合同管理系统项目规划书.docx
《合同管理系统项目规划书.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《合同管理系统项目规划书.docx(21页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
合同管理系统项目规划书
卷号
卷内编号
密级
项目编号:
IT-201101002
合同管理系统
项目规划书
Version:
1.0
项目承担部门:
IT部
完成日期:
2010-01-20
本文档使用部门:
■主管领导■用户
撰写人:
审核人:
审批人:
1引言
1.1编写目的
为了保证项目团队按时保质地完成项目,便于项目团队成员更好地了解项目情况,使工作开展的各个过程合理有序,因此以书面形式,将项目生命周期内的工作任务范围、各项工作的任务分解、项目团队组织结构、各团队成员的工作责任、开发进度做出安排,作为项目团队成员的共识与约定,项目生命周期内的所有项目活动的行动基础,项目团队开展和检查项目工作的依据。
1.2项目名称
项目编号:
IT-201101002、《合同管理系统开发及推广项目》
1.3项目背景
目前公司主要采用传统手工管理合同的方式,而这种方式存在诸多弊端,包括文档管理混乱、进度控制困难、信息汇总困难、缺少预警机制等。
随着合同数量的不断增加,这种工作模式已经无法适应公司的发展需求,为此必须规范合同管理的业务流程,增强合同业务处理过程的透明度,对合同的执行情况做到动态控制,缩短信息流,提高工作效率,减低管理成本。
江门市中港宝田摩托车实业有限公司IT部将开发合同管理系统和档案管理系统,为公司提供全方位、系统化的合同管理平台。
1.4参考资料
◆经审批的《合同管理系统开发及推广年度立项书》(项目编码:
BT-LX-010000-03300003001-004-201101)
◆《恒润基合同管理系统使用手册》(来自互联网)
2项目组织和资源
2.1人力资源
参与项目开发的总人数和人员结构如下表:
姓名
性别
部门
在本项目中承担的工作
男
IT部
项目负责人
男
IT部
系统详细设计、源代码编写、系统测试
女
IT部
源代码编写、系统测试
女
IT部
用户使用手册编写、组织培训
男
IT部
软件实施
2.2已有开发设施
项目研发地点:
;
所用设施:
;
开发工具:
MicrosoftSQLServer2005、MicrosoftVisualStudio2008
2.2须获取的资源
◆需要人力资源部制作合同编码规则
◆需要行政部收集合同模板
3合同管理系统
合同管理系统分为三大模块,包括客户模块、合同模块、付款模块。
系统开发阶段将按模块分阶段进行开发。
合同管理系统项目实施计划分为四个阶段,包括系统开发阶段、系统测试阶段、合同模板导入阶段、组织培训阶段,具体阶段名称、完成期限、工作内容、阶段产品如下表:
阶段名称
完成期限
工作内容
负责部门
阶段产品
系
统
开
发
客户模块
2010-12-25
系统设计、源代码编写、系统测试
IT部
源代码
合同模块
2011-1-10
系统设计、源代码编写、系统测试
IT部
源代码
付款模块
2011-1-29
系统设计、源代码编写、系统测试
IT部
源代码
系统测试
2011-2-30
模拟测试
IT部
测试报告
合同模板导入
2011-4-25
收集合同模板、导入合同模板
行政部
合同模板
组织培训
2011-4-28
组织关键用户培训
IT部
培训记录
3.1客户模块
客户信息是每个企业的宝贵财富。
在客户信息管理模块中,用户能自由增加、编辑或删除客户单位的基本信息。
点击合同管理系统中的客户模块,进入客户列表,如下图:
增加查找编辑删除退出
序号
客户编号
客户名称
客户类别
客户网址
联系人
联系人办公电话
建立人
建立时间
详细设计说明:
1、用户可以查看客户编码、客户名称、客户类别、客户网址、联系人、联系人办公电话、建立人、建立时间、客户状态等客户信息;
2、双击任意客户,即可查看对应客户的详细信息;
3、点击【新增】按钮,系统将自动弹出表格要求用户填写客户信息;
4、点击【查找】按钮,输入客户编码、客户名称、客户类别、联系人、建立时间等条件来查询客户资料,同样也可以通过输入关键字来查找客户资料。
5、选中任意客户,点击【编辑】按钮,即可对客户信息进行修改;
6、选中任意客户,点击【删除】按钮,即可删除客户信息。
单击客户列表界面的【增加】按钮,进入新建客户编辑页面:
保存退出
客户基本信息
客户名称*
客户编号*
客户类型
地址
邮编
国家
地区
网址
法定代表人*
注册资金
开户银行
账号
主要联系人*
移动电话
办公电话*
传真
客户说明
详细设计说明:
1、客户信息为合同管理系统的基本信息,新建合同中的合同相对方必须在客户信息里,否则必须增加该客户信息方可在新建合同中选中所需的客户信息;
2、输入客户名称、客户编号、法定代表人、主要联系人、办公电话等必要信息后单击【保存】即可完成客户建立工作。
3.2合同模块
合同是系统的核心,建立于客户的基础之上。
此模块把合同的新增、查找、删除、排列等有序的组合在一起。
点击合同管理系统中的合同模块,进入合同列表,如下图:
新增查找编辑删除退出
序号
合同编号
合同名称
合同金额
客户名称
合同类别
建立时间
合同状态
详细设计说明:
1、用户可以查看合同编号、合同名称、合同金额、客户名称、合同类别、建立时间、合同状态等信息;
2、合同状态包括执行中、未执行、已结束三种;
3、双击任意合同,即可查看对应合同的详细信息;
4、点击【新增】按钮,系统将自动弹出表格要求用户填写合同信息;
5、点击【查找】按钮,输入合同编码、合同名称、建立时间、起始时间、结束时间等条件来查询合同资料,同样也可以通过输入关键字来查找合同资料;
6、选中任意合同,点击【编辑】按钮,即可对合同信息进行修改;
7、选中任意合同,点击【删除】按钮,即可删除合同信息。
3.2.1新增合同
因业务需要签订合同的,点击【增加】按钮,系统将自动提醒填写《合同签审表》:
保存审核变更(解除)退出打印
合同基本信息
合同名称*
主体合同(附件)*
合同编码*
合同类别*
签订日期*
合同金额*
币种
生效日期*
印花税额
资金性质*
计划完成日期*
合同相对方*
相对方信用评级*
信用证明*
合同标的物*
数量或质量*
其他补充
资金计划
序号
金额(人民币)
结算方式
结算时间
资金条款
资金状态
合同内容
审批流
合同经办人
合同承办
部门经理
□同意签订。
□不同意签订,原因。
经办人:
日期:
总经理
□同意签订。
□不同意签订,原因。
经办人:
日期:
详细设计说明:
1、输入合同名称、合同编码、签订日期、生效日期,计划完成日期、合同金额、合同类别、合同相对方、相对方信用评级及证明、合同标的物、数量或质量等必要信息,点击【保存】即可完成客户建立工作;
2、点击“合同类别”的下拉按钮选择合同模板,系统自动弹出所需的合同模板,填写完毕后点击【保存】即可;
3、将合同的相关信息录入到合同管理系统中,并扫描合同原件作为附件上传至合同管理系统;
4、在建立合同时要录入资金计划,以便于付款模块的逻辑调用,输入“资金计划”的金额、结算方式、结算时间、资金条款、资金状态等信息,其中资金条款按照结算需要输入第一期、第二期、第三期等;
5、合同经办人在《合同签审表》中录入合同相关信息后,系统自动生成合同编码。
3.2.2合同变更(解除)
合同约定的情况出现变化,需对合同内容重新修改,点击【变更】按钮,系统将自动提醒填写《合同变更(解除)申请》表格:
保存审核退出打印
合同名称*
合同编码*
合同变更(解除)理由*
变更事项说明*
变更生效日期
合同修改次数*
附件*
审批流
合同负责人
经办部门经理
经办人:
日期:
总经理
经办人:
日期:
详细设计说明:
1、输入合同名称、合同编码、合同变更理由、变更事项说明、合同修改次数、附件等必填项;
2、合同经办人在《合同变更申请表》中录入合同相关信息时,系统自动根据编码规则进行编码;
3、经总经理审批后,若需要更改合同的,先删除对应的合同,然后再增加合同即可,系统将自动生成版本号;若需要解除合同的,直接删除对应的合同即可;
3.3付款模块
收款是合同的重要组成部分,此模块罗列了合同中收款单的详细信息,方便查阅,实现收款管理。
查找付款删除退出
序号
所属合同
付款金额
付款方式
资金条款
计划付款时间
相差天数
付款条件
状态
实际付款时间
详细设计说明:
1、收款资料来源于合同中的资金计划,默认排列显示是分组显示,以合同为组;
2、用户可以查看所属合同、付款金额、付款方式、资金条款、计划付款时间、相差天数、付款条件、状态、实际付款时间等客户信息;
3、付款状态包括已完成、未完成两种;
4、点击【查找】按钮,输入所属合同、付款状态、预计付款时间、实际付款时间等条件来查询付款资料,同样也可以通过输入关键字来查找付款资料;
5、选中任意客户,点击【付款】按钮,付款即完成;
6、选中任意客户,点击【删除】按钮,即可删除付款信息。
4档案管理系统
为进一步加强合同管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特开发档案管理系统。
档案管理系统开发分为六个阶段,包括案库管理模块开发、案卷管理模块开发、文件管理模块开发、案卷借阅模块开发、案卷统计模块开发、档案销毁模块开发等,具体阶段名称、完成期限、工作内容、阶段产品如下表:
阶段名称
完成期限
工作内容
阶段产品
案库管理模块
2011-5-8
系统设计、源代码编写、系统测试
源代码
案卷管理模块
2011-5-25
系统设计、源代码编写、系统测试
源代码
文件管理模块
2011-7-1
系统设计、源代码编写、系统测试
源代码
案卷借阅模块
2011-7-20
系统设计、源代码编写、系统测试
源代码
案卷统计模块
2011-8-15
系统设计、源代码编写、系统测试
源代码
档案销毁模块
2011-8-28
系统设计、源代码编写、系统测试
源代码
4.1案库管理模块
卷库管理是档案管理系统的基本信息,任何案卷和文件都是建立在卷库上的。
在案库管理中,用户能自由增加、编辑或删除卷库。
点击档案管理中的卷库管理,进入卷库列表,如下图:
增加修改删除退出
卷库号
卷库名称
所属部门
详细设计说明:
1、用户可以查看卷库号、卷库名称、所属部门等卷库信息;
2、点击【增加】按钮,系统将自动弹出表格要求用户填写卷库信息;
3、选中任意卷库,点击【编辑】按钮,即可对案库信息进行修改;
4、选中任意卷库,点击【删除】按钮,即可删除案库。
因业务需要新增卷库的,点击【增加】按钮,填写卷库信息,如下表:
保存退出
卷库号*
卷库名称*
所属部门*
备注
详细设计说明:
1、输入卷库号、卷库名称、所属部门等必填项后,点击【保存】按钮即可新增卷库;
4.2案卷管理模块
建立卷库后,即可增加案卷,点击档案管理中的案卷管理,进入案卷列表,如下图:
增加查找修改退出
案卷号
案卷名称
所属卷库
全宗号
凭证类别
案卷密集
案卷状态
操作
拆封/封卷
拆封/封卷
详细设计说明:
1、用户可以查看案卷号、案卷名称、所属部门、全宗号、凭证类别、案卷密集、案卷状态等案卷信息;
2、双击任意案卷,即可查看对应案卷的详细信息;
3、案卷状态包括拆卷、封卷两种状态;
4、点击【增加】按钮,系统将自动弹出表格要求用户填写案卷信息;
5、点击【查找】按钮,输入案卷号、案卷名称、所属卷库、归卷年代、起始日期、终止日期、保管期限、案卷密级、全宗号、目录号、所属部门等条件即可查找案卷信息,也可以通过输入关键字进行查找;
6、选中任意案卷,点击【修改】按钮,即可对案卷信息进行修改;
7、选中任意案卷,点击【删除】按钮,即可删除案卷。
需要增加案卷的,点击【增加】按钮,填写文件信息:
保存退出
案卷号*
案卷名称*
所属卷库
归卷年代
起始日期
终止日期
所属部门*
编制机构
保管期限
案卷密级
全宗号
目录号
档案馆号
保险箱号
缩微号
凭证类别
凭证编号(起)
凭证编号(止)
页数
备注
详细设计说明:
1、输入卷库号、卷库名称、所属部门等必填项后,点击【保存】按钮即可新增案卷;
4.3文件管理模块
增加案卷后,可以在同一个案卷中增加多个文件,点击档案管理中的文件管理,进入文件列表,如下图:
增加查找修改销毁退出
文件号
文件标题
密级
发文单位
发文时间
所属案卷
详细设计说明:
1、用户可以查看文件号、文件标题、密级、发文单位、发文时间、所属案卷等文件信息;
2、双击任意案卷,即可查看对应案卷的详细信息;
3、点击【增加】按钮,系统将自动弹出表格要求用户填写文件信息;
4、点击【查找】按钮,输入文件号、文件主题词、文件标题、文件辅标题、发文单位、发文日期、密级、紧急等级、文件分类、公文类别、文件页数、打印页数、备注等条件即可查询相关文件,也可以通过输入关键字来查找客户资料。
5、选中任意文件,点击【修改】按钮,即可对文件信息进行修改;
6、选中任意文件,点击【销毁】按钮,系统将弹出《合同销毁申请单》,填写完毕后,申请进入审批流程;
7、选中任意文件,点击【删除】按钮,即可删除文件。
4.3.1增加文件
需要增加归档文件的,点击【增加】按钮,填写文件信息:
保存退出
文件号
文件主题词
文件标题
文件辅标题
发文单位
发文日期
密级
紧急等级
文件分类
公文类别
文件页数
打印页数
备注
所属案卷
+添加附件
详细设计说明:
1、输入文件号、文件主题词、文件标题、文件辅标题、发文单位、发文日期、密级、紧急等级、文件分类、公文类别、文件页数、打印页数、备注等条件即可查询相关文件,也可以通过输入关键字来查找客户资料。
点击【保存】按钮即可新增案卷;
4.3.2档案销毁
需要清理无用档案,腾出有限的空间,点击【销毁】按钮,系统自动提醒填写《合同销毁申请单》
保存审核退出打印
合同名称*
合同编码*
合同责任人*
合同有效日期*
归档日期*
销毁份数*:
销毁日期*
销毁原因说明:
审批流
文控员
合同负责人
□同意销毁。
□不同意销毁,原因。
经办人:
日期:
合同承办
部门经理
□同意销毁。
□不同意销毁,原因。
经办人:
日期:
总经理
□同意销毁。
□不同意销毁,原因。
经办人:
日期:
详细设计说明:
1、输入合同名称、合同编码、合同责任人、合同有效期、归档日期、销毁日期、销毁份数、销毁原因说明等必填项;
2、系统自动统计合同期满两年的合同;
3、系统设定经销毁的档案自动保存在销毁档案夹中。
4.4案卷借阅模块
因业务需要查阅合同细节,点击档案管理中的案卷借阅,进入文件列表,如下图:
查找借阅退出
案卷号
案卷名称
所属卷库
全宗号
凭证类别
案卷密级
案卷状态
详细设计说明:
1、点击【查找】按钮,输入案卷号、案卷名称、所属卷库等条件查找案卷,也可以通过输入关键信息查找文件;
2、选中任意文件,点击【借阅】按钮,填写《档案解除申请单》即可提出借阅申请;
3、借阅状态包括待审批、已批准、已归还。
4.4.1申请借阅
点击【借阅】按钮,系统将自动提醒填写《档案借出申请单》
保存审核退出打印
借阅人*
申请日期*
借阅档案名称*
借阅理由说明*
部门经理*
□借阅理由成立,同意申请:
□借阅理由不成立,理由及处理意见
经办人:
日期:
文控员*
□同意借阅
□不同意借阅,理由及处理意见
经办人:
日期:
审批流
实际借出日期*
预定归还日期*
借出文档页数*
实际归还日期*
档案归还说明
□合同变更□合同损坏
备注
详细设计说明:
1、借阅人填写借阅人、申请时间、借阅档案名称、借阅理由说明等必要信息,点击【保存】按钮即完成借阅申请;
2、档案归还时,经文控员核查无误后登录档案管理系统填注归还日期及归还说明,如合同有变更或损坏,需在合同目录中注明。
4.4.2借阅审批
申请人提出借阅申请后,进入审批流,点击案卷借阅模块的借阅审批
查找审核撤销归还退出
文件号
申请日期
审批日期
归还时间
文件状态
详细设计说明:
1、文件状态包括待批准借阅、已批准借阅、未批准借阅、已归还借阅四种;
2、点击【查找】按钮,输入文件号、文件状态等条件即可查询相关文件,也可以通过输入关键字来查找客户资料;
3、审核人选中任意文件,点击【审核】按钮,即可对借阅申请进行审核;
4、借阅申请经过审批后,申请人可以撤销申请,选中对应文件,点击【撤销】按钮即可;
5、借阅人归还文件后,文控员登录档案管理系统,选中对应文件,点击【归还】按钮,系统将自动弹出《档案借出申请单》,文控员将归还情况录入系统;
4.5档案统计模块
档案管理系统为用户统计案卷数据,统计项目包括案卷统计、借阅统计两项。
4.5.1案卷统计
点击档案管理中的案卷统计,进入统计列表,如下图:
案卷号
案卷名称
所属卷库
全宗号
凭证类别
案卷密级
案卷状态
文件个数
详细设计说明:
1、本模块没有可操作内容,只供查看。
4.5.2借阅统计
文件号
文件标题
密级
发文单位
发文时间
紧急等级
借阅次数
详细设计说明:
1、本模块没有可操作内容,只供查看。
4.6档案销毁模块
本模块就类似于文件的回收站,对已经批准销毁的文件会保存在此处,若确定永久删除相关文件的,可在本模块进行操作,点击档案管理系统的档案销毁模块,进入列表,如下图:
查找还原删除退出
文件号
文件标题
密级
发文单位
发文时间
所属案卷
详细设计说明:
1、点击【查找】按钮,输入文件号、文件标题、密级、发问单位、发文时间、所属案卷等条件查找文件,也可以通过输入关键字来查找;
2、选中任意文件,点击【还原】按钮,即可将文件放回原来的位置;
3、选中任意文件,点击【删除】按钮,即可将永久删除文件。
5附件
附件1:
合同管理制度(初稿)
附件2:
合同流程(初稿)