合同管理系统项目规划书.docx

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合同管理系统项目规划书

卷号

卷内编号

密级

项目编号:

IT-201101002

合同管理系统

项目规划书

Version:

1.0

项目承担部门：

IT部

完成日期：

2010-01-20

本文档使用部门：

■主管领导■用户

撰写人：

审核人：

审批人：

1引言

1.1编写目的

为了保证项目团队按时保质地完成项目，便于项目团队成员更好地了解项目情况，使工作开展的各个过程合理有序，因此以书面形式，将项目生命周期内的工作任务范围、各项工作的任务分解、项目团队组织结构、各团队成员的工作责任、开发进度做出安排，作为项目团队成员的共识与约定，项目生命周期内的所有项目活动的行动基础，项目团队开展和检查项目工作的依据。

1.2项目名称

项目编号:

IT-201101002、《合同管理系统开发及推广项目》

1.3项目背景

目前公司主要采用传统手工管理合同的方式，而这种方式存在诸多弊端，包括文档管理混乱、进度控制困难、信息汇总困难、缺少预警机制等。

随着合同数量的不断增加，这种工作模式已经无法适应公司的发展需求，为此必须规范合同管理的业务流程，增强合同业务处理过程的透明度，对合同的执行情况做到动态控制，缩短信息流，提高工作效率，减低管理成本。

江门市中港宝田摩托车实业有限公司IT部将开发合同管理系统和档案管理系统，为公司提供全方位、系统化的合同管理平台。

1.4参考资料

◆经审批的《合同管理系统开发及推广年度立项书》（项目编码：

BT-LX-010000-03300003001-004-201101）

◆《恒润基合同管理系统使用手册》（来自互联网）

2项目组织和资源

2.1人力资源

参与项目开发的总人数和人员结构如下表：

姓名

性别

部门

在本项目中承担的工作

男

IT部

项目负责人

男

IT部

系统详细设计、源代码编写、系统测试

女

IT部

源代码编写、系统测试

女

IT部

用户使用手册编写、组织培训

男

IT部

软件实施

2.2已有开发设施

项目研发地点：

；

所用设施：

；

开发工具：

MicrosoftSQLServer2005、MicrosoftVisualStudio2008

2.2须获取的资源

◆需要人力资源部制作合同编码规则

◆需要行政部收集合同模板

3合同管理系统

合同管理系统分为三大模块，包括客户模块、合同模块、付款模块。

系统开发阶段将按模块分阶段进行开发。

合同管理系统项目实施计划分为四个阶段，包括系统开发阶段、系统测试阶段、合同模板导入阶段、组织培训阶段，具体阶段名称、完成期限、工作内容、阶段产品如下表：

阶段名称

完成期限

工作内容

负责部门

阶段产品

系

统

开

发

客户模块

2010-12-25

系统设计、源代码编写、系统测试

IT部

源代码

合同模块

2011-1-10

系统设计、源代码编写、系统测试

IT部

源代码

付款模块

2011-1-29

系统设计、源代码编写、系统测试

IT部

源代码

系统测试

2011-2-30

模拟测试

IT部

测试报告

合同模板导入

2011-4-25

收集合同模板、导入合同模板

行政部

合同模板

组织培训

2011-4-28

组织关键用户培训

IT部

培训记录

3.1客户模块

客户信息是每个企业的宝贵财富。

在客户信息管理模块中，用户能自由增加、编辑或删除客户单位的基本信息。

点击合同管理系统中的客户模块，进入客户列表，如下图：

增加查找编辑删除退出

序号

客户编号

客户名称

客户类别

客户网址

联系人

联系人办公电话

建立人

建立时间

详细设计说明：

1、用户可以查看客户编码、客户名称、客户类别、客户网址、联系人、联系人办公电话、建立人、建立时间、客户状态等客户信息；

2、双击任意客户，即可查看对应客户的详细信息；

3、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写客户信息；

4、点击【查找】按钮，输入客户编码、客户名称、客户类别、联系人、建立时间等条件来查询客户资料，同样也可以通过输入关键字来查找客户资料。

5、选中任意客户，点击【编辑】按钮，即可对客户信息进行修改；

6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除客户信息。

单击客户列表界面的【增加】按钮，进入新建客户编辑页面：

保存退出

客户基本信息

客户名称*

客户编号*

客户类型

地址

邮编

国家

地区

网址

法定代表人*

注册资金

开户银行

账号

主要联系人*

移动电话

办公电话*

传真

客户说明

详细设计说明：

1、客户信息为合同管理系统的基本信息，新建合同中的合同相对方必须在客户信息里，否则必须增加该客户信息方可在新建合同中选中所需的客户信息；

2、输入客户名称、客户编号、法定代表人、主要联系人、办公电话等必要信息后单击【保存】即可完成客户建立工作。

3.2合同模块

合同是系统的核心，建立于客户的基础之上。

此模块把合同的新增、查找、删除、排列等有序的组合在一起。

点击合同管理系统中的合同模块，进入合同列表，如下图：

新增查找编辑删除退出

序号

合同编号

合同名称

合同金额

客户名称

合同类别

建立时间

合同状态

详细设计说明：

1、用户可以查看合同编号、合同名称、合同金额、客户名称、合同类别、建立时间、合同状态等信息；

2、合同状态包括执行中、未执行、已结束三种；

3、双击任意合同，即可查看对应合同的详细信息；

4、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写合同信息；

5、点击【查找】按钮，输入合同编码、合同名称、建立时间、起始时间、结束时间等条件来查询合同资料，同样也可以通过输入关键字来查找合同资料；

6、选中任意合同，点击【编辑】按钮，即可对合同信息进行修改；

7、选中任意合同，点击【删除】按钮，即可删除合同信息。

3.2.1新增合同

因业务需要签订合同的，点击【增加】按钮，系统将自动提醒填写《合同签审表》：

保存审核变更（解除）退出打印

合同基本信息

合同名称*

主体合同（附件）*

合同编码*

合同类别*

签订日期*

合同金额*

币种

生效日期*

印花税额

资金性质*

计划完成日期*

合同相对方*

相对方信用评级*

信用证明*

合同标的物*

数量或质量*

其他补充

资金计划

序号

金额（人民币）

结算方式

结算时间

资金条款

资金状态

合同内容

审批流

合同经办人

合同承办

部门经理

□同意签订。

□不同意签订，原因。

经办人：

日期：

总经理

□同意签订。

□不同意签订，原因。

经办人：

日期：

详细设计说明：

1、输入合同名称、合同编码、签订日期、生效日期，计划完成日期、合同金额、合同类别、合同相对方、相对方信用评级及证明、合同标的物、数量或质量等必要信息，点击【保存】即可完成客户建立工作；

2、点击“合同类别”的下拉按钮选择合同模板，系统自动弹出所需的合同模板，填写完毕后点击【保存】即可；

3、将合同的相关信息录入到合同管理系统中，并扫描合同原件作为附件上传至合同管理系统；

4、在建立合同时要录入资金计划，以便于付款模块的逻辑调用，输入“资金计划”的金额、结算方式、结算时间、资金条款、资金状态等信息，其中资金条款按照结算需要输入第一期、第二期、第三期等；

5、合同经办人在《合同签审表》中录入合同相关信息后，系统自动生成合同编码。

3.2.2合同变更（解除）

合同约定的情况出现变化，需对合同内容重新修改，点击【变更】按钮，系统将自动提醒填写《合同变更（解除）申请》表格：

保存审核退出打印

合同名称*

合同编码*

合同变更（解除）理由*

变更事项说明*

变更生效日期

合同修改次数*

附件*

审批流

合同负责人

经办部门经理

经办人：

日期：

总经理

经办人：

日期：

详细设计说明：

1、输入合同名称、合同编码、合同变更理由、变更事项说明、合同修改次数、附件等必填项；

2、合同经办人在《合同变更申请表》中录入合同相关信息时，系统自动根据编码规则进行编码；

3、经总经理审批后，若需要更改合同的，先删除对应的合同，然后再增加合同即可，系统将自动生成版本号；若需要解除合同的，直接删除对应的合同即可；

3.3付款模块

收款是合同的重要组成部分，此模块罗列了合同中收款单的详细信息，方便查阅，实现收款管理。

查找付款删除退出

序号

所属合同

付款金额

付款方式

资金条款

计划付款时间

相差天数

付款条件

状态

实际付款时间

详细设计说明：

1、收款资料来源于合同中的资金计划，默认排列显示是分组显示，以合同为组；

2、用户可以查看所属合同、付款金额、付款方式、资金条款、计划付款时间、相差天数、付款条件、状态、实际付款时间等客户信息；

3、付款状态包括已完成、未完成两种；

4、点击【查找】按钮，输入所属合同、付款状态、预计付款时间、实际付款时间等条件来查询付款资料，同样也可以通过输入关键字来查找付款资料；

5、选中任意客户，点击【付款】按钮，付款即完成；

6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除付款信息。

4档案管理系统

为进一步加强合同管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特开发档案管理系统。

档案管理系统开发分为六个阶段，包括案库管理模块开发、案卷管理模块开发、文件管理模块开发、案卷借阅模块开发、案卷统计模块开发、档案销毁模块开发等，具体阶段名称、完成期限、工作内容、阶段产品如下表：

阶段名称

完成期限

工作内容

阶段产品

案库管理模块

2011-5-8

系统设计、源代码编写、系统测试

源代码

案卷管理模块

2011-5-25

系统设计、源代码编写、系统测试

源代码

文件管理模块

2011-7-1

系统设计、源代码编写、系统测试

源代码

案卷借阅模块

2011-7-20

系统设计、源代码编写、系统测试

源代码

案卷统计模块

2011-8-15

系统设计、源代码编写、系统测试

源代码

档案销毁模块

2011-8-28

系统设计、源代码编写、系统测试

源代码

4.1案库管理模块

卷库管理是档案管理系统的基本信息，任何案卷和文件都是建立在卷库上的。

在案库管理中，用户能自由增加、编辑或删除卷库。

点击档案管理中的卷库管理，进入卷库列表，如下图：

增加修改删除退出

卷库号

卷库名称

所属部门

详细设计说明：

1、用户可以查看卷库号、卷库名称、所属部门等卷库信息；

2、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写卷库信息；

3、选中任意卷库，点击【编辑】按钮，即可对案库信息进行修改；

4、选中任意卷库，点击【删除】按钮，即可删除案库。

因业务需要新增卷库的，点击【增加】按钮，填写卷库信息，如下表：

保存退出

卷库号*

卷库名称*

所属部门*

备注

详细设计说明：

1、输入卷库号、卷库名称、所属部门等必填项后，点击【保存】按钮即可新增卷库；

4.2案卷管理模块

建立卷库后，即可增加案卷，点击档案管理中的案卷管理，进入案卷列表，如下图：

增加查找修改退出

案卷号

案卷名称

所属卷库

全宗号

凭证类别

案卷密集

案卷状态

操作

拆封/封卷

拆封/封卷

详细设计说明：

1、用户可以查看案卷号、案卷名称、所属部门、全宗号、凭证类别、案卷密集、案卷状态等案卷信息；

2、双击任意案卷，即可查看对应案卷的详细信息；

3、案卷状态包括拆卷、封卷两种状态；

4、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写案卷信息；

5、点击【查找】按钮，输入案卷号、案卷名称、所属卷库、归卷年代、起始日期、终止日期、保管期限、案卷密级、全宗号、目录号、所属部门等条件即可查找案卷信息，也可以通过输入关键字进行查找；

6、选中任意案卷，点击【修改】按钮，即可对案卷信息进行修改；

7、选中任意案卷，点击【删除】按钮，即可删除案卷。

需要增加案卷的，点击【增加】按钮，填写文件信息：

保存退出

案卷号*

案卷名称*

所属卷库

归卷年代

起始日期

终止日期

所属部门*

编制机构

保管期限

案卷密级

全宗号

目录号

档案馆号

保险箱号

缩微号

凭证类别

凭证编号（起）

凭证编号（止）

页数

备注

详细设计说明：

1、输入卷库号、卷库名称、所属部门等必填项后，点击【保存】按钮即可新增案卷；

4.3文件管理模块

增加案卷后，可以在同一个案卷中增加多个文件，点击档案管理中的文件管理，进入文件列表，如下图：

增加查找修改销毁退出

文件号

文件标题

密级

发文单位

发文时间

所属案卷

详细设计说明：

1、用户可以查看文件号、文件标题、密级、发文单位、发文时间、所属案卷等文件信息；

2、双击任意案卷，即可查看对应案卷的详细信息；

3、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写文件信息；

4、点击【查找】按钮，输入文件号、文件主题词、文件标题、文件辅标题、发文单位、发文日期、密级、紧急等级、文件分类、公文类别、文件页数、打印页数、备注等条件即可查询相关文件，也可以通过输入关键字来查找客户资料。

5、选中任意文件，点击【修改】按钮，即可对文件信息进行修改；

6、选中任意文件，点击【销毁】按钮，系统将弹出《合同销毁申请单》，填写完毕后，申请进入审批流程；

7、选中任意文件，点击【删除】按钮，即可删除文件。

4.3.1增加文件

需要增加归档文件的，点击【增加】按钮，填写文件信息：

保存退出

文件号

文件主题词

文件标题

文件辅标题

发文单位

发文日期

密级

紧急等级

文件分类

公文类别

文件页数

打印页数

备注

所属案卷

+添加附件

详细设计说明：

1、输入文件号、文件主题词、文件标题、文件辅标题、发文单位、发文日期、密级、紧急等级、文件分类、公文类别、文件页数、打印页数、备注等条件即可查询相关文件，也可以通过输入关键字来查找客户资料。

点击【保存】按钮即可新增案卷；

4.3.2档案销毁

需要清理无用档案，腾出有限的空间，点击【销毁】按钮，系统自动提醒填写《合同销毁申请单》

保存审核退出打印

合同名称*

合同编码*

合同责任人*

合同有效日期*

归档日期*

销毁份数*：

销毁日期*

销毁原因说明：

审批流

文控员

合同负责人

□同意销毁。

□不同意销毁，原因。

经办人：

日期：

合同承办

部门经理

□同意销毁。

□不同意销毁，原因。

经办人：

日期：

总经理

□同意销毁。

□不同意销毁，原因。

经办人：

日期：

详细设计说明：

1、输入合同名称、合同编码、合同责任人、合同有效期、归档日期、销毁日期、销毁份数、销毁原因说明等必填项；

2、系统自动统计合同期满两年的合同；

3、系统设定经销毁的档案自动保存在销毁档案夹中。

4.4案卷借阅模块

因业务需要查阅合同细节，点击档案管理中的案卷借阅，进入文件列表，如下图：

查找借阅退出

案卷号

案卷名称

所属卷库

全宗号

凭证类别

案卷密级

案卷状态

详细设计说明：

1、点击【查找】按钮，输入案卷号、案卷名称、所属卷库等条件查找案卷，也可以通过输入关键信息查找文件；

2、选中任意文件，点击【借阅】按钮，填写《档案解除申请单》即可提出借阅申请；

3、借阅状态包括待审批、已批准、已归还。

4.4.1申请借阅

点击【借阅】按钮，系统将自动提醒填写《档案借出申请单》

保存审核退出打印

借阅人*

申请日期*

借阅档案名称*

借阅理由说明*

部门经理*

□借阅理由成立，同意申请：

□借阅理由不成立，理由及处理意见

经办人：

日期：

文控员*

□同意借阅

□不同意借阅，理由及处理意见

经办人：

日期：

审批流

实际借出日期*

预定归还日期*

借出文档页数*

实际归还日期*

档案归还说明

□合同变更□合同损坏

备注

详细设计说明：

1、借阅人填写借阅人、申请时间、借阅档案名称、借阅理由说明等必要信息，点击【保存】按钮即完成借阅申请；

2、档案归还时，经文控员核查无误后登录档案管理系统填注归还日期及归还说明，如合同有变更或损坏，需在合同目录中注明。

4.4.2借阅审批

申请人提出借阅申请后，进入审批流，点击案卷借阅模块的借阅审批

查找审核撤销归还退出

文件号

申请日期

审批日期

归还时间

文件状态

详细设计说明：

1、文件状态包括待批准借阅、已批准借阅、未批准借阅、已归还借阅四种；

2、点击【查找】按钮，输入文件号、文件状态等条件即可查询相关文件，也可以通过输入关键字来查找客户资料；

3、审核人选中任意文件，点击【审核】按钮，即可对借阅申请进行审核；

4、借阅申请经过审批后，申请人可以撤销申请，选中对应文件，点击【撤销】按钮即可；

5、借阅人归还文件后，文控员登录档案管理系统，选中对应文件，点击【归还】按钮，系统将自动弹出《档案借出申请单》，文控员将归还情况录入系统；

4.5档案统计模块

档案管理系统为用户统计案卷数据，统计项目包括案卷统计、借阅统计两项。

4.5.1案卷统计

点击档案管理中的案卷统计，进入统计列表，如下图：

案卷号

案卷名称

所属卷库

全宗号

凭证类别

案卷密级

案卷状态

文件个数

详细设计说明：

1、本模块没有可操作内容，只供查看。

4.5.2借阅统计

文件号

文件标题

密级

发文单位

发文时间

紧急等级

借阅次数

详细设计说明：

1、本模块没有可操作内容，只供查看。

4.6档案销毁模块

本模块就类似于文件的回收站，对已经批准销毁的文件会保存在此处，若确定永久删除相关文件的，可在本模块进行操作，点击档案管理系统的档案销毁模块，进入列表，如下图：

查找还原删除退出

文件号

文件标题

密级

发文单位

发文时间

所属案卷

详细设计说明：

1、点击【查找】按钮，输入文件号、文件标题、密级、发问单位、发文时间、所属案卷等条件查找文件，也可以通过输入关键字来查找；

2、选中任意文件，点击【还原】按钮，即可将文件放回原来的位置；

3、选中任意文件，点击【删除】按钮，即可将永久删除文件。

5附件

附件1：

合同管理制度（初稿）

附件2：

合同流程（初稿）