接到幻灯片”对话框，选中第十七张幻灯片，确定返回。
⒋右击按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“添加文本”选项，再输入文本（如“课堂练习”）。
⒌设置好文本的字号、字体等，调整好按钮大小，并将其定位在合适的位置上即可。
文稿合并
PPT文档是经常使用的一种演示文稿，公司的很多活动都会使用到，其格式较为特殊，由于其中往往插入很多图形以及添加一些动画效果，因此要比较两篇演示文稿的不同，的确有点麻烦，而利用PowerPoint的比较合并演示文稿功能，不仅仅能够比较出两个文稿文字、图形的改动情况，而且能够将动画的改变情况查找出来，从而能够对自己演示文稿的变化情况了如指掌。
在操作上，PowerPoint的比较合并演示文稿功能与Word的操作有较大不同。
启动Microsoftoffice PowerPoint，打开演示文稿，比如：
VPN产品介绍.PPT，执行“工具→比较并合并演示文稿”命令，在弹出的对话框中选择要比较的其他演示文稿，如VPN产品介绍（修改）.PPT，单击“合并”按钮。
随之，往往会弹出一个关于“一个或多个演示文稿未使用‘文件’菜单上的‘邮件收件人（审阅）’命令发送”提示框，这里直接单击“继续”按钮即可。
在打开的源演示文稿中的右侧会显示一个“修订”任务窗格，在其中会将对每张幻灯片的修改情况列举出来，单击“幻灯片更改”列表框中的某个修改操作，即可在幻灯片中直接看到其更改具体操作，如果需要接受更改操作的某个具体步骤，只要选中相应操作前面的复选框即可，如删除“卡“字。
与在Word中类似，在比较合并PPT文档时，在工具栏上也会出现一个“修订”工具按钮，从其中可以查看审阅人以及进行是否接受修改等操作。
设置程序
用户可以在幻灯片放映的过程中打开任何其他程序，例如MicrosoftExcel或InternetExplorer。
而且程序是在MicrosoftofficePowerPoint外部打开的，不会嵌入演示文稿中。
具体方法是：
首先在幻灯片中，选择用于打开程序的文本或对象，执行“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”命令。
如果用户想要在幻灯片放映过程中通过单击选定对象的方法来打开程序，请使用“单击鼠标”选项卡；如果希望在鼠标移过对象时打开程序，请单击“鼠标移过”选项卡。
在其中单击“运行程序”，再键入路径或单击“浏览”查找要打开的程序。
完成以后单击“确定”关闭对话框。
估计时间
⒈排练时自动设置幻灯片放映时间间隔的方法：
⒈打开要设置时间的演示文稿。
⒉在“幻灯片放映”菜单中点击“放映/排练记时”命令，激活排练方式。
此时幻灯片放映开始，同时计时系统启动。
⒊重新记时可以单击快捷按钮，暂停可以单击快捷按钮，如果要继续那就要再一次单击按钮。
⒋当MicrosoftofficePowerpoint2003放完最后一张幻灯片后，系统会自动弹出一个提示框。
如果选择“是”，那么上述操作所记录的时间就会保留下来，并在以后播放这一组幻灯片时，以此次记录下来的时间放映，同时弹出的结果，在此图中显示出了每张幻灯片放映的对应时间；点击“否”，那么你所做的所有时间设置将取消。
课件1，演示排练时自动设置幻灯片放映时间间隔的方法
已知放映所需时间后的时间间隔设置的方法：
如果已经知道幻灯片放映所需要的时间，那可以直接在“排练”对话框内输入该数值。
⒈在“幻灯片放映”菜单中点击“放映/排练计时”命令，激活排练方式。
⒉将要设置时间间隔的幻灯片选中。
⒊用鼠标单击“排练”对话框内的时间框，将光标定位于这里，在这个框里按照小时：
分：
秒的格式输入时间，完毕后按回车键，则所输入的时间便被生效，并自动放映下一张幻灯片并继续记时。
⒋同理，只要在其它幻灯片上重要上述步骤，便可以将所有需要设置时间间隔的幻灯片处理完毕，只要在最后弹出的对话框里单击按钮“是”表示确认后，所设置的时间间隔便可以生效。
设置完毕后，可以在幻灯片浏览视图下，看到所有设置了时间的幻灯片下方都显示有该幻灯片在屏幕上停留的时间。
制作符号
一般情况下，用户使用的项目符号都是1．2．3，a、b、c之类的，其实，大家还可以使用图片文件来作为项目符号。
首先请用户选择要添加图片项目符号的文本或列表。
点击“格式→项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，用户可以选择图片项目符号。
在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击“确定”。
小提示：
若要将自己的图片添加到此对话框中，请单击“导入”，再选择所需的文件，然后单击“添加”。
如果用户的计算机上没有安装剪辑管理器，则在“项目符号和编号”对话框中单击“图片”后会显示“插入图片”对话框，用户只需要选择自己希望的图片就可以了。
运用母板
使用母版可以定义每张幻灯片共同具有的一些统一特征。
这些特征包括：
文字的位置与格式，背景图案，是否在每张幻灯片上显示页码、页脚及日期等。
母版中最常用到的是幻灯片母版。
它控制除标题幻灯片以外的所有幻灯片的格式。
母版上的更改反映在每张幻灯片上。
如果要使个别的幻灯片外观与母版不同，直接修改该幻灯片即可。
幻灯片母版的使用操作如下：
⑴打开“视图”菜单上的“母板”，单击“幻灯片母板”。
⑵将对象添加到幻灯片母版中。
⑶单击“母板”工具栏上的“关闭”按钮。
图片运动
打开“幻灯片放映”菜单下的“自定义动画”选项，就可以在屏幕右侧出现“自定义动画”任务窗口。
动画的整个设置过程就可以在这个窗口中完成，如果选中窗口底部的“自动预览”选项，那么所添加的任何动画效果都能在编辑区内得到实时的预览。
PowerPoint2003增加了“强调”、“退出”、“动作路径（包括绘制自定义路径）”的效果。
特别是“绘制自定义路径”效果可以使对象沿着自定义的路径运动，为老师们制作课件带来了很大的方便，解决了97/2000版中实现这种效果既繁琐又不理想的问题。
PowerPoint2003的“进入（对象进入画面过程中的动画效果）”、“强调（对象进入画面后的动画效果）”、“退出（对象退出画面过程中的动画效果）”效果都提供了“基本型”、“细微型”、“温和型”和“华丽型”多种动画。
“动作路径”和“绘制自定义路径”设有“基本”、“直线和曲线”、“特殊”、“任意多边形”、“自由曲线”等动画路径，动画效果可谓名目繁多。
并且对于同一对象可以设置多种不同的动画效果，如果再适当地设置各动画的起始时间和过程时间，其最终效果有如Flash，令人叫绝。
笔者曾用“绘制自定义路径”效果和退出中的“缩放”、“渐变”效果三者结合，在同一张幻灯片中让热气球慢慢升起→飘向远方→越来越小→越来越朦胧。
整个动画一气呵成，过程流畅，决不拖泥带水。
动画控制
对于动画方式，PowerPoint2003除了提供“单击鼠标”和“之后（从上一项之后开始）”控制功能外，还增加了“之前（从上一项开始）”和“触发器动画”两项控制动画的新功能。
利用“之前”动画方式，在一张幻灯片中就可以设置多个对象同时运行动画的效果，并且不同对象动画的开始时间可以自行设定。
“触发器动画”可以将画面中的任一对象设置为触发器。
单击它，该触发器下的所有对象就能根据预先设定的动画效果开始运动，并且设定好的触发器可以多次重复使用。
利用这种动画方式，可以制作出类似在Authorware、Flash等软件中用按钮控制动画的效果（将“动作按钮”作为触发器即可）。
速度控制
在PowerPoint97/2000版中，对象动画过程的时间或速度是默认的，无法预先设定，而2003版的此项功能却是无可挑剔的，完全可以与Authorware的动画时间控制相媲美。
它设有“非常慢（5秒）”、“慢速（3秒）”、“中速（2秒）”、“快速（1秒）”和“非常快（0.5秒）”等各种选择。
如果还觉得不够的话，还可直接在“速度”栏中输入所需的时间，多的可以是几小时，最少为0.01秒。
另外，用2003版制作的滚动字幕动画可以让你从容地将一大段文字一一读完，动画与音乐（声音）的同步播放也不再是一件难事了。
如果你需要重复播放某一段动画，除了用触发器控制外，还可以在“重复”框中选择重复的次数或停止该动画的条件（“直到下一次单击”或“直到幻灯片末尾”）。
设定动画的起始时间和过程时间还可以通过以下简捷的方法进行：
选择图1中的“显示高级日程表”项，则动画列表中每个动画的右侧将显示蓝色的动画时间矩形块，通过移动或缩放矩形块，可以方便地改变动画的起始时间和过程时间。
当然，PowerPoint2003不但在动画功能方面有了很大的改进，其他方面也有了长足的“进步”，如在增大剪贴画容量的同时增加了自动搜索整个硬盘图片、声音、视频的功能；允许每一张幻灯片采用不同的模板；扩充了幻灯片切换效果并且切换时间间隔最小可以是0.1秒等等。
表格插入
用动画的形式介绍插入图表的方法和技巧；利用图表，可以更加直观地演示数据的变化情况。
⒈执行“插入图表”命令，进入图表编辑状态。
⒉在数据表中编辑好相应的数据内容，然后在幻灯片空白处单击一下鼠标，即可退出图表编辑状态。
⒊调整好图表的大小，并将其定位在合适位置上即可。
注意：
如果发现数据有误，直接双击图表，即可再次进入图表编辑状态，进行修改处理。
转换文稿
制作的演示文稿有大量的文本，已经在Word中输入过了，可以用下面两种方法直接调用进来：
在使用下面两种调用方法之前，都要在Word中，对文本进行设置一下：
将需要转换的文本设置为“标题1．标题2．标题3……”等样式，保存返回。
方法一：
插入法：
在PowerPoint中，执行“插入→幻灯片（从大纲）”命令，打开“插入大纲”对话框，选中需要调用的Word文档，按下“插入”按钮即可。
注意：
仿照此法操作，可以将文此文件、金山文字等格式的文档插入到幻灯片中。
方法二：
发送法。
在Word中，打开相应的文档，执行“文件→发送→MicrosoftOfficePowerPoint”命令，系统自动启动PowerPoint，并将Word中设置好格式的文档转换到演示文稿中。
自动播放
幻灯片自动切换；在PowerPoint中，可为每个幻灯片设置相应时间，让它到达预定时间后自动切换而无需手工单击切换：
先在普通视图中选中幻灯片，再选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”，在“换片方式”下，选择“每隔”复选框，再输入要幻灯片在屏幕上显示的秒数即可。
快速启动方法
如果已经制作完成了幻灯片，以后再用到时只是播放幻灯片，而不用修改它。
那可以选择“文件——另存为”，并在打开的窗口中选择保存幻灯片类型为“PowerPoint放映（*.pps）”。
以后在“资源管理器”中双击该文件，PowerPoint就会自动播放该幻灯片，而不是打开它来编辑。
替换母版
灵活调用模板
PowerPoint提供的模板非常丰富，可以根据需要灵活选用：
选择“文件”→“新建”，在打开的任务窗格中可以看到它提供了“新建”、“根据现有演示文稿新建”和“根据模板新建”三种调用模板的方式。
“新建”下又有“根据设计模板”和“根据内容提示向导”等方式。
而单击“根据现有演示文稿新建”下的“选择演示文稿”，可以将现有演示文稿作为模板建立新文件。
“根据模板新建”下则有“通用模板”官方上的模板”等多种选择，单击“通用模板”可以打开“模板”对话框，选用系统安装的各种模板。
网络模板上文已经做过介绍，这里不再重复。
灵活选用模板
PowerPointXP之前版本调用模板很死板，演示文稿中的幻灯片只能应用同一种模板。
PowerPointXP对此作了很大的改进，你可以给演示文稿中的幻灯片选用各种模板：
首先选中“视图”菜单下的“任务窗格”，打开“幻灯片设计”任务窗格。
并在“普通”视图下选中要应用模板的幻灯片（如果有多个幻灯片要应用同一模板，可以按住Ctrl键逐个选择），最后再将鼠标指向任务窗格中显示的某个模板，单击右侧的下拉按钮打开菜单，选择其中的“应用于选定幻灯片”即可。
应用配色方案
不知道大家注意过没有，在PowerPoint中的“配色方案”其实是一种特殊的模板，如果你想将某个配色方案应用于多个幻灯片，可以按住Ctrl键选中“幻灯片”窗口中的多个幻灯片，然后单击“幻灯片设计”任务窗格中的“配色方案”，最后单击任务窗格中你喜欢的“配色方案”，则所选幻灯片就会使用这个配色方案。
如果你想将设计模板、动画方案或文字版式快速应用于多个幻灯片，也可以使用这个技巧。
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