商务信函的目的作用.docx

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商务信函的目的作用

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商务信函的目的作用

　　篇一：

商务英语信函的完整原则及在职场中的重要性

　　摘要：

在国际商务交往中，英语信函是最常见的交际手段之一。

把握好商务英语信函的特点能够更顺利、更有效、更愉快地完成沟通，促进商务的实现、事业的成功。

本文拟对商务英语信函的完整原则作简要介绍，并阐明其在国际商务交往中的重要性，以期给涉外商务从业人员提供一定的帮助。

　　关键词：

商务英语信函完整重要性

　　随着全球经济的发展，越来越多的国外公司进入到中国商务各个领域。

同时，我国也有许多有实力的企业融入了国际市场。

英语，作为国际化语言成为了国际交往的常见语种，是我们沟通、交流是必不可少的工具。

但是，由于语言、文化等方面的差异，这类沟通常困惑着许多涉外人员，因此对商务英语信函的特点作简要的研究，学会涉外交际中的语言特点和技巧，会对商务合作的成功起极大的推动作用。

商务英语信函牵涉面非常广，一般而言包括建立业务关系、产品推销、资信查询、询盘、发盘、还盘、订购、支付、装运通知、保险、索赔理赔以及公关礼仪类等。

从总的原则来讲，书写上述英语信函要求具有完整（completeness）、礼貌（courtesy）、体贴（consideration）、清楚（clearness）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）、和准确（correctness），即7c原则。

下面着重讨论商务信函的完整性原则。

商务信函应包括完成商务交际目的的所有必需的信息，尤其是当一封信函的牵涉到一系列商务活动的时候，须将活动的背景、计划和细节完整地展现出来，内容丰富、完整而信息量大。

在写作当中常常需要使用结构复杂的从句和长句，并且常用名词化手段与各种修饰成分使句子言简意赅。

　　1关于商务合同条款

　　Incaseofdelayeddelivery,thesellershallpaytothebuyerforeveryweekofdelayapenaltyamountingto0.5%ofthetotalvalueofthegoods;however,thepenaltyshallnotreleasetheresponsibilityofthesellerfordeliveringthesaidgoods.

　　译文：

假如发生交货延期，卖方必须向买方支付延期罚金，其数额按每周货物总价值的0.5%征收。

但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任。

　　这句话是典型的商务活动中关于索赔、罚款的合同条款。

它将罚款的原因、数额以及罚款以后卖方的责任都作了清晰、明确的约定。

没有让卖方钻空子的机会。

Thesaidgoods（该批货物）的用法，言简意赅。

　　相反，假如上面案例中没有“但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任”，那么卖方就可以找到不交货的理由，“我已被罚款，可以不交货了”、“你要求我继续交货，为什么合同里面不说清楚”等狡辩的理由。

其结果可能就是双方翻脸，提起诉讼。

这样会给买卖双方带来巨大损失，给合作带来极大的障碍。

　　因此，一封完整的信函比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；可以避免由于遗漏某些重要信息和表述所导致的诉讼；有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（completeandeffective）而成为极为重要的文件。

　　2采购信函

　　判断一封采购信函是否完整，可以用五个"w"来检验，即：

"who,what,where,when及why（包括how）"例如在定货的信中，必须明确说明：

“需要什么商品,多少商品?

”（what?

howmanydoyouwant？

）“何时需要?

”（whendoyouneedthegoods？

）“货物发到何地何人收?

”（Towhomandwherearethegoodstobesent?

）“如何付款?

”（whenandhowwillthepaymentbemade?

）如对对方的报盘做出否定的答复时（如不能接盘等）应说明理由“为什么”（why？

）例如：

下面是一封接受卖方报盘的接盘函：

　　Dearsirs:

　　withreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacceptyourofferof100tonsofcopper

　　wireasperyouroffersheetno.20XX-2b.pleasegoaheadandapplyforyourexportLicense.AssoonasweareinformedofthenumberoftheexportLicense,wewillopentheL/cbycable.译文：

关于贵方四月九日函，我们高兴地接受你们第20XX-02b号报盘单所报一百吨紫色铜丝。

请着手办理申请出口许可证。

一经我方收悉贵方出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

　　总体来讲，商务英语信函必须满足这个行业的7c原则，其中完整性是重中之重。

如果一封信函有头无尾，支离破碎，丢三落四，那么收件人对信函的理解会产生很大的分歧，从而导致业务开展不顺利，更多的是失败。

试想谁愿意和一个信函都些不清楚的伙伴合作。

作为涉外的商务人才，英语信函的写作是从事国际贸易和相关涉外工作的重要组成部分也是提升业务能力和服务能力的一大方面。

要求提供这种写作能力，首先要提供自己的英语基本知识、能力和技能，大量阅读英语母语国家的类似文件，以期获得商务英语信函的精华，为公司、社会、国家创造价值。

　　参考文献

　　[1]冯祥春.外贸英语函电一本通[m].对外经济贸易出版社，北京，20XX.

　　[2]管春林.国际商务英语写作[m].浙江大学出版社，20XX.

　　[3]常玉田.国际商务英语阅读与写作[m],中国商务出版社，北京，20XX.

　　篇二：

商务信函的写作特点

　　商务信函的写作特点

　　写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。

所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。

围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

　　口语化

　　每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。

人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。

然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。

他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。

其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？

只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。

多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

　　想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？

我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。

既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？

放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

　　语气语调

　　由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。

在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？

是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。

这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

　　真诚

　　不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。

不管说什么，都要带着您的诚意去说。

把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

　　直接

　　跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。

所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

如果是不符合主题或者对信函的目的不能

　　产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。

因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

　　礼貌

　　我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。

而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

　　特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。

如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

　　还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。

任何事情，一旦过了头，效果反而不好。

礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。

所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

　　简洁

　　就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。

用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。

一个单词可以表达，就不要用词组。

多用短句，因为短句更容易理解。

少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。

在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。

比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。

因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

　　精确

　　当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。

这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

　　针对性

　　请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。

这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。

当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dearsirs”or“Dearsirormadam”。

　　语言朴实

　　前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。

根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。

所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量

　　避免华丽复杂的词句。

比如“welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

　　回复迅速及时

　　给买家的回复，千万要迅速及时。

因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。

如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

　　标题

　　这一点是特别针对写电子邮件的。

也许很多人都没有意识到，事实上，e-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。

如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。

比如这样的标题“howareyou?

”，“canweworktogether?

”，建议您改成“proposal:

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