学院办公室人员岗位职责.docx

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学院办公室人员岗位职责

学院办公室人员岗位职责

一、办公室主任工作职责2

二、办公室副主任工作职责2

四、党总支职组织员（兼职）职责3

（一）对应学校党委组织部3

（二）对应学校党委宣传部3

（三）对应学校党委统战部3

五、本科生培养职责4

（一）教务管理工作职责4

（二）教学管理工作工作职责4

六、研究生培养职责6

（一）对应招生办6

（二）对应研工部6

（三）对应培养办7

（四）对应学位办7

（五）对应学科建设8

（六）在职工程硕士8

（七）其它8

七、科研及实验室管理岗职责9

（一）科研管理工作9

（二）实验室建设与安全管理工作9

（三）对外合作交流工作职责10

九、行政综合、人事工作、外事工作岗职责11

（一）行政综合工作11

（二）人事工作11

（三）外事工作（对接国际交流与合作处、港澳台事务办公室）12

一、办公室主任工作职责

1.在学院党政班子的领导下，全面负责学院办公室的年度工作计划制定、内部管理及协调工作，加强办公室人员的思想政治工作，定期组织政治、业务、技术学习，不断提高他们的政治业务水平；

2.组织好办公室人员搞好本职工作，并根据不同阶段目标与任务，统一指挥，分工协作，明确职责，高效工作；

3.协助院长、书记安排学院党委、行政工作会议，审定每周会议安排；

4.根据院领导指示和有关会议决定，负责起草学院工作报告、总结、规划、通知、会议纪要、各类行政文件及报表等；

5.协助院长作好学院的财务管理工作，负责学院财务报销及财产管理，合理有效使用学院办公费、业务费等经费；

6.负责全院教职工岗位津贴及考勤的上报；

7.及时处理来信来访接待工作，及时向学院领导汇报教职工的婚、病等情况并做好慰问工作；

8.负责处理上级文件、急件的呈办、转办及落实等工作；

9.负责学院行政的公布、公告工作，加强院务公开工作的领导，并做好材料的收集整理工作；

10.负责学院的信息管理及沟通工作，主动了解与全院工作有关情况和问题，提出解决办法，及时为领导提供决策依据；

11.负责学院对外宣传的组织、协调、管理工作，树立学院的良好形象；

12.负责学院公章、介绍信、主要领导印章等的使用及管理；

13.负责院领导的外出活动安排，协助院领导做好对外联系工作；

14.负责学院来访单位及客人的接待协调与安排；

15.协调好与学校、学院各部门和单位间的关系；

16.完成领导及学校有关部门临时交办的其它任务。

二、办公室副主任工作职责

1.协助主任做好办公室的管理及协调工作；

2.协助做好办公室的信息化办公工作；

3.协助做好学院日常的安全、保卫工作；

4.完成学院领导及学校有关部门交办的其它任务。

四、党总支组织员（兼职）岗位职责

（一）对应学校党委组织部

1.组织工作

（1）协助做好党员队伍建设：

党员发展与材料审核，党员教育与管理，党员信息建库，党内统计、党内评优和党费管理等；

（2）协助做好党建队伍建设，“党员之家”建设工作；

（3）协助做好党建课题的组织、申报、过程管理、结题验收及管理；

2.干部及党校工作

（1）协助组织部、学院党委做好学院中层干部、后备干部、学院中层干部管理；

（2）协助做好党委换届工作；

（3）协助党校日常工作（办班管理、入党积极分子培训、党员轮训、党支部书记等党务干部培训等）。

3.其它工作

（1）协助做好政治审查工作（出国政审、一般政审等）；

（2）协助做好文件文书管理与档案工作；来信、来访处理与接待；

（3）协助做好相关重要文稿起草；

（4）完成领导及学校有关部门交办的其它任务。

（二）对应学校党委宣传部

（1）协助做好学院信息宣传工作；

（三）对应学校党委统战部

1.协助在党外知识分子中开展有针对性的思想政治工作；

2.帮助党外知识分子在各自的专业领域和社会政治生活中发挥更大的作用；

3.协助为广大留学人员回国工作营造良好环境；

4.协助做好民主党派基层组织加强思想建设与组织建设；

5.协助做好加强无党派人士工作并形成相对稳定的无党派代表人士队伍；

6.协助做好民族宗教工作；

7.协助开展台港澳和海外统战工作。

五、本科生培养岗位职责

（一）教务管理工作职责

（1）考试安排（提前考和期末考，并安排监考教师和巡考教师）；

（2）各年级学生的选课、退补选、新生选课；

（3）学生学籍管理；

（4）学生成绩、档案管理；（学生线A岗）

（5）学生历学位审核；

（6）大专业分流；

（7）一体化复合双专业招生；

（8）优秀生、特长生、兴趣生、提前毕业、留降级学生等个人的培计划实施及调整；

（9）补考、重考、重学等安排；

（10）留学生学籍管理；

（11）旁听进修管理等；

（12）完成领导及学校有关部门交办的其它任务。

（二）教学管理工作工作职责

1．对应教务处教学科

（1）制定培养计划、授课计划、教研活动计划；

（2）学期教学任务安排和教学进程工作实施；

（3）全院教师工作量计算、教学工作考核；

（4）接受学校对学院教学工作考核；

（5）学院间的交叉工作量计算；

（6）每年度教学业务费的审核、预算和下拨；

（7）双语课程申报、外教需求统计；

（8）教师教学工作奖励、教学质量优秀奖等工作评比；

（9）青年教师技能竞赛、教学名师评选、教学团队、教坛新秀评选等工作；

（10）辅修专业招生工作；

（11）精品课程、优秀课程等申报；

（12）学评教组织、期中教学检查、教学督导等工作。

2．对应教务处教学研究科

各级本科教学建设项目的申报组织、评审推荐、结题验收。

（1）国家级教学建设项目组织与实施：

专业综合改革试点、人才培养模式创新实验区、精品资源共享课、精品视频公开课、规划教材、来华留学英语授课品牌课程、双语教学示范课程、教学团队建设、教学名师培养、实验教学示范中心、校外实践教育基地、大学生创新创业训练项目等；

（2）省级教学建设项目组织与实施：

优势专业、特色专业（国际化品牌专业）、人才培养模式创新实验区、精品资源共享课、精品视频公开课（外语授课特色课程群）、重点教材、高等教育教学改革项目、高等教育课堂教学改革项目、教学创新团队、教学名师、教坛新秀、实验教学示范中心、大学生校外实践教育基地、新苗人才计划；

（3）校级教学建设项目组织与实施：

重点建设（扶植）专业、人才培养模式改革实验项目、教学改革项目、教学方法改革项目、重点建设教材、精品课程、优秀课程（群）、全英文授课课程（群）、教学名师、教坛新秀、教学成果培育计划项目、大学生创新创业训练计划项目、战略性新兴产业相关专业方向。

3．对应教务处教学实践科

（1）实验项目运行计划制定；

（2）毕业环节：

贯穿一学年度，含前期检查、开题报告、中期检查、毕业答辩、查重检测、优秀指导教师评选、优秀学生论文评选等；

（3）安排生产实习、认识实习、课程设计等短学期的教学计划；

（4）实验课程的教学任务安排、教学进程实施及实验班车安排。

4．对应其他部门

（1）对应教师教学发展中心：

教师网络培训报名组织工作、教师沙龙组织等；

（2）对应教材中心：

教材征订；

（3）对应主讲教师资格认定办公室：

学院主讲教师资格认定工作。

5．其他任务

（1）相关文件拟定；

（2）相关新闻宣传；

（3）完成领导及学校有关部门交办的其它任务。

六、研究生培养及学科建设岗职责

（一）对应招生办

1.硕士研究生招生

（1）硕士研究生招生目录及考试大纲的制订；

（2）硕士研究生报名相关宣传、咨询工作；

（3）推荐免试研究生的申请、面试及录取工作；

（4）硕士研究生入学专业课出卷、保密以及考前辅导的组织工作

（5）硕士研究生初试、专业课试卷整理及组织阅卷、核对等相关工作；

（6）全日制硕士研究生招生复试、调剂及录取相关工作；

（7）全日制硕士研究生录取通知及档案的调档、接收工作。

2.博士研究生招生

（1）博士研究生招生专业目录的制定；

（2）博士入学考试专业课出卷及相关保密工作；

（3）硕博连读申请及面试、录取工作；

（4）博士入学考试专业课阅卷及核分等工作；

（5）博士研究生复试及录取等相关工作；

（6）博士研究生录取通知及档案的调档、接收工作。

3.在职工程硕士

（1）在职攻读工程硕士研究生招生目录的制订；

（2）在职攻读工程硕士硕士研究生报名相关宣传、咨询工作；

（3）校外合作办班，与合作单位的联系、协议及落实工作；

（4）GCT统考的报名以及现场确认工作；

（5）在职攻读工程硕士研究生的复试及录取工作；

（6）在职工程硕士研究生的课程进修班学生招生工作。

（二）对应研工部

1.研究生新生档案接收、整理、核对及入库；（研究生秘书负责接收，然后交学生线管理）

2.春季、夏季毕业研究生学位证管理、档案组建、个人档案寄发等相关工作；

3.毕业生学位授予仪式；

4.毕业研究生个人档案的不定期寄发或领取；

5.博士三助奖学金的实施与考核；

（三）对应培养办

1.各学位点培养方案的制定与审核；

2.各学期教学任务下达和进程实施；

3.各学期研究生课表安排；

4.新生个人培养计划收集，整理；

5.授课计划与授课大纲的收集、整理；

6.博士研究生学科前沿讲座的具体安排；

7.期中教学检查落实；

8.各学期各课程学生成绩单的收集与审核；

9.全院教师研究生工作量的计算；

10.学院间交叉工作量的计算与核对；

11.全院教师研究生教学工作量的考核；

12.研究生中期考核；

13.研究生开题报告；

14.专业学位专业实践的实施与考核；

15.研究生教改项目申请、中期检查及结题；

16.教学督导工作。

（四）对应学位办

1.毕业生答辩资格审查，包括导师信息和培养类别的核对，学分与学术成果审核；

2.学位论文形式审查实施；

3.学位论文查重；

4.学位论文盲审的实施，包括联系评审单位，意见反馈，评审费管理及评阅收回收；

5.学位论文答辩实施；

6.无成果硕士毕业生学院大组答辩安排与实施；

7.优秀学位论文申请、审核工作；

8.答辩及学位相关材料的收集与整理，包括论文，评阅书，答辩记录，学位申请表、表决票与学位信息表；

9.学院评定分委员会会议；

10.学位证书发放；

11.毕业生学位信息汇总；

12.论文归档分学校图书管，档案管及国家图书管三部分；

13.毕业生培养资料的归档，从个人培养计划到申请学位所有培养资料共11个材料；

14.归档材料录入档案管研究生培养管理系统；

15.外校论文的评阅。

（五）对应学科建设

1.博士、硕士研究生新增导师的申请、材料审核等相关遴选工作；

2.研究生企业导师申报；

3.各级学科省重中之重，省重点，校重点及新学科申报；

4.研究生教改项目的申报及管理；

5.专著与研究生教材出版基金项目的申报。

6.外校学科送审材料落实

（六）在职工程硕士

1.在职工程硕士课程：

上课教师安排、订、购寄教材、合作单位协调等工作；

2.在职工程硕士录取、课程、教材安排、校外办班以及新生开学报到、缴费等相关工作；

3.在职工程硕士宣传、报名、现场确认等；

4.在职工程硕士学费管理；

5.在职工程硕士导师安排、中期考核、开题以及实践环节落实考核。

6.在职工程硕士的学位管理与档案生成、寄发。

（七）其它

1.各种相关酬金的计算和发放；

2.导师经费的计算与发放；

3.留学生的培养；

完成领导及学校有关部门交办的其它任务。

七、科研及实验室建设岗职责

（一）科研管理工作

1.对应科研院计划与项目管理岗

（1）协助各类纵向科技类项目的组织、申报、过程管理、结题验收及管理；

（2）协助各类省部级以上科技创新团队申报及项目管理；

（3）协助各类纵向基础研究类科技项目的组织、申报、过程管理、结题验收及管理。

2.对应科研院基地与成果管理岗

（1）协助组织各类科研基地和科技平台申报、建设、验收、运行及管理；

（2）协助组织各类科技成果鉴定、奖励申报及管理；

（3）协助开展各类学术交流活动；

（4）协助做好专利申请、维持、转让、实施等管理；

（5）协助做好学术论文奖励；

（6）协助做好科普相关活动。

3.对应科研院合作与服务管理岗

（1）协助做好学校、学院与地方政府、企事业单位的科技合作；

（2）协助做好学院各类成果的转化、产学研项目管理；

（3）协助做好各类技术转移中心、产业技术创新战略联盟等科技合作载体建设与管理；

（4）各类横向技术类合同审核、签订、登记及经费管理，合同免税办理；

4.其它工作

（1）协助做好给类接待；

（2）协助做好各类协会的管理；

（3）完成领导及学校有关部门交办的其它任务；

（二）实验室建设与安全管理工作

1.对应资产处实验室管理办公室

（1）协助做好实验室建设项目的组织、申报、过程管理、结题验收及管理；

（2）协助做好实验室中心的组织、申报、过程管理、结题验收及管理；

（3）协助做好实验室专项资金项目的组织、申报、过程管理、结题验收及管理；

（4）协助做好各类设备采购申报、过程管理。

2.对应资产处资产管理办公室

（1）协助做好各类固定资产的管理；

（2）协助做好大型仪器设备申报、采购及管理；

（3）协助做好的组织、申报、过程管理、结题验收及管理。

3.对应资产处安全环保管理办公室

（1）协助做好危险化学品的监督管理工作；

（2）协助做好学院日常安全检查及管理工作；

（3）协助做好实验安全及消防安全教育工作；

（4）协助做好各实验大楼的日常维护及管理工作。

4.其它工作

（1）完成领导及学校有关部门交办的其它任务。

（三）对外合作交流工作职责

（1）负责学院教学、科研等对外合作工作业务拓展与联系，主动为学院教师对外合作联系工作提供服务；

（2）负责学院与各级科技局、相关产业园区等政府部门的交流、合作及对接工作；

（3）负责学院与各校友会的日常联系，并定期开展校友与学院的交流活动，承担校友来访的接待工作；

（4）负责与学院发展委员会的日常联络及活动组织工作；

（5）负责学院外派人员管理、走访及业务指导等工作；

（6）负责学院对外办班的策划、组织、协调等工作；

（7）负责学院各单位与企业共建的研发中心、基地、研究所等平台。

九、行政综合、人事工作、外事工作岗职责

（一）行政综合工作

1．负责办公室日常考勤、会议室管理（卫生、茶水、设备等，每日早中晚检查）；

2．负责每周会议安排、整理一周安排（每周五中午前整理完毕交办公室主任审核）；

3．负责办公室、领导办公室卫生保洁协调；

4．负责学院印章管理、经费报销（周四统一报销）；

5．负责日常接待、会议会务及其他工作；

6．负责办公室办公用品采购与管理（定期检查）；

7．负责学校、学院文件的管理、归档工作；

8．协助做好学院固定资产、低值易耗等管理

9．协助做好与学院各单位及教工的日常联系；

10．协助做好离退休教工联络工作；

11．完成领导及学校有关部门交办的其它任务。

（二）人事工作

1．师资管理工作

（1）协助做好教师队伍规划、高级专家管理、各类人才选拔和管理、教授学术假、兼职教授教师管理、各类优秀教师推荐、博士后流动站管理服务工作；

（2）协助做好专业技术职务评聘工作、博士后进出站管理服务、科协有关工作；

（3）协助做好教职工培训、教师资格认定、教职工出国管理服务、访问学者管理服务。

2．人才引进工作

（1）协助做好师资引进规划、人才引进、智力聘用等工作；

（2）协助组号院内人员调配、人才交流、人事代理服务、临时工管理等工作。

3．人事管理

（1）协助做好社会保险管理、医保办理、探亲假、各类病事假审核管理；

（2）协助做好离退休、退职教工的管理；

（3）协助做好岗位聘任工作；

（4）校内奖酬金日常管理、聘用合同管理、教职工考核、教师证申领等工作；

4．其它工作

完成领导及学校有关部门交办的其它任务。

（三）外事工作（对接国际交流与合作处、港澳台事务办公室）

（一）外事工作

（1）协助做好学院外事接待；

（2）协助做好学院外事宣传资料制作及宣传工作；

（3）协助做好外国专家项目申报；

（4）协助做好引智项目申报；

（5）协助做好国际化联合培养项目（教学线A岗）；

（6）协助做好国际化联合培养学生教学教务管理（教学线A岗）；

（7）协助做好学生游学（学生线与教学线A岗）。

（二）留学生培养（教学线A岗）

（1）协助做好留学生招生宣传资料（配合国际学院）；

（2）协助做好留学生培养计划制定；

（3）协助做好指导留学生选课；

（4）协助做好指导留学生选课；

（5）协助做好留学生教材征订；

（6）协助做好其他留学生事务管理。

（三）其它工作

（1）完成领导及学校有关部门交办的其它任务。