会议组织跟管理要点.docx

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会议组织跟管理要点

会议管理培训课程

一、会议基本特征

……会议的意义

……会议的目的

……会议的种类

……会议的频率

……会议的成本

二、低效会议原因分析

……时间安排不恰当；

……地点安排不合适；

……开会对象选择不对；

……主持人影响力不够；

……参会者技能不够

……会议的准备工作不足

……开会目的和结果不明确

三、高效会议组织策略

……只在必要时才召集开会

……会议经过了充足准备

……拟定和派发了会议议程

……与会人员严格遵守会议时间

……分工明确、一切按部就班

……请了最合适的人参加会议

……结束时形成会议评论和归纳

……记录了决定、建议和负责人

四、会议准备

　　……是否一定要开会

……会议目标的设定

　　……与会者的选择

　　……会议时间的选择

　　……会议地点的选择

　　……会议场地的布置

　　……议程的指定

　　……会议通知的派发

……开会前的最后审查

……会议准备内容清单

五、会议沟通

沟通基本理念

……会议沟通障碍

……有效沟通原则

沟通实操技巧

……会议开场要点

……会议发言要点

……会议倾听要点

……会议答复要点

……会议发问要点

……会议反馈要点

……会议结束要点

六、会议控制

……与会者的发言离题

……与会者间交头接耳

……与会者分心

……与会者之间发生争论

……少数人垄断会议

……与会者显露不安并急于离席

……与会者拒绝参与

……主席自己离题

七、会议决策

会议决策步骤

……保证要有足够的时间

……尽量将各类方案穷举

……客观评论分析各方案优劣

……评估各方案成本和收益率

……评估有无资料需补充

……征求反对意见

……主持人保持中立态度

……对方案进行表决

……确认方案并再加以修改完善

……落实跟踪方案，确定实施负责人和所需各类资源

会议决策方法

……头脑风暴法

……德尔菲法

……易地思考法

……思路转换法

决策的结果

……权威决策

……少数服从多数

……共识决策

……一致通过

八、会议主持及记录

会议主持人

……主持人职责

……主持人要求

……会议主持误区

会议记录人

……记录人职责

……记录者要点

……会议记录要点

九、会议追踪和反馈

……主持人如何会后跟进

……参与者如何会后跟进

……会议得失自我评估

……会议效果整体评估

……下次及类似会议建议

所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。

会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有如下四项。

　　一、拟定会议主题。

会议的主题，即会议的指导思想。

会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。

　　二、拟发会议通知。

它应包括以下六项：

一是标题，它重点交待会议名称。

二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。

三是会期，应明确会议的起止时间。

四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。

五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。

六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。

　　三、起草会议文件。

会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。

其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。

需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。

要安排好与会者的招待工作。

对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。

要布置好会场。

不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪。

对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。

需用的文具、饮料，亦应预备齐全。

要安排好座次。

　　四、排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：

前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。

凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。

排列听众席的座次，目前主要有两种方法。

一是按指定区域统一就座。

二是自由就座。

在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体上可分为三项。

进行例行服务工作。

在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。

对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。

此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。

在会场之内，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。

精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。

认真做好会议记录。

凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。

会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。

会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。

在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项。

（一）形成可供传达的会议文件。

（二）处理有关会议的文件材料。

（三）为与会者的返程提供方便。

书摘：

会议组织与管理要点

　　会议方案

　　1.会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门，形成会议纪录或方案，会议前后逐项检查。

　　2.确定会议目标。

必须先问一些问题，最重要的是：

“会议准备实现什么目标？

”或者换个角度问：

“要是不开行不行？

”“什么时候结束？

怎样开才算成功或失败？

”开会的目的非常明确，才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议，否则会议很可能是浪费大家的时间。

　　3.会议议程最重要。

议程安排得体，可以大大提高会议效率。

会议议程的大忌是太简单、太模糊。

各项议程应与主讲人事先取得联系，征求意见，以求议题的表述准确、专业。

　　4.在重大论坛召开前，每隔三天有一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情况。

会议召开前一天所有会务人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清楚各自职责。

　　5.每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。

在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人，不要遗漏。

　　6.总负责人的最重要职责是沟通和协调，检查任务完成进度。

对会务工作每一环节、细节做到心中有数，对会务工作中可能出现的问题要打足提前量，随时检查。

总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者，能随时根据各项信息协调所有参与者。

切忌丢三落四，不注意过程和环节控制，有头无尾。

　　7.总负责人在重大会议刚开始一段时间，自始至终在会议现场巡视，留意场内情况，确保会议开场即步入正轨，随时应对突发问题。

会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。

　　8.差错举例

　　①会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单告知相关人员，会场工作人员不了解需求，也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。

会场秩序凌乱，工作人员没有佩戴特定的标志。

　　②时间进度不明确或没有按规定流程完成衔接。

　　③任务没有落实到个人，没有说定哪个人负责到何种程度，好像谁都负责又好像没人负责。

　　④会议工作人员接受任务，执行情况没有及时报告总负责人，总负责人无法对整个会议的协调与情况全面把握，以至于“险象环生”。

　　评述：

会议方案也相当于备忘录、提示清单，一个全面细致的方案就构成了可以根据会议进程随时完善的基础。

而会议总负责人则是驾驭会议的总舵手，所有信息都在此集中、发布，因而他掌握的信息是否全面、是否及时有效地督促到位决定着会议准备是否充分。

会议要确保高效、务实，要特别关注以下七个关键要素：

会议方案、会议目标与主旨、会议议程、出席人员与发言人、任务分配与职责安排、会议材料、信息反馈。

　　会议材料

　　1.装订后的会议材料需从头至尾翻阅一遍，重点核查内容有无重大差错、内容分类或逻辑结构是否合理、是否是最新材料、是否漏页、顺序是否有误、是否清晰。

　　2.针对各类论坛、各类研讨会的发言材料需重点关注：

标题（即议题）是否围绕会议主线、条理是否清晰、重点是否突出、观点是否有新意、与会议目的是否吻合、是否与其他演讲者有过多重复。

特别提防假大空、冗长、脱离会议主题、八股文式的发言材料。

针对这些问题虚心与演讲人耐心交流、认真反馈。

　　3.会议须知：

　　①会议时间、地点、会议室（标明具体路线）。

　　②就餐时间、地点。

　　③会务组联络办法、订票、医疗。

　　④会议纪律。

　　⑤当地气候、交通及附近旅游景点介绍。

　　⑥“想客人之所想”，会议须知应将会议期间有关食、宿、行以及与会者可能要咨询的各种问题表述全面、准确，应视为会议最重要的材料之一。

让与会者一拿到会议须知，就感受到周到、细致、关怀的特色，能得知所想问的问题答案，宾至如归。

　　⑦最终定稿与复印后的资料一定要有两人以上审看，并从头至尾再细看两遍以上。

检查所有段落、文字表述、标示、印刷是否有差错。

　　4.差错举例：

　　①会议材料没有分类整理，材料内容空洞雷同，大话套话过多，没有充分反映会议的主题与实质性需求。

　　②汇总与会者名单时，要注意核对清楚姓名、性别。

例如：

有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想当然地认为就是女性。

　　③与会者职务出错。

例如：

正职副职弄错。

　　评述：

会议材料如果切中会议主题，有事实、数据和案例分析，有独到见解和新颖的提法，就意味着会议已成功了一半，哪怕是发言人演讲水平差点。

有两点切记：

A.不管是什么权威人士、专家发言都事先需要反复沟通、督促发言提纲，这样能把握主题，避免脱离主题，空洞没内容。

B.给发言者事先应发出正式的文字邀请函并附上会议发言的需求、听讲对象、主题、注意事项，切忌以为一个电话沟通，对方“没问题”就万事大吉。

当您很专业地按上述两条去做的话，对方也会认为你很认真、专业，才会真正重视发言稿的准备。

　　会议接待

　　1.邀请函在会议召开前15天全部发出，每天统计反馈人数主动汇报给总负责人。

每发一份邀请函都应同时以电话确认。

在发出邀请函后，一周内没有收到回执，要电话确认并汇报总负责人，总负责人决定是否增加人员或用其他方式与邀请人员联络。

　　2.对邀请函确认要分多次跟踪（至少三次）、反复提示：

　　①邀请函发出后立即确认是否收到；

　　②会议前十五天最终确定是否决定参加、来程安排；

　　③会议前三天确认航班；

　　④重要嘉宾及发言人在会议前一天再次确认何时到达，告知谁接机，并有专人过问其食宿行安排；

　　⑤在会议正式开始前半天，确认主要嘉宾和发言人座位、住宿房号，专门提醒开会、发言准确时间，有专人接应、引导。

　　3.掌握上菜时间，尤其是在中午安排的就餐时间正式开始前5分钟，应有2个热菜先上到桌上并盖好（如会议延时则灵活掌握，及时通知餐厅更改）。

客人到齐即可用餐，避免所有人到齐后再上菜，用餐等待时间过长。

　　4.每一次会议开始前，要给宾馆一个详细的接待需求清单与对口联络人清单，需要宾馆配合的会议接待、会议现场管理问题以文字化的表格明示，对宾馆作详细说明，常规性事项也应重复提示，以免宾馆工作人员疏忽、遗忘。

　　5.差错举例：

　　①在通知演讲嘉宾时，交待不清楚或演讲嘉宾没有理解会议主题、参会对象的需求，不了解其他发言者的情况，演讲者不能准确地根据会议需求把握内容。

　　②事先没有专人审阅发言稿件，演讲内容脱离主题，离题太远，大道理过多，空话套话一大堆，与其他发言者内容重复。

　　③演讲时间超出约定，主持人未注意控制和提醒，影响其他会议安排（应事先向发言人交待发言时间或有专人在台下醒目位置处出示发言时间提示牌）。

　　④与宾馆协调、沟通渠道不通畅，导致衔接脱节或要求宾馆配合的事项没人做，或未与宾馆方面确认。

　　⑤与接机人员衔接或交待不清楚接待要素（时间、航班号、人数），导致无人接机或未接到人，或车辆不够座位。

　　评述：

对一些会议嘉宾和发言者为什么强调三次以上的确认？

一是表示主办单位的尊重和诚意；二是在反复联络沟通过程中引起重视，充分准备。

因为一般人接到通知后都会“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。

找各种“借口”反复地与重要嘉宾尤其是演讲者联系沟通，可以促动其做好符合会议需求的各项准备工作，也可在沟通中听取到专家意见，从而对会议主题、具体内容及时进行适当修正。

　　会议现场

　　1.按与会人数准备座位牌，通常多备20多个，以备不时之需。

　　2.会议前一天晚上摆放座位牌，开会前一小时再仔细检查一遍，仔细核对与会者姓名是否有错，发现遗漏或名字错误立即补救。

　　3.会议桌、椅子及会议桌上的水杯、纸、铅笔等用绳子拉成一条直线、一个方向，造成一种整齐划一、壮观严谨的气势。

　　4.会场门口签到处设立会议标志，说明会议名称、演讲人员姓名、会议议题以及会议的开始和结束时间。

　　5.投影设备、大屏幕显示、电脑、同声传译设备（指大型国际研讨会）摆放在合适的位置，方便使用但又不影响与会者视线，并逐一检查是否备全。

　　6.会场音乐安排：

　　①选择与会议主题和会议议程相适应的会议音乐，提前选择并请总负责人审听。

　　②与酒店音响师沟通，告知放音乐的顺序和曲目，上下午会议开始前以进行曲为主，是会议开始的“铃声”，会议休息间以轻松欢快音乐为主。

合适的音乐能渲染会议气氛，振奋精神。