采购管理工作指引A0.docx
《采购管理工作指引A0.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理工作指引A0.docx（14页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
采购管理工作指引A0
1.0目的
为确保对影响采购质量的关键环节实施控制，保证采购产品的质量、性能、交付和服务等各方面。
2.0适用范围
适用于公司在工程建设和生产准备过程中的所有产品或服务的采购控制。
3.0权责
3.1采购管理实行业务管理原则和法律归口管理的原则。
3.2采购经理负责领导公司的采购管理。
3.3资材部、仓库是采购管理主要部门。
4.0定义
对购入厂物品：
采购人员依采购单编号点收、核对正确性无误后，交仓管置放于待验区，并填写《进料验收单》送交品质人员进行验收。
5.0内容
采购管理
5.1采购需求预算
为采购请求人员定义预算代码。
在开采购请求时预算是必选项。
每一个需求预算需要定义一个工作年度，以及这个年度内不同月份的预算金额。
同时还要定义有权使用该预算的一系列系统用户。
5.1.1进入货品控制系统---采购管理---采购需求预算
5.1.2右击选择“新增”，出现定义采购需求预算的界面。
图
（一）所示
图
（一）
预算代码：
可以自己定义。
预算：
输入采购每月预算的金额。
需用用户：
增加可以使用预算的人员。
为采购请求人员定义预算代码。
在开采购请求时预算是必选项。
每一个需求预算需要定义一个工作年度，以及这个年度内不同月份的预算金额。
同时还要定义有权使用该预算的用户
5.2供应商价格及交付排程
一个供应商能提供多项材料，同时一项材料也可以由多个供应商供应。
本模块就是为材料定义供应商的价格。
不同的采购数量可以有不同的价格，以及不同的价格折扣。
根据数量范围最多可以定义6种价格。
5.2.1进入采购管理---供应商价格及交付排程
5.2.2双击进入。
如图
（二）：
供应商代码：
点右边的
图标，找到供应商。
变动查询：
能够查询所有材料中有价格变动的历史记录。
图
（二）
5.2.3点击“新建”，出现新建供应商材料价格表。
如图（三）所示
库存原材料：
从库存原材料中选择材料名称。
订购方法：
选择订购是按数量订购还是按金额订购。
建议最少订购数量：
一次订单最少的订购数量。
价格范围：
在供应商价格一栏输入这项材料的价格。
最近采购价格：
提供最近几次下采购单的价格。
5.2.4确认无误后保存。
图（三）
5.3材料请购审批授权
为请购单的审批确定审批人员，不同部门开出的请购单，可能需经不同的上级领导审批。
一个审批代码可以有若干个审批人员，不同的审批人员审批请购金额的大少可以不同，在这里审批人员也就是有权登入的系统用户。
审批代码是‘采购请求’程序的必选项。
如是没有审批代码，就将无法开出采购请求单，进而也无法正常采购。
如果一个审批代码中，所有审批人员的额度上限一样，那么代表选择该审批代码的请购无条件经过所有的审批人员的审批。
审批的顺序与程序中增加进去的排列先后顺序进行审批。
5.4材料采购审批授权
材料采购审批授权是为采购单的审批确定审批人员，审批人员可以设多个。
采购的审批同请购的审批一样，审批人的顺序也是很重要，审批金额小的人员必须在审批金额大的人员之前审批。
如果不想根据金额的大小确定参于会签的人员，而是不管采购金额的大小，所有采购必须经过相同的人员审批，这种情况上，在增加的审批人员中将审批金额设置成一样大小，同时将金额设置成足够大就可以。
本模块程序中审批金额是以本位币计算。
如果说审批人员权限相同，也就是审批金额一致，那么将来审批的顺序就是你在本程序中增加人员的顺序。
5.6开请购单
各部门所有的需要都要开请购单。
在开请购单之前，要有采购需求预算与材料请购审批授权。
请购单分标准请购与杂项请购。
标准请购指请购的项目已经建立了材料编码，在库存报表中要反映材料项目。
杂项采购指没有建立材料编码，库存进出报表中不需要反映出来。
进入：
点货品控制系统---采购管理---开请购单
右击新建按钮，如图（四）所示：
图（四）
新建：
新增加一个请购单。
提交审批：
提交新增加的请购单。
审批信息：
查看请购单的审批情况。
点击新建---生产物料，进入新增采购请求界面。
见图（五）
请购编号：
在选则“工厂”后系统自动产生。
工厂：
由内部那个分厂申请。
审批代码：
根据前面的外发材料请购授权与采购需求预算自动带出。
请购部门：
根据登录的账号自动识别开请购单的部门。
添加请求：
新增请购单具体内容。
图（五）
点击添加请求，出现增加标准请购的项目。
如图（六）价格可以不用输。
图（六）
原材料：
需要请购的材料名称。
搜索
采购数量：
输入需要请购的数量。
请购原因：
手动备注说明。
确定后，保存当前所新增的请购单。
同时将当前的请购单提交审批。
5.7请购单审核
对开出的采购请求进行审核，确定其合理性。
同时可以查看具体的每一项请购内容。
进入以后，自动显示当前系统用户有权审批的请购单。
一个请购单可能是当前用户有审批权，但不一定就可以马上进行审批，因审批有一定顺序。
可以点击‘审批信息’单选框，查看所有有权审批的请购。
同时也可以单击右键查看每一项请购的审批信息。
确定当前的审批人员是谁。
5.7.1进入点击“请购单审核”进入。
系统会根据权限，显示相应的要审核的请购单。
如图（七）所示：
图（七）
5.7.2点击“批准”，状态栏由“待审批”变成“已批准”，就完成对请购单的审批。
审批通过的请购单就不会出现在这里面。
“审批信息”，查看请购单审批信息。
5.7.3请购单受理
请购单经过审批后转到请购单受理模块，只有经过受理后的请购单才能下采购订单。
点击“请购单受理”进入请购受理模块，如图（八）所示：
系统提供检查、受理、提交等一些子按钮。
由采购部门对各部门提出的原材料或者杂项物品的采购请求进行受理。
受理的主要工作是确定请购的每一项材料项目的供应商和价格。
图（八）
上面显示请购单号，下面则显示的是一个请购单的请购明细。
编辑：
修改请购单。
检查：
查看请购单。
提交采购：
确认请购单各项无误后，点击后就将请购单提交给采购部。
点击“提交采购”后，上面“状态”一栏也由“已批准”变为“待采购”，“待采购”表示请购单已经到采购系统而未下采购订单。
5.8采购订单
请购单只有经过采购部下采购订单后才能到供应商手中，采购订单同样分为标准采购订单和杂项采购订单（生产物料与非生产物料），同时提供从已经审批的请购单中导入数据生成采购订单（“PR单导入”“多批次导入”）。
图（九）所示：
注：
一个请购单，如果在‘采购请求’中指明了采购员，则只有该采购员才有权限导入此请购单。
一个采购订单只能对应一个供应商，使用同一种货币，同时一个采购订单只能为一个工厂采购。
程序可以根据工厂及供应商的不同而一次开出多个采购单。
图（九）
导入数据---来自PR单导入采购：
采购数据来自请购已经受理过的。
导入数据——多批次导入采购：
采购数据来自请购已经受理过的
编辑：
对已经下了采购单而没有提交审核的采购单进行修改。
检查：
查看功能。
提交审核：
提交已经下的采购订单。
暂缓采购订单：
在订单还没有审核前，将采购订单先暂缓。
取消采购订单：
订单已经审批，但还没有收货时取消订单的操作。
已经有收货记录的订单是无法取消的。
另外如果订单没有审批也是可以做取消操作动作。
取消操作将会修改采购订单对应请购单所使用的预算。
结束采购订单：
对订单已审批并且已经有收货记录时的操作。
结束采购订单将把订单状态变成已收货状态，没有审批的订单是无法使用结束采购订单操作的。
审批信息：
查看订单的有关审批信息。
采购订单变更记录：
提供查看采购订单记录的资料。
点击“来自PR采购请求”后，出现一个“采购请求查询”的界面，从里面找到要下采购订单的请购单并确定，系统就出现一个“采购订单项目编辑/输入”的界面。
如图（十）所示：
上面的采购订单、装运地点、请购部门、货币、汇率、装运方式等都由系统自动带出。
对中间“项目名称”下面的数据右击，选择“编辑”，对采购订单价格进行编辑。
最下面，系统提供了一些付款条件与方式，可以针对某一个订单进行修改。
在下采购订单时，系统提供了备注功能。
左上角的“
”采购订单记事本或交货记事本，记录的数据最多四行，每行最多70个字符。
“
”用来记录多行记事本，确认采购订单后点击左上角的
存档。
图（十）
确认后回到图（九），右击选择“提交审核”，这时采购订单的状态由“未提交”变为“待审核”，颜色也由绿色变成白色。
5.10采购订单审核
在采购订单生成后，要检查采购的数量、单价、供应商等是否合理，以便打印采购订单给供应商。
有权审批的人在PO生成时自动产生，当有审核权限的人进入后就能看到当前自己需要审批的订单。
1.进入双击“采购单审核”，进入审核界面。
如图（十一）
2.系统出现需要审批的外发请购单，右击选择“批准”，状态栏由“待审批”变成“已批准”，就完成对请购单的审批。
审批通过的请购单就不会出现在这里面。
图（十一）
5.11请购采购审批授权
将请购单、采购单审批的权限授权给另一个人，让这个人来审批。
主要作用是当审批人因为某种原因暂时不能及时完成请购单、采购单的审批时，可以将自己审批的权限交给另外一个人，让这个人来完成审批操作。
同是也可以随时取消已授权用户授权。
注：
如果先前已经有一个人将审批的权限授给了某人，那么这个人不能再将自己的权限转授给第三人（可以直接将权限由审批人授权给第三人，不能通过中间方转授权），同时只能接收一个用户的授权不能接收多个用户的授权。
件制/修订记录
序号
版本
生效日期
制定/修订
审核
核准
制定/修订内容
1
A/0
制订/修订、审核、核准用该员的名字代表
升级会员 