人事档案审核工作指引.docx
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人事档案审核工作指引
人事档案审核工作指引
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人事档案审核工作指引
人事档案审核工作，主要包括入职审核和任前审核。
一、入职审核
入职审核重点对新调入员工的档案齐全完整性进行审核。
根据人事档案内容的分类，每一类的审核要点如下：
（一）履历材料
履历材料由干部履历表组成。
1999年以前参加工作的，须有中央组织部制发的1988年版和1999年版《干部履历表》，1999年以后参加工作的，须有1999年版《干部履历表》。
对缺少此类材料的要按以下方法处理：
1.没有相应的1988年版、1999年版《干部履历表》要尽量查找收集;
2.1988年版《干部履历表》确实找不到的，可以不再补充填写;
3.缺1999年版《干部履历表》的，必须及时填写（1999年以后参加工作的也必须补充填写）。
补填1999年版的《干部履历表》以干部填写时的情况逐项填写。
《干部履历表》所填信息应真实、准确、规范、完整，逐项填写完成，必须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。
归档注意事项：
员工在入职一个月内，填写最新的《干部履历表》，交干部监督处，由干部监督处审核后移交档案员。
档案员必须对最新的《干部履历表》内的信息进行核对，并根据其他材料判定信息填写的真实性，如不真实须返回本人修改，确认无误后盖章。
（二）自传材料
主要包括以下两种材料
1.自传和属于自传性质的材料，包括以自传为主的履历或简历表；
2.报告个人有关事项的材料：
领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
归档注意事项：
材料必须是本人撰写。
（三）鉴定、考核、考察及审计材料
此类材料主要包括以下几种：
1.重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；
2.鉴定材料（包括自我鉴定）；标题不是鉴定，内容属于鉴定性材料；
3.援藏、援疆、挂职锻炼、扶贫、博士服务团、借调等工作中形成的考核、鉴定材料；
4.培训、工作调动、军人转业等鉴定及考核考察材料；
5.后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料；
6.定期考核材料、年度考核登记表。
1）归档注意事项：
后备干部材料由干部管理处在完成干部提拔后归档，考核材料由干部监督处在3月份集中归档。
短期（半年以下）的总结材料可不归
档。
领导干部述职报告不
2）
3）外获得的学历、学位要由国家教育部留学服务中心出据认证材料。
以下几个常见的问题
1）缺少材料问题。
缺少学历、学位材料，所在单位和干部本人要尽量查找，收集齐全。
特别是各类毕业生登记表一定要尽量查找，实在查找不到的，方可到学校进行复印，并注明出处，由学校加盖公章。
所有材料均查找不到的，方可用学历、学位证书复印件代替，并经发证学校和干部本人单位组织人事部门认定盖章。
2）材料分类问题：
过去，学生登记表、含学习成绩的毕业生鉴定表等都未归在第四类，今后，凡是反映学历、学位的材料统一归在第四类
3）全日制教育和在职教育问题：
中组部2002年在关于印发新的《干部任免审批表》的通知中提出，在学历学位的填写时要区分全日制教育和在职教育，新任免表中“全日制教育”栏填写通过全日制教育方式获得的最高学历，“在职教育”栏填写以其他学习方式获得的最高学历。
档案部门只需审核学历学位材料是否齐全，手续是否完备即可
4）党校学历问题：
党校学习获得的学历分为两类：
一类为国民教育学历，是指经国家教育主管部门批准，纳入国家计划招生并参加全国统一考试录取在党校就读的学生所取得的学历，此类学历填入“全日制教育”栏；另一类党校学历，均填入“在职教育”栏。
各级党校学历应以“写实”的方法填写，如在研究生、大学、大专学历前加“中央党校”或“省、市党校”。
5）各类成人高等教育学历问题：
各类成人高等教育（电大、函大、夜大、职大、业大、管理干部学院等）或通过高等教育自学考试形式取得的学历，均予以承认，但在填写学历时应具体写明，如“电大本（专）科毕业”、“自学高考本（专）科毕业”等。
6）研究生课程进修班学历问题：
《教育部关于重申保证高等教育质量，加强学历文凭、学位证书管理的通知》（教学[2001]6号）文件规定，研究生课程进修班是为在职人员提高业务水平、更新知识的一种非学历教育教学形式，研究生课程进修班学习成绩合格者，只能颁发“研究生课程进修班结业证书”，不得冠以“硕士学位”、“毕业”等名称。
对研究生课程进修班培训材料，按以下原则处理：
一、凡违反国务院学位委员会办公室关于研究生课程进修班的有关政策和教育部关于学历教育的有关规定的材料，不得作为学历教育的凭证。
二、研究生课程进修班结业证书和成绩表等作为反映干部培训经历的材料，可归入干部档案，供组织参考。
7）干部专修科学历问题：
《关于干部专修科毕业学员学历问题的答复》（组厅字[2003]32号）文件规定：
干部专修科学制二至三年，属专科层次学历全日制教育。
此类学历可以认定为大专学历，填入“全日制教育”栏。
8）“大普”毕业生学历问题：
按照原国家教委、总参、总政联合下发的《关于中国人民解放军院校学历证书实行统一制作和管理的通知》（教学[1995]2号），以及总参总政《印发〈中国人民解放军院校学历证书管理暂行规定〉的通知》（[1995]参训字第034号）等文件执行。
9）学历学位证书认定问题：
几种查证方法一是查教育部高校学生司编写的《高等教育学历问题咨询手册》中的学校名录；二是查证书式样；三是通过中国高等教育学生信息网查询；四是直接向发证学校查证；五是对境外颁发的学历证书，可通过教育部留学服务中心进行认证。
归档注意事项：
在职学历学位，由员工在毕业取得证书后及时将学习材料移交公司人事档案管理员归档，管理员同时将员工最新学历学位信息在NC系统中进行更新。
1.职称材料
评聘专业技术职称的材料要齐全，如套改和晋升专业技术职务（职称）呈报报表、专业职务任职资格审批表等材料；
注意：
1）通过全国统一考试取得专业技术职（执）业资格证书的，应有相应的专业技术资格考试申报（登记）表等材料，由本人在取得证书后将资格考试申报（登记）表移交
2）评定技术职称时写的业务论述、论文、技术报告、技术总结、情报动态等，不归档。
归档注意事项：
员工参加集团外职称考核及评审的，在取得证书后将材料及时移交公司人事档案管理员，参加集团内评审的，由集团负责评审人员在评审完毕后将材料移交档案员。
2.反映科研学术水平的材料
需要归档的材料有：
1）当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；2009年以后当选的两院院士有《中国科学院院士登记表》或《中国工程院院士登记表》；
2）遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；
3）被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；
4）科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；
5）被聘为某大学兼职教授的聘书，被聘为某科技委员会委员的聘书等材料；
6）国家“千人计划”、“万人计划”专家入选证明材料，“西部之光”访问学者审批登记材料等；
7）著作、译著和有重大影响的论文目录；
8）获国家专利的材料
3.培训材料
参加二个月以上在职培训的相关材料进入人事档案，短于2个月的一般不归档。
（四）政审材料
此类材料主要包括审查工作形成的材料，计算连续工龄审批材料，更改或认定姓名、民族籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作形成的材料。
如：
干部任免审批表（全国干部档案审核专用）、干部三龄两历认定表等。
（五）党团材料
此类材料构成主要为：
1.加入中国共产党的材料
中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养教育考察材料，整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料;取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料;恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；
2.中国共产主义青年团入团志愿书;
3.加入或退出民主党派的有关材料。
注意：
缺少入党志愿书要认真查找，确实找不到的要按照重新填写《入党志愿书》的有关规定办理。
处理办法是由其原单位出据证明并经县级或县以上党委组织部门审核，证实其党员身份，现在单位党组织要在其重新填写的《入党志愿书》有关栏目内注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党组织审查同意后，连同原单位党组织的有关证明材料，一并存入干部本人档案。
（六）表彰奖励材料
县处级以上党政机关、人民团体、企事业单位等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；享受政府特殊津贴的材料；撤销奖励的有关材料等
注意：
干部履历表和任免表审核，缺少奖励材料的要认真查找收集；确实查找不到或没有审批表的，可用经核实的获奖证书、表彰文件复印件代替存档，但要盖单位公章加以证明。
（七）涉纪涉法材料
包括：
处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要根据和证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤消）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出的行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
（八）工资、任免等材料
1.工资材料
1）新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励晋升工资审批表或工资变动登记表；
2）可以证明其工资变动情况的登记卡（登记卡上信息比工资变动审批表信息充实）；
3）工资停发（恢复）通知单；
4）解决待遇问题的审批材料。
归档注意事项：
1993年以来工资材料要齐全、手续齐全（或在《工资变动登记表》有相应记载）。
在此类材料收集时，要重视2006年公务员和职工工资套改表。
员工工资变动情况表由薪酬处在每年3月份集中归档。
2.任免材料
主要包括：
1）干部任免审批表及相应考察材料；
2）干部试用期满审批表；
3）公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表，公务员调任审批（备案）表；
4）干部调动审批材料；
5）援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；
6）授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表，干部转业（复员）审批表；
7）退（离）休审批表等材料；
8）录（聘）用审批（备案）表、取消录用、解聘材料；
9）选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；
10）应征入伍登记表（兵役登记表）、招工审批表、转业干部服预备役报告表，知识青年上山下乡登记表，招工登记表（审批表），“以工代干”人员转干审批表；
11）签订、解除或终止劳动合同、聘用合同有关内容的复印件，颁发的聘任通知、聘任书；
12）自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；
13）辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
注意：
缺少1997年以前任副科级以上职务的干部任免审批表的要尽可能查找原件；确实查找不到的，可通过文书档案复制；当时没有填写《干部任免审批表》的，可以用任职通知代替。
复制的表和通知要注明复制标识和复制时间，并加盖组织部门的印章。
《干部任免审批表》要按规定逐栏填写，注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，加盖印章。
特别是最新一份《干部任免审批表》必须执照规定逐栏填写，并各项手续完备，不符合要求的要重新制作；对其他填写不规范、手续不完备的《干部任免审批表》，不再要求补填相关内容或完善手续。
归档注意事项：
干部任免手续完成后，由干部处在一个月内将成套材料移交档案员。
3.因公出国（境）材料
包括因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料。
4.参加各种代表会议材料
主要包含以下几类：
1）委员当选通知或证明材料（考察材料）；
2）代表登记表；
3）职工代表登记表等。
（九）其他材料
这一类材料里包含的内容多而杂，但有的也很重要，主要有以下几种：
1.大、中专毕业生分配报到通知书（派遣证）；
证明干部身份，很重要。
2.干部介绍信，工资介绍信；
接收社会招聘进入公司人员必备。
3.录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；
4.干部人事档案报送单、转递单；干部人事档案有关情况说明等材料；
5.因私出国材料：
国（境）外永久居留资格、长期居留许可证件等有关内容的复印件
6.其他材料：
如，工伤致残诊断书，确定致残等级的材料，生平，非正常死亡调查报告等材料，自愿生育一个孩子审批表、再生育子女申请审批表等材料，人事争议仲裁裁决书（调解书）等。
二、任前审核
根据干部选拔任用“凡提四必”要求，要对拟提拔或进一步使用人选的干部档案进行审核，审核重点：
三龄两历一身份以及家庭情况。
（一）出生日期
1.认定依据
出生日期的认定以档案中最早形成材料记载的出生日期为依据。
最早形成材料记载的出生日期有涂改的，要查找相关材料（原始户籍材料和亲属材料）予以印证。
2.审核要点
重点审核最新《干部任免审批表》出生日期记载是否与档案中最早形成材料记载的时间一致。
出生日期记载前后是否一致的界定：
1）若最新《干部任免审批表》出生日期记载与档案中最早形成材料的记载时间一致，且大部分主要材料均一致，则该档案的出生日期不存在问题;
2）若最新《干部任免审批表》出生日期记载与档案中最早形成材料记载的日期不一致，且无相应的认定材料或有认定材料但没有更早于档案中最早形成材料记载出生日期的相关材料（档案材料或原始户籍材料）作依据，该档案中最新《干部任免审批表》等材料的出生日期存在问题，须进行相应记录及整改。
3.审核程序
1）比对信息：
首先详细审核档案材料记载的下述三个材料的出生日期，并判断最早形成材料记载的出生日期、最新《干部任免审批表》和其他主要材料记载的出生日期是否一致。
a:
最早形成材料记载出生日期;注：
根据档案目录中材料形成时间，常见的最早形成材料是中学毕业生登记表、入学（入伍、招工）政审表、《入团志愿书》、应征入伍登记表、招工登记表和体检表等。
b:
最新《干部任免审批表》中记载的出生日期;
c:
《公务员登记表》、最新《干部履历表》和《军人身份证号登记表》填写的身份证号中记载的出生日期。
2）涉嫌造假:
出生日期涉嫌涂改造假主要指涉嫌涂改最早形成材料的出生日期等情况;出生日期涉嫌材料造假主要指涉嫌伪造记载出生日期的最早形成材料等情况。
可通过逻辑推算进行初步判断：
a:
根据记载推算上学、参加工作、入党年龄等是否合理，并进行判断，如按照《党章》规定入党时要年满18周岁。
b:
根据家庭成员年龄推算其年龄是否合理，即对档案材料记载的相关信息进行互相比对印证，如根据《干部履历表》、自传、政审材料、《入团志愿书》、任免表等材料中填写的家庭成员年龄，推算其出生日期是否合理。
3）有认定情况的审核:
档案中如有关于出生日期的相关认定材料，需对下列情况进行判断：
a:
认定是否符合文件规定
b:
认定材料是否齐全完整：
档案第5类中须有以下材料：
个人申请;所在单位党委（党组）或组织人事部门的调查报告;原始户籍内册、登记卡片、出生证复印件等证明材料;按干部管理权限上级党委（党组）或组织人事部门的批复。
2006年10月以后，档案第5类中须有组织认定和相关证明材料。
c:
认定结果是否使用:
出生日期认定后，形成的《干部任免审批表》及涉及出生日期的相关材料是否使用了认定结果。
4.问题处理建议
最新《干部任免审批表》出生日期记载与档案中最早形成材料记载的出生日期不一致又没有其他认定材料的，以最早形成材料记载的出生时间为依据对出生日期进行认定，并应对相关信息进行整改（如出据相关的认定材料），必要时应重新制作最新《干部任免审批表》。
以后形成的《干部任免审批表》及涉及出生日期的相关材料必须使用最早形成材料记载的出生日期。
若有符合规定的认定，则用认定的出生日期。
5.对出生日期审核应特别强调以下三点：
1）组织认定时间若与干部档案中最早记载的时间不一致，必须要有更早于档案中最早记载出生日期的相关材料（档案材料或原始户籍材料）作依据，没有依据的组织认定无效。
2）组织上认定干部的出生日期是以本人档案或户籍档案的最早记载为依据，而不是以身份证为依据。
3）军队转业干部在部队期间认定出生日期的，如符合中组部有关政策规定，且依据充分的，该认定有效;否则，应重新予以认定。
（二）参加工作时间
1.认定依据
参加工作时间以参加工作时形成材料记载的时间为依据。
2.审核要点
重点审核最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间是否一致。
参加工作时间前后是否一致的界定：
1）若最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间一致且档案中其他主要材料的工作时间也一致，该档案中的工作时间不存在问题;
2）若最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间不一致，且无相应证明材料的，该档案中的参加工作时间前后不一致，须进行整改。
3.审核程序
1）确认材料齐全、制作规范
参加工作的有关材料是否齐全完整。
如职工登记表、招生（入伍、招工）政审材料、知青上山下乡证明、录（聘）用审批（备案）表、应征入伍登记表、招工审批表、毕业生转正定级审批表等。
2）比对信息
判断参加工作时形成材料和最新《干部任免审批表》记载的参加工作时间是否一致。
须详细审核以下材料中记载的信息：
参加工作时形成材料记载的参加工作时间;最新《干部任免审批表》记载的参加工作时间。
3）涉嫌造假
主要指是否涂改档案材料中的参加工作时间，是否有虚假的记载参加工作时间的材料。
4）有认定情况的审核
档案中如有关于参加工作时间的相关认定材料时审核：
a:
认定是否符合文件规定要注意有无组织批复。
凡更改参加工作时间而没有组织批复的，不予承认。
b:
认定材料是否齐全完整有的干部因为有“上山下乡”、“文革”延迟分配等经历，申请更改参加工作时间须经组织批准。
认定材料一般包括个人申请、组织调查、有关证明、组织批复等。
4.问题处理建议
最新《干部任免审批表》的工作时间和参加工作时形成材料记载的时间不一致，且无相应的认定材料的，应以档案中参加工作时形成材料记载的时间为依据。
并对相关信息进行整改，必要时应重新制作最新《干部任免审批表》。
以后形成的《干部任免审批表》、工资审批表等材料必须使用认定后的工作时间。
（三）入党时间
1.认定依据
入党时间以入党时形成材料记载的时间为依据，《入党志愿书》是证明党员身份和党员入党时间的重要材料。
2.审核要点
主要审核《入党志愿书》中入党时间记载是否与最新《干部任免审批表》中信息一致。
入党时间前后不一致的界定：
1）若最新《干部任免审批表》与《入党志愿书》的入党时间记载一致，且与档案中其他主要材料记载一致，该档案中的入党时间不存在问题;
2）若最新《干部任免审批表》与《入党志愿书》的入党时间记载不一致，须进行整改。
3.审核程序
1）确认材料齐全、制作规范
查看六类中《入党志愿书》、入党申请书、1985年《党员登记表》、1990年《党员登记表》等材料是否齐全。
注：
1985年以前入党的须有1985年《党员登记表》，预备党员不填写。
参加过1990年党员登记的还须有1990年《党员登记表》，若单位未组织1990年党员登记的，须有相关证明。
2）比对信息
须详细审核档案中记载的入党时间，并判断下列两个时间是否一致。
a:
《入党志愿书》中记载的入党时间;
b：
最新《干部任免审批表》中记载的入党时间。
在我党的不同历史时期，党员入党时间的计算方法各有不同，具体如下：
①1956年9月15日—1969年3月31日，入党时间为党员大会接收为预备党员之日（须经上级党委批准）。
②1969年4月1日—1977年8月11日，入党时间为上级党委批准之日。
③1977年8月12日—1982年9月5日，入党时间为上级党委批准为预备党员之日。
④1982年9月6日至今，入党时间为党员大会接收为预备党员之日。
注：
若上级党委审批时明确具体入党时间的，则以该时间为准。
3）涉嫌造假
主要指入党材料造假。
要注意查看《入党志愿书》、入党申请书等入党材料是否真实，与档案中其他材料记载是否一致，注意分析各时间信息的逻辑关系。
4.问题处理建议
最新《干部任免审批表》和《入党志愿书》的入党时间记载不一致的，须以《入党志愿书》记载的时间为准，对入党时间前后记载不一致的须对相关信息进行整改。
以后形成的《干部任免审批表》等材料必需使用《入党志愿书》中记载的入党时间，若缺少《入党志愿书》的，须按规定重新填写归档，填写的个人情况截止至重新填写之日，同时须有组织的相关证明材料。
5.其他情况
加入民主党派的，需有加入民主党派的材料。
加入民主党派时间以材料为准。
民主党派的党员身份及入党时间的确定要按照该党派相应的章程来确定。
其中，民革入党时间为支部大会通过之日;民进、民建、民盟、农工党、致公党、九三学社入党（会、盟、社）时间为地市级以上组织批准之日;台盟入盟时间为省级以上组织批准之日。
档案中须有相关审批材料或真实有效的证明材料。
（四）学历学位
1.认定依据
学历学位以反映学历、学位的材料为依据，均归在干部档案第四类。
2.审核要点
重点审核最高学历学位材料是否齐全，该学历学位国家是否认可，最新《干部任免审批表》中的学历学位信息是否一致。
学历学位信息的确认：
1）该档案中最高学历学位是国家认可的：
材料齐全且与最新《干部任免审批表》一致，该档案中学历学位记载无问题；材料不齐全时存在问题，须补齐学历学位材料。
2）该档案中最高学历学位国家不认可，则以档案中可认定的下一级学历为最高学历。
3.审核程序
1）确认材料齐全、制作规范
常见学历学位材料须齐全：
①中专：
中专学生登记表、学习成绩表和毕业生登记表。
②专科：
高校学生登记表、学习成绩表和毕业生登记表。
③本科：
高校学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表和授予学士学位决定。
④硕士研究生：
报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表和授予硕士学位决定。
参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。
专业硕士应有学位课程进修成绩表和硕士学位审批材料。
同等学力申请硕士学位者（没有学历），须有学位课程进修成绩表和授予硕士学位的材料，还须有国家统考科目成绩合格证书（通知单）复印件。
具体来说，除必须通过学位授予单位硕士研究生培养方案规定的课程考试外，1996年开始一般须通过国家组织的外语水平考试，1998年开始一般须通过国家组织的外语水平考试和学科综合水平考试。
⑤博士研究生：
专家推荐书（2份）、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定。
同等学力申请博士学位者（没有学历），须有学位课程进修成绩表和授予博士学位的材料。
特殊情况：
①大学普通班:
高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表。
②国（境）外学历学位：
国（境）外学校出具的学历学位证书复制件、学习成绩单，驻外使领馆出具的学习证明，教育部留学服务中心出具的认证材料。
③党校学历：
大专、大学：
学员成绩表、毕业学员（登记）鉴定表或学历证明。
党校研究生：
在职研究生班考核登记表、在职研究生班毕业学员登记表。
中央党校研究生一般有毕业论文评审答辩情况表、毕业学员政治思想情况评鉴表和学员党性锻炼小结。
2）其它情况
根据档案中学历学位材料记载，按全日制和在职分别审核，尤其要注意以下几种情况：
a:
党校学习取得学历学位。
分为两类，一类为国民教育学历学位，是指经国家教育主管部门批准，纳入国家招生计划并经全国统一考试录取在党校学习的学生所取得的学历学位，填入“全日制教育”栏;另一类是党校学历，指除国民教育学历外由党校按照有关规定，经考试录取后在党校学习的学生所取得的学历，采取写实的办法，如在职研究生、大学或大专学历前加“中央党校函
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