office办公软件常用功能指南.docx
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office办公软件常用功能指南
office办公软件常用功能指南
一、Office办公室软件常用快捷键
序号
快捷键
word
excel
ppt
功能
1
Ctrl+z
√
√
√
撤销
2
Ctrl+x
√
√
√
剪切
3
Ctrl+c
√
√
√
复制
4
Ctrl+v
√
√
√
粘贴
5
Ctrl+b
√
√
√
字体加粗
6
Ctrl+n
√
√
√
新建文档
7
Ctrl+a
√
√
√
全选
8
Ctrl+s
√
√
√
保存
9
Ctrl+d
√
√
X
调整字体/复制上一个
10
Ctrl+f
√
√
√
查找
11
Ctrl+g
√
√
X
定位
12
Ctrl+h
√
√
√
替换
13
Ctrl+w
√
√
√
关闭当前页面
14
Ctrl+o
√
√
√
打开文件
15
Ctrl+p
√
√
√
打印
16
Ctrl+[或]
√
X
√
改变字体大小
二、Office办公软件常用功能
（一）Word
1.标准公文格式要求（附件一）
2.页眉和页脚的设置
方法一：
点击菜单栏—插入—页眉/页脚，07版office软件自带很多格式，可根据自己需求进行选择。
方法二：
双击文档页眉或页脚位置，菜单栏出现页眉页脚，点击页眉/页脚进行设置。
3.文档首页设置不同的页眉
双击文档页眉或页脚位置，菜单栏出现页眉和页脚设计菜单栏，勾选“首页不同”即可实现。
4.分隔符
（1）位置：
菜单栏—页面布局—分隔符
（2）应用：
1）文档每一章使用不同的页眉：
光标移动至需重新设置页眉的章节末端，菜单栏—页面布局—分隔符—插入分节符—下一页，添加或修改页眉时，先点击“链接到前一条页眉”，再做修改时不影响前面的页眉。
2）取消分节符：
点击文档右下角显示比例旁边“普通视图”按钮，在普通视图状态下删除分节符，再切换至页面视图。
5.对称页边距
（1）应用：
文档左右两侧留空白做备注，效果图如下：
菜单栏—页面布局—点击页面设置右下角小按钮出现页面设置对话框—页码范围选为“对称页边距”，此时原页边距栏由“上下左右”变为“上下内侧外侧”，修改内侧外侧页边距后，点击确定即可。
如下图：
6.文档自动生成目录
第一步：
文档编辑好后，将文档切换至“大纲视图”，在大纲视图状态下能清楚看到文档各段落级别，如图：
第二步：
设置形成目录的文档标题级别：
第三步：
完成目录文字标题设置后，将大纲视图切换至页面视图，鼠标移动至需要插入目录的地方，点击菜单栏—引用—目录—插入目录—显示级别修改为3（根据设置的文字标题级别修改），如下图：
生成目录如图：
7.文档加密
点击文档右上角office软件图标—准备—加密文档，进行密码设置即可。
8.插入图片
点击菜单栏—插入—图片—选择需要插入的图片，此时图片仅显示一栏，菜单栏出现图片格式菜单，对图片位置或文字环绕方式进行调整，如下图：
文字环绕方式一般选择上下型环绕，可根据个人需要进行调整。
9.插入表格
（1）点击菜单栏—插入—表格；
（2）插入表格后，鼠标移动至表格左上角，单击小十字即可全选所表格；双击小十字，菜单栏出现表格设计菜单栏，可对表格样式进行美化；
（3）选中表格，单击右键，可对表格及表格内容进行调整。
10.插入艺术字
单击菜单栏—插入—艺术字—选中需要的艺术字样式—弹出“编辑艺术字文字”对话框—编辑内容，设置字体后点击确定—双击所插入的艺术字—出现艺术字格式调整菜单栏，根据需求进行调整即可。
11.插入柱状图
快捷键：
alt+i+o建立一个excel表格，编辑图表数据后，单击菜单栏插入—图表，即可生成相应的柱状图。
备注：
建议使用excel建立柱状图后再插入word内。
（二）Excel
12.建立柱状图
（1）步骤一：
建立需要形成柱状图的数据表格（附件二），如下图：
（2）步骤二：
选中数据表格，菜单栏—插入—柱形图（可根据需求选择，这里以三维柱形图为例，操作方法一样）如下图：
（3）步骤三：
点击同一颜色的柱状体，单击右键添加数据标签，依次完成所有柱状体的数据标签添加，如下图：
（4）步骤四：
右键单击数据可修改数据字体颜色，如下图：
（5）完成柱状图后，可复制粘贴到需要的文档内。
13.常用公式
公式
含义
备注
count（A1:
A6）
表示计算A1到A6单元格包含数字的单元格数量
countif（A1:
A6,">=20"）
表示计算A1到A6单元格符合大于等于20的单元格数量
if（A1>20,"是","否"）
表示判断A1单元格数值是否大于20，大于20返回为“是”，小于或等于20返回“否”
sum（A1:
A6）
表示计算A1到A6单元格数值的总和
subtotal（1,A1:
A6）
表示计算A1到A6单元格数值的平均值
1-AVERAGE
subtotal（2,A1:
A6）
表示计算A1到A6单元格包含数字的单元格个数
2-COUNT
subtotal（3,A1:
A6）
表示计算A1到A6单元格非空值的单元格个数
3-COUNTA
subtotal（4,A1:
A6）
表示计算A1到A6单元格中的最大值
4-MAX
subtotal（5,A1:
A6）
表示计算A1到A7单元格中的最小值
5-MIN
subtotal（9,A1:
A6）
表示计算A1到A6单元格数值的总和
6-SUM
14.文档加密
点击文档右上角office软件图标—准备—加密文档，进行密码设置即可
（三）PPT
15.优秀的PPT六要素
内容精细、母版确定、配色和谐、动画合理、演讲精彩、恰当互动（附件三：
制作教程）
16.PPT常见问题及处理办法
（1）如何制作一个幻灯片母版？
新建一个空白PPT文件，菜单栏中视图—幻灯片母版—选择合适的图片或颜色作为背景—设置字体格式—保存格式关闭幻灯片母版，即可实现。
（2）如何让图片和文本更整齐？
菜单栏视图—勾选标尺、网格线。
此时屏幕上显示网格线与标尺，再进行图片/文字调整即可。
备注：
网格线不会影响幻灯片的播放，故在播放时不用特意取消。
（3）如何在幻灯片中插入动画？
菜单栏—动画—单击需要添加动画的文字或图片—进行动画或自定义动画；点击自定义动画后会在幻灯片右侧出现一个自定义动画的菜单栏，点击添加效果，根据需求进行动画设置。
07版office软件的优势在于能预览动画效果，且选择多。
（4）如何将PPT背景改为蓝色？
菜单栏—设计—背景—背景样式—设置背景格式—填充—纯色填充—选择颜色：
蓝色—关闭对话框—勾选隐藏背景图形，完成当前页面背景颜色修改；
（5）Shift键的功能
1）Ctrl+shift保证复制对象处于同一直线（横向或垂直）；
2）旋转对象使其处于15度的间隔；
3）同比例放大或缩小对象；
4）画等边多边形或圆。
（6）如何在PPT中插入视频？
1）方法一：
菜单栏插入—影片—文件中的影片—选择文件—确定，如图：
2）方法二：
步骤一：
菜单栏开发工具—控件—其他控件，在随后打开的控件选项界面中，选择“WindowsMediaPlayer”选项，如下图：
步骤二：
再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为WindowsMediaPlayer的播放界面。
步骤三：
用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。
在“属性”窗口中，在“URL”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。
如下图：
步骤四：
全屏播放幻灯片即可。
此方法插入视频可自行对视频播放进行控制。
备注：
在幻灯片中有时候插入视频文件不能播放或是有声音无图像。
原因要么是文件格式不支持，要么是播放器无相应的解码器，主要解决办法有以下两点：
A.PPT中的视频文件默认都是用windowsmediaplayer播放的，有些AVI、mpg、flv解码器不支持。
在插入视频前先用windowsmediaplayer播放一下，如果没有问题就可以用，否则就要先转格式才能插入。
windowsmediaplayer默认支持的格式是wmv,mp3、mp4在方法二中也可播放；
B.如果在执行方法二的步骤一时，其他控件安装有暴风影音、优酷等播放器，也可以选择。
相对来说除windowsmediaplayer外，其他播放器能支持播放的格式更多；
C.如果以上办法都不能解决在幻灯片内播放视频，那么就在幻灯片内建立超链接，在幻灯片外播放。
步骤如下：
选中需要添加超链接的对象—单击右键—超链接—选择文件，全屏播放文件时，文件会自动选择默认播放器播放。
三、photoshop常用功能
（一）PS常用快捷键
序号
快捷键
功能
序号
快捷键
功能
1
Ctrl+O
打开图片
10
Ctrl+V
粘贴选择区域
2
Ctrl+S
保存
11
Ctrl+M
调整图片亮度
3
Ctrl+Z
撤销
12
Ctrl+T
自由变换
4
Ctrl+A
全选
13
Ctrl+E
合并图层
5
Ctrl+D
取消选择
14
Ctrl+N
新建背景
6
Ctrl+Shift+I
反选
15
Ctrl+shift+N
新建图层
shift+F7
16
CTRL++
放大
7
Ctrl+Z
恢复到上一步
17
CTRL+-
缩小
8
Ctrl+X
剪切选择区域
18
CTRL+ALT+'
显示网格
9
Ctrl+C
复制选择区域
19
CTRL+R
显示标尺
（二）PS常用功能
1.删除图片中的文字/水印
（1）方法一：
操作步骤如下：
第一步：
ctrl+o在PS软件中打开图片，如图所示：
第二步：
如果图片较小，可ctrl++放大图片；单击“矩形选框工具”，在靠近水印与图片背景颜色一样或相似的地方进行选框，选框大小要注意在拖动时能尽可能地覆盖水印且不影响图片的其他地方，如下图：
第三步：
ctrl+T对选框进行变形，然后拖动矩形框，用白色将水印完全覆盖后，回车键完成。
如下图：
效果图：
完成水印消除。
（2）方法二：
使用仿制图章工具
第一步：
选择仿制图章工具
第二步：
按住alt键，鼠标单击选择仿制区域，注意选择区域时选择与背景颜色一样或相似的地方。
对水印区点击移动鼠标即可删除。
如图示：
2.在图片内插入字体
第一步：
在软件中打开图片，工具栏选择文字工具，鼠标点击图片需要添加文字的地方，图片上出现文字编辑光标。
第二步：
输入文字“自主招生，你准备好了吗？
”
第三步：
调整字体。
选中文字，工具栏上进行字体调整，如图所示：
示例字体选择为“华文琥珀”，字号为36
第四步：
让字体变得更立体。
工具栏—图层—图层样式—混合选项，对样式进行简单编辑，确定。
如图所示：
字体调整前：
字体调整后：
3.抠图与图片合成
我们要把下面两张图合并为一张图，将小猫放在狗狗的左边：
第一步：
先将小猫抠图。
右键单击选择磁性套索工具，该工具形成比较完整的抠图。
沿着小猫进行抠图，如下：
注意使用磁性套索时，遇到比较明显的边角（如猫耳朵）时，可单击鼠标建立一个连接点，避免磁套遗漏这些细节，成图后效果不佳。
完成磁套描边后，抠图对象的轮廓会变成闪动的断点线。
第二步：
复制小猫到目标图。
先将磁性套索工具切换至移动工具，Ctrl+c复制小猫，打开目标图，ctrl+v粘贴
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