市政工程监理资料内业指导书.docx
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市政工程监理资料内业指导书
市政工程监理资料整理归档
作业指导书（初稿）
前言
根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）规定，对于工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程与现状、具有保存价值的各项载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。
并须经过分类整理、按要求组成案卷。
本文中所采用的表式有些来自《建设工程监理规范》的ABC表，还有些来自公司制定的程序表式，均是在各项目部整理、编制监理资料时会使用的表格，但由于各项目各有特点，填写的内容也会不同，考虑到目前各项目部均配备计算机，办公自动化，因此可以根据各自特点对表式进行调整或创新。
依据我公司《施工阶段监理资料整理归档管理办法》（第三次修改），按照在工程中监理文件形成的不同阶段或类型，保管期限见下表：
市政工程监理文件归档范围和保管期限表表1
序号
归档文件
记录清单编号
适用标准程序
保存单位和保管期限
建设
单位
监理
单位
城建
档案馆
1
合同文件
1.1
建设工程监理中标通知书
●
长期
●
1.2
建设工程委托监理合同
●
长期
●
2
项目监理部的组建
2.1
项目监理部机构表
●
长期
●
2.2
员工花名册
短期
3
施工准备阶段
3.1
工程图纸（变更）登记表
短期
3.2
项目监理部内部图纸审查意见
短期
3.3
图纸会审纪要
●
长期
●
3.4
监理规划
●
短期
●
3.5
第一次工地会议纪要及签到表
短期
3.6
监理工作交底会议纪要及签到表
短期
3.7
工程基本概况
短期
3.8
承包单位资质情况表
短期
3.9
分包单位资质报审表
●
短期
3.10
鉴证试验室评审表
●
短期
3.11
建筑材料送试单（见证记录）
短期
序号
归档文件
记录清单编号
适用标准程序
保存单位和保管期限
建设
单位
监理
单位
城建
档案馆
3.12
《施工组织设计（方案）报审表》
●
短期
3.13
《工程进度计划报验申请表》
短期
3.14
《施工测量放线报验申请表》
长期
3.15
施工现场质量管理检查记录
长期
3.16
《工程材料/构配件/设备报审表》
长期
3.17
材料/构配件/半成品材质审阅登记表
长期
3.18
《施工机具、设备报验申请表》
短期
3.19
受控文件清单
短期
3.20
记录清单
短期
3.21
收、发文登记表
短期
4
开工审批
4.1
《工程开工报审表》
●
长期
●
5
施工阶段
5.1
监理工作实施细则
●
短期
●
5.2
安全监理方案
●
短期
●
5.3
旁站监理方案
●
短期
●
5.4
《报验申请表》
长期
5.5
隐蔽工程验收记录
长期
5.6
隐蔽工程检查记录认定登记表
长期
5.7
混凝土/砂浆试块试验报告审阅登记表
长期
5.8
监理抽检/平行检查记录
短期
序号
归档文件
记录清单编号
适用标准程序
保存单位和保管期限
建设
单位
监理
单位
城建
档案馆
5.9
旁站监理记录
短期
5.10
《监理工程师通知单》
●
长期
5.11
《监理工程师通知回复单》
●
长期
5.12
施工监理会议纪要及签到表
●
长期
●
5.13
不合格项处置记录
●
长期
●
5.14
质量事故处理报告
●
长期
●
5.15
《工程暂停令》
●
长期
●
5.16
《工程复工工报审表》
●
长期
●
5.17
《工程临时延期申请表》
●
长期
●
5.18
《工程临时延期审批表》
●
长期
●
5.19
《工程最终延期审批表》
●
长期
●
5.20
《工程款支付申请表》
●
短期
5.21
《工程款支付证书》
●
短期
5.22
《费用索赔申请表》
●
长期
5.23
《费用索赔审批表》
●
长期
5.24
《工程变更单》
●
长期
●
5.25
监理月报
●
长期
●
6
其他监理文件
6.1
监理日记
短期
6.2
监理工作联系单
短期
6.3
顾客财产清单
短期
序号
归档文件
记录清单编号
适用标准程序
保存单位和保管期限
建设单位
监理单位
城建
档案馆
6.4
监理服务不合格项处置记录
短期
6.5
不合格因素处置记录
短期
6.6
潜在不合格处置记录
短期
6.7
公司质量目标考核表
短期
6.8
监理工作阶段性报告
短期
7
竣工验收
7.1
监理工作总结
●
长期
●
7.2
《工程竣工报验单》
●
长期
7.3
工程质量评估报告
●
长期
●
7.4
监理业务手册
短期
7.5
竣工移交证明
●
长期
●
7.6
工程竣工决算审核意见书
●
●
说明:
1.表内标注“●”的文件为监理单位需要向建设单位及城建馆档案提供的监理资料；
2.表内资料内容为常见的监理文件，在实际过程中，可以依据各自工程实际特点增添新内容或自然消减个别文件。
监理资料的编制整理方法
为方便检索、查询，本节内容序号均按照表1“市政工程监理文件归档范围和保管期限表”中相关文件序号排列。
1合同文件
1.1建设工程监理中标通知书
1.2建设工程委托监理合同
建设工程委托监理合同（以下简称监理合同）。
监理合同由市场经营部参照合同示范文本草拟专用条件，与委托人协商一致后，合同双方当事人的法定代表人签章并加盖公章后，方可生效。
监理合同一般包括以下条款：
1）监理人的义务；
2）委托人的义务；
3）监理人的权利；
4）委托人的权利；
5）监理人的责任；
6）委托人的责任；
7）合同生效、变更与终止；
8）监理报酬；
9）争议的解决；
10）其他。
签订监理合同一般采用GF-2000-0202示范文本格式。
专用条件部分可参照公司的蓝本进行草拟。
监理合同一般情况下一式四份，有特殊需要时，可增加副本数量。
监理人和委托人各执一套正、副本。
正本由公司财务部长期保管，副本由项目监理部使用，工程竣工后作为长期存档资料。
2项目监理部的组成
2.1项目监理部机构表
本表采用公司制定的表式，按下列要求填写：
1）项目监理部应指定专人填写此表；
2）内容填写齐全，不得漏项；
此表作为项目监理机构成员组成名单，并配以人员资质证书（复印件）。
此表作为工程项目的长期保管资料，项目监理部留存一份，报建设单位一份，报监督单位一份。
2.2员工花名册
本表采用公司制定的表式，按下列要求填写：
1）本表由人力资源部或项目监理部填写；
2）内容填写齐全，不得漏项；
本表一份，作为四年期归档。
3施工准备阶段
3.1工程图纸（变更）登记表
本表采用公司制定的表式，按下列要求填写：
1）项目监理部应指定专人填写此表；
2）内容填写齐全，不得漏项；
此表作为工程图纸的目录清单。
项目监理部留存一份，工程完工后，工程图纸归还建设单位。
3.2项目监理部内部图纸审查意见
由总监理工程师组织项目监理部人员在熟悉工程图纸及相关规范标准的基础上，对工程图纸提出审查意见，以书面形式记录，没有固定表式，以能准确、具体地体现表达内容为主。
报建设单位一份，监理部存档一份。
3.3图纸会审纪要
本表由承包单位填写，内容为图纸会审及设计交底的会议纪要，承包单位填制完成后，报送项目监理部，查看纪要内容属实后，由总监理工程师签认盖章，并在与会各方项目负责人签字盖章后留存一份。
3.4监理规划
应在签订《监理合同》及收到设计文件之后，由总监理工程师主持，专业监理工程师参加编制，并经公司工程部审核、总工程师审批。
监理规划应在第一次工地会议前编制完毕，并报送建设单位。
监理规划可参照公司作业指导书进行编制，一般应包括以下内容：
1）工程项目概况；
2）监理工作范围；
3）监理工作内容；
4）监理工作目标；
5）监理工作依据；
6）项目监理机构的组织形式；
7）项目监理机构的人员配备计划；
8）项目监理机构的人员岗位职责；
9）监理工作程序；
10）监理工作方法及措施；
11）监理工作制度；
12）监理设施。
监理规划公司留存电子版，项目监理部留存一份，报建设单位一份，报监督单位一份。
3.5第一次工地会议纪要及签到表
工程项目开工前，项目监理部人员参加由建设单位主持召开的第一次工地会议。
会议主要内容：
1）建设单位、承包单位和监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构人员及其分工。
2）建设单位介绍工程开工前的准备情况。
3）承包单位介绍施工准备情况。
4）建设单位根据委托监理合同宣布对总监理工程师的授权。
5）建设单位和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求。
6）由总监理工程师介绍监理规划的主要内容。
7）确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员、周期、地点和主要议题。
第一次工地会议纪要应由项目监理机构负责起草，并经与会各方代表会签，项目监理部应协助建设单位主持开好第一次工地会议。
会议纪要根据与会单位
3.6监理工作交底会议纪要及签到表
监理工作交底会议由总监理工程师组织召开，建设单位与承包单位参加，监理工作交底会议一般应包括以下内容：
1）监理依据：
《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程安全生产管理条例》、《建设工程监理规范》、现行的技术规范、标准、规定、设计文件、施工合同、监理委托合同等；
2）监理工作内容：
根据工程监理委托合同约定；
3）根据相关法规规定，建设单位与承包单位为合同关系，建设单位与监理单位也为合同关系，但监理单位与承包单位不是合同关系，而是监理与被监理的关系；
4）根据建设单位委托，项目监理机构在合同约定阶段所进行的监理工作，请承包单位予以大力支持和配合；
5）监理方法；
6）项目监理部分工；
7）按照委托监理合同，对承包单位的要求；
8）监理程序和监理用表
监理工作交底会议纪要由总监理工程师指定专人记录，一式三份，并经与会各方代表会签，分发建设单位一份，承包单位一份。
3.7工程基本概况
本表采用公司制定的表式，但原表的工程项目一览表中的填写内容与市政工程涉及项目有所区别，为了让表格在市政工程中的使用更加合理，工程概况可以一目了然，因此，建议在实际制表过程中，各项目监理部可在原表的基础上，根据各自工程的特点对工程项目一览表进行调整，以符合各自的工程特点。
填写要求：
1）项目监理部驻工地后应立即填写此表，报工程（质量）管理部；
2）内容填写齐全，不得漏项。
本表由工程（质量）管理部保存，并注明实际开、竣工日期，根据开工时间以年成册，保存四年。
3.8承包单位资质情况表
本表采用公司制定的表式，填写要求如下：
1）项目监理部驻工地后应立即填写此表，报工程（质量）管理部；
2）内容填写齐全，不得漏项。
本表由工程（质量）管理部保存，并注明实际开、竣工日期，根据开工时间以年成册，保存四年。
3.9分包单位资质报审表
如在施工合同中未指名分包单位，需要将工程分包时，承包单位应报送分包单位资格报审表，专业监理工程师应从以下四个方面进行审查，并提出审查意见，由总监理工程师进行审核签认。
1）分包单位的营业执照、企业资质等级证书、特殊作业施工许可证、国外（境外）企业在国内承包工程许可证；
2）分包单位的业绩；
3）拟分包工程的内容；
4）专职管理人员和特殊作业人员的资格证、上岗证。
分包单位资格报审表应符合《建设工程监理规范》A3表格式，填写要求如下：
1）专业工程师审查意见：
经核查，分包单位资质、业绩材料真实有效，具有承担分项工程的施工资质和施工能力，由专业监理工程师签字。
2）总监理工程师审核意见：
同意或不同意，由总监理工程师签字。
分包单位资格报审表项目监理部留存一份，报建设单位一份，其余报审表及附件返回申报单位。
3.10鉴证试验室评审表
本表采用公司制定的表式，填写要求如下：
1）填写内容齐全，不得漏项；
2）在承包单位在对建筑材料及构配件送试前，由专业监理工程师对承包单位选定的试验室相关资质进行审查核实，并在填写评审意见后，报总监理工程师审定。
鉴证试验室评审表报建设单位一份，项目监理部留存一份。
3.11建筑材料送试单（见证记录）
根据建设部建工【2000】221号文《关于印发<房屋建筑工程和市政基础设施工程实行见证取样和送检规定>的规定》，见证取样和送检应按有关技术标准、规范的规定执行，具体内容详见《见证取样作业指导书》。
填写要求如下：
1）填写内容齐全，不得漏项；
2）主要工程材料送试过程需要监理人员见证取样过程，并填写《见证记录》。
3.12《施工组织设计（方案）报审表》
根据有关要求，施工组织设计（方案）在实施前，必须报项目监理机构审核，签认后承包单位方可实施。
承包单位按施工合同规定时间向项目监理机构报送自审手续完备的施工组织设计（方案），总监理工程师应在约定时间内，组织专业监理工程师审查承包单位报送的施工组织设计（方案）报审表。
施工组织设计（方案）审核应在项目实施前完成，施工组织设计（方案）未经项目监理机构审核、签认，该项工程不得施工。
总监理工程师对施工组织设计（方案）的审查、签认，仍不解除承包单位的责任。
施工组织设计（方案）报审表应符合《建设工程监理规范》A2表的格式，填写要求如下：
1）“工程施工组织设计（方案）”应填写相应的建设项目、单位工程、分部工程、分项工程或关键工序名称。
2）附件：
只需要审核的施工组织总设计、单位工程施工组织设计或方案。
3）先由相关专业工程监理工程师审查并提出审查意见，总监理工程师同意后签字。
4）专业监理工程师审查意见：
专业监理工程师对施工组织设计（方案）应审核其完整性、符合性、适用性、合理性、可操作性及实现目标的保证措施。
且从以下几方面进行审核：
①设计（方案）中承包单位的审批手续齐全，且主要内容齐全；
②承包单位现场项目管理机构的质量管理、技术管理、质量保证体系健全，质量保证措施切实可行且有针对性；
③施工现场总体布置是否合理，是否有利于保证工程的正常顺利施工，是否有利于保证工程质量，施工总平面布置是否与地貌环境、建筑平面协调一致；
④施工组织设计（方案）中工期、质量目标应与施工合同相一致；
⑤施工组织设计中的施工布置和程序应符合本工程的特点及施工工艺，满足设计文件要求；
⑥施工组织设计应优先选用成熟的、先进的施工技术，且对本工程的质量、安全和降低造价有利；
⑦进度计划应采用流水施工方法和网络计划技术，以保证施工的连续性和均衡性，且工、料、机进场应与进度计划保持协调性；
⑧施工机械设备的选择是否考虑了对施工质量的影响与保证；
⑨安全、环保、消防和文明施工措施切实可行并符合有关规定；
⑩施工组织设计中若有提高工程造价的，项目监理机构应取得建设单位同意。
5）专业监理工程师审查意见分以下几种情形填写：
①经程序性审查，本方案符合规范和图纸要求，合理、可行，且审批手续齐全，拟同意承包单位按施工组织设计（方案）施工，请总监理工程师审核；
②当方案有不足之处或局部错误时，监理工程师应予以指出，并限定修改日期，请总监理工程师审核；
③当方案存在严重不足或错误时，应要求重新编制，并限定重新编制的日期，请总监理工程师审核。
6）专业监理工程师审查意见分以下几种情形填写：
①总监理工程师对专业监理工程师的结果进行审核，如同意专业监理工程师的审查意见，应签署同意专业监理工程师审查意见；
②如不同意专业监理工程师的审查意见，应简要指明与专业监理工程师审查意见中的不同之处，签署修改意见，并签认最终结论，不同意承包单位按该施工组织设计（方案）组织施工，修改后再报。
施工组织设计（方案）报审表项目监理部留存一份，报建设单位一份，其余返回申报单位，附件竣工后返回承包单位。
3.13《工程进度计划报验申请表》
1）施工进度计划报验申请是承包单位根据已批准的施工总进度计划，按施工合同约定或监理工程师要求，编制的施工进度计划报项目监理机构审查、确认和批准。
2）监理机构对施工进度的审查或批准，并不解除承包单位对施工进度计划的责任和义务。
3）“工作”填写所报进度计划的工程名称及时间。
4）对施工进度计划，主要进行如下审核：
①进度计划是否符合工程建设项目建设总进度，计划中总目标和分目标的要求，是否符合合同中开、竣工日期的规定。
②施工总进度计划中的项目是否有遗漏，分期施工是否满足分批动用的需要和配套动用的要求。
③施工顺序的安排是否符合施工工艺的要求。
④劳动力、材料、构配件、施工机具及设备、施工水、电等生产要素的供应计划是否能保证进度计划的实现，供应是否均衡，需求高峰期是否有足够能力实现计划供应。
⑤由建设单位提供的施工条件（资金、施工图纸、施工场地），承包单位在施工进度计划中所提出的供应时间和数量是否明确、合理，是否有造成建设单位违约而导致工程延期和费用索赔的可能。
⑥工期是否进行了优化，进度是否安排合理。
⑦总、分包单位分别编制的各工序工程施工进度计划之间是否相协调，专业分工与计划衔接是否明确合理。
5）通过专业监理工程师的审核，提出审查意见报总监理工程师，总监理工程师按合同要求的时间审核后如同意承包单位所报计划，则应签署“本月施工进度计划”，若不同意应说明原因并简要列明。
3.14《施工测量放线报验申请表》
本表采用公司制定的表式，监理工程师首先应检查承包单位专职测量人员的岗位证书及测量设备检定证书。
承包单位应将施工测量方案、控制桩的校核成果、水准点的引测成果填写“施工测量放线报验申请表”，并应附上工程平面位置测量记录和高程控制网及测量复核记录等相关附件报项目监理部复测。
监理工程师应检查承包单位对方位控制桩、水准点等是否采取有效保护措施。
项目监理部留存一份。
3.15施工现场质量管理检查记录
施工现场质量管理检查记录应符合《建筑工程施工质量统一验收标准》表A.0.1格式，填写要求如下：
1）工程基本情况：
填写齐全；
2）现场管理的内容：
3）检查结论：
现场质量管理制度基本完整，或者现场质量管理制度欠缺，需要进一步完善，并有总监理工程师签字。
3.16《工程材料/构配件/设备报审表》
《工程材料/构配件/设备报审表》应符合《建设工程监理规范》A9表格式，填写要求如下：
1）符合要求、准许进场、统一使用，同时将不符合、不准许、不同意划掉；反之亦然。
2）由总监理工程师或专业监理工程师在审查意见栏内签字。
《工程材料/构配件/设备报审表》项目监理部留存一份，报建设单位一份，其余报审表及附件返回报审单位。
3.17材料/构配件/半成品材质审阅登记表
本表采用公司制定的表式，填写要求如下：
1）项目监理部指定专人填写此表；
2）内容填写齐全，不得漏项，尤其是出场合格证、准用证、复试/试验单、试验报告等项内容一定要填写准确，并与原件核对无误；
3）记录完成后，需要由总监理工程师对内容进行核实，并签署。
3.18《施工机具、设备报验申请表》
按照“施工组织设计（方案）”所列的主要施工机具、设备要有年度检定证书和运行完好记录。
报项目监理部审查，方可投入使用。
3.19受控文件清单
本表采用公司制定的表式，按下列要求填写：
1）项目监理部应指定专人填写此表，按发放编号整理受控文件；
2）受控文件清单作为受控文件的目录，与受控文件一并整理成册；
保存四年。
3.20记录清单
本表采用公司制定的表式，按下列要求填写：
1）项目监理部指定专人填写此表；
2）内容填写齐全，不得漏项；
3）重复发生的文件，如《监理工程师通知单》，在清单中仅记录第一次发生时间。
保存四年。
3.21收、发文登记表
收发文登记表采用公司制定的表式。
项目监理部应建立收、发文登记制度，总监工程师应当制定专人负责收、发文登记工作，凡是监理方与他方的往来函件都必须在收文本或发文本上登记并必须签名。
4开工审批
4.1《工程开工报审表》
1）承包单位认为所承担的工程具备开工条件时，应当向监理单位报送工程开工报审表及相关资料；
2）整个项目一次开工，只填报一次，如工程项目中含有多个单位工程且开工时间不同，则每个单位工程都应填报一次。
专业监理工程师应认真审查，具备以下开工条件时，由总监理工程师签发工程开工报审表。
1）施工许可证已获政府主管部门批准；
2）征地拆迁工作能满足工程进度的需要；
3）施工组织设计已获总监理工程师批准；
4）承包单位现场管理人员已到位，机具、施工人员已进场，主要工程材料已落实；
5）进场道路及水、电、通讯等以满足开工要求。
工程开工报审表应符合《建设工程监理规范》A1表格式，按下列要求填写：
1）用于工程开工时，将“复工”划掉；
2）工程名称：
指相应的建设项目或单位工程名称，应与施工图的工程名称一致。
3）开工的各种证明材料：
承包单位应将《建设工程施工许可证》（复印件）、施工组织设计、施工测量放线资料、现场主要管理人员和特殊工种人员资格证和上岗证、现场管理人员、机具、施工人员进场情况、工程主要材料落实情况以及施工现场道路、水、电、通讯等是否已达到开工条件等证明文件作为附件同时报送。
4）总监理工程师应指定专业监理工程师对承包单位的准备情况进行检查，除检查所报内容外，还应对施工现场临时设施是否满足开工要求；地下障碍物是否清除或查明；测量控制桩试验室是否经项目监理机构审查确认等进行检查并逐项记录检查结果，报项目总监理工程师审核；总监理工程师在审查意见栏内填写以下内容：
①工程资料是否齐全、有效，是否具备开工条件；
②填写“同意”或“不同意”的意见；
③总监理工程师签字。
工程开工报审表项目监理部留存一份，报建设单位一份，其余报审表及附件返回申报单位。
5施工阶段
5.1监理工作实施细则
监理工作实施细则由专业监理工程师编制，并必须经总监理工程师批准。
监理工作实施细则可参照公司作业指导书进行编制，一般应包括以下内容：
1）专业工程的特点；
2）监理工作流程；
3）监理工作的控制要点及目标值；
4）监理工作的方法及措施。
监理工作实施细则项目监理部留存一份，报建设单位一份，报监督单位一份。
5.2
升级会员 