台中市政府文书处理作业要点.docx

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台中市政府文书处理作业要点

台中市政府文书处理作业要点

发文单位：

台湾当局

文　　号：

府行文字第0940148487号

发布日期：

2005-8-16

执行日期：

2005-8-16

中华民国九十四年八月十六日台中市政府府行文字第0940148487号函修正发布全文199点

一、台中市政府（以下简称本府）为统一公文处理作业，提高行政效率，特订定本要点。

二、本要点所称文书，系指处理公务或与公务有关，不论其形式或性质如何之一切纪录数据。

凡机关与机关或机关与人民往来之公文书，机关内部通行之文书，以及公文以外之文书而与公务有关者，均包括在内。

三、本要点所称文书处理，系指文书自收文或交办起至发文、归档止之全部流程。

四、本要点适用于下列机关（以下简称各机关）：

（一）本府及所属各机关。

（二）各市立学校。

五、各机关首长对各该机关分层负责处理公务，负监督考核责任，并得指定适当单位或人员抽查各层级基于授权处理之公文，做为考核及研究改进之准据。

六、各机关分层负责处理公务，应由其上级机关督导之。

七、各机关公文之处理，应就各该机关职权及单位职掌实施分层负责。

其分层负责之层级划分，应依下列规定办理：

（一）本府：

市长为第一层；局室主管为第二层；课长为第三层；承办人员为第四层。

（二）本府附属机关：

机关首长为第一层；课室主管为第二层；承办人员为第三层。

（三）区公所：

区长为第一层；课室主管为第二层；承办人员为第三层。

八、各机关应就各该机关职权范围内之全部公务，衡酌其性质及权责之轻重，予以分类详明列举，拟订分层负责明细表，经机关首长核定实施，并报请上一级机关备查。

九、本府所属机关之分层负责明细表，应报本府核定。

十、各机关核决公文（包括决行、核批、核会文件）行使最后核定职权者，应亲笔签名。

其方式规定如下：

（一）本府机关首长核决文稿，应由市长签名，由副市长代为核决者，应由副市长亲笔签名，加盖市长职名章；由主任秘书代为核决者，应由主任秘书亲笔签名，加盖市长、副市长之职名章。

（二）本府单位主管或所属机关首长代为核决本府文稿时，应由单位主管或所属机关首长在核决位置亲笔签名，并加盖代为决行章；由其副首长或幕僚长代为核决者，应由副首长或幕僚长在其原职称位置亲笔签名，另在核决位置加盖其首长职名章及代为决行章。

（三）本府第三层主管代为核决本府文稿时，应在其本人职称位置先盖职名章，另在核决位置亲笔签名及加盖代为决行章。

前项代为核决文稿者，应负行政与法律上责任。

十一、各机关副首长、幕僚长襄助首长处理第一层公务，副首长在二人以上者，得划分其襄助公务之范围。

其责任除机关首长临时交办处理事项外，其余于分层负责明细表内规定之。

十二、依照首长已核定处理办法拟办之公文，由副首长、幕僚长或第二层主管判发者，文稿内容如违背原核定之办法判发，判发者、核稿及承办人员应负共同违误责任。

十三、公文承办人员制作公文，其叙述事实或引叙人名、地名、物名、日期、数字、法规条文及有关解释等，发生错误遗漏者，应由承办人员负责。

十四、机关首长因故不能视事，应由副首长或指定人员代理并负其责任。

由代理人代行首长职务时，其机关公文除署首长姓名，注明不能视事事由外，应由代行人附署职衔、姓名于后，并加注「代行」二字。

十五、代理人代为决行上一层公文，除署上一层首长姓名外，并附署本层首长姓名，注明不能视事事由，加署代行人职衔、姓名及加注「决行」二字。

十六、前二点代行之文稿，应予尽速缮发。

如延至首长视事后缮发，仍应照原稿由代行人附署。

十七、各机关第二层以下置有副主管者，副主管襄助主管处理各该层公务，并于主管因故不能执行职务时代行主管职务，同时负其责任。

十八、前点各层级单位未置有副主管者，其主管因故不能执行职务时，应指定适当人员签报首长核准后代行其主管职务。

如本单位无适当人员代理，应由首长另行指定适当人员代理，并负其代行责任。

十九、前二点代理人代行主管职务对外行文之附署，应比照第十四点规定办理。

二十、各机关核阅文稿人员，对公文之处理规定如下：

（一）主办单位签拟内容如有不明确之处，应先洽商再行核签。

但主办单位之意见显与事实不符或违背法令者，得径行核签。

（二）对次一层陈核案件，依分层负责明细表属各该层决定事项，得径行签注退还。

二十一、上一层收文或核定案件，其性质属于次一层权责范围内，而以次一层主管名义对外行文时，其内应叙明「奉交下」、「层奉交下」或「奉核定」、「层奉核定」等字样。

二十二、各机关除由首长对外行文外，其各层主管根据分层负责之授权对外行文，附署规定如下：

（一）本府第二层代为决行之文稿，仍以本府名义为之，由市长署名。

决行人应在市长签章后附署职衔、姓名，并加注「决行」二字。

（二）本府第三层代为决行之文稿，仍以本府名义为之，由市长署名。

决行人应在市长签章后，附署课（股）长职衔、姓名，并加注「决行」二字。

（三）其它各机关第二层以下各层主管代为决行之文稿，仍以各机关名义行之，由机关首长署名。

其决行人之附署，比照第一款、第二款规定办理。

（四）使用机关长戳之公文，由各层代为核决者发文时，应附署各该层决行主管职衔、姓名，并加注「决行」二字。

二十三、各机关文书处理应依下列规定办理：

（一）各机关之文书作业，均应按照同一程序集中于文书单位处理。

惟机关之组织单位不在同一处所及以电子文件行之者，不在此限。

（二）公文之机密性、时间性，由各机关依业务性质及实际需要自行区分，以作为公文处理作业之依据。

（三）文书处理，应随到随办、随办随送，不得积压。

（四）各机关得视实际需要，采用收发文同号，但以符合工作简化为原则。

（五）文书制作应采由左至右之横行格式。

（六）任何文书均须记载年、月、日、时；文书中记载年份，一律以中华民国纪元为准，惟外文或译件，得采用公元纪年。

（七）文书处理过程中之有关人员，均应于文面适当位置盖章或签名，并注明时间（例如十一月八日十六时，得缩记为1108/1600），以明责任。

签名必须清晰，以能辨明为何人所签。

（八）各机关在办公时间外，遇有公文收受，应由值日人员按照值日及值夜规则之规定办理。

（九）机关内部各单位间文书之传递，均应视业务繁简及办公室分布情形，设置送文簿或以电子方式签收为凭；另公文之陈核流程并得以在线签核方式处理。

（十）本府应设立公文交换中心，定时集中交换，以加速公文之传递。

二十四、各机关公文传递应注意事项如下：

（一）在机关内部传递属于绝对机密、极机密文件、急要文件或附有大量现金、有价证券及贵重物品之公文，应由承办人员亲自持送。

（二）内部传递文件以下列为限：

1、各机关本于职权所订定之内部文件。

2、文书单位收受之外来文件。

3、各主办单位间核拟核会之文件。

4、经办结外发之文件。

5、机关首长交办之文件。

（三）文件之递送除急要文件应随到随送外，普通件以每日上午分批递送为原则。

二十五、公文传真应依「机关公文传真作业办法」规定办理。

二十六、各机关公文电子交换收发文处理应依下列规定办理：

（一）机关公文电子交换，系指将文件数据透过计算机及电信网络，予以传递收受者。

各机关对于适合电子交换之机关公文，于设备、人员能配合时，应以电子交换行之。

机关公文电子交换机制分为三类：

1、第一类：

属经由第三者（公文电子交换服务中心）集中处理，具有电子认证、收方自动回复、加密（电子数字信封）等功能，并提供交换纪录储存、正副本分送及怠慢处理等加值服务者。

2、第二类：

属点对点直接电子交换，并具有电子认证、收方自动回复、加密（电子数字信封）等功能者。

3、第三类：

属发文方登载于电子公布栏，并得辅以电子邮递告之，不另行文者。

加密（电子数字信封）之功能，各机关得视安全控管之需要自行选用。

上述三类机制之选用，由各机关视公文性质，自行考量决定。

（二）各机关应由文书单位或单位收发负责办理机关公文电子交换作业。

但依公文性质、行文单位及时效，有适当控管程序者，可指定专人办理。

（三）各机关应于机关网站上设置电子公布栏专区，供第三类电子交换机制公文登载之用，便利各界查询、参考。

（四）登载电子公布栏之公文应注明登载期限，超过期限者，应自电子公布栏专区移除。

（五）各机关公文电子交换作业收文、发文、登载电子公布栏之相关纪录及文稿，得视需要予以储存。

（六）各机关对于其它机关电子公布栏所登载之信息，应视内容性质自行下载使用并为必要之处理。

二十七、前点之公文处理程序如下：

（一）公文电子交换收文处理程序：

识别通行、电子认证、收文确认、收文打印、检视处理、分文、编号、登录、传送等。

（二）公文电子交换发文处理程序：

打印全文、缮校、列示清单、识别通行、电子认证、发文传送、发文确认、加盖「已电子交换」章戳、检视发送结果、处理失败讯息等。

二十八、各机关公文受文对象为人民、法人、或其它非法人团体，其公文电子交换收、发文程序，由发文机关依业务需要与受文对象相互约定，但应采电子认证方式处理，并得视需要增加其它安全管制措施。

二十九、公文电子交换之收文、传递、发文等作业及人民、法人或其它非法人团体于参加政府机关公文电子交换作业时，应符合「机关公文电子交换作业办法」、「文书及档案管理计算机化作业规范」、「台中市政府公文电子交换作业要点」等相关规定。

三十、在线签核系指公文以电子方式在安全之网络作业环境下，进行在线传递、签核工作。

文书之陈核采在线签核者，应采用电子认证、权限控管或其它安全管制措施，以确保电子文件之可认证性。

公文线上签核应注意事项如下：

（一）可判别文件签章人。

（二）可标示公文时效性。

（三）应提供代理人设定之功能。

（四）应详实记录各会签意见。

（五）应详实记录各陈核流程人员之修改与批注文字。

三十一、为减少文书数量，各机关处理文书应依下列规定办理：

（一）各级机关本于其职掌范围规定处理之事项，除法令规定及性质重要者外，不必报备。

（二）无转行或答复必要之文书或例行准予备查之案件，应径予存查。

（三）无机密性之通案，得于电子公布栏公布、登载于公报、公告或其它公务性刊物，以代替行文。

（四）同一机关之内部各单位，必须以书面洽办公务者，应以书函或便笺行之，或将原文影印分送会签，并尽量利用电子方式处理。

（五）各机关自其它机关电子公布栏所撷取之信息，可直接利用机关内部网络转登或办理，无须另外行文。

（六）接到之副本，如仅为通知性质，不须办理，亦无其它意见者，不必行文答复。

（七）内容简单毋须书面行文者，可用电话接洽。

（八）机关团体首长到任就职，地址、电话变动、年度发文代字号，或其它一般性通报周知事项，应登载电子公布栏。

（九）上级交下级核议之文件，如在同一地区，可将原件发交下级机关，下级机关即于原件上签注意见送还。

不在同一地区者，可用交办（议）案件通知单为之。

（十）凡造送各种报表，除必须备文附送者外，一律由主办单位径行送发。

（十一）属机关内部通报性质之公文，得利用机关内部网络，以登载或以电子邮递方式告知；其采电子邮递方式者，须确认相关收受人员必能获知该项讯息。

（十二）上级机关公报或通讯刊载之文件，下级机关应即照办，毋庸逐级函转。

如须行文催办，祇录该案所登公报或通讯之期数、页数、发文日期、字号及主旨，以便检查。

（十三）登载于电子公布栏之信息，如对某些特定对象有所影响或需其有所作为者，可另以书函或结合电子目录服务之电子邮递方式告知前述讯息，以利其配合办理。

讯息中须明确告知登载之地址及内容概要，另承办人员对适宜长期对外宣告之公文或其相关附件数据，应洽网站管理人员长期登载。

三十二、收文、发文、签稿及电子文件之归档，应依档案法及相关规定办理。

三十三、各机关均应设立登记桌，办理公文收发登记及查询。

三十四、各机关之公文收发，依层级区分为：

（一）总收发（包括外收发）。

（二）单位收发。

（三）基层收发。

前项公文收发，以本府为主体者，行政室为总收发，各局室为单位收发，局室下设课收发者，其课收发为基层收发。

以本府所属机关为主体者，各该机关为总收发，其所属之课股为基层收发。

各收发人员应与文书主管单位及公文稽催单位保持密切联系。

三十五、每基层单位设立一个登记桌，并得视实际需要增设或合并其它基层单位设立。

三十六、收发人员如有调动，应将业务有关事项详细交代接任人员，并与主办研考业务单位（人员）连系，必要时得由研考单位（人员）予以辅导或训练。

三十七、收发人员每日应将收发文件统计按月汇制月报表，陈主管核阅。

三十八、总收文应依下列规定办理：

（一）总收文人员负公文点收之责，凡收到公文或函电，除普通邮递信件外，应先将送件人所持之送文簿或清单逐一查对点收，并就原簿、（单），注明收到时间盖戳退还；如无送文簿、单，应填给送件回单（详附式一）。

机关应指定专人办理外收文事宜。

（二）总收文人员收到之文件应登录于收文簿，急要文件、机密件、电报或附有现金、票据等者，应随收随送总收文人员，普通文件应依性质定时汇送。

文件封套上指定收件人姓名者，应另用送文簿登录，并比照上述文件性质，随时或按时送达。

（三）来人持同文件须面洽者，应先以电话与承办单位接洽，如有必要再引至承办单位，其所持文件应嘱承办单位补办收文手续。

（四）收件应注意封口是否完整，如有破损或拆阅痕迹，应当面会同送件人于送件簿、单上，注明退还或拒收。

（五）人民持送之申请书件，应先检视是否符合规定，如手续不全应指导其补齐后再行签收。

三十九、电子公文签收应注意事项如下：

（一）电子交换收文人员应输入识别码、通行码或其它辨识方法实施身分辨识程序，并于计算机系统确认相符后，实时或定时进行收文作业，且应立即传送回复讯息，并依一般收文作业程序继续办理。

（二）电子交换收文人员应注意传递交换之前置处理设备是否解开电子文件封包、储存电子文件、确认发文单位，及检查附件与文件有否疏漏或被窜改。

（三）电子交换文人员于电子收文后须打印收受之公文，同时得由收方之计算机系统标明电子公文；如电子公文超过一页以上时，须加印页码及骑缝标识。

（四）收文方对发文方告知登载电子公布栏之讯息，应依其讯息撷取相关数据，并为妥适处理。

（五）电子交换收文人员于检视来文无误后，应按收文程序办理；如发现来文有误送或疏漏时应通知原发文机关另为处理。

四十、总收文拆验应依下列规定办理：

（一）总收文人员收到文件拆封后，除无须登录者外，如为机密件或书明亲启字样之文件，应于登录后，送由机关首长指定之机密件处理人员或收件人收拆；如为普通文件，应即点验来文及附件名称、数量是否相符，如有错误或短缺，除将原封套保留注明外，应以电话或书面向原发文机关查询。

（二）应检视文内之发文日期与送达日期或封套邮戳日期是否相称，如相隔时日较长时，应在文面注明收到日期。

（三）公文附件如属现金、有价证券、贵重或大宗物品，应先送出纳单位或承办单位点收保管，并于文内附件右侧签章证明。

（四）附件应不与公文分离为原则，由总收文人员装订于文后随文附送；附件较多或不便装订者，应装袋附于文后，并书明○○号附件字样。

（五）附件未到而公文先到者，应俟附件到齐后再分办；公文如为急要文件，可先送承办单位签办，其附件如逾正常时间未寄到时，应速洽询。

（六）来文如属诉愿案、诉讼案、人民陈情案或申请案等，且有封套者，其封套应钉附于文后，以备查考；邮寄公文之封套所贴邮票，不得剪除。

（七）来文如有误投，应退还原发文机关；其有时间性者得代为转送，并通知原发文机关。

（八）机密文件经机关首长指定之处理人员拆封后，如须送总收文登录挂号者，应在原文加注「本件陈奉亲拆」或「本件由○○○单位拆封」，以资识别。

四十一、各机关收受外文文件，应指定精通外文人员译出主旨后，收文单位用送文簿登记，送主办单位处理。

四十二、分文应依下列规定办理：

（一）总收文人员收到来文经拆验后，应汇送分文人员办理分文。

如系电子交换、传真、电报或外文文电，应按程序收文分办。

（二）分文人员应视公文之时间性、重要性，依各机关之组织与职掌，认定承办单位并分别在左上角加盖单位戳后，依序迅确分办；对来文未区分等级而认定内容确系急要者，应加盖戳记，以提高承办人员之注意。

（三）来文内容涉及二个单位以上者，应以来文所叙业务较多或首项业务之主办单位为主办单位，于收办后再行会办或协调分办。

（四）来文属急要文件或案情重大者，应先提陈核阅，然后再照批示分送承办单位，如认有及时分送必要者，应同时影印分送。

（五）机关首长或单位主管交下之公文，分文时应于公文上加注「○○○交下」戳记。

四十三、收文编号、登录应依下列规定办理：

（一）来文完成分文手续后即在来文正面适当位置加盖收文日期编号戳（详附式二），依序编号并将来文机关、文号、附件及案由摘要登录于总收文登记表，分送承办单位；急要公文应提前编号登录分送。

（二）总收文登记表之格式，得视机关实际之需要自行制作。

（三）总收文号按年顺序编号，年度中间如遇机关首长更动时，其编号仍应持续，不另更换。

（四）总收文人员于每日下班前二小时收到之文件，应于当日编号登录分送承办单位。

（五）机密件应由机关首长指定之处理人员向总收文人员洽取总收文号填入该文件，并在总收文登记表案由栏内注明密不录由。

（六）承办单位因故遗失业经收文编号之公文，经原发文机关补发后要求补办收文手续时，仍应沿用原收文日期及原收文号。

（七）电子交换收文人员于检视来文无误后，应依序编收文号，加盖收文日期章戳，登（转）录摘要信息，并将相关电子文件与收文号连结。

四十四、各机关总收发、单位收发应依下列规定办理：

（一）各机关公文收发应用之公文登记表，得视事实需要，分别采用甲、乙、丙三联或签收清单（详附式三）。

签收清单应视各单位收受公文之性质，至少保存五年以上，以供查询。

（二）单位收发人员收到总收文送来之文件，经点收并登录后，立即送请主管（或副主管）批示或依其授权分送承办人员。

（三）承办单位收受之文件，认为非属本单位承办者，应叙明理由经单位主管核阅后，实时由单位收发退回分文人员改分，或径行移送其它单位承办并通知分文人员；受移单位如有意见，应即签明理由陈请首长裁定，不得再行移还，以免辗转延误。

（四）未经文书单位收文之文件，应送由总收文补办收文登录手续。

（五）会办之文件，受会单位应视同速件，并依收发文程序办理。

（六）经核定之存查文件，应销号后归档。

四十五、单位收发人员将收受公文编号登记后，应交承办人员签收登记表

（簿），其签收后登记表退回登记桌。

在午后下班前一小时内收到之公文，承办人得于次日上午退还登记桌。

四十六、收发人员对承办人员认为所分文件非其办理之业务，要求改分另一承办人时，应即在登记表上或便签上注明改分，并签章后退登记桌改分。

移文时亦同。

经二次改分仍无法定权责者，登记桌人员应即提陈主管，指定承办人办理。

四十七、签稿或提阅文件经核判后，应于登记表盖销号戳记，交还承办人员签收。

四十八、交办文件或各机关经由电子信箱收受之陈情、建议、查询、反映等案件，应用送件簿登记，送总收文编号收文。

四十九、下列文件，不予编号，应另登送文簿送承办单位办理：

（一）各种定期及例行表报。

（二）通报及知会之文件。

（三）机关首长私人往来之文电。

（四）邀请参加纪念性集会之文件。

（五）赠送书刊及数据之文件。

五十、各机关文书之缮校，由各该单位自行办理之。

五十一、文由承办人员自行校对并依下列规定办理后，于校对栏盖章：

（一）校对公文之密等、速别，与原稿是否相符。

（二）校对缮写文件款式内容、标点符号是否无误。

（三）电子文件电子文件是否与批示及订正内容一致。

（四）数字、人名、地名及时间等，应特别注意校对。

（五）校对受文单位是否相符及附件是否齐全。

（六）公文以电子文件发文者，除应校对外，并应注意其格式是否相符，附件是否齐全。

（七）行文单位兼有电子交换及非电子交换之文稿时，于校对无误后应将非电子交换公文打印附于文稿内，并依发文程序办理。

五十二、公文稿件决行后，由收发人员送交承办人员依批示内容订正电子档及校对后，将公文稿转成函，传送至「发文台」。

单位收发遇行文单位兼有电子交换或非电子交换之文稿时，应列发文清单，并将非电子交换公文（含附件）整理完妥，送请发文人员发文。

五十三、各机关发文人员点收纸本稿件及发文清单无误后（详附式四），交监印人员用印。

电子发文之文件，经核对发文清单、点收稿件无误后，交电子交换发文处理。

五十四电子交换发文传送作业应注意事项如下：

（一）电子交换发文人员发文前应输入识别码、通行码或其它识别方式，实施身分辨识程序。

并于计算机系统确认相符后，始可进行发文作业。

（二）电子交换发文人员发文传送前，应依据文稿上注明之交换处理机制及安全管制措施项目，执行公文电子交换作业。

（三）电子交换发文人员应于传送后，确认计算机系统已发送之讯息。

（四）电子交换文稿遇行文单位兼有电子交换及非电子交换者，应于发送后检视清单并得在清单上标明「已电子交换」。

（五）公文电子交换后，得于公文原稿加盖「已电子交换」章戳，并将抄件并同原稿归档。

（六）电子交换发文人员于传送后，至迟应于次日在计算机系统检视发送结果，并为必要之处理。

（七）公文以电子交换者，其发送或登载日期应配合公文上之发文日期，立即办理。

避免发文日期与发送或登载日期产生落差。

五十五、总发文人员对待发之公文，应详加检查核对，如有漏盖印信、附件不全或受文单位不符者应分别退还补办。

但电子公文，得不盖用印信或章戳。

五十六、发文后之稿件，承办单位注明有先发后会或发后补判者，应退还承办单位自行处理。

五十七、文稿发文时，除特殊情况外，原则上以来文收到时所编之号码为发文号码发文。

如系创稿，则按发文当时统一编号顺序编号。

其所编之发文号，承办人员应登记承办案件登记簿，以供查案参考。

五十八、经发文人员清点无误之文稿及丙表，即以来文收到时所编之号码为发文号码，并盖发文日戳。

如有两号以上来文汇案办理者，以其中最后收到之来文所编收文号码为发文号码。

其它各号均注明「并某号办理」字样，丙表均盖发文日戳。

五十九、各机关承办单位办理之密等为极机密以上公文，应由承办人员照原编收文号码自行填注发文字号，封固送发。

如属创稿之极机密以上公文，应由承办发文单位向总收发提号办理。

六十、发文冠字除沿用收文冠字外，应冠承办单位之代字，不得加冠会办单位及首长姓名代字。

原稿及发出公文纸之日期、字号项下，并应分别标示中华民国年、月、日及字号。

六十一、各机关授权内部单位对外行文时，其发文冠字应加局室或课之字样。

六十二、各机关对外行文，应由各该机关统一办理编号、登记、封发及归档手续。

但其第二、三层主管径行处理之事项，由各单位径行编号封发。

六十三、封发公文应依下列规定办理：

（一）经编号待发之公文，应由专人负责复检附件是否齐全，文与封是否相符后再封固，并标明速别，登录后送外收发人员递送。

（二）同一受文机关之公文，除最速件得提前封发外，其余普通件得并封发出，并在封套上（详附式五）注明文号件数。

（三）密件、速件公文，应按文稿注明区分之密等或速别，于封套上加盖戳记。

但机密文件，应另加外封套。

定有期限公文，加盖「本件有时间性」戳记。

开会通知加盖「开会通知，提前拆阅」戳记。

六十四、发文附件应依下列规定办理：

（一）发文附件由承办人备妥并检点清楚。

有二种以上附件时，应分别标示附件序号送由文书单位随文办理封发外，其不能随文装订之附件，由承办单位负责个案固封加盖「封迄」戳记，于封面注明受文者后送发。

（二）重要附件、现金、支票、汇票、邮票、各种有价证券、贵重物品或各种证件等，应由承办单位检齐固封。

封面书明附件名称、数量、封口加盖经手人印章，随同文稿交发。

发文人员应将原封附件连同公文编号、登记，加封发出。

（三）凡体积较大数量过多之附件需另寄者，应在公文附件项下注明附件另寄，并应在附件封面书明某字号之附件，该公文及附件应同