档案分类方案定稿.docx

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档案分类方案定稿

企业管理制度

档案分类方案

档案分类方案

为加强公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案局《档案法》和深圳市档案局《深圳市档案分类方案编制规则》的规定，结合公司的实际情况，特制定本方案。

第一条本方案规定了公司档案分类的原则和方法，档案标识及归档范围和保管期限。

第二条档案分类原则是以公司职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。

第三条档案共设置13级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号：

1、党群工作代号01

2、行政管理代号02

3、经营管理代号03

4、生产管理代号04

5、基本建设代号05

6、设备仪器代号06

7、会计档案代号07

8、人事档案代号08

9、声像档案代号09

10、实物档案代号10

11、通信业务档案代号11

12、科研档案代号12

13、合同档案代号13

第四条二级类目设置方法如下：

1、党群工作、行政管理、经营管理、生产管理的二级类目，按工作职能、问题及特征设置；

2、基本建设的二级类目，按基建项目设置；

3、设备仪器的二级类目，按设备种类或型号设置；

4、会计档案的二级类目，按会计凭证、会计账簿、财务报告、工资表、其它设置；

5、人事档案的二级类目，按员工的工号设置；

6、声像档案的二级类目按照片、底片、录音带/录像带、光盘等载体形态设置；

7、实物档案的二级类目按综合资质、科技资质、荣誉、其它设置；

8、通信业务档案的二级类目按完工证明、初验证明、终验证明、其它设置；

9、科研档案的二级类目按网优中心、射频中心设置。

10、合同档案的二级类目按销售合同、工程合同、综合合同、采购合同设置；

附件：

1、档案分类体系表；

2、档案排列编号方法和档号、目录号结构说明；

3、档案分类、归类范围及保管期限表。

附件1：

档案分类体系表

一级类目

二级类目

三级类目

01党群工作

01党务工作

02工青妇

03企业捐赠

04企业文化

02行政管理

01股东（董事）会

02工商文件

03政务综合

04人事劳动

05物业后勤

06法律事务

03经营管理

01财务管理

02企业管理

03研发管理

04营销管理

05投资管理

04生产管理

01综合管理

02供应管理

03质量管理

05基本建设

按基建项目设置

06设备仪器

按种类或型号设置

07会计档案

01会计凭证

02会计账簿

03财务报告

04工资表

05其它

一级类目

二级类目

三级类目

08人事档案

按员工工号设置

09声像档案

01照片

01领导类02接待类

03会议类04业务类

05活动类06培训类07其它类

02底片

03录音带/录像带

04光盘

01综合类02科技类

10实物档案

01综合资质

02科技资质

03荣誉类

04其它类

11通信业务档案

01完工证明

02初验证明

03终验证明

04其它

12科研档案

01网优中心

按研发项目设置

02射频中心

按研发项目设置

13合同档案

01销售合同

02工程合同

03综合合同

04采购合同

附件2：

档案排列编号方法和档号、目录号结构说明

一、一级类目目录代字

以英文字母标识，详见下表：

序号

档案类目

目录代字

1

党群工作

A

2

行政管理

3

经营管理

4

生产管理

5

基本建设

B

6

设备仪器

C

7

会计档案

D

8

人事档案

E

9

声像档案

F

10

实物档案

G

11

通信业务档案

H

12

科研档案

I

13

合同档案

J

二、文书档案

1、排列编号法：

文书档案（党群工作、行政管理、经营管理、生产管理）采用按年度分保管期限，以件为单位整理编号。

2、档号：

由全宗号、年度、保管期限、件号组成，用“—”连接。

其中，保管期限：

年以前为永久、长期、短期；从年起为永久、30年、10年。

例如：

档号格式：

GR——长期—018

件号（第18件）

保管期限（长期）

年度（年）

全宗号（深圳国人通信有限公司）

年开始使用档号格式：

GR——30年—018

件号（第18件）

保管期限（30年）

年度（年）

全宗号（深圳国人通信有限公司）

三、基本建设

1、排列编号方法：

以案卷为单位按二级类目编一个流水案卷号，每个案卷编一个流水件号。

2、档号：

由全宗号、分类号、案卷号组成，用“—”连接。

其中：

分类号由一级类目代号、二级类目代号组成。

（1）一级类目代号为05（基本建设）；

（2）二级类目代号按基建项目设置。

例如：

档号格式：

GR—0501—1

案卷号（第1卷）

分类号（基本建设类第1个项目）

全宗号（深圳国人通信有限公司）

分类号：

0501

二级类目代号（第1个基建项目）

一级类目代号（基本建设类）

四、设备仪器

1、排列编号方法：

以案卷为单位按设备种类（或型号）编一个流水案卷号，每个案卷编一个流水件号。

2、档号：

由全宗号、分类号、案卷号组成，用“—”连接。

其中：

分类号由一级类目代号、二级类目代号组成。

（1）一级类目代号为06（设备仪器）；

（2）二级类目代号按设备种类（或型号）设置。

例如：

档号格式：

GR—0601—1

案卷号（第1卷）

分类号（设备仪器类第1个种类）

全宗号（深圳国人通信有限公司）

分类号：

0601

二级类目代号（第1个种类）

一级类目代号（设备仪器类）

五、会计档案

1、排列编号法：

按二级类目编目录号，以案卷为单位一个目录号编一个流水案卷号。

2、档号：

由全宗号、目录号、案卷号组成，用“—”连接。

其中：

目录号由目录代码、二级类目代号、目录顺序号组成。

（1）目录代码为D（会计档案）；

（2）二级类目代号：

1会计凭证、2会计账簿、3财务报告（1999-年为会计报表，

年后改为财务报告）、4工资表、5其它；

（3）目录顺序号按会计年度设置。

3、季报告和月报告因公司财务部特别要求，保管期限为15年，与国家会计法规定不符（会计

法规定为3年）。

例如：

档号格式：

GR—D1.1—1

案卷号（第1卷）

目录号（会计凭证类）

全宗号（深圳国人通信有限公司）

目录号：

D1.1

目录顺序号（第1本目录）

二级类目代号（凭证类）

目录代码（会计档案目录代字）

六、人事档案

人事档案按员工的工号设置，其编号方法按照人力资源管理有关规定执行。

七、声像档案

（一）照片

1、排列编号方法：

按二级类目、三级类目及目录顺序号编制目录号，以案卷为单位一个目录号编一个流水案卷号，每个案卷编一个流水件号（照片号）。

2、档号：

由全宗号、目录号、案卷号、照片号组成。

用“—”连接。

其中：

目录号由目录代码、二级类目代号、三级类目代号、目录顺序号组成。

（1）目录代码为F（声像档案）；

（2）二级类目代号为1（照片）；

（3）三级类目代号：

1领导类、2接待类、3会议类、4业务类、5活动类、6培训类、7其它类。

（4）目录顺序号：

按15年一跨度。

例如：

档号格式：

GR—F1.1.1—1—18

照片号（第18张）

案卷号（第1册）

目录号（领导类第1本目录）

全宗号（深圳国人通信有限公司）

目录号：

F1.1.1

目录顺序号（第1本目录）

三级类目代号（领导类）

二级类目代号（照片类）

目录代码（声像档案类）

（二）底片

1、排列编号方法：

以案卷为单位按二级类目和目录序号编一个流水案卷号，一个目录序号编一个大流水件号（底片号）。

2、档号：

由全宗号、目录号、案卷号、底片号组成用“—”连接。

其中：

目录号由目录代码、二级类目代号、目录顺序号组成。

（1）目录代码为F（声像档案）；

（2）二级类目代号为2（底片）。

（3）目录顺序号：

按15年一跨度。

例如：

档号格式：

GR—F2.1—1—1

底片号（第1张）

案卷号（第1册）

目录号（底片类第1本目录）

全宗号（深圳国人通信有限公司））

目录号：

F2.1

目录顺序号（第1本目录）

二级类目代号（底片类）

目录代码（声像档案类）

（三）录音带/录像带

1、排列编号方法：

录音带和录像带合并整理，按二级类目及目录顺序号编制目录号，每个目录号按时间顺序编一个流水盘号。

2、档号：

由全宗号、目录号、盘号组成，用“—”连接。

其中：

目录号由目录代码、二级类目代号、目录顺序号组成。

（1）目录代码为F（声像档案）；

（2）二级类目代号为3（录音带/录像带）。

（3）目录顺序号：

按15年一跨度。

例如：

档号格式：

GR—F3.1—1

盘号（第1盘录音带/录像带）

目录号（录音带第1本目录）

全宗号（深圳国人通信有限公司）

目录号：

F3.1

目录顺序号（第1本目录）

二级类目代号（录音带/录像带类）

目录代码（声像档案类）

（四）光盘

1、排列编号方法：

按二级类目、三级类目及目录顺序号编制目录号，以件为单位一个目录号编一个流水件号（盘号）。

2、档号：

由全宗号、目录号、盘号组成，用“—”连接。

其中：

目录号由目录代码、二级类目代号、三级类目代号、目录顺序号组成。

（1）目录代码为F（声像档案）；

（2）二级类目代号为4（光盘）；

（3）三级类目代号：

1综合类、2科技类。

（4）目录顺序号：

按15年一跨度。

例如：

档号格式：

GR—F4.1.1—1

盘号（第1张光盘）

目录号（光盘综合类）

全宗号（深圳国人通信有限公司）

目录号：

F4.1.1

目录顺序号（第1本目录）

三级类目代号（综合类）

二级类目代号（光盘类）

目录代码（声像档案类）

八、实物档案

1、排列编号方法：

以件为单位按照二级类目和目录序号结合形成时间编一个流水件号。

2、档号：

由全宗号、目录号、件号组成，用“—”连接。

其中：

目录号由目录代码、二级类目代号、目录顺序号组成。

（1）目录代码为G（实物档案）；

（2）二级类目代号：

1综合资质、2科技资质、3荣誉类、4其它。

（3）目录顺序号：

按15年一跨度。

例如：

档号格式：

GR—G1.1—1

件号（第1件）

目录号（综合资质）

全宗号（深圳国人通信有限公司）