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印章使用管理办法范本.docx

印章使用管理办法范本

北京远洋基业物业管理有限公司

印章使用管理办法

第一章总则

一、为加强印章的管理,安全使用印章,使印章确实发挥标志、权威、证明、凭信作用,特制定本办法。

二、适用范围:

本规定适用于远洋基业物业管理有限公司的各部门、各项目以及下属分公司。

三、本规定所指的印章是指含北京远洋基业物业管理有限公司、各物管中心的公章、财务章、以及一些专用章、法人名称印章、法人名称字样等所有印章(以下简称“印章”)。

第二章印章的制作和启用

一、各部门、各项目应遵循能签字不盖章的原则,尽量减少印章的使用频次和刻制种类。

二、新刻或改制印章须提出书面申请,并绘制印章样式,签报总经理办公室并经公司总经理批准后,由总经理办公室统一刻制,异地项目由项目的综合行政部刻制。

三、总经理办公室制作印章应到公安机关办理登记手续,并到公安机关指定的单位刻制。

四、印章制作好后,在颁发前,总经理办公室应有详细的交接登记,保管人/责任人在《印章印模备案表》(见附件)上签字,并将印模报总经理办公室备案。

五、印章启用前,使用单位或部门应将启用时间书面通知办公室。

如使用单位或部门撤销或改变名称,印章应缴还总经理办公室处理。

第三章印章的种类与审批

根据公司目前的经营业务内容,公司对印章进行统一分类、统一刻制,项目自行刻制的印章无效,印章的种类及审批流程如下:

一、公章

(一)北京远洋基业物业管理有限公司公章

1、使用范围:

以公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信、对外的相关证明;劳动合同;财务部门办理财务信托、查帐、加支票密码盒等业务。

2、保管人:

由总经理办公室专人保管。

3、审批流程:

使用公章的个人填写《印章(证照)使用申请表》(见附件),说明盖章的目的、用途、范围等,经项目总经理/部门总经理审批同意后,报公司总经理批准后到保管人处盖章。

(二)分公司公章

1、使用范围:

以分公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信;以分公司公司名义对外的相关证明等业务。

2、保管人:

公章由分公司专人保管,分公司的总经理/常务副总经理为公章的责任人,应签署由律师起草的《承诺书》(见附件)。

3、审批流程:

使用公章的个人填写《印章(证照)使用申请表》,经部门经理审批同意后,报分公司总经理/常务副总经理批准后到保管人处盖章。

(三)物管中心公章

1、使用范围:

以物管中心名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信、委托函、对外的相关证明等业务。

2、保管人:

由总经理办公室专人保管。

异地物管中心公章由该物管中心的专人保管,由项目总经理签署承诺书。

3、审批流程:

使用公章的个人填写《印章(证照)使用申请表》,经部门经理、项目总经理审批同意后,报公司经总经理办公室负责人批准后盖章。

异地物管中心公章的审批:

使用公章的个人填写《印章及证照使用申请表》,经部门经理审批同意后,报项目总经理批准后盖章。

二、专用章

(一)合同专用章

1、使用范围:

以公司、分公司名义签订的协议、合同等。

2、保管人:

公司的合同章由公司的法务助理保管,分公司的合同章由分公司的专人进行保管。

3、审批流程:

按照公司合同管理的相关规定履行合同审批手续,并按照公司授权体系规定之审批权限由总经理授权的相关人员签署、用印。

(二)财务专用章

财务类的各种印章(财务专用章、发票专用章、人名章等)的使用范围、保管人以及审批流程按照财务制度执行。

(三)人事专用章

1、使用范围:

办理社保手续以及以公司人力资源部名义开出的证明

2、保管人:

人力资源部专人保管

3、审批流程:

按照人力资源部的相关规定执行。

(四)车位管理专用章

1、使用范围:

各物管中心签订车位出租协议;办理停车证;车辆计费单;车险证明等相关业务。

2、保管人:

物管中心财务部专人保管。

3、审批流程:

按照物管中心《车位租赁管理制度》及流程执行。

(五)房屋出租专用章

1、使用范围:

各物管中心签订房屋出租协议等相关业务。

2、保管人:

物管中心财务部专人保管。

3、审批流程:

按照物管中心《房屋租赁管理制度》及流程执行。

(六)客服通知专用章

1、使用范围:

以物管中心名义向住户发放的各类收费通知、催缴收费单以及下发的各类违规通知单、紧急通知等所有通知。

2、保管人:

物管中心客户服务部专人保管。

3、审批流程:

用章部门填写《印章(证照)使用申请表》,经客户服务部负责人同意后,报项目总经理批准后盖章。

(七)装修管理专用章

1、使用范围:

业主装修申请时签订的装修协议书、消防协议书;施工许可证;施工出入证;动火证等相关业务。

2、保管人:

物管中心工程部专人保管。

3、审批流程:

装修协议书、消防协议书经项目总经理审核批准后方可使用,此章只对装修文件专用。

按照物管中心的《装修管理规定》中的相关要求办理盖章手续。

第四章印章的使用

一、各类印章经审批后方可用印,严禁在空白信件、奖状盖印,确有需要用印的,要严格履行用章手续,用后及时存档。

凡对外文件使用印章,经批准加盖公章后,需扫描或复印备份加章文件副本,存档备案。

二、使用带存根的公函或介绍信,证明信等要盖两处印章,一处盖在公函连接线上,一处盖在法人名章落款处,凡是在落款处加盖的印章都要“骑年盖月”

三、原则上不得将印章私自携带外出。

若确因工作需要携带公章外出,应审批流程进行审批,经批准后方可带出,并在《印章借出登记表》(见附件)进行登记。

四、合同专用章的印章保管人须审核:

1、该合同所涉相关各部门已经在《合同审批单》相应位置审批并签署意见;

2、合同已经相应的公司领导签署。

以上1.2项必须同事具备方可使用印章,同时加盖骑缝章。

五、盖章后的印章使用登记表应与盖章文件的复印件一并存档,并按照《印章(证照)使用情况登记表》的要求做好登记工作。

第五章印章的保管责任

一、各部门、各项目需指定专人保管印章,并使用保险柜加锁保管。

应由专人做好印章的登记、审批、存档等日常管理工作。

二、印章保管人要坚持原则,按规定办事,提高警惕、严防私用、盗用公章,以免造成损失。

对不符合规定手续的用印,有权拒绝,并应及时向总经理办公室报告。

三、对印章保管人疏忽或故意等原因用印,而造成的损失,公司将追究相关法律责任,并给予行政和经济处罚。

四、项目的印章应指定专人进行管理,并将其管理人员报总办备案。

五、分公司及项目管理的印章如有销毁、更换、新增印章要及时上报总经理办公室。

第五章附则

一、本办法自下发之日起执行。

二、原《印章及证照使用管理规定》即日起作废。

三、本办法由总经理办公室负责解释。

附件1:

《印章(证照)使用申请表》

附件2:

《印章(证照)使用情况登记表》

附件3:

《印章(证照)借出登记表》

附件4:

《印章印模备案表》

附件5:

印章保管承诺书

 

 

北京远洋基业物业管理有限公司

印章(证照)使用申请表

编号:

YYJYWY-XZ-02-F2版本:

A/1表格生效期:

序号:

申请日期

印章/证照类别

使用部门

数量

原因:

 

申请人:

项目经理/部门经理:

批准人:

年月日

 

北京远洋基业物业管理有限公司

印章(证照)使用申请表

编号:

YYJYWY-XZ-02-F2版本:

A/1表格生效期:

序号:

申请日期

印章/证照类别

使用部门

数量

原因:

 

申请人:

项目经理/部门经理:

批准人:

年月日

北京远洋基业物业管理有限公司

印章借出登记表

编号:

YYJYWY-XZ-02-F3版本:

A/1表格生效期:

序号:

日期

使用部门

印章类别

借出原因

数量

归还日期

使用人签字

北京远洋基业物业管理有限公司

印章(证照)使用情况登记表

编号:

YYJYWY-XZ-02-F3版本:

A/1表格生效期:

序号:

日期

使用部门

数量

使用人

批准人

印章、证照类别

北京远洋基业物业管理有限公司

印章印模备案表

印章名称:

印章名称:

 

(盖章)

 

(盖章)

保管部门:

保管人:

保管部门:

保管人:

 

印章名称:

印章名称:

 

(盖章)

 

(盖章)

保管部门:

保管人:

保管部门:

保管人:

 

印章名称:

印章名称:

 

(盖章)

 

(盖章)

保管部门:

保管人:

保管部门:

保管人:

承诺书

本人系北京远洋基业物业管理有限公司分公司公章、合同专用章的被授权保管者。

本人确认:

分公司公章使用应当严格遵守《印章使用管理办法》,本人已经仔细阅读了上述条款,并保证将严格遵循此规定。

分公司合同章的使用,还应按照公司合同审批流程,得到公司董事长或总经理的授权。

本人承诺:

分公司任何人员在使用公章、合同专用章时,应当得到北京远洋基业物业管理有限公司本部或本人的授权或同意;分公司使用公章、合同专用章的行为,全部由本人负责;分公司内无权、越权使用公章和合同专用章的行为,给北京远洋基业物业管理有限公司带来的损失(包括直接损失和间接损失),全部由本人承担。

 

承诺人:

年月日

 

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