行政部工作职责.docx

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行政部工作职责

深圳市*****有限公司职务说明书

行政主管

一、行政事务管理

严格执行公司各项行政管理制度，定期进行行政及劳动纪律监察，保障公司各项工作的顺利开展

二、对外接待管理

严格管理公司前台接待等工作事务，不断提升公司的良好形象

三、办公用品管理

建立健全办公用品管理制度，负责公司办公用品的采购、管理与发放工作，定期做好盘点，

严格控制办公用品的费用成本，杜绝浪费

四、员工福利管理

负责统计员工的福利，尤其是节日福利和员工生日福利礼品。

四、员工住宿管理

严格执行宿舍管理制度，保障宿舍消防及公司员工人身及财产安全；合理进行宿舍床位分配，及时了解与解决员工住宿方面的问题；定期巡查宿舍消防器材及供水设备，保障相关设备的正常运转。

五、员工饮食管理

负责公司食堂的管理，定期组织安排宿舍、食堂管理委员会议，并根据会议反馈意见积极改善宿舍、食堂管理，为公司员工做好后勤保障工作

六、办公设施维护

负责公司各项设施的日常管理、维护、保养与修缮工作，保障公司各项设施的正常运转

七、公司资产管理

严格执行公司固定资产管理制度，做好固定资产的申购、发放、转移、报废等管理工作，完善资产管理的记录，保障公司的财产安全与正常使用；

八、财产安全管理

负责公司人员、财产的安全及消防工作，做好防盗、防火、防灾及职业卫生安全的防护工作

深圳市*****有限公司职务说明书

总务专员

一、本部门工作

保证行政部门内部工作的完善及有效性

二、卖场维护

1、负责在规定时间内，完成卖场维修项目

2、对新装修店铺，负责校对电路及用电量的设计，督促改善不合理的设计

3、对无法完成的维修项目，及时通知推广部，要求知会装修公司进行专项维修

三、行政协助

1、及时满足其它部门的行政协助请求

2、负责公司大型活动中的对外协作工作及内部行政协同工作

四、安全管理

1、负责检查维护公司的消防及其它特种设备，并定期进行安全鉴定，发现问题，及时检修

2、对涉及安全方面的证书，负责定期送审

3、对公司的安全管理提出合理化建议

五、小项目施工

1、负责对公司新增或功能整改的工程进行施工

2、负责对电器或五金类的小项目工程进行施工

3、负责对公司的大型施工项目进行监督跟踪

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前台文员

一、前台接待

1、负责前台电话的接听，来访客人的接待和登记工作；

2、负责货品出入的安全监督工作。

二、邮件收发

1、负责所有快递的收取、登记、分发和邮寄工作

2、每月统计核对公司上月邮递费,并填写付款申请单

三、文具管理

1、负责办公文具的汇总、请购、保管、发放（以旧换新）

2、负责对办公文具的合理性提出改善建议，并负责纠正不合理性

三、行政费用统计

1、负责统计每月宿舍水电费，并制成表格于每月20号之前张贴，并填写公司房租、管理费的付款申请单。

负责公司每月电话费用的统计和付款申请工作

四、前台环境的管理

1、卫生清洁（重在保持）

2、植物绿化（注意观察并及时反馈问题）

3、形象维护（公司形象与个人形象兼顾）

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行政司机

一、出车手续

1、保证行政用车手续完备，见单出车

二、安全驾驶

1、严格遵守车辆操作技术规范，遵守交通法规

2、严禁酒后驾驶，严禁无证驾驶，严禁非公司指定驾驶员驾驶公司车辆

3、遇对方违章驾驶，应主动避让，避免发生交通事故

三、用车检查

1、用车前后，认真检查车辆状况，发现问题，及时汇报并检修，确保车辆行驶安全

四、日常管理

1、保证按实按时登记车辆使用表，并有责任督促用车人和其它司机进行正确登记，确保车辆行驶日志的完善

2、保证车辆内外的整洁、舒适、卫生

3、如实报销车辆费用，对车辆的保养、维修项目要进行留底备查

4、随时掌握车辆使用状况，确保按时保养

5、掌握车辆的年审、绿标、保险期限，以免过期

五、事故处理

1、路遇交通事故，先报警，再通知公司

2、路遇交通事故，当班司机不得逃逸，应配合交警部门和保险公司协查并处理善后事宜

3、确保随车资料的完整，以备事故处理之需

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保安员

一、门卫管理

1、负责办公及生产场所的出入秩序，确保安全

2、负责大门的及时开启和关闭，确保紧急情况下通道的畅通

3、负责来访人员的核查、登记工作

4、负责货品出入、收寄工作的核实、监督、记录工作

二、防火防盗

1、学习掌握消防知识，掌握消防器材的操作技术和使用方法，提高责任区内全员防火意识

2、负责消防器材、设备的检查工作，保证设备处于完好状态

3、负责电路、电器的检查工作，防止因老化、短路或爆炸引起的火灾事故

4、负责检查门窗的开关，防止入室盗抢事件的发生及雷雨天气造成的损失

三、行政办公协助

1、负责来访人员的接待及电话事务的记录、转接

2、负责传真的收发，并检查传真机的使用状况

3、负责协助监督员工的考勤工作（专指五楼）

四、其他

完成上级临时交办的任务

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保洁员

一、办公区保洁服务

1、负责办公区公共区域地面的清洁工作

2、负责墙面、墙面设施的清洁工作

3、负责办公区内垃圾的收集及清理工作

4、负责洗手间的清洁及卫生用品的维护工作

5、负责办公区内绿化植物的维护工作

6、负责公共活动区域的清洁工作

二、生产区域清洁服务

1、负责生产车间的废品收集、清理工作

2、负责生产车间的地面清洁工作

3、负责生产车间洗手间的清洁及卫生用品的维护工作

4、负责五楼非生产区域的卫生清洁及垃圾清运工作

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宿管员

一、宿舍管理

1、负责入住员工的宿舍安排及协调工作

2、管控宿舍的水电及安全，保障员工的正常生活

3、遇员工突发事件，及时向公司汇报并及时处理

4、负责宿舍用品、清洁用品的管控及使用

二、安全管理

1、维护宿舍秩序，制止员工的违纪行为

2、维护宿舍安全，预防灾害及突发事件的发生

3、负责来访人员的登记核查及协调、安置工作

4、定期检查宿舍消防设施及其维护工作

三、卫生清洁

1、负责宿舍公共区域的卫生清洁及垃圾清运工作

2、负责宿舍公共区域及房间的杀虫、消毒、除害工作

3、对住宿员工违反清洁管理规定的行为进行劝阻、纠正

四、其他

完成上级交办的其他任务

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电脑管理员

一、电脑及网络维护

优化电脑系统并对有故障电脑进行维修

二、电脑资料备份

每两个月对用户电脑系统进行一次备份

三、内外电话维护

对电话机、传真机及线路进行检修维护

四、打印机及扫描仪维护

指导用户使用电脑及系统，并对设备进行维护

五、系统及应用软件安装

对有需要的用户进行软件安装、硬件维护。

六、视屏监控维护

检查监控正常工作并提供相关部门查阅

七、解决用户电脑操作疑问

做到有问必答，帮用户排忧解难

八、上级交待其它任务

服从领导安排

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电脑部主管

一、主持电脑部日常工作，保证公司的电脑系统正常运行。

二、硬件管理

1、管理范围：

设备的正常运行、新设备的调试、故障诊断与维修、设备的日常保养。

2、管理职责：

新设备请购与配置专业指导；设备发生故障时的维修建议及故障诊断评价，并对维修的合理性负责；新购设备后的登记（即档案记录）与调试安装；设备的日常保养。

3、设备类别：

电脑设备（办公用电脑、服务器与相关配套设备）

影印设备（打印机、复印机、扫描仪、投影仪、音响等）

通讯设备（交换机、传真机、电话机等）

三、软件管理

1、管理范围：

操作系统及专业软件的安装与维护，网络的权限分配与维护。

2、管理职责：

电脑操作系统的安装；硬件设备驱动程序的安装；百胜及OA系统的安装与使用指导；网络、专业软件的开通、使用权限及公司邮箱的分配；软件故障的维护与修复；与系统供应商的外联业务；

3、软件类别：

操作系统、百胜系统、OA办公系统、网络软件

四、具体职责：

1、对公司现有设备进行在册管理，即登记在案，保留使用与维护记录，完善设备的管理流程；

2、新购设备时，负责确定设备的类型、品牌及适用性，对设备配置的合理性负责；

3、维修设备时，需正确作出专业判断，并给出合理的维修方案，满足公司及使用部门的需求；

4、负责根据公司现有的资源，合理调配设备的使用，充分发挥设备的使用价值；

5、负责对网络及通讯交换机及终端设备的维护与保养；

6、保证公司及店铺的系统软件的正常运行，负责对专业软件的维护与升级；

7、负责监控公司的对外网络运行，保证公司对外电子资料的安全及合理收发；

8、负责公司通讯业务的申请及安装、调试，负责公司通讯资源的合理调配及监控使用；

9、负责对外网络的权限分配，负责对专业网络通讯工具进行有效监控；

10、负责专业数据软件端口的建立与分配，负责总部对分支机构的数据软件进行匹配管理；

11、负责分配公司各部门及分支机构的邮箱，并监控邮件的收发；

12、负责对公司总部及各分支机构的员工进行电脑硬件及软件的使用培训；

13、保证服务器运行正常，保证公司总部及各分支机构的电脑及系统运行正常；

企业行政部门的工作内容

一、负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，加强对外联络，拓展公关业务，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订，负责公司车辆的管理。

二、人力资源管理与开发

1、组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作。

2、招聘使用：

提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派决定，对提升、调迁、奖惩和辞退作出决定，职务分析和工作分析的编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内部“人、事相宜”即采用科学的方法，按照工作岗位要求，将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。

3、工作报酬：

制定合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论功行赏，通过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。

其次，促使员工提高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。

4、培训开发：

现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是人才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。

一个产品质量的好坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管理方式。

提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划：

主要指职业技能培训和职业品质的培训，为员工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式，达到期望的标准。

5、人员考核：

主要负责工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核系统和满意度评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动可以公平的决定员工的地位和待遇，可以促进人力资源开发和合理利用，并且提高和维持企业的经营的高效率。

三、负责公司各项规章制度的修订，制定及检查监督。

运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合企业自身的管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥、控制、命令、硬性管理来达到目的。

四、负责总务管理

没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。

首先要制定相关制度；，加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境的管理。

五、安全保卫

加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作、生活环境，保证公司员工的生命财产安全。

六、强调企业精神，创建公司的企业文化

企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力、制度，一种是软的约束力、无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。