事务所管理规则框架.docx

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事务所管理规则框架

律师事务所管理规则框架

二○一一年七月

第一部分事务所战略定位和基本架构

一、总体目标

事务所总体定位：

专业化、规模型。

即：

事务所力争通过两到三年时间的努力，发展成为专业从事于公司法律事务，不低于50人的规模，在山西境内综合竞争力排名前五，在办理公司投融资、上市重组及法律风险管理业务上具有核心竞争力。

二、业务定位

事务所定位于专业从事公司综合法律事务，力争在投融资、上市私募、并购重组、公司法律风险管理、矿业权专项法律事务方面树立专业旗帜。

同时，事务所将在巩固、提升现行法律服务品质的同时，不断创新，开发新的法律服务品种，为社会经济发展提供更好地法律支持。

事务所根据业务定位，按照执业范围大体设置投融资部、并购重组部、法律风险管理事务部、知识产权部、诉讼综合部等部门，并根据业务发展需要进行适当调整。

三、执业及文化理念

事务所将秉承厚德、求实、勤勉、尽责的执业理念，按照“高度诚信、及时准确、团队合作、和谐共赢的工作原则，在第一时间为客户提供规范合法、务实合理、严谨可行的最好的策划和解决方案。

事务所倡导和谐、仁爱、夯实、进取的文化理念，倡导全所律师认真做事、坦诚做人，倡导事务所人员努力工作、快乐生活。

第二部分合伙人

一、合伙人团队的基本架构

事务所坚持开放办所的理念。

事务所内所有执业律师，只要符合所内规定的条件，就可以申请加入成为合伙人。

加入合伙应当出资，除创始合伙人（指合并前两所原实际合伙人）外，入伙均以货币方式出资，最低出资额不低于万元人民币。

合伙人除了制订规则之外，主要精力要放在“业务”中，做好事务所的创新和营销事务，不断提升事务所的业务水平和品牌价值。

二、入伙、退伙制度

（一）入伙

除创始合伙人外，申请入伙应当具备以下条件：

1、原则上符合《中华人民共和国律师法》规定的合伙人条件，专职执业满三年以上。

2、在事务所（包括在合并前事务所）执业一年以上。

3、具备独立执业能力，能够胜任项目负责人或主办律师工作的。

4、认同事务所管理理念、业务定位，执业范围与事务所发展导向相符合。

5、申请入伙前一年度，个人创收万元以上或者承办业务收入万元以上的，或者对事务所发展有重大贡献的。

事务所合并后首次入伙的，可以适当放宽入伙条件，由合并前各事务所按照原定条件、程序确定，两所原合伙人共同审议认可即可。

加入合伙人的程序：

1、符合上述条件的律师申请加入合伙的，应当首先由其本人提出书面申请，并申请两名以上合伙人推荐。

2、合伙人召开会议，对申请入伙事宜进行表决。

经合伙人会议三分之二以上通过的，即可成为事务所合伙人。

3、办理出资和入伙其他事宜。

（二）退伙

合伙人可以申请退伙，退伙分以下几种情况：

1、退职退伙

即合伙人因年龄等原因退出律师执业，或者仍在事务所执业但申请不再担任合伙人的情况。

合伙人因退职退伙的，其原始出资予以返还；如系创始合伙人退伙的，除了返还出资之外，尚依照其出资的30—50%支付资产补偿费，不再进行资产清算分配。

合伙人因退职退伙的，经合伙人会议表决认为对事务所发展有特殊贡献的，在退休后仍可享受名誉合伙人待遇，按照其原始出资额每年享受20%的退休补贴，补贴年限原则上不超过五年。

合伙人申请退职退伙的，原则上应当在年度决算前一个月以书面方式提出，提交合伙人会议表决。

2、转所退伙

即合伙人因转所申请退伙的情况。

合伙人因转所退伙的，其原始出资予以返还，不再支付出资补偿费，也不参与剩余资产分配。

三、合伙人会议

合伙人会议为事务所最高决策机构，对事务所制订、修改规则、入伙、退伙、财务决算、利润分配及其他重大事项进行决策。

合伙人会议分定期会议、临时会议两种。

合伙人会议每年至少召开三次定期会议，分别定于每年的春节放假前（年终总结）、年初（“两会”后，制订工作计划）、年中（一般安排在八月二十五日左右，总结上半年、安排下半年工作）。

三分之一以上合伙人提议，或者事务所主任提议，或者事务所管理委员会提议的，应当召开合伙人临时会议。

合伙人会议由事务所主任（或者轮值主席，根据实际发展需要设立）召集并主持。

合伙人会议至少应当三分之二以上合伙人到会参加方为有效（也可授权委托其他人参加）；不到会的合伙人视为同意会议做出的任何决议。

合伙人会议按照一人一票的方式进行表决。

其中，律师入伙、章程修订、解散清算、分立合并等重大事项应当经到会合伙人三分之二以上通过；其余事项经到会合伙人过半数通过即可。

当表决出现僵局时，参照以下原则解决：

第一，是否与事务所定位和基本理念、发展规划相一致；

第二，是否符合公平、公正的基本原则；

第三，是否有利于事务所长远发展。

第四,创始合伙人表决确定。

三、合伙人出资与分配

合伙人应当根据事务所开办所需资金认购全部出资。

后续加入合伙的，其出资作为退伙专项储备金予以使用。

事务所应当每年进行财务决算，即除了留足事务所原始出资之外（包括事务所全部固定资产在内，均按照原价计算），全部予以分配。

如需增加预算开支的，由合伙人补充予以投入。

合伙人除了按照事务所规定享受提成待遇之外，如果有盈余的，尚可参与二次分配。

依次为：

第一，承担公共事务的奖金（合伙人会议具体确定）；第二，投资额20%的年度分红；第三，按照个人创收比例（个人创收额/合伙人创收总额）获得结余的二次分配。

如果经决算，事务所税后留成总额不足以支付公共开支的，由合伙人按照出资比例予以补足。

第三部分主任

事务所主任从合伙人队伍中产生，由全体合伙人无记名投票推选。

事务所主任主要是在司法行政和律师协会管理体系中对外代表律师所，其余职责均由合伙人会议授权。

合伙人担任事务所主任，可以享受承担公共事务的奖金，具体由合伙人会议决议确定。

第四部分事务所管理架构设置

事务所中，合伙人会议与常设机构共同组成事务所管理体系，按照权限、分层次对事务所实施管理：

一、合伙人会议

事务所中合伙人会议为最高决策机构，审议并决策事务所重大事项。

二、专门委员会

由合伙人牵头组成管理委员会、业务委员会、监督委员会为常设机构，在合伙人会议闭会期间行使管理权限。

（一）管理委员会

管理委员会主要负责工作纪律和行为规范、办公秩序管理、财务管理、人事管理等日常管理工作。

（二）业务委员会

业务委员会负责业务拓展、质量控制、业务分派、学习提升、品牌宣传、营销推广等与事务所业务发展有关的事务。

（三）监督委员会

监督委员会负责对管理委员会及其下设机构、业务委员会执行事务活动进行监督，有权查阅财务账簿、管理决议等，有权向有关人员提出质询。

同时，监督委员会负责事务所内部争议的调解。

各委员会设主任，作为本委员会的召集人、主要负责人，其职权由委员会授权；各委员会可制订具体的议事规则、决议办法等，但需经合伙人会议审议通过方为有效。

事务所收支情况、业务创收情况、各委员会运营管理情况及事务所其他情况应当向每位合伙人公开，各承办机构按月向各位合伙人予以公开。

第五部分事务所管理规则

一、业务管理

略。

主要包括开发、承办、质量管理、监督、档案及客户维护等。

二、人事管理

管理委员会负责事务所人事管理，包括办公室、财务等日常服务机构人员的聘用，律师的加入、转出等。

事务所新设后，首次聘用行政辅助人员的，由合伙人会议决定。

事务所律师配置基本按照老中青相结合的方式予以考虑，其中新招聘律师原则上需具有硕士研究生以上学历；事务所着力培养五至八名在省内一定领域内的具有“专家”地位律师的律师，培养二至三名在业内具有较强感召力的律师，能够胜任省内律师培训讲课工作等。

事务所每年均招聘一定数量的实习律师，试用期不超过3个月；实习律师应当按照事务所分配的内容完成工作。

三、学习培训

事务所每周五下午组织律师进行业务学习，并将律师参加学习的次数、参与公共事务的情况作为评选先进、分配业务的参考因素。

事务所提取专门的培训经费（按照上年度收入总额的2%—3%提取），用于新业务拓展的学习和技能培训。

业务学习与外出培训由业务委员会负责安排。

业务委员会可指派律师外出学习；律师认为需要外出学习的，可以向所属部门提出培训申请，经其认可、业务委员会批准的，律师外出培训所需费用由事务所承担。

律师外出学习，应当全面搜集保留参训的学习资料，做好记录工作，做好课堂全程录音；外出学习回来后，应当将所有学习材料复制交给办公室存档，在办公室签收后，财务室为其报销支出。

外出学习律师回所后需向其他律师宣讲学习内容。

四、行政管理

（一）律师事务所印章管理办法

1、事务所实行用章备案登记制度。

2、律师事务所印章包括行政章、财务专用章、发票专用章、合同专用章和银行预留的主任印鉴或其他个人印鉴。

3、律师事务所印章由律师所行政人员专项妥善保管，一般不得带出所外；特殊情况需带出的，需经管委会批准方可。

印章保管人员须严格执行印章管理的各项规定，坚持原则，勇于负责，并承担擅自用印给律师事务所造成的经济损失。

4、事务所律师及其他工作人员需要使用事务所印章的，应当填报用章备案登记表，并由事务所管理委员会签字后使用。

事务所律师出具法律意见书、律师函、见证书等文书加盖印章的，尚需要提供业务委员会的审查意见登记表。

加盖事务所印章的法律意见书、律师函、法律见证书、法律服务合同等文件，应当予以备案存档。

（二）律师事务所信息管理制度

1、事务所建立信息共享制度，由文化品牌委员会指定专人负责信息收集、传递工作。

2、事务所律师获取的各项业务信息、法律法规政策信息及其他资讯等应当统一发送至律师事务所邮箱，书面的交给信息负责人或者行政人员（由其转交信息负责人），由信息负责人审查归类后予以在事务所传达。

3、事务所信息负责人同时兼管律师事务所网站的建设和更新工作。

4、事务所书面信息资料属于事务所公共资料，由信息负责人每月汇总后转交行政人员统一专项保管。

（三）公共资料管理制度

1、事务所客户通讯记录、客户名录及有关资讯及其他客户资

料，事务所信息资料，有关的政策文件，上级有关部门下发的文件、内部资料，事务所上报的请示、报告、函件等，属于事务所公共资料。

2、事务所公共资料应由管委会负责保管，查阅需履行借阅登记手续。

3、管委会应对上级下发的文件等公共资料进行及时收取、登记，并转交有关人员审阅后归档管理。

4、事务所图书、外出学习的录音、光盘，及其他视听资料等，属于公共资料。

行政人员应当对图书予以编册登记，制订《图书登记册》；同时应将所有图书加盖所内印章，并分类置放；新购图书应首先交予行政人员登记。

5、事务所律师借阅图书应当办理借阅登记，填写借阅登记表。

6、图书借阅期限一般不得超过十五日，超过后应当办理续借登记。

事务所行政人员应定期查阅图书借阅归还情况，并及时清理。

7、律师承办的项目卷宗属于事务所公共资料。

项目归档后应交管委会统一保管。

8、事务所需为客户保守秘密，客户资料一般不得借阅。

特殊情况需借阅的，需经事务所管委会批准，并办理借阅登记手续。

（四）公共用品管理制度

1、事务所律师应坚持厉行节约的原则，妥善维护、保管、使用事务所公共用品。

2、本制度所称的公共用品，是指事务所购置的办公桌椅柜，电话、传真，电脑及软件，打印复印机，文具纸张及其他日常用品。

3、事务所建立办公设备专项台帐，记载安放地点、完好状态和维修项目费用等内容，由使用人签名，对贵重耐用办公设备做到专人负责管理，由办公室集中管理各种办公设备的安装、使用和维修。

财务室应按规定及时提留折旧费，为设施和装备的更新做好资金的积累准备。

4、公共用品的购置需由行政人员或事务所其他人员提出购置申请，提交管委会审批后方可购买。

公共物品购置的审批原则上一周集中办理一次。

5、公共用品实行入库领取制。

购入的日常公共用品交管委会统一管理，根据需要和节约的原则实行领用登记制度。

6、为降低成本，事务所复印、打印需遵循以下规范：

事务所打印复印或者其他材料仅使用纸张一面的，应统一归置于打印纸专用处统一放置，将其作为二手纸回收再利用。

律师使用的文书初稿及其他非正式出具的文稿的打印、复印，原则上均使用“二手纸”。

事务所打印、复印纸张由行政人员统一管理，一般按包为单位领取，领取应当予以登记。

对事务所内部的资料、刊物一般不得大量复印。

如确需大量复制的，应经管委会（指定专人）批准方可，并由行政部予以登记。

（五）重要文件传阅制度

1、事务所收取的外来文件、传真原则上均由行政人员收取，并根据内容分别提交业务委员会或者管委会查阅，然后根据业务委员会或者管委会意见，安排进行文件传阅及登记归档工作。

2、文件收取、转交、登记、传阅的工作一般应在当日完成；传阅及归档工作一般不超过三个工作日。

3、事务所建立文件传阅登记制度，传阅人员应当填写传阅意见表。

4、事务所建立文件传阅公示台，律师可在公示台随时取阅事务所公示文件。

5、传阅中，任何人不得随意抽取原文据为己有，若确需保存的，应复印保存，但文件原件必须提交行政部归档。

（六）律师事务所公函、介绍信及调查专用证明使用管理制度

为规范事务所公函、介绍信及调查专用证明的保管和使用管理，结合事务所实际情况，特制定本制度。

1、事务所对公函、介绍信及调查专用证明实行审批、登记制度。

2、本制度所称公函，包括律师函及律师服务合同。

3、本制度所称介绍信及调查专用证明，包括律师事务所介绍信、调查专用证明、律师会见在押犯罪嫌疑人专用证明。

4、上述公函、介绍信及调查专用证明均由行政部统一保存管理。

5、律师使用上述文件，应当填写使用登记表；同时，上述文件均需留底、备案。

6、原则上事务所不得签发空白介绍信和调查专用证明；特殊情况需携带空白介绍信的，需经管委会批准。

7、公函、介绍信及调查专用证明必须用公章盖齐缝章。

五、财务管理

（一）公共费用开支及报销制度

公共费用包括：

聘用人员（实习律师、助理律师、行政财务等辅助人员）工资保险福利费、事务所认可的学习培训费、办公费用，含办公用品购置费、电话费、办公用房租金、物业管理费、水电费、杂志制作投递费、网站制作及维护费、举办论坛峰会等宣传营销费、事务所集体事项招待费等。

公共费用经办公室主任认可、管理委员会批准后据实报销。

开发业务、承办业务中发生的费用，由开发人、承办人自行承担。

（二）财务支出审批制度

1、律师事务所日常开支由使用人作出计划、提出申请，经管委会同意后支出。

2、律师事务所重大财务支出应当由合伙人会议审批后方可支出。

（三）财务公开制度

每月5日以前，财务室应当就事务所财务收支情况、帐务处理情况等制作简报向每位合伙人公开，财务室、管理委员会应当就合伙人提出的质询作出解释。

合伙人应当共同进行税务筹划、寻求合理避税方案。

项目或案件的牵头人（包括开发人、主办人）应当按月向事务所提交正规发票，财务应当分别记载，在办理提成时核减应当缴纳票据的数额。

项目或案件的牵头人提交的票据应当符合事务所财务提出的要求。

第六部分薪酬分配制度

一、行政辅助人员薪酬分配

事务所为行政辅助人员按月发放工资，并根据其工作表现可在年终时经合伙人会议通过后给予一定的奖励。

二、律师薪酬分配办法

事务所内律师区分情况、按照不同办法进行薪金分配：

（一）合伙人

1、一般项目/案件提成标准

合伙人一律实行提成制分配办法，提成比例为%（即可提取每笔创收回款的%用于分配；如果不需开具发票的，可以按照%进行提成），由项目/案件开发人、承办人及其他参与人员共同进行分配，项目/案件的牵头人（原则上为开发人）负责办理提成事宜。

项目/案件内分配方案由开发人、承办人（包括主办、协办及其他参与人员等）自行协商确定，在确定具体分配比例时可参考工作量大小、收入多少、难以程度、贡献大小、普遍惯例等因素予以考虑；同时，也可参照其他多数事务所采用的“计点分配办法”予以办理。

2、特殊项目/案件提成标准

（1）事务所公共业务

是指客户主动上门或者发出邀标、不专门针对某一律师而形成的业务。

业务委员会负责公共业务的促成、工作分配。

公共业务由合伙人牵头承办，承办业务的提成比例为%。

为促成公共业务提供重大帮助的律师，可享受%开发提成补助，所需开发费用由事务所予以承担。

（2）二级业务

指承办律师承办公共业务或者合伙人个人开发的业务，在承办中或承办后产生新业务的情况。

二级业务发生在原始业务承办完毕后两年内的，仍按照原渠道、标准界定业务类型；超过两年的，则可作为承办律师个人新开发业务，按照规定标准进行提成。

（二）聘用律师

指已经取得律师执业证、未担任合伙人的律师。

聘用律师一律实行提成分配制度。

聘用律师自行开发业务的，按照%提成（不需开具发票的，可按照%提成）；承办（包括主办、协办、参与等）合伙人交办的业务的，按照项目/案件内分配方案确定的标准参与分配。

聘用律师无论选择那种方式进行薪酬分配的，均应当接受事务所统一业务管理，以防范执业风险、提高业务品质。

（三）实习律师

指取得司法资格、领取了实习证在事务所实习的律师。

实习律师应当按照事务所规定的作息时间按时上下班（参与项目/案件出差等的除外）、完成事务所交办的各种事项；实习律师需要离开工作岗位的，应当向办公室履行请销假手续。

事务所为正式聘用的实习律师每月提供元生活补助费，参与业务工作承继突出的，可视其工作表现等由项目组为其发放一定的奖金。

事务所鼓励执业律师对实习律师进行“传帮带”，实习律师有义务配合执业律师完成必要的协助工作。

三、律师提成办法

1、律师申请提成的，应当按照事务所《业务归档指引》整理好卷宗文档并统一提交办公室归档管理。

经业务委员会查收确认后，方可办理提成事宜；业务完结前之前，律师可以根据其收入情况，由项目组申请借款使用。

2、律师提成时，应当按照事务所财务规定扣缴个人所得税。

3、项目/案件开发、承办中发生的各种费用（包括交通费、住宿费、档案查询费、文书及案卷装帧费、业务招待费、客户维护费等）均由律师自行承担；律师应当将发生费用的票据按月提交事务所财务室，由其做记账处理，并在律师提成时在应缴票据总额中予以扣减。

4、承办团队内自行决定具体分配方案；

5、律师就业务类型归属、项目组内收入分配等有不同意见的，可以提交监督委员会进行调解。

监督委员会调解时，应当遵照互相关爱、相互体谅、“大让小、老让新”的原则进行。

四、律师奖惩办法

1、事务所执业律师应恪守职业道德和执业纪律，遵守事务所各项制度和行为规范。

2、事务所律师有如下情形之一的，应当给予表彰奖励：

⑴承担事务所公共事务成绩突出的。

⑵撰写论文或其他文章，在国家或者省级刊物上发表的。

⑶为事务所发展有其他特殊贡献的。

3、事务所律师有如下情形的，应当予以惩戒，并责令改正；严重时予以清退：

⑴在执业中违反职业道德及执业纪律的；

⑵泄漏客户秘密，延误客户重要安排，或者提供法律服务中有重大错误的；如果造成客户重大损失，需要赔偿的，责任律师应当承担赔偿责任；

⑶私自接受委托，私自收费的；

⑷在履行职务中，其行为有损律师形象和事务所利益的；

⑸其他违纪行为及事务所有关规章制度应予处罚的。

3、事务所执业律师如果不能完成事务所规定的基本工作量，或者在执业中有其他情况不利于团结协作及事务所发展的，事务所将对其予以劝退。

4、律师奖惩、劝退事宜均由合伙人会议表决确定。

第七部分行政辅助机构设置及工作规范

一、行政辅助机构设置

（一）办公室

负责事务所行政事务、档案管理、人事管理、后勤保障等工作。

办公室配置主任一名、办公文员一名，办公文员兼任前台接待。

事务所不配备司机岗位；律师确需配置司机的，由本人自行聘请、自行承担费用；如需办公室配合管理的，办公室应当予以协助。

（二）财务室

负责事务所财务会计及收支核算、统计等有关工作。

财务室配置兼职会计一名、专职出纳一名。

专职出纳负责原始财务凭证的整理、归纳和保管，并协助会计完成税务申报、财务情况简报和《年度财务报告》的制作；经办工资发放、公共费用报销工作；及时与事务所开户银行联系，掌握银行存款变动情况，办理现金提取等事务。

二、办公秩序规范

1、事务所日常工作时间安排为：

上午：

8：

30——12：

00；下午：

2：

30——6：

00

如果没有特殊情况，周六日、节假日正常休息。

2、事务所应保持办公场所安静、卫生、整洁，保持个人办公桌面的整洁。

事务所工作人员应自觉维护所内环境卫生，实行值日制度，即每两人为一组，协同行政人员一并负责一日卫生工作。

3、事务所工作人员应爱护图书、资料，轻拿轻放，图书不得带出室外。

阅读后，将图书放回原处,保持图书归类排列顺序。

4、工作时间不宜大声喧哗，打闹；如需长时间接待来访客人的，应安排在会客室进行。

5、事务所工作人员应注意安全防范，妥善保管个人用品及公共用品。

最后一名离开办公室工作人员应检查电脑、打印机等是否关闭，所有电源是否关闭，门窗是否锁好。