河北凯特集团ERP系统项目规划书DOC.docx
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河北凯特集团ERP系统项目规划书
1. 企业概况
河北凯特集团是一个以饲料生产为主，集种禽、粮油、食品、贸易为一体的现代化集团公司。
公司位于京深高速公路沙河市进出口东2公里，交通十分便利，公司占地200亩，建筑面积4万平方米。
公司始建于1985年，现有固定资产3000万元，年产值2.2亿元，公司下设河北凯特饲料集团有限公司、石家庄凯特生物科技开发有限公司、河北凯特种禽有限公司、沙河市海丰实业有限公司、沙河市田园食品有限公司。
职工300名，其中专业技术人员80名。
公司于2001年9月建立了ISO9001—2000质量保证体系，并于2002年3月22日通过了质量体系认证，进一步提高了产品质量和管理水平，扩大了凯特集团的知名度。
公司始终奉行“诚、信、奉、一”的经营理念，以科技为先导，开发研制的“凯特”牌系列饲料，以其优良品质，合理价格，周到的服务，深受养殖户的好评，先后被评为“河北省名牌产品”、“中国国际农业博览会名牌产品”、“河北省重点名牌产品”，产品畅销于河北、河南、山东、山西、江苏、京、津等地，获得了良好的经济效益和社会效益。
2. 组织结构图
3. 公司目前状况
3.1 管理信息化工具
公司信息化基础比较薄弱，没有计算机网络，也没有一个统一的管理信息化工具，除了财务部曾经使用易通开票软件，其他各部门没有微机，各部门数据独立，信息传递不够及时、准确、畅通；企业数据收集整理不及时、工作重复。
1） 实时库存数据难以掌握；
表象：
由于手工定时上报库存，数据不是实时的，导致实时库存不准确。
2） 手工记帐工作重复；
表象：
销售出库需要业务员填写发货申请，审批通过后，财务、仓库储运需要根据申请单手工完全重填，工作量大效率低；在当天有销售退货情况下，统计数据修改容易造成信息失真。
3） 企业人员岗位设置较难控制，造成资源浪费.由于业务采用手工系统，数据填报、 统计、分析等过程比较困难，需要大量人员岗位；
3.2 基础管理环节比较薄弱
1） 企业业务系统基础资料没有编码，基本上全是采用名称或简称管理；
表象：
如客户、供应商、商品、物料等，没有物料编码，给统计和分析工作有很多问题。
2） 业务单据基本上靠手工填报互相传递；
表象：
一方面容易出错或由于笔误造成误解，另一方面不宜分析统计传递慢，整个工作效率低。
3） 业务操作流程不规范；
表象：
经常电话或口头通知导致业务数据不完整。
3.3 财务管理
财务部主要使用手工核算的模式，工作量非常大，使财务人员将主要精力放在数据的统计和计算上。
缺乏财务的管理职能。
3.3.1财务信息常常滞后，且与业务信息时常不一致
表象：
1）由于财务本身需要业务处理完后才能进行接收、处理，但由于单据填制、审批、传递都需要一定时间，不能实时反映到财务2）处理过程中很容易出现交错或遗失等现象，导致财务信息滞后且难以与业务核对，形成差异。
3.3.2预算管理困难
没有健全的预算管理，预算数据不切合实际，指标控制不科学，预算的监控力度薄弱，缺少严密的计量标准和考核依据。
3.3.3资金使用效率不高
企业资金的收支缺少统一的筹划和控制，随意性大，既定的预算不能严格执行，由此造成企业资金成本高、风险大、效率低。
3.3.4成本控制不利
支出控制困难；没有建立标准成本体制，责任不清晰；无法对价值链的各个环节进行有效的投入产出分析，缺少考核依据。
3.4 销售管理
公司销售由销售部统一管理，公司直属销售机构不多，产品主要由代理商销售，并且有些代理商不会将一线的市场数据汇报给凯特。
这样做会产生以下两点问题：
1） 由于产品主要靠代理商销售，所以市场主要掌握在代理商手中，凯特失去一个代理商就失去一份市场份额，所以很被动。
2） 由于没有掌握一线的市场数据，所以无法做出科学的市场预测。
例如，公司要求销售部做下一年的销售计划，但做计划缺乏定量的数据。
人们只能根据感觉“蒙”出一个数字，例如明年要增长25%、35%等等，问到有什么依据，谁也说不出来，也没人能提出有力的证据进行反驳。
即使有意识地积累市场一线的原始数据，在市场、销售环节实行表单作业。
但在没有信息系统的情况下，积累数据是非常困难的。
3.5 采购管理
3.5.1原材料比较多，有些原材料季节性较强，例如玉米，主要实行集中采购。
而豆柏以及其它辅料（如氨基酸，各种添加剂）等则是根据定单采购。
有些原材料价格变动较为频繁。
并且不同供应商提供的原材料质量参差不齐，价格也不一，需要进行供应商的选择以及比价管理。
3.5.2同时，由于手工作业数据传递不及时，所以无法准确的根据销售定单和销售预测制定生产计划，再据此制定采购计划。
为了不影响生产，采购人员可能会多采购一些， 导致库存积压，加大资金占用，影响资金周转率。
3.5.3供应商管理机制不完善。
没有对供应商进行全面信用评估及管理机制，无法保证及时、高质量地提供生产物料。
3.6 相关活动协调困难
在企业生产中有许多活动必须适当协调以确保生产效率，但各部门相互沟通缺少统一的平台各自为阵，也没有系统优化的思想。
使得部门间的协调过多地停留在争执上，而不是提高解决问题的效率。
3.7 质量管理体系不严密
在企业质量检测环节，由于没有强制性指令，容易造成管理失控，形同虚设，单凭经验或“人情”办事，如此产生的后果不仅仅给企业带来的是经济损失，更有可能带来信誉降低，其损失决不是金钱能衡量的。
4. 用友ERP-U8解决方案
ERP_U8系统涵盖了企业的六大管理职能（信息、营销、供应、生产、财务、规划），由多个模块构成，各模块之间高度集成为一个完整的ERP系统。
为企业彻底根除手工管理下无法解决的管理难题，提升整体管理水平，从而创造巨大的管理效益。
4.1整体构架图
4.2采购业务
采购业务流程图
采购管理系统应用价值分析
1. 采购前质检定价后再生成采购定单,此项未在图中显示。
2. 整个系统建立在统一的平台上,可以实现信息的实时共享,达到信息传递的准确性,及时性.
3. 使用采购定单对采购业务进行管理,可以对采购业务进行全程追踪.
4. 应用供应商分析管理,比价管理,供应商产品样品质检结果,得出分析结果,对采购定单进行审核.
5. 磅房系统将根据电子磅读出数据将信息直接读入到系统当中，可以有效防止人为篡改数据。
（磅房系统的应用后有详细介绍）
6．质量管理系统将根据饲料行业特点有效检验原料及产品的质量。
具体质量标准可由企业方根据具体情况制定。
（质量管理系统后有详细介绍）
7. 根据企业应用可分为三种业务类型和二种业务应用：
普通采购业务：
受托代销业务：
直运业务：
远程采购；有两种方式（集中式和分布集中式）。
集中采购：
适合集团（EAI协同）。
8．采购管理的总目标可用一句话表述为：
以最低的总成本为企业提供满足其需要的物料和服务。
采购总目标可分解为以下子目标：
力争最低的成本
使存货和损失降低最低的限度（指合理采购数量）
保持并提高自己的产品或服务（存货质量控制）
密切供应商关系，保障供给，降低采购成本（供应商管理）
9．系统将实现：
构建相对完整的采购业务模型，既可按规范的长流程、又可以按最简约的流程来处理实际业务，满足不同用户需求。
增强业务管理监控功能，支持按询价比价方式选择供应商，支持订单为核心的业务模式，理顺业务处理流程，满足管理规范企业的应用。
按照公共部分的统筹规划，增强灵活性、易用性、实用性,加快运行效率。
10．控制体系完备。
达到“事前控制、事中监督、事后分析”，使流程有序、审批严格、监督有方。
4.3销售业务
销售业务流程图
销售管理系统价值分析
1．增强业务管理监控功能，提供对价格、信用的实时检查控制，支持订单为核心的业务模式，理顺业务处理流程，满足管理规范企业的应用。
2．建立销售计划管理体系，提高管理水平；
3．随时掌控销售部门、销售业务员的业绩，可以根据市场的变化适时调整策略，从而使保证企业销售目标的达成；
4．保证销售政策的严格执行，包括：
价格体系、信用政策、划区销售等；
5．建立相对完整的销售业务模型，支持普通批发销售、零售、委托代销业务、直运销售、分期收款销售五种销售业务类型，能够处理或变通处理基于此五种业务类型的销售模式，既可按规范的长流程、又可以按最简约的流程来处理实际业务，满足不同用户需求。
支持多种销售模式，并且可以对异地分支机构的销售业务，远程仓库进行管理。
通过与EAI系统的集成应用，实现与上游供应商和下游渠道的信息共享；
6．提供基于ABC分析法的实用有效的销售信息，支持购销决策；
7．必有订单业务模式的销售管理是标准、规范的销售管理模式，订单是整个销售业务的核心，整个业务流程的执行都回写到销售订单，通过销售订单可以跟踪销售的整个业务流程。
以订单作为业务的核心，发货单必须参照订单；发票必须参照订单或发货单，各种业务类型的发货、发票、出库、收款信息都要关联到销售订单。
8．信用控制
可用量控制
价格管理
业务控制
其他控制（如单据打印）
9．完善的销售价格管理
三种取价方式：
最新成本加成；按取最新交易价格；价格政策。
两种价格参照方式：
提供各类报价参照和历史交易价格参照功能，方便用户选取价格
价格政策：
价格政策中细化价格影响因素，按客户类、客户、存货类、存货、批量、促销期制定价格政策。
为有规则可循的定价模式提供便捷的定价方法，在保证灵活性的基础上，最大限度减少建立价格档案的工作量。
价格微调：
价格批调提供单价尾差微调的处理，并保存调价历史记录便于查询。
历史调价记录
最低售价的控制（减少风险）；
折扣的管理：
用户可以根据存货、客户设置不同的扣率，也可以按照存货批量设置批量折扣；填制单据时可以进行总额分摊商业折扣、单笔分摊商业折扣。
10．快速的销售报价
销售报价是企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息，双方达成协议后，销售报价单转为有效的销售合同或销售订单。
企业可以针对不同客户、不同存货、不同批
量提出不同的报价、扣率。
用于售前向客户提供价格信息，从价格管理提取报价、批量、
扣率、成交价格、价格有效期，实行快速准确的报价。
11．强化的业务控制-销售可用量控制
销售管理中提供对于能否交货，交货量进行控制和检查的两种管理方式，同时也可以进行相关现有库存的现存量查询，将静态库存的管理和动态库存的管理、有机的结合起来。
可以分别设置批次存货、非批次存货是否允许超可用量发货，出库跟踪入库存货不可超可用量发货。
记住可用量管理只有在【销售管理】与【库存管理】集成使用时才有效。
细化了可用量构成的要素，销售可用量与库存可用量分开设置，提供可用量控制和可用量检查两种方式，批次存货允许超可用量出库。
可用量控制：
如果用户不允许超可用量发货，则系统将进行严格的动态控制，可用量不足不允许发货处理。
可用量检查：
可用量检查是在制单提示用户，但不强制控制。
库存展望
销售开单可用量与出库可用量（库存管理）处理分开，体现软件应用的实用性。
可用量＝现存量－冻结量＋预计入库量－预计出库量；
预计入库量中包含：
已请购量、采购订单在途量、到货待检量、调拨在途量、生产订单量；预计出库量中包含：
销售订单占用量、待发货量、调拨待发量、备料计划量。
12．获利能力的分析- 业务的动态反馈机制
哪一类产品或市场会产生最好的效益？
一个特定定单的利润是怎样构成的？
这是两例最常见的问题，只要是处理面向产品或面向市场的业务就都会遇到。
获利能力分析将帮助找到答案。
销售、市场、存货管理、战略经营计划这四个领域将从获利能力分析所提供的第一手面向市场的信息获得最多的好处
它利用销售与利润计划程序来增进决策过程的有效性，同时以成本估算来衡量所有业务活动的效能。
公司因而能判断它目前在现存市场中的位置，并对新市场的潜力进行评估。
销售单据毛利及时计算；销售业务综合的毛利分析；按类别的及时分析（如区域、存货、时间等）
13．增强的报表管理体系
销售账表：
采用统一的报表控件，可以在过滤界面定义项目的显示、分组、小计、累计等属性，可在格式中增加列并设相应的属性和公式，对账表显示格式、过滤条件、展开条件做一定的设置。
库存展望，对销售订单、发货单、发票提供存货预计可用量的查询
强大的自定义报表-让企业个性化应用高枕无忧。
例如：
销量对照表，客户信用表，费用登记表，销售统计表
14．销售计划及预测
销售计划及预测属于一个新模块。
实现企业销售计划体系（作为考核体系）和销售预测体系的建立，提供针对计划执行情况的各种预警。
销售预测中有关产品销量的预测为物料需求计划（采购计划）的编制提供数据源。
4．4退货业务
退货业务流程图
应用价值分析
1．通过质量管理体系，我们可以为产品质量设定科学的标准，技术人员按照标准严格检验，检验不合格才允许退货，可以有效避免由此而引起的纠纷，也可以避免给公司带来不必要的损失。
2．退货单通过审核后， 退来的货物将做入库处理，系统将对此进行记录，库存资料也会更新。
避免了手工处理带来的信息传递滞后，误差。
3. 财务上可以根据手工上转退货处理的模式在软件中实现。
4.5质量管理体系
系统构架图
应用价值分析
1．通过科学的质量管理思想体系规范饲料企业的管理，实现质量管理工作的制度化、规范化、程序化，它贯穿于从原料采购到生产个环节再到产品售出企业的整个物料流转过程，从而提高饲料企业的质量管理水平。
2．系统可自动生成质量管理相关的记录、文档、单据、表格和质量管理文件等，有利于促进企业在日常工作中严格按照质量管理要求进行业务运作，使工作效率得到显著提高，最大程度的减少因为产品质量问题给企业造成的各种损失。
3．结合饲料企业的业务运作特点，在计划、采购、验收、存储养护、销售、配送等各业务流程环节设置控制点，并将质量管理思想体系精细化地授权到每个人员的操作范围，形成全过程的质量管理，实现业务流程的优化和机构职能设置的合理化、规范化，通过强化岗位责任和工作规范利于企业实现科学化的激励机制，使饲料企业有限的资源获得最大的发挥和增值。
4．帮助企业形成完善而富有弹性的质量管理程序，使企业对用户不断提高的质量需求具有很高的敏感性，并能及时调整自己的运作，以便尽可能地满足用户的要求，从而增强饲料企业的核心竞争力。
5．健全的质量管理体系可以有效减少因为质量问题给企业造成的损失。
某年产值10万吨的饲料企业因为产品质量问题造成退货预估的损失为：
10万吨×1000元/吨×0.5%=500000元
4．6磅房管理系统
4．6．1构架图
4．6．2业务流程说明
1．企业在签订采购合同后，由供货商通过汽车或火车运送到企业。
2．重车入场上磅后，计算机自动通过串口读取称重仪表的显示数据，并记录车辆毛重、货物品种、供货单位名称，车辆编号等信息，并打印卸货通知单。
3. 车辆根据卸货通知单进行卸货，采样员根据卸货通知单进行采样，并登记采样编号、4. 采样品种、供应商、车号等信息。
5. 采样员监督卸货整过程，如出现水分超标、含有杂质，采样员可以酌情进行扣水、扣杂，并填入卸货通知单。
6. 空车上磅后，司磅员根据卸货通知单录入扣水、扣杂数量，系统自动读取车辆皮重，算出实收数量，并打印磅码单。
7. 采样人员制样后，把标有采样编号的样品传递给化验室进行化验。
8. 化验员化验后，根据采样编号录入化验结果。
系统自动屏蔽供应商、车号等信息，化验员无法知道供应商、承运车辆信息，从而避免了化验员作弊。
9. 系统根据采样编号自动可以把化验数据信息与磅码单对应起来。
10. 系统可以根据货物化验结果及采购合同，自动计算每车的扣重、扣价情况，并按供货单位形成材料结算单，可以大大减轻结算人员的计算工作量，并避免人为因素的影响。
库管人员可以根据供应商、仓库等信息生成采购入库单传入库存系统。
11. 系统可以自动形成收货日报、收货统计表。
4．6．3 应用价值分析
（一）. 本系统可以与用友软件U8系统的销售模块、库存模块模块实现自动数据传输,实现数据共享.
1. 用友u8系统销售管理模块中录入的销售订单，或销售发货单经过审核后，可以自动传递到电子衡管理系统中，作为实时控制发货计量的依据。
2. 电子衡管理系统中的收货、发货过磅数据可以自动生成u8系统中的采购入库单、销售出库单数据。
3. 电子衡管理系统共享u8系统的客户、供应商、存货档案、仓库、部门、人员等基础信息数据。
（二）. 方便快捷的实时查询
1、 领导可以在办公室内动态掌控磅房计量情况、实时了解每一车司磅详细情况，当天、当月、当年的材料进场数量、产品的销售出场数量。
2、 可以动态掌握所有销售订单（或销售发货单）的每日发货数量、剩余数量情况。
3、 可以动态掌握所有原料采购合同的每日收货数量、结算情况。
4、 可以动态掌握每一家供应商每日、每月的原料质量情况。
5、 可以动态掌握每家供应商材料结算详细信息。
6、 可以动态掌握每家承运单位的运费结算情况。
（三）. 整体应用效果分析
1、可以有效堵塞司磅、质检、结算过程中的漏洞，降低企业损失。
某15万吨粮食加工厂厂年司磅业务可能造成企业损失预估值：
15万吨玉米×1000元/吨×0.1%=15万元
2、由事后监督审查变为事前控制。
3、避免员工犯错误。
4、能够动态了解原料、产品的出入场数量，实时监控整个原料采购、产品销售业务。
5、大大减轻员工繁重的手工劳动，提高工作效率。
6. 与质量管理体系的完美结合更进一步降低了各种浪费和损失.
5. 系统总体说明及应用价值分析
5.1 系统总体说明
系统管理端
✧ 总公司、分公司管理
✧ 标准档案管理
✧ 业务数据计算和系统管理
✧ 后台权限管理
综合查询端
✧ 总公司、分公司应收款及应收账龄汇总
✧ 总公司、分公司商品销售业绩统计及分析
✧ 总公司、分公司库存商品汇总及分析
✧ 客户资料查询
✧ 重点客户销售跟踪
机构业务端
✧ 销售业务管理：
定单销售、零星销售、退货等业务
✧ 应收应付管理：
收付款业务及应收应付管理
✧ 库存业务管理：
库存管理、发货及确认、商品批次/效期管理、库存成本核算、可供货分析
✧ 客户管理、信用控制
✧ 销售、应收、库存账簿及统计查询
✧ 部门、业务员及销售计划管理
✧ 权限管理、基础档案管理
5.2 整体应用价值分析
5．2．1及时，准确的信息传递
保证信息的及时性、准确性和完整性；
各种信息来自统一的数据库，既能为企业各有关部门的管理人员所共享，也有使用权限和安全保密措施；
企业各部门按照数据库所提供的信息和管理事务处理的准则进行管理决策，实现企业的总体经营目标；
5．2．2专业化的财务管理
企业的总体经营目标和效益终究是要通过货币的形式来表达的，要求财务管理系统能同步地从生产系统获得资金信息，随时控制和指导经营生产活动，使这符合企业的整体战略目标；从而达到财务管理的事前计划（预算），事中监督控制，事后分析。
加强财务的管理职能。
5．2．3工作平台
通过ERP系统建立公司统一的工作平台，有效地优化业务流程，达到各部门协同工作；
通过建立系统提高工作效率，减少垃圾信息，改善工作质量；
通过建立系统提高各部门动态应变性，不断跟踪、控制和反映瞬息万变的实际情况，使各级管理人员可随时根据企业内外环境条件的变化，提高应变能力，迅速做出响应、满足市场不断变化着的需求，并保证生产计划正常进行；
5．2．4专业化的质量管理体系
建立专业，严格，科学，规范的质量管理体系是饲料企业的重中之重。
从采购，库存，生产到销售都应该有专业专业，严格，科学，规范的质量管理体系进行监控。
从而在最大程度上减少由于质量问题而给企业带来的损失。
例如由于质量问题造成退货，甚至影响企业的声誉和品牌。
5．2．5实现市场营销的精细化管理
提高销售预测的准确性
使用系统后凯特各级人员能够按照权限更及时准确地获取销售信息，获得进行销售预测所必需的数据基础；系统所包含的销售数据更加全面完整，可以令决策者掌握多维的销售信息，并加以科学有效的分析，从而提高销售预测的准确性。
改善销售预测的方法
使用系统后可以更及时更准确更全面地获得销售数据，使得利用历史数据进行市场分析和预测成为可能；销售预测逐渐由比较随意的估计转变为基于近期历史数据的理性预测；可以根据系统提供的数据灵活地进行销售预测和市场分析，缩短进行销售预测的周期，随时进行各种预测分析。
5．2．6快速响应市场要求
企业内部的信息在各个部门间共享，帮助企业快速的响应市场的要求。
销售人员销售商品时，可以直接查看到仓存系统反馈的商品的库存余额，再根据客户在销售系统中的信用额度，销售人员可以马上确定销售数量或金额，而应收系统也会传递该客户是否有应收款及应收余额，从而使销售人员既能够及时把握商机，又能对客户进行有效监控，减少企业损失的机率；同样仓存系统还会将仓存信息传递给采购部门，当商品低于警戒线时，仓存系统会向采购部门发出警报，采购部门根据信息，严格执行采购计划，确保销售工作的进行，而过去存在的盲目采购等混乱局面也将不复存在。
5．2．7进一步压缩运营成本，减少浪费
通过磅房管理系统可以在最大程度上的减少由于信息不真实造成的损失。
而信息的可视化管理又可以最大程度上的降低生产费用。
在手工状态下，要想统计出复杂的生产费用构成极其困难，因此制定一个统一的标准更无从谈起。
而有了信息化系统，企业就可以根据各种数据进行综合分析对比，例如生产特定产品所需的工时，电耗等其它损耗，制定出科学的标准，确定合理的制造费用标准，以达到降低生产费用的目的。
5．2．8改进了物流的管理
改进商品在企业内的流动环节，使商品在企业内部各部门之间流动更合理，减少手工传递，规范和明确物流中每一环节的任务和要求，对商品的流动环节进行监控，科学的管理商品的库存，设置库存的上下限，尽量减少库存成本。
5．2．9更加规范化的内部管理
强化人力资源管理，实行责任到人，统一思想，对中层管理人员的绩效考评有了准确地数据和科学地分析，避免形式主义。
5．2．10人员素质的提高
由于各种原因，凯特饲料内部员工对ERP的了解不多，通过实施用友ERP-U8系统，用友实施人员大量的教育和不间断地培训，持续的项目支持，通过对各部门人员开展的ERP思想和软件操作培训，可以使员工加深对软件及企业业务的理解。
同时，这个系统也帮助领导者转变管理思想和管理模式。
为企业的后续发展注入一剂强心剂。
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